Cum să gestionați un buget de proiect cu software-ul de bugetare a proiectelor

Indiferent dacă sunteți sau nu o persoană cu cifre, în calitate de manager de proiect, proprietatea asupra unui buget este de obicei o parte cheie a responsabilităților dvs. Crearea și gestionarea unui buget de proiect poate fi o sarcină descurajantă, dar poate fi ușoară dacă utilizați software-ul potrivit de bugetare a proiectului.

Proiectele pot avea mai multe tipuri diferite de costuri care au nevoie de urmărire pentru a se asigura că totul este sub buget. Toate aceste piese în mișcare și costuri fluctuante pot fi urmărite mai bine cu un software de management de proiect online precum ProjectManager.

Vă oferim instrumente care simplifică bugetarea proiectelor și gestionarea costurilor, permițându-vă să stabiliți o linie de referință, să urmăriți ratele de muncă și să adăugați costuri noi la nivel de sarcină. Cu aceste caracteristici, puteți pur și simplu să actualizați și să adăugați elemente pe măsură ce apar pe parcursul proiectului.

ProjectManager este un software bazat pe cloud care vă permite să planificați și să urmăriți costurile proiectului în timp real. Aveți instrumentele necesare pentru a construi un buget precis și a stabili o linie de referință pentru a monitoriza costurile proiectului și ratele resurselor cu tabloul nostru de bord în timp real. Obțineți mai mult control, date și vizibilitate pentru proiectul și bugetul dvs. Începeți acum cu ProjectManager gratuit. Acum, înainte de a învăța cum să folosim software-ul de bugetare a proiectelor, să definim un buget de proiect.

Ce este un buget de proiect?

Un buget de proiect este modul în care managerii de proiect estimează costul finalizării unui proiect. Aceasta include fiecare fază a proiectului și fiecare dintre numeroasele sarcini care compun acele faze ale proiectului. Acuratețea prognozei bugetare este esențială pentru a obține succes și pentru a vă asigura că proiectul dvs. este aprobat și finanțat atunci când este necesar.

Un alt aspect al bugetului proiectului este monitorizarea costurilor pe măsură ce vă executați sarcinile. Fără o fereastră clară asupra cheltuielilor dvs., este ușor ca costurile să scape de sub control. Acesta este un proces complicat, dar care este îmbunătățit prin utilizarea software-ului de bugetare a proiectelor.

Cu toate acestea, acest instrument trebuie să afișeze date în timp real, pentru a urmări costurile pe măsură ce acestea se întâmplă, pentru a oferi managerilor de proiect timp să facă ajustările necesare pentru a-ți respecta bugetul. Să ne uităm puțin la importanța utilizării software-ului de bugetare a proiectelor.

De ce ar trebui să utilizați software-ul de bugetare a proiectelor?

Software-ul de bugetare a proiectelor este un instrument esențial pentru crearea unui buget precis și apoi urmărirea costurilor pe măsură ce parcurgeți ciclul de viață al proiectului. Vă permite să planificați bugete și să le controlați urmărind cheltuielile. Prin urmare, ei ajută managerii de proiect pe parcursul întregului proces de bugetare.

Nu numai că, dar utilizarea software-ului de bugetare a proiectelor oferă părților interesate, directorilor și managerilor acces la buget și la modul în care acesta este cheltuit pe parcursul proiectului. Vă puteți bugeta proiectul cu foi de calcul, dar acestea sunt documente greoaie și statice, care sunt greu de actualizat.

Majoritatea software-ului de bugetare a proiectelor sunt online și se actualizează pe măsură ce echipa dvs. își actualizează starea. Acest lucru oferă managerilor date în timp real care le permit să ia decizii mai perspicace pe măsură ce gestionează bugetul proiectului. Când faci și gestionezi un buget de proiect, trăiești și mori din cauza exactității numerelor tale. Software-ul pentru bugetul de proiect vă ține la curent cu ceea ce cheltuiți pentru a aduce în proiect fără a depăși bugetul.

