Cum să creați un program de implementare impecabil pentru un proiect

Proiectele necesită un plan de implementare, iar acel plan necesită un program de implementare. Un program definește când vor începe și când vor începe fazele proiectului. Aceste date s-ar putea schimba în funcție de risc și constrângeri, dar fără un program de implementare, lucrurile se îndreaptă rapid.

Punerea în aplicare a planului de proiect necesită un program de implementare. Un program de implementare a proiectului vă preia toate sarcinile și le organizează într-un program tactic și acționabil. Având un plan de implementare a proiectului bine gândit, vă ajută să aduceți proiectul cu succes.

Ce este un program de implementare pentru un proiect?

Un program de implementare a unui proiect este o diagramă care mapează fiecare sarcină necesară pentru a finaliza un proiect, fiecare cu un anumit termen limită. Aceasta este o piatră de temelie a oricărui plan de proiect, deoarece îl veți folosi în timpul execuției pentru a monitoriza și evalua progresul proiectului.

Începeți cu o listă cu toate sarcinile necesare pentru a ajunge la livrabilul final. Această listă trebuie să fie amănunțită, motiv pentru care vă recomandăm să utilizați o structură de defalcare a muncii (WBS).

Pe programul dvs. de implementare, veți clasifica prioritatea fiecărei sarcini și veți identifica orice sarcini care au dependențe. Cunoașterea sarcinilor dependente la crearea unui program de implementare este modul în care puteți evita întârzierile mai târziu în faza de execuție a proiectului. Reprezentarea vizuală a unui program de implementare a unui proiect se face de obicei pe o diagramă Gantt. Diagramele Gantt pot fi complicate dacă există multe sarcini asociate cu proiectul, dar utilizarea unui software de management al proiectelor, cum ar fi ProjectManager, îl face mai ușor de utilizat. Diagrama Gantt se va actualiza automat pe măsură ce apar modificări, iar programul de implementare a proiectului poate fi partajat cu ușurință părților interesate.

De ce sunt importante programele de implementare?

Utilizați un program de implementare pentru a vă asigura că toată lumea din echipa de proiect rămâne pe drumul cel bun, respectând în același timp programul și bugetul proiectului. Baza pentru succesul proiectului este stabilită în faza de planificare, când creați programul de implementare a proiectului.

Pe scurt, un program de implementare este modul în care iei o idee și o faci realitate. Proiectele au un succes mai mare atunci când au un program de implementare.

Exemplu de program de implementare

Pentru a vă ajuta să înțelegeți ce este un program de implementare, am oferit următorul exemplu folosind șablonul gratuit de plan de implementare al ProjectManager.

Veți observa că exemplul nostru de program de implementare este împărțit în faze ale proiectului. În această diagramă Gantt, sunt detaliate trei dintre aceste faze: colectarea cerințelor, dezvoltarea programului și proiectarea soluției. Sub fiecare dintre aceste faze se află sarcinile și subsarcinile care trebuie finalizate în fază.

Pentru fiecare sarcină, există o dată de începere planificată și o dată de sfârșit planificată. Procentul de completare este calculat pe diagrama Gantt pe măsură ce echipele își actualizează starea. Prioritățile și reperele sunt stabilite și dependențele sarcinilor sunt legate, pentru a evita blocajele de la membrii echipei blocați.

Sfaturi pentru a crea un program de implementare a proiectului

Proiectele eșuează adesea. Puteți să pierdeți termenele limită, să depășiți bugetul sau să nu îndepliniți așteptările de calitate. Nimeni nu vrea ca un proiect să ofere ceva mai puțin decât succes și, pentru a face acest lucru, trebuie să aveți un program de implementare a proiectului. Iată câteva sfaturi despre cum să faci unul:

