Cum guvernanța datelor poate asigura succesul agenției dvs. în viitor

Importanța guvernanței datelor pentru agenții

În jocul cu mize mari de confidențialitate a datelor, agențiile de marketing se trezesc pe cârlig pentru datorii care pot ajunge la milioane. Au trecut vremurile în care o strângere de mână și intențiile bune erau suficiente. Acum, clienții cer ca agențiile să-și pună banii acolo unde sunt, unele companii iau în considerare doar agențiile dispuse să obțină 15 milioane de dolari dacă găsesc mingea de date. Nu este vorba doar despre evitarea amenzilor; este un test de turnesol pentru a vedea dacă agențiile iau confidențialitatea datelor la fel de serios pe cât pretind ei.

Pentru agenții, aceasta prezintă o dilemă. Ei trebuie să calce linia fină dintre asigurarea afacerii și gestionarea riscurilor inerente asociate datelor, mai ales atunci când terți sunt în amestec.

Deci, ce trebuie să facă o agenție atunci când clienții cer angajamente de răspundere, de la „doar” 5 milioane de dolari până la 100 de milioane de dolari?

A fost clarificat un lucru: agențiile nu își mai permit să joace rapid și liber cu modul în care gestionează datele.

Dacă doriți să vă protejați agenția de ruinele financiare și să păstrați încrederea clienților dvs., trebuie să luați în serios confidențialitatea și securitatea datelor. Și asta începe cu o guvernare adecvată a datelor.

Ce este guvernarea datelor?

Guvernarea datelor este tot ceea ce faceți pentru a vă asigura că datele sunt sigure, private, exacte, disponibile și utilizabile.

În contextul agențiilor, guvernarea datelor este abordarea structurată pentru gestionarea datelor clienților, a valorilor campaniei, a informațiilor despre public și multe altele. Aceasta înseamnă să ne asigurăm că fiecare parte de date – fie că este vorba despre informațiile proprietare ale unui client, datele demografice ale publicului sau rezultatele campaniei – este tratată cu cea mai mare precizie și securitate.

Deci de ce ar trebui să-ți pese?

Există o mulțime de motive întemeiate să vă pese de guvernarea datelor:

• Vrei ca clienții să aibă suficientă încredere în tine pentru a face afaceri cu tine.
• Vrei să te asiguri că poți păstra încrederea care ți-a fost acordată.
• Doriți să evitați amenzile abrupte pentru nerespectarea GDPR.
• Doriți să luați decizii etice cu privire la modul în care utilizați datele.
• Doriți să vă asigurați că datele pe care le aveți sunt corecte și accesibile persoanelor potrivite.

Pentru că acest lucru vă va permite să extrageți informații mai bune , să luați decizii de afaceri mai bune și să obțineți un ROI mai bun pentru clienții dvs.

Toate acestea sună a motive destul de convingătoare dacă mă întrebați pe mine.

Sursa: Midjourney. Solicitare: o imagine care descrie guvernarea datelor

Noțiuni introductive cu guvernarea datelor

Acum, există câteva lucruri la care agenția ta trebuie să se gândească înainte de a trece la lucruri. Guvernanța datelor este cu siguranță una dintre acele tipuri de situații de tip „privită înainte de a sări”.

Prin urmare, asigurați-vă că vă opriți pentru a pune următoarele întrebări:

1. Care sunt obiectivele dumneavoastră principale pentru un cadru de guvernare a datelor?
Este vorba despre reducerea riscurilor, îmbunătățirea calității datelor, conformitatea cu reglementările sau altceva? Înțelegerea factorilor dvs. cheie, indiferent dacă sunt de reglementare, operaționale sau strategice, vă poate ajuta să încadrați abordarea de guvernanță.

2. Tu, sau cineva din echipa ta, ai expertiza potrivită?
Este important să recunoașteți dacă sunteți în afara ligii dvs. aici. Dacă nu sunteți sigur exact, iată un test cu o singură întrebare pentru a afla unde vă aflați:

Care este diferența dintre confidențialitatea datelor și securitatea datelor?

(pauza lunga)

A trebuit să cauți definițiile?

Sau poate ai crezut că au însemnat același lucru? (Nu te simți rău – am fost în aceeași barcă, nu cu mult timp în urmă.)

Deci, în cazul în care nu știați deja răspunsul:

Confidențialitatea datelor se referă la asigurarea utilizării corecte și etice a datelor cu caracter personal, oferind indivizilor control asupra modului în care datele lor sunt accesate, utilizate sau partajate. Pe de altă parte, securitatea datelor reprezintă metodele și mecanismele utilizate pentru a păstra acele date în siguranță împotriva accesului neautorizat sau a amenințărilor externe.

