Cum se creează un plan de execuție a proiectului (PEP) – șablon gratuit inclus

A veni cu o idee grozavă este doar începutul: pentru a o realiza, ai nevoie de un plan de execuție a proiectului (PEP). Un plan de execuție a proiectelor este un document pentru execuția proiectelor care vă ajută să elaborați strategii, să veniți cu procese de management de proiect și să puneți totul în acțiune.

Crearea unui plan de execuție a proiectului face parte din faza de planificare și vă permite să vă realizați ideea. Acolo unde o idee poate fi aspirațională, procesul de execuție a proiectului este amănunțit și practic, incluzând toate activitățile cheie. Inutil să adaug, este un document esențial de management al proiectului.

Ce este un plan de execuție a proiectului (PEP)?

Un plan de execuție a unui proiect este un document folosit pentru a defini modul în care veți executa un proiect. Acest lucru ar trebui să fie evident din nume, dar abordează și programarea proiectului, monitorizarea și controlul necesare pentru a aduce rezultatele proiectului.

Documentul prezintă toate părțile execuției proiectului și arată cum să le gestionăm. Aceasta trebuie să se conformeze fie cerințelor proiectului, fie ale contractului dintre părțile implicate. PEP notează, de asemenea, obiectivele proiectului, împreună cu calendarul și resursele necesare executării proiectului.

Este clar că, tocmai din acele elemente fundamentale, cât de important este planul de execuție a proiectului. Dar, desigur, există mult mai mult decât este vorba.

Odată ce ați creat planul de execuție a proiectului, mai trebuie să îndepliniți acele etape, dependențe și sarcini. Dacă într-adevăr doriți să rămâneți la timp, veți dori să utilizați un software de management de proiect.

ProjectManager este un software de gestionare a proiectelor și a lucrărilor bazat pe cloud, care organizează sarcini cu diagrame Gantt interactive pentru planificarea execuției. Puteți plasa repere pe cronologie, puteți lega dependențe și puteți filtra pentru calea critică. Apoi, setați o linie de bază și veți putea urmări variația proiectului atunci când vă executați sarcinile. Începeți gratuit cu ProjectManager astăzi.

Elemente ale unui plan de execuție a proiectului

Planurile de execuție a proiectului combină elementele necesare pentru o foaie de parcurs de implementare a proiectului definitivă și acționabilă. Aceasta poate include listarea părților interesate din proiect și definirea tuturor sarcinilor proiectului. Iată cele șase elemente de bază ale unui plan de execuție a unui proiect:

1. Domeniul proiectului

Domeniul de aplicare al proiectului este o vedere amplă a obiectivelor și o listă detaliată a tuturor elementelor implicate în proiect. Definiți sfera proiectului identificând ceea ce trebuie făcut. Faceți acest lucru în termeni specifici. Acest lucru oferă părților interesate din proiect un rezumat al scopului proiectului și al obiectivelor acestuia.

Unele dintre detaliile pe care veți dori să le includeți în domeniul de aplicare al proiectului sunt:

• O declarație de lucru pentru a defini rolurile și responsabilitățile echipei de proiect
• O listă de limitări și limite ale resurselor disponibile
• Toate livrabilele potențiale, nu doar cea finală
• O listă a oricăror rapoarte relevante, produse, servicii sau noi dezvoltări software
• Cărui parte interesată sau client îi vor fi livrate
• Câteva criterii pentru măsurarea succesului echipei de proiect

2. Standarde de calitate

Știți rezultatele, acum este timpul să definiți calitatea pe care o așteptați de la ele. A avea o înțelegere clară a așteptărilor de calitate este cheia unui proiect de succes. Pentru început, veți dori să definiți ce este calitatea și să vă asigurați că întreaga echipă este de acord cu această definiție.

De asemenea, a avea obiective realizabile vă va menține echipa motivată. Dacă munca lor se simte de neatins, probabil că va eroda moralul. Pentru a menține echipa angajată, solicitați frecvent feedback cu privire la ce este un obiectiv atins și aplicați-l în PEP.

3. Declarații de obiective

O declarație de obiectiv subliniază ceea ce echipa intenționează să implementeze și să completeze în timpul proiectului. Câteva exemple de declarație de obiectiv ar putea fi livrabile așteptate, etape și ciclul de viață al sarcinilor de lucru mari.

Declarația de obiectiv poate reitera și scopul proiectului. Poate arăta beneficiile pe care proiectul se așteaptă să le ofere organizației, părților interesate sau clienților. Poate exista și identificarea riscurilor și provocărilor cu detalii despre modul în care echipa le va răspunde.