• Începeți prin a defini ce înseamnă succesul proiectului: comunicați ce este succesul proiectului și asigurați-vă că toți cei implicați în proiect sunt conștienți de modul în care este definit. Acest lucru ajută echipa să știe ce este în domeniu și ce nu. A avea o viziune comună creează unitate și aceasta este definiția unei echipe.
• Definiți structura proiectului: Definiți rolurile și responsabilitățile membrilor echipei care lucrează la proiectul dvs. Implementarea este un efort de echipă, iar echipa dvs. trebuie să știe ce fac și unde începe și unde se termină autoritatea. Cu cât ești mai clar, cu atât planul de implementare a proiectului este mai bun.
• Comunicați bine: un program de implementare a unui proiect trăiește sau moare în funcție de cât de bine comunicați. Comunicarea în echipă nu este o stradă cu sens unic. În timp ce un manager de proiect ar trebui să-și dirijeze echipa, un manager de proiect ar trebui, de asemenea, să fie deschis la feedback. Echipa ta este cea mai bună resursă a ta.
• Țineți cont de resurse: am menționat deja cât de important este să identificați dependențele sarcinilor pentru ca lucrurile să funcționeze fără probleme. Dar este la fel de important să cunoașteți resursele necesare pentru a executa sarcini și să vă asigurați că sunt disponibile atunci când aveți nevoie de ele.
• Aflați cine face ce: deși am menționat că rolurile și responsabilitățile echipei de proiect sunt definite, este, de asemenea, important să cunoaștem structura ierarhică a lanțului de comandă al proiectului. Adică cine are guvernare asupra anumitor aspecte ale proiectului? Aflați cine sunt factorii de decizie, cine semnează ce livrabile etc.
• Fii flexibil: Programele de implementare reprezintă un echilibru între domeniul de aplicare și cronologie. Pe măsură ce lucrurile se schimbă, trebuie să fii flexibil. Compromisul este important, la fel ca și posibilitatea de a vedea ce trebuie făcut și ce poate fi lăsat deoparte. Aceasta implică calcularea căii critice a programului de implementare. Poate fi o ecuație complexă, dar merită efortul.

Înrudit: Șabloane de planificare a proiectelor

Cum ajută ProjectManager cu programările de implementare

ProjectManager este un software de management al proiectelor bazat pe cloud, care organizează sarcini, conectează echipe și oferă date în timp real despre proiectele dvs. Realizarea unui program de implementare face parte din orice plan de proiect, iar ProjectManager vă ajută să planificați, să urmăriți și să raportați progresul și performanța. Vedeți cum să creați un program pe instrumentul nostru, urmărind acest scurt tutorial video.

Creați un program pe o diagramă Gantt

Diagrama Gantt online a ProjectManager vă ajută să stabiliți priorități, să legați dependențele și să stabiliți repere. De asemenea, vă ajutăm să găsiți calea critică a planului dvs. de implementare a proiectului. Apoi, setați un program de referință, care vă permite să comparați efortul planificat cu efortul real, astfel încât să puteți vedea dacă sunteți pe drumul cel bun.

Comunicați ușor cu echipa dvs

ProjectManager încurajează colaborarea în echipă și menține deschise liniile de comunicare. Membrii echipei se pot conecta, indiferent dacă se află la birou sau la distanță, și pot comenta și adăuga fișiere la sarcini. Modificările stării sarcinii declanșează e-mailul automat și notificări în aplicație pentru a menține pe toată lumea pe aceeași pagină.

Monitorizarea și raportarea progresului către părțile interesate

Monitorizarea progresului este crucială pentru a vă respecta programul de implementare. Puteți obține o vizualizare la nivel înalt cu tabloul de bord live. în timp ce rapoartele cu un singur clic pot fi partajate cu părțile interesate. Instrumentele de gestionare a resurselor, cum ar fi diagrama volumului de lucru, vă ajută să vă asigurați că volumul de lucru al echipei dvs. este echilibrat pentru a le menține productive.

ProjectManager este un software premiat care ajută managerii de proiect, echipele și părțile interesate să rămână informați. Gestionați-vă proiectul cu funcții care vă ajută cu planuri, resurse, foi de pontaj și multe altele. Alăturați-vă celor zeci de mii de echipe din organizații atât de variate precum NASA și Ralph Lauren, care folosesc software-ul nostru pentru a-și gestiona proiectele. Încercați ProjectManager astăzi gratuit.