Dar, oricum, ideea aici este că probabil că ar trebui să lucrați cu cineva care cunoaște diferența dintre cei doi termeni – în mod ideal, fără Google.

Deci, dacă credeți că agenția dvs. ar putea folosi pe cineva cu ceva mai multă experiență, puteți încerca să lucrați cu o companie specializată în guvernanța datelor (Da, aparent data-governance-as-a-service sau DGaaS, este un lucru real) .

David Godlewski, CEO al Intelliverse, spune că agenția sa a angajat analiști de date dedicați gestionării datelor pentru a ajuta la păstrarea în siguranță a datelor sensibile.

„Procesul nostru a început cu o evaluare meticuloasă a vulnerabilităților și cerințelor datelor”, spune Godlewski. „După ce am recunoscut nevoia de expertiză în acest domeniu critic, am angajat analiști de date cu experiență specializată în securitate cibernetică, guvernanță a datelor și conformitate.

„Acești analiști joacă acum un rol esențial în elaborarea, implementarea și monitorizarea politicilor noastre de gestionare a datelor.”

Alternativ, puteți obține pregătirea necesară pentru ca echipa dvs. să fie la curent. În orice caz, trebuie să vă asigurați că aveți oamenii potriviți care să vă ajute să vă ghidați agenția prin proces, deoarece crearea unui cadru de guvernanță a datelor poate fi puțin greoaie ca să spunem cel puțin.

Stabilirea unui cadru de guvernare a datelor pentru agenții

Mai este un pas preliminar care este necesar înainte de a începe să vă creați cadrul de guvernanță a datelor și este să efectuați un audit al datelor.

Efectuați un audit de date

Prin efectuarea unui audit de date, veți putea obține o mai bună înțelegere a infrastructurii dvs. de date așa cum există în prezent. În acest fel, știți exact unde sunt lucrurile în acest moment, ceea ce face să vă dați seama de următorii pași mult mai ușor.

Acest proces de audit implică realizarea unui inventar meticulos al tuturor activelor de date din agenția dumneavoastră. Începeți prin a identifica fiecare sursă de date, fie că este vorba de înregistrările clienților, informații de marketing, date tranzacționale sau alte active digitale. Identificați, de asemenea, unde sunt găzduite aceste date, indiferent dacă sunt stocate în cloud, servere on-premise sau baze de date externe.

După ce ați identificat toate sursele de date, evaluați sensibilitatea datelor. Diferite tipuri de date au niveluri diferite de sensibilitate și ar trebui tratate în consecință. De exemplu, detaliile personale ale clienților ar necesita un nivel mai ridicat de protecție decât statisticile generale ale pieței.

Arham Khan este co-fondatorul agenției de marketing Pixated din Marea Britanie, iar în cadrul agenției sale, clasificarea datelor este un prim pas important al procesului lor de gestionare a datelor.

„Ne organizăm datele în categorii în funcție de valoarea lor pentru companie, apoi actualizăm aceste clasificări pe măsură ce datele sunt create, modificate, procesate sau transmise”, spune Khan.

„Am inovat, de asemenea, mai multe politici pentru a garanta că aceste clasificări nu pot fi falsificate și pentru a ne asigura că numai membrii privilegiați ai echipei pot accesa datele pentru a îmbunătăți sau a downgrade clasificarea oricărui set dat.”

Înțelegerea și clasificarea datelor dvs. în acest fel va ajuta la pregătirea bazei pentru etapele ulterioare din cadrul de guvernanță, în special în ceea ce privește protecția datelor și controlul accesului.

Dezvoltați politici și proceduri de guvernare a datelor

Coloana vertebrală a unui cadru eficient de guvernare a datelor este setul de politici și proceduri care ghidează modul în care datele sunt gestionate, accesate și protejate. Iată cele mai esențiale politici care ar trebui incluse ca parte a strategiei dvs. de guvernare a datelor:

1. Politica de acces la date

În primul rând, stabiliți linii directoare clare de control al accesului. Dictează cine în cadrul agenției poate accesa seturi de date specifice, subliniind importanța accesului bazat pe roluri. Acest lucru asigură că numai cei cu permisiunile necesare pot vizualiza sau manipula date sensibile. Încorporarea unor instrumente precum autentificarea cu mai mulți factori poate întări și mai mult aceste controale.

2. Politica de calitate a datelor

Va trebui să definiți standarde pentru acuratețea, completitudinea, fiabilitatea și actualitatea datelor. Aceasta ar trebui să includă și proceduri pentru lucruri precum validarea, curățarea și corectarea datelor.

