Colaborare între echipe: cele mai bune practici, provocări și beneficii

Colaborarea este deja destul de grea. Acum imaginați-vă că colaborați cu colegi care nu sunt în același departament cu al dvs. Sau poate chiar o altă locație! Ei bine, oamenii o fac în fiecare zi și se numește colaborare între echipe.

Pe măsură ce aceste echipe hibride devin mai standard, colaborarea între echipe este cheia pentru conectarea acestor grupuri diferite și creșterea productivității acestora.

Ce este colaborarea între echipe sau colaborarea interfuncțională?

Colaborarea în timp încrucișat, cunoscută și sub denumirea de colaborare interfuncțională, înseamnă a face ca diferite departamente să lucreze mai bine împreună. Aceste departamente diferite, cum ar fi designeri, dezvoltatori, marketeri și vânzări, au toate sarcinile cu un scop comun, dar fiecare este responsabil pentru o etapă diferită a proiectului respectiv.

A face ca aceste echipe diferite, care probabil au moduri unice de lucru și instrumente preferate pentru a face acea activitate, să acționeze ca un singur grup poate fi dificil. Colaborarea între echipe este puntea pe care o puteți construi pentru a conecta toată lumea. Acesta este punctul forte al colaborării între echipe. Este nevoie de punctele forte ale fiecăruia și le combină pentru un rezultat mai bun.

Dacă trebuie să implementați colaborarea interfuncțională în organizația dvs., echipați-vă echipa cu un instrument de gestionare a muncii care să îi permită pe fiecare să lucreze cum își dorește. ProjectManager este un software de gestionare a proiectelor și a lucrărilor cu cinci vederi diferite, astfel încât fiecare departament să poată fi productiv și să lucreze la maximum. În plus, puteți urmări progresul pe parcurs cu tablouri de bord și rapoarte. Începeți cu ProjectManager gratuit astăzi.

Beneficiile colaborării interfuncționale

Avantajul colaborării interfuncționale este că creează sinergie și eficiență într-un proiect interfuncțional. Un manager de proiect va dori să-și facă echipele să lucreze împreună la același proiect, chiar dacă toți vin la el din perspective diferite.

Când ai echipe care sunt unite în livrarea unui proiect, dar toate lucrează izolat, îți ceri probleme. Echipele trebuie să comunice, chiar dacă sunt în departamente diferite. Toată munca este legată. Colaborarea între echipe hibride asigură că toată lumea lucrează pentru același obiectiv.

Colaborarea interfuncțională creează un progres mai rapid al proiectului și se asigură că nimic nu este neglijat. Cu cât ai mai multe departamente care lucrează împreună, cu atât mai mulți ochi pe proiect pentru a prinde orice ar fi putut fi trecut din greșeală cu vederea. De asemenea, vin cu idei mai bune, pentru că le pot sări peste alții și pot determina ce este mai bine pentru proiect.

Compania beneficiază, de asemenea, de a avea echipe care se simt mai conectate la afacere. În plus, echipele vor beneficia de lucrul cu un bazin mai mare de talente din care pot învăța. Părțile interesate sunt investite în proiect, iar rezultatele conduse de echipă nu pot decât să-i facă mai fericiți pe măsură ce proiectul oferă succes.

Înrudit : șablon gratuit de diagramă RACI pentru Excel

Provocările colaborării între echipe

Da, există multe beneficii ale colaborării între echipe. Dar asta nu înseamnă că totul va fi ușor. Există mai multe denivelări pe drum pe care va trebui să le atenuați înainte de a putea culege răsplata colaborării în echipă.

Primul lucru pe care trebuie să-l construiești este încrederea. Lipsa de încredere este un ucigaș de colaborare. Dar chiar dacă aveți o afacere în care fiecare departament are deplină încredere unul în celălalt, poate exista o problemă de comunicare. Departamentele pot funcționa ca silozuri, iar asta înseamnă că nicio comunicare nu iese sau intră. Managerii de proiect trebuie să lucreze pentru a crea canale de comunicare care să curgă liber înainte și înapoi.

S-a subliniat mai devreme că a avea o viziune comună este cheia pentru construirea colaborării interfuncționale în echipă. Prin urmare, managerul de proiect trebuie să se asigure că acele obiective și priorități sunt aliniate în toate departamentele. Scopurile și obiectivele trebuie să fie clar declarate, comunicate și împărtășite în întreaga companie.

Apoi, sunt echipele în sine. Inginerii tind să folosească limbajul diferit decât vânzătorii. Și fiecare are personalități diferite, unele care nu se potrivesc ușor cu altele. Chiar și echipele aflate la distanță pot suferi, deoarece comunicarea online este ușor de citit greșit. Instrumentele de colaborare pot ajuta, dar în mare parte aceasta este o abilitate soft pe care managerii de proiect trebuie să o stăpânească pentru a-i determina pe indivizi să acționeze ca un grup.