Cum să creezi un buget de proiect în 3 pași

Cheia pentru crearea unui buget de proiect este de a face toate elementele rând ușor de urmărit. Dacă puteți aplica un proces simplu pentru cheltuielile proiectului, atunci puteți monitoriza cheltuielile pentru un proiect în mod precis și în timp util.

Urmați acești pași simpli pentru a construi un buget de proiect care vă va pregăti pentru succes.

Identificați cheltuielile

Primul pas în crearea unui buget este identificarea cheltuielilor. Trebuie să enumerați fiecare lucru care este necesar pentru finalizarea unui proiect. Aceasta include salariile pentru muncă, echipamente, materiale și multe altele. Veți dori să examinați planul de proiect în detaliu și să identificați singur cheltuielile pentru a începe.

Apoi, membrii echipei dvs. ar putea să vă ajute să recunoașteți anumite cheltuieli pe care nu le-ați recunoscut imediat, așa că asigurați-vă că le cereți să vă uite lista de cheltuieli atunci când creați un buget. Este imperativ să enumerați absolut toate cheltuielile. Cu cât te identifici mai mult, cu atât vei fi mai puțin surprins de cheltuieli neprevăzute mai târziu în proiect.

Estimați toate costurile

Acum estimați fiecare articol din lista dvs. Dacă lista dvs. se află în ProjectManager, puteți adăuga imediat estimarea la elementul rând. Există o serie de strategii pe care le puteți folosi pentru a face estimări. Cele mai comune tehnici de estimare sunt:

Estimarea de jos în sus: Începeți cu componentele fiecărei sarcini și apoi adăugați-le
Raționamentul experților: cereți experților din echipa dumneavoastră să calculeze costul unei sarcini
Estimare analogă: Folosiți experiența anterioară pentru a evalua cât de mult vor costa sarcinile proiectului de această dată.

Adunați toate estimările. Aceasta vă oferă bugetul total planificat pentru proiect, acoperind costul fiecărei sarcini. Șablonul nostru de estimare vă poate ajuta să faceți asta.

Adăugați în plus

In plus? Ce extra? Ei bine, costul fiecărei sarcini individuale nu va fi suficient, din păcate. Poate doriți să adăugați în continuare:

• Rezerve ale managementului: Acesta este un vas de bani care poate fi folosit la discreția conducerii.
• Contingence: Costurile pentru situații neprevăzute sunt utile pentru a acoperi costurile neprevăzute din cauza estimărilor proaste. Este o practică obișnuită să adăugați o contingență de 10% doar în cazul în care estimările se dovedesc a fi inexacte.
• Bugetul de răspuns la risc: dacă compania dumneavoastră este matură în gestionarea riscului de proiect, este posibil să puteți încorpora bugetul de răspuns la risc separat de bugetul principal. Bugetul de răspuns la risc include finanțare pentru implementarea oricăror acțiuni de atenuare a riscurilor.

Cum să gestionați un buget de proiect cu ProjectManager

Acum că ați stabilit un buget de proiect și ați identificat cheltuielile, puteți introduce acele informații în ProjectManager, dacă nu ați făcut-o deja. Pentru a introduce bugetul proiectului, faceți clic pe fila „Informații” și introduceți o cifră în casetă.

ProjectManager oferă diferite căi de adăugare a cheltuielilor proiectului. În primul rând, puteți intra în fila de cheltuieli și puteți adăuga cheltuieli fixe care nu au tarife orare sau fluctuații. De exemplu, puteți introduce costul materialului necesar pentru proiectul dumneavoastră. Puteți alege să adăugați acest lucru ca cost planificat la început, apoi puteți intra mai târziu și puteți adăuga o altă cheltuială ca „cost real”. Acest lucru vă va ajuta să urmăriți costurile planificate față de cele reale în tabloul de bord pe măsură ce proiectul se desfășoară.

