Cum să scrieți buletine informative corporative pe e-mail pe care oamenii le vor citi

E-mailul este principala sursă de comunicare la locul de muncă. Corespondem zilnic cu colegii, conducerea, clienții și clienții, dar uneori aceasta este o activitate care vă poate fura mult timp. Iată câteva sfaturi pentru a crea e-mailuri corporative mai bune, care vor face acest proces de scriere și de răspuns mai rapid.

E-mailul este principala sursă de comunicare la locul de muncă, iar e-mailurile corporative sunt încă o parte importantă a marketingului prin e-mail, chiar dacă de obicei dedicăm mai multă atenție buletinelor informative și e-mailurilor promoționale. Corespondem zilnic cu colegii, managementul, clienții și clienții. Uneori, destinatarii nu pot ajunge la un acord sau nu pot petrece prea mult timp pe scrisori. Am compilat 12 reguli care vă vor ajuta pe dvs. și pe clientul dvs. să economisiți timp și să rezolvați mai rapid problemele de lucru.

Scrieți un subiect clar și specific

Subiectul funcționează similar unui titlu, permițându-vă să localizați cu ușurință corespondența pe care o căutați în căsuța dvs. de e-mail. Asigurați-vă că îl includeți pentru a simplifica lucrul cu e-mailurile. Formularea subiectului trebuie să fie informativă. Nu va fi clar pentru destinatar ce este oferit dacă scrisoarea este intitulată „Colaborare”, „Fotografii”, „Ea”. Există un subiect, dar este inutil. Adăugați detalii: „Oferim plasare în revista noastră” sau „Fotografii pentru secțiunea de călătorie”.

Dacă subiectul s-a schimbat în timpul corespondenței, nu îl schimbați în scrisoare. Să presupunem că ați început o conversație despre crearea unui site web pentru un cabinet stomatologic, dar pe parcurs, ați primit o nouă comandă: un site web pentru un centru de copii. Nu amestecați proiecte într-un singur e-mail și nu schimbați subiectul când primiți o nouă întrebare. Începeți un nou lanț de litere pentru această conversație. Scriitorii de conținut de la Essay Map recomandă întotdeauna să urmezi o singură regulă: pentru fiecare întrebare importantă ar trebui să existe o corespondență separată.

Personalizează

Dacă cunoașteți numele destinatarului, utilizați prenumele acestuia atunci când vă adresați . În afară de asta, nu este clar cui îi este adresată scrisoarea și pare nepoliticos. Dacă sunt mai mulți destinatari, enumerați după nume pe toți cei de la care așteptați un răspuns sau o acțiune. O persoană poate crede că o scrisoare nu i se aplică dacă este adresată tuturor. Adresându-ne după nume, eliminăm această problemă.

Vorbește la obiect

Scrisoarea de lucru este un gen scurt. Gândiți-vă cât de mult i-ar lua destinatarului să ajungă la miezul scrisorii, parcurgând argumente lungi și laturi vagi. Nu este necesar să scrieți ce poate fi și ce va calma inima dacă nu afectează soluția întrebării. Nu pierde timpul tău și al altora – treci direct la obiect.

Indicați data exactă a termenului limită.

În subiectul sau în corpul mesajului, evitați să folosiți cuvântul „urgent” . Acest concept este extensibil: pentru o persoană poate fi o oră, pentru alta – o săptămână. Fiți precis cu privire la ora și data la care așteptați un răspuns sau un rezultat.

Formatați textul

Textul neformatat este greu de citit, așa că împărțiți-l în paragrafe mici, respectând principalele reguli de formatare pentru o lizibilitate mai bună și mai ușoară. După fiecare paragraf, indentați un spațiu, apoi două spații după salut și înainte de semnătură. Explicați fiecare link pe care îl puneți în e-mailul dvs.: la ce document duce și de ce destinatarul ar trebui să facă clic pe el. Încercați să nu folosiți în exces caracterele aldine, cursive și culorile. Lasă textul să pară calm.

Scrieți neutru și delicat

Este ușor să treci emoții negative cu o scrisoare. Deoarece destinatarul poate interpreta textul diferit, scrieți cât mai neutru posibil pentru a evita confuzia. Fii întotdeauna politicos și respectuos. Dacă nu vă cunoașteți bine, nu puneți întrebări personale, nu perturbați spațiul altcuiva, nu faceți glume și nu aduceți în discuție subiecte care nu sunt legate de muncă.

Salvează-ți istoricul de chat

În text, păstrați întregul lanț de mesaje anterior . Este ușor să pierzi evidența a ceea ce aveai de-a face cu expeditorul într-o mare de informații; istoricul corespondenței vă va ajuta să vă amintiți. Acest lucru este valabil mai ales pentru lucrătorii care primesc un număr mare de e-mailuri care conțin probleme și întrebări.

Semnează scrisori

E-mailul de corespondență de serviciu ar trebui să aibă un nume neutru, cum ar fi numeprenume@angajator. Indicați numele, prenumele, titlul postului și numele companiei în semnătură. Adăugați informații suplimentare: contact telefonic, mesageri, rețele sociale – și un link către site-ul corporativ în subsolul dvs. . Folosiți „Salut” sau „Cele mai bune urări” neutre. Nu scrieți cuvinte de recunoștință pe jumătate de pagină în semnătura automată, plasați reclame, plasați link-uri pentru a colecta semnături și proiecte similare.

Adăugați toate linkurile și fișierele simultan

Se întâmplă ca numai după trimiterea unui e-mail să se descopere că un fișier important nu este atașat sau nu este specificat linkul potrivit. Mulți oameni trimit atașamente și suplimente într-o scrisoare separată – „iată documentul pe care am uitat să-l trimit”. Și corespondența este împărțită: într-o poveste – discuția, în cealaltă – documentele necesare. Nu se știe la ce scrisoare va răspunde destinatarul, probabil cea care nu are istoric de corespondență. Deci, este mai bine să îl duplicați pe cel precedent și să adăugați un fișier la acesta. În mesaj, ar trebui să ceri destinatarului să ștergă scrisoarea fără fișier pentru a evita confuzia.

De asemenea, trimiteți toate atașamentele împreună. Sau dacă sunt prea multe, trimiteți un link către serviciul de găzduire a fișierelor

Răspunde repede

Solicitanții nu se așteaptă la un răspuns imediat la e-mailuri, dar aproape jumătate din cei 2 milioane de respondenți răspund la e-mailuri într-o oră. Scrieți înapoi cât mai curând posibil. Dacă acest lucru face parte din responsabilitățile tale directe – de exemplu, lucrezi ca suport sau ca coordonator de proiect – încearcă să răspunzi în 15-30 de minute.

Dacă slujba dvs. principală nu necesită să vă ocupați de e-mail, rezervați-vă de două ori pe zi pentru a sorta prin e-mail și a răspunde. De exemplu, la ora 11 și la sfârșitul zilei, la ora 17. Astfel nu vei pierde mesajele importante și vei păstra cutia poștală în ordine. Nu vă faceți griji: dacă aveți o întrebare urgentă, veți fi contactat în alt mod – prin messenger sau telefonic.

Trimite scrisori în timpul programului de lucru

Trei motive pentru a respecta această regulă:

1. O notificare sonoră poate trezi destinatarul.
2. Unii oameni consideră că este inacceptabil să colaboreze după programul de lucru, inclusiv în weekend.
3. Scrisoarea ta se poate pierde printre altele.

Configurați trimiterea întârziată . De exemplu, Gmail are funcția „Programează trimiterea”. Dacă scrieți o scrisoare sâmbătă dimineața, programați scrisoarea pentru luni, la ora 10 . În acest fel, este mai probabil ca destinatarul să nu-l rateze. Dacă e-mailul a devenit irelevant până în acest moment, accesați Trimis și anulați trimiterea.

Nu trimiteți cuvintele „Mulțumesc” și „Bine ați venit” într-un e-mail separat

Este nevoie de timp pentru a deschide și a citi o scrisoare. Trimiterea doar „Mulțumesc”, „Bine ați venit” și mesaje similare pur și simplu distrage atenția persoanei cu care vorbiți. Mai bine să mulțumiți data viitoare când trimiteți documente suplimentare sau răspundeți la întrebări noi. Astfel, într-o singură scrisoare ar fi atât beneficiu, cât și recunoștință.

Urmăriți-vă întotdeauna tonul și expresiile. Nu scrie lucruri care ar putea jigni o altă persoană sau să reflecte negativ asupra imaginii angajatorului.

Există o mulțime de reguli, dar nu trebuie să le memorezi pe toate. Principalul lucru este să-ți respecți adversarul, părerea lui și timpul și să fii fericit pentru afacerea comună.