Cele mai bune practici de colaborare între echipe

Există cele mai bune practici de aplicat atunci când lucrați cu echipe interfuncționale într-un proiect interfuncțional:

• Deși există un manager de proiect responsabil pentru coordonarea activității între toate departamentele, este util ca liderii de echipă să își asume responsabilitatea pentru conducerea departamentelor lor individuale.
• O carte de echipă va ajuta la colaborarea și comunicarea echipei. Am menționat că îi aducem pe toți pe aceeași pagină, împărtășim scopurile și obiectivele proiectului, dar cum se face asta exact? Multe feluri. Una dintre cele mai bune este să ai o carte de echipă la care toată lumea se poate referi pentru a înțelege care sunt indicatorii cheie de performanță ai proiectului.
• Carta echipei va include declarația misiunii și scopurile și obiectivele proiectului. Acesta va defini rolurile echipei, cine este o echipă și de ce sunt responsabili. Așteptările vor fi prezentate și în carta echipei. Cel mai bine este să livrați această carte de echipă la o întâlnire cu prezența tuturor departamentelor, unde puteți explica carta echipei și o puteți înmâna.
• Apropo de întâlniri, ar trebui să existe unele regulate pe tot parcursul proiectului. Vor fi întâlniri de departament, desigur, dar trebuie să existe și întâlniri inter-departamentale care să permită întregii echipe de proiect să se reunească, să transmită actualizări și întrebări de teren și să obțină feedback. Transparența ajută la colaborare. Întâlnirile pot fi un obstacol pentru mulți, așa că mențineți-le vizați cu o agendă strânsă.
• A face ca membrii departamentelor să-i antreneze sau să-i îndrume pe alții este o altă modalitate de a conecta echipele într-un mod puternic, care face schimb de abilități, construiește moralul și încrederea. Managerii de proiect pot defini obiectivele acestor activități de coaching sau mentorat. Aceste obiective comune ale echipei vor conecta diferite departamente și vor facilita colaborarea lor împreună.

Sfaturi pentru îmbunătățirea colaborării între echipe

Unul dintre cele mai importante lucruri de făcut atunci când lucrați cu colaborarea interfuncțională este să obțineți acceptare. Nu poți să răspunzi la afacere și să te aștepți ca ei să ia mingea și să alerge cu ea. Acest buy-in nu este doar pentru echipă, ci pentru întreaga companie. Dacă nu există sprijin executiv pentru colaborarea între echipe, atunci nu va reuși.

Un alt sfat pentru o mai bună colaborare între echipe este să aveți o sursă centrală de adevăr. Acesta este un canal central în care toate echipele pot comunica și partaja fișiere indiferent unde se află sau în ce departament se află. Comunicarea interfuncțională este esențială pentru proiectele interfuncționale pentru a îndeplini obiectivele companiei. Aceste informații trebuie actualizate în toate departamentele în timp real, astfel încât nimeni să nu lucreze cu date vechi.

În cele din urmă, utilizați instrumente de management de proiect, în special cele care sunt bazate pe cloud și vă oferă date în timp real pentru o mai bună colaborare și comunicare interfuncțională. Tipul de software de colaborare pe care îl doriți va stimula comunicarea, indiferent de locul sau când lucrează membrul echipei, și va oferi managerilor de proiect transparență pentru a monitoriza și urmări fără a le sta în calea echipelor.

Cum ajută ProjectManager la colaborarea interfuncțională

ProjectManager este un software de management al muncii pentru echipe distribuite. Datele în timp real mențin echipele interfuncționale să colaboreze, indiferent unde lucrează sau cum lucrează. Mai multe vizualizări ale proiectului permit fiecărui departament să lucreze cum dorește, în timp ce managerii de proiect pot obține rapoarte detaliate despre progresul și performanța lor.

Lucrați în mai multe vizualizări ale proiectului

Mai multe vizualizări ale proiectelor înseamnă că managerii care lucrează într-o manieră mai planificată pot folosi diagramele Gantt, care organizează sarcinile într-o manieră structurată și secvențială, legând dependențe, prioritizează și adăugând etape. Ei pot stabili apoi o linie de referință pentru a capta planul proiectului, astfel încât, atunci când este executat, să poată monitoriza variația proiectului și să rămână pe drumul cel bun.

Gestionați producția pe panouri Kanban

Vizualizarea kanban este mai mult pentru lucrătorul agil din proiectul dvs. Acest instrument vizual are aceleași date ca ceea ce a fost planificat pe Gantt, dar carduri divizate, care sunt sarcini plasate în coloane care definesc în ce se află ciclul de producție. Membrii echipei își pot gestiona întârzierile și își pot planifica sprinturile. Managerii de proiect au vizibilitate asupra muncii lor și pot realoca resurse după cum este necesar pentru a-i menține să lucreze la capacitate maximă.

Urmăriți progresul echipelor în sarcini

A ști cine lucrează la ce le oferă managerilor o mai bună perspectivă asupra misiunilor. Aceștia se pot uita la secțiunea de echipă din ProjectManager pentru a obține detalii despre sarcinile fiecăruia și apoi pot folosi instrumente de gestionare a resurselor, cum ar fi diagrama noastră de volum de lucru cu coduri de culori pentru a echilibra munca și a menține toată lumea fericită și productivă. Există și un tablou de bord în timp real care urmărește progresul pe măsură ce se întâmplă.

Echipele pot comenta și atașa fișiere la sarcini, ceea ce declanșează automat notificări prin e-mail și în aplicație pentru a menține pe toți atenți cu privire la modificări și actualizări. Indiferent unde vă aflați sau când lucrați, toată lumea este pe aceeași pagină.

ProjectManager este un software premiat creat pentru echipe hibride. Instrumentul nostru este conceput pentru a ajuta pe toți să lucreze mai bine împreună, indiferent unde lucrează, cum lucrează sau care sunt seturile de abilități. Alăturați-vă celor peste 35.000 de utilizatori care oferă deja succes cu instrumentul nostru în organizații atât de variate precum NASA, Siemens și Nestles. Începeți acum cu ProjectManager gratuit!