4. Alocarea resurselor pentru planul de execuție a proiectului

De asemenea, veți avea nevoie de o listă cu toate resursele de care aveți nevoie pentru a finaliza proiectul. Resursele – spre deosebire de sfera de aplicare, specificațiile de calitate și obiectivele – sunt de ce are nevoie echipa ta pentru a pune planul în acțiune. Aici veți defini și bugetul proiectului, deoarece resursele sunt costisitoare.

O resursă dintr-un proiect poate fi capital, oameni sau materiale. De fapt, este tot ceea ce este necesar pentru a executa sarcinile din planul de execuție a proiectului. Este necesar să aveți resurse pentru a îndeplini capacitatea echipei dumneavoastră pentru a vă finaliza proiectul la timp și în conformitate cu așteptările de calitate.

5. Programul proiectului

Deși ați creat deja o cronologie și repere, este necesar un program complet în PEP. Aceasta înseamnă utilizarea unei structuri de defalcare a muncii pentru a enumera, prioritiza și crea termene limită pentru sarcinile dvs. Apoi puteți atribui aceste sarcini membrilor echipei.

Schimbările în aprovizionarea cu materii prime necesare pot afecta un program și, prin urmare, așteptarea întârzierilor trebuie gestionată cu părțile interesate și echipele. Managerul de proiect ar putea fi nevoit să facă ajustări la tripla constrângere de timp, cost și sferă de aplicare pentru a răspunde la schimbările în aprovizionare pentru a se menține în program.

6. Componente organizaționale

În cele din urmă, PEP trebuie să ia în considerare aspectele operaționale ale proiectului. Aceasta înseamnă listarea personalului cheie și rolurile și responsabilitățile acestora, apoi distribuirea acestei liste, astfel încât toată lumea să știe cine este responsabil pentru ce.

În acest sens, va trebui să identificați cine are autoritatea să ia ce decizii. Acest lucru va ajuta echipa să lucreze mai bine împreună, deoarece vor ști cui să se adreseze atunci când trebuie luată o decizie. Aceste cifre de autoritate vor fi disponibile și pentru întrebări și nelămuriri.

Ar trebui să subliniați orice metode utilizate în proiect pentru raportare și comunicare în PEP. Aceasta include modul în care veți monitoriza și urmări progresul și performanța proiectului dvs. De asemenea, modul în care echipa ta lucrează împreună și cu alte echipe dacă interacționează cu alte departamente.

Cum se creează un plan de execuție a proiectului

1. Întâlnirea de lansare

O întâlnire de lansare vă permite să comunicați strategia, procesul și acțiunile echipei și părților interesate. Puteți răspunde orice întrebări și vă asigurați că toată lumea înțelege proiectul și are accept. Aceasta nu este o întâlnire zilnică standup, este o imagine de ansamblu cuprinzătoare a implementării proiectului. Ar trebui să împărtășiți planul proiectului în acest moment, astfel încât toată lumea să fie pe aceeași pagină. Software-ul de planificare a proiectelor poate facilita acest pas prin integrarea tuturor și partajarea rapidă a planului și alocarea sarcinilor.

2. Monitorizarea și Controlul Planului de Execuție a Proiectului

Proiectul se va derula normal prin etapele de execuție, monitorizare și control. Aici, software-ul de management de proiect vă poate ajuta să vă mențineți programul, bugetul și domeniul de aplicare al proiectului dumneavoastră. De asemenea, veți dori să fiți atent la orice risc din planul dvs. de management al riscurilor și să mențineți echilibrul volumului de lucru al echipei. Părțile interesate pot fi esențiale în a vă ajuta să identificați riscurile înainte ca acestea să devină probleme. Apoi, veți dori să analizați datele pentru a vă asigura că îndepliniți progresul, indicatorii cheie de performanță (KPI) și reperele de performanță.

3. Date în timp real

Veți avea nevoie de software de management de proiect bazat pe cloud pentru a ști dacă sunteți la timp și nu cheltuiți în exces. A avea un instrument în timp real este esențial pentru monitorizarea unui proiect, dar este excelent și pentru a facilita colaborarea. Managerii pot gestiona și echipele pot comunica, fie că lucrează cot la cot sau sunt distribuite pe tot globul. Utilizarea software-ului în timp real înseamnă că toată lumea lucrează la cele mai actuale date, iar managerii pot lua decizii mai perspicace.

4. Aprobare

Predarea livrabilelor la timp și în limita bugetului poate fi la sfârșitul unui proiect, dar nu este. Mai există documente pe care trebuie să le completați. Aceasta nu este o muncă ocupată – este o parte cheie a ciclului de viață al proiectului. Trebuie să obțineți aprobări de la părțile interesate pentru a vă asigura că produsul sau serviciul a îndeplinit așteptările lor de calitate. Trebuie să plătiți orice furnizor sau contractant și apoi să vă eliberați echipa. Și nu uita să sărbătorești! Nu este doar distractiv și meritat, dar menține moralul echipelor tale.

Șablon gratuit de plan de execuție a proiectului

ProjectManager oferă un șablon gratuit de plan de implementare pentru Excel care vă poate ajuta să vă conduceți proiectul spre succes. Acest șablon de implementare gratuit vă ajută să vă duceți ideea printr-o strategie, un proces și să treceți la acțiune, fără a pierde nimic crucial. Este un exemplu util de plan de execuție a proiectului.

Creați-vă planul de execuție a proiectului pe șablonul nostru gratuit de implementare pentru a vă îmbunătăți munca în proiect. Are spațiu pentru tot ce trebuie să gestionezi.

Fiecare acțiune este o sarcină și sarcinile sunt organizate pe o linie temporală. Aici au date pentru un început planificat și un sfârșit planificat pentru fiecare. Cronologia are și un loc pentru orele planificate. Există, de asemenea, o coloană în care puteți nota dacă sarcina este înainte de program sau în urmă, ceea ce vă va ajuta să urmăriți progresul.

Ultima parte a șablonului este pentru resurse. Managerii de proiect pot marca ce departament se ocupă de ce și materialele de care vor avea nevoie pentru a-și executa sarcinile. Există, de asemenea, un loc pentru a estima costul sarcinii. Toate acestea combinate formează o foaie de parcurs pentru execuția proiectului dumneavoastră. Acum depinde de tine să-l monitorizezi și să-l controlezi.

Utilizați ProjectManager pentru a vă crea planul de execuție a proiectului

Un șablon este un instrument grozav, dar este unul static. Dacă găsiți șabloane încetiniți și nu sunt suficient de precise, atunci veți dori să treceți la ProjectManager, care automatizează o mare parte a muncii și vă oferă transparență în timp real pentru a vă gestiona mai bine proiectul până la un final de succes.

Mai multe vizualizări ale proiectelor pentru fiecare echipă

Indiferent dacă lucrați în marketing, IT, servicii profesionale sau orice industrie, veți avea o mulțime de echipe diferite care lucrează împreună. ProjectManager are mai multe vizualizări ale proiectului pentru a oferi tuturor instrumentele pe care le doresc. De exemplu, panoul kanban este o caracteristică vizuală a fluxului de lucru care permite echipelor să-și gestioneze restanța și să planifice sprinturile împreună. De asemenea, oferă managerilor vizibilitate asupra muncii lor, astfel încât să poată aloca resurse după cum este necesar pentru a evita blocajele și pentru a menține echipele să lucreze la capacitate maximă.

Gestionați cu ușurință resursele echipei dvs

Trebuie să te asiguri că echipa ta lucrează la capacitate maximă. Deși le puteți vizualiza sarcinile în oricare dintre multiplele vizualizări ale proiectului, cum ar fi vizualizarea listă, foaia sau calendarul, ProjectManager are instrumente de gestionare a resurselor pentru a echilibra volumul de lucru rapid și ușor. Diagrama volumului de lucru este codificată în culori, astfel încât să puteți vedea volumul de lucru dintr-o privire și apoi să realocați munca chiar din pagina respectivă.

Urmăriți modificările pe tablourile de bord live

Managementul schimbărilor înseamnă a ști când apar schimbări. Aceasta înseamnă monitorizare în timp real cu tabloul de bord în timp real al ProjectManager.. Acesta colectează automat date despre proiect și calculează numerele pentru a vă afișa valorile la timp, costuri și multe altele în grafice și diagrame ușor de citit. Pentru mai multe detalii, utilizați rapoarte cu un singur clic despre starea proiectului, starea portofoliului, variația proiectului, foile de pontaj și multe altele. Aceste rapoarte pot fi filtrate pentru a arăta ceea ce doriți și partajate cu ușurință pentru a actualiza părțile interesate.

ProjectManager vă poate face planul de execuție, îl poate împărtăși cu echipa de proiect și îl poate monitoriza și controla pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului. Primiți notificări prin e-mail și alerte în aplicație în timp real pentru a fi mereu la curent cu progresul și pentru a colabora cu echipa dvs.

ProjectManager este un software de management al muncii premiat pentru echipe hibride, indiferent unde lucrează, în ce departament se află sau setul de abilități. Alăturați-vă celor peste 35.000 de profesioniști care folosesc deja instrumentul nostru pentru a-și executa proiectele cu succes. Începeți gratuit cu ProjectManager acum.