O altă modalitate de a introduce cheltuieli în proiect este prin intermediul instrumentelor noastre de gestionare a resurselor. Alocați-vă resursele sau forța de muncă, tarifele orare, apoi atribuiți-le sarcini, iar pe măsură ce lucrează, costul forței de muncă va fi adăugat automat la proiect. De asemenea, puteți adăuga cheltuieli la nivel de sarcină. Să presupunem că apare o sarcină neașteptată care nu era în planul tău inițial. Este în regulă pentru că vă puteți folosi banii de urgență pentru a-i acoperi. Doar adăugați o sumă de cost la noua sarcină în planul dvs. de proiect, iar noul cost se va reflecta în tabloul de bord și rapoartele dvs.

Monitorizați cheltuielile de-a lungul întregului proiect

Odată ce ați identificat și înregistrat cheltuielile, trebuie să monitorizați cheltuielile reale în comparație cu estimările. Asta înseamnă că trebuie să actualizați în mod constant cheltuielile proiectului cu sumele pe care le cheltuiți efectiv pentru sarcini.

Deoarece ați introdus toate cheltuielile planificate în sistem, puteți utiliza tablourile de bord în timp real pentru a urmări costurile reale față de cele planificate. Tablourile de bord ale proiectului oferă o fereastră clară asupra costurilor în curs ale proiectului și prezintă grafice cu bare colorate, ușor de citit, pentru o analiză rapidă a situației bugetului dumneavoastră. Această vizualizare instantanee poate fi vitală atunci când gestionați un buget de proiect, în special unul strâns.

Raportați cheltuielile până la nivelul sarcinii

Fără instrumentele potrivite, raportarea proiectelor poate fi o bătaie de cap. Și până când în sfârșit produceți raportul, cifrele s-au schimbat și raportul dvs. este deja învechit. ProjectManager poate ajuta. Software-ul nostru poate crea rapoarte instantanee și detaliate pe care le puteți partaja cu oamenii relevanți din întreaga organizație în formatul pe care aceștia îl preferă.

Există o serie de rapoarte pe care le puteți face, dar raportul de cheltuieli va fi cel mai important pentru gestionarea bugetului. Cu un raport de cheltuieli, puteți obține o analiză aprofundată a bugetului total, a cheltuielilor reale și a cheltuielilor planificate, până la nivelul sarcinii.

Revizuiți-vă estimările inițiale

În cele din urmă, veți dori să reveniți la aceste rapoarte și să vă asigurați că sunt în conformitate cu programul proiectului. Dacă nu se aliniază la intervalul dvs. de timp, atunci trebuie să vă uitați înapoi la cheltuielile dvs. și să verificați din nou dacă ați inclus totul și că nu ați omis nimic.

Asta ne duce la ultimul nostru pas: revizuirea. Poate fi necesar să revizuiți estimările pe care le-ați făcut mai devreme. Nu vă blocați să le păstrați dacă proiectul dictează altceva. Prin revizuirea în timp real, vă asigurați că bugetul nu este doar numere pe o foaie de calcul, ci o prognoză exactă a cheltuielilor pentru proiect.

ProjectManager are tot ce aveți nevoie pentru gestionarea bugetului

Când considerați că vă puteți urmări bugetul cu tablouri de bord în timp real, introduceți cheltuieli recurente, cum ar fi costurile forței de muncă, și raportați fiecare aspect al proiectului, este clar că ProjectManager are ceea ce aveți nevoie pentru a crea și gestiona cheltuielile unui proiect. Finalizați următorul proiect sub buget, cu această probă gratuită de 30 de zile a software-ului nostru PM.

ProjectManager este un software premiat de management al lucrărilor și al proiectelor care planifică, monitorizează și raportează proiecte. Obțineți date în timp real pentru a gestiona mai bine bugetele. Partajați rapoarte cu părțile interesate pentru a le ține la curent și pentru a le gestiona așteptările. Alăturați-vă echipelor de la NASA, Siemens și Nestles care își gestionează deja bugetele proiectelor cu succes cu instrumentul nostru. Începeți cu ProjectManager gratuit astăzi.