3. Politica de confidențialitate a datelor

Consumatorii de astăzi sunt mai conștienți de drepturile lor digitale, iar o supraveghere a confidențialității datelor ar putea fi diferența dintre menținerea clienților fideli și pierderea încrederii. Nu numai că, organismele de reglementare care guvernează confidențialitatea datelor dau amenzi uriașe pentru companiile care nu sunt la îndemână. Cu siguranță nu vrei să fii ca TikTok, care la începutul acestui an a primit o amendă uluitoare de 345 de milioane de dolari pentru că nu a respectat GDPR.

Așadar, acestea fiind spuse, iată ce trebuie să țineți cont atunci când vă creați politica de confidențialitate a datelor:

1. Urmărește o scriere clară și concisă. Nu este nevoie să devină captivant cu o grămadă de legale confuză. Doar scrieți politica în termeni simpli și simpli, care să o facă ușor de înțeles.
2. Asigurați-vă că sunteți direct incluzând:
   – Tipul de date pe care le colectați (personale, demografice, comportamentale)
   – De ce colectați datele (marketing, îmbunătățirea experienței utilizatorului, partajarea terților)
   – Cum colectați datele (cookie-uri, formulare, instrumente terțe)
   – Cum sunt stocate datele
   – Cine are acces la dateDe asemenea, este important să informați utilizatorii cât timp intenționați să le păstrați datele și criteriile utilizate pentru a determina această durată. În plus, dacă partajați date cu terțe părți, enumerați-le. De asemenea, explicați scopul din spatele acestei partajări și asigurați-vă că acești terți mențin același nivel de protecție a datelor.
3. Dacă operați la nivel global, recunoașteți diferitele jurisdicții și cerințele lor specifice, cum ar fi GDPR pentru Europa, CCPA pentru California etc. Asigurați-vă că politica dvs. de confidențialitate a datelor este conformă în toate regiunile în care operați.
4. În cele din urmă, ar trebui să evidențiați drepturile pe care utilizatorii le au cu privire la datele lor. Aceasta include accesul, corectarea, ștergerea și dreptul de a vă opune prelucrării. Asigurați-vă că există un proces simplu pentru ca utilizatorii să își exercite aceste drepturi. Furnizați canale clare pentru ca utilizatorii să contacteze întrebări, preocupări sau solicitări legate de datele lor.

Politica de confidențialitate a Agorapulse subliniază în mod clar ce informații sunt colectate și cum și de ce le colectăm.

„Nu colectați doar date despre clienți de dragul lor”, spune Draven McConville, CEO al Klipboard. „Colectați doar datele de care aveți nevoie pentru scopuri specifice, cum ar fi trimiterea de mesaje de marketing direcționate sau furnizarea de servicii mai bune pentru clienți. Fiți transparent cu privire la modul în care utilizați datele și oferiți-le clienților șansa de a renunța la colectarea datelor.”

În cele din urmă, scopul politicii tale de confidențialitate este să construiești încredere cu clienții și consumatorii, așa că ține cont de asta atunci când scrii și vei fi pe drumul cel bun.

Politica de păstrare și ștergere a datelor

Un aspect adesea trecut cu vederea al guvernării datelor este politica privind păstrarea și ștergerea datelor. Nu este suficient să colectați și să stocați date – trebuie să determinați, de asemenea, cât timp sunt relevante și când trebuie eliminate. Stabiliți termene clare, în special pentru datele sensibile, pentru a vă asigura că acestea sunt șterse în siguranță odată ce nu mai sunt necesare.

Notă: rețineți că unele tipuri de date pot avea perioade de păstrare impuse de lege în jurisdicția dvs., așa că asigurați-vă că țineți cont de acest lucru atunci când vă creați politica.

Politica de protectie a datelor

Protejarea datelor în toate punctele, indiferent dacă sunt în tranzit sau în repaus, este esențială. Utilizarea unor algoritmi puternici de criptare asigură că, chiar dacă datele cad în mâini greșite, acestea rămân neînțelese și, prin urmare, inutile.

Iată câteva elemente suplimentare pe care poate doriți să includeți politica dvs. de protecție a datelor:

Date în repaus:
– Asigurați-vă că numai personalul autorizat poate accesa datele sensibile. Implementați sisteme de control al accesului bazate pe roluri pentru a limita accesul în funcție de funcția postului.
– Utilizați tehnici avansate de criptare pentru a proteja datele stocate. Luați în considerare soluții precum Transparent Data Encryption (TDE) pentru baze de date.
– Programați copii de rezervă de rutină ale datelor și asigurați-vă că aceste copii de siguranță sunt criptate și stocate în siguranță, de preferință în mai multe locații.

Date în tranzit:
– Utilizați protocoale de transmisie sigure, cum ar fi TLS (Transport Layer Security) pentru a vă asigura că datele sunt criptate în timp ce sunt transmise prin rețele.
– Încurajați utilizarea rețelelor private virtuale (VPN) atunci când accesați datele companiei din rețele nesecurizate, cum ar fi Wi-Fi public.
– Pentru transferuri neesențiale sau pentru utilizatorii care nu au nevoie de date complete, utilizați mascarea datelor sau anonimizați informațiile sensibile acolo unde este posibil.

Siguranță fizică:
– Dacă întrețineți servere fizice, asigurați-vă că acestea se află într-o locație sigură, cu acces limitat. Acestea includ încuietori biometrice, supraveghere și alarme de intruziune.
– Asigurați-vă că laptopurile, hard disk-urile și alte dispozitive portabile de stocare sunt criptate și au parole sigure.

Agenția dvs. va avea probabil multe alte lucruri de inclus în politica dvs. de protecție a datelor - dar acest lucru vă va oferi cel puțin un început cu elementele de bază.

Politica de încălcare a datelor

Deși scopul este de a preveni încălcarea datelor, este esențial să aveți un plan detaliat în cazul în care apare. Planul dvs. de răspuns ar trebui să conțină pași pentru izolare, evaluare, notificare și recuperare.

Izolare imediată: primele momente după detectarea unei breșe sunt cruciale. Definiți acțiuni imediate pentru a limita încălcarea, cum ar fi izolarea sistemelor compromise sau închiderea temporară a anumitor puncte de acces.

După ce amenințările imediate sunt gestionate, ar trebui să căutați să preveniți accesul neautorizat în continuare. Acest lucru ar putea implica schimbarea parolelor, corecția vulnerabilităților sau actualizarea firewall-urilor.

Evaluare: identificați ce date au fost accesate, cum au fost accesate și durata încălcării. Instrumente precum jurnalele de sistem pot fi cruciale aici, sau puteți lua în considerare un parteneriat cu o firmă de securitate cibernetică pentru investigarea criminalistică a datelor.

Notificare: stabiliți când și cum să notificați părțile afectate. Aceasta include părțile interesate interne, clienții și, dacă este necesar, publicul larg. Creați din timp mesaje clare, transparente și liniștitoare pentru a evita comunicarea greșită în timpul unei crize.

De asemenea, trebuie să înțelegeți obligațiile de raportare conform reglementărilor precum GDPR sau CCPA. Asigurați-vă că există proceduri pentru raportarea la timp către autorități, atunci când este necesar.

Recuperare: După gestionarea crizei imediate, revizuiți incidentul în profunzime. Înțelegeți cauza principală a acesteia, învățați din orice pași greșiți și ajustați-vă planul de răspuns în consecință, astfel încât să nu se repete.

Prin crearea politicii și procedurilor dvs. de încălcare a datelor, puteți fi pregătit în avans cu pași proactivi pentru a minimiza daunele și un plan pentru a restabili încrederea în cazul în care apare o încălcare.

Instruire și educație

În contextul agenției, fiecare campanie, fiecare strategie depinde de colaborare. Același lucru este valabil și pentru guvernarea datelor. Este imperativ ca toată lumea – de la managerul de cont până la directorul de creație – să înțeleagă și să prețuiască rolul guvernanței datelor. Susținerea lor colectivă este cheia unei treceri de succes către o cultură conștientă de date în cadrul agenției tale.

Sursa: Creat folosind Midjourney folosind promptul de mai jos.
O mână care strânge o altă mână cu o suprapunere digitală, ceea ce înseamnă colaborare în guvernarea datelor.

Începeți prin a introduce un program cuprinzător de înscriere pentru noii angajați, asigurându-vă că aceștia sunt informați cu privire la politicile de guvernare a datelor ale agenției dvs. încă din prima zi. Această înțelegere fundamentală stabilește tonul pentru nivelul de seriozitate și angajament așteptat în ceea ce privește manipularea datelor.

Dar integrarea este doar începutul. Sesiunile regulate de antrenament ar trebui programate pe tot parcursul anului. Aceste sesiuni nu ar trebui să acopere doar principiile de bază, ci și nuanțele guvernării datelor, în special securitatea și confidențialitatea datelor.

Tristan Harris, manager de generare a cererii la Thrive Marketing Agency, spune că construirea unui program de instruire intern robust a ajutat agenția sa să implementeze o strategie eficientă de guvernare a datelor.

„Am instruit fiecare membru al echipei cu privire la practicile de gestionare a datelor, creând o înțelegere holistică a acestui aspect critic în agenția noastră, în loc să-l limităm la un grup select de analiști de date”, spune Harris.

„Pregătirea se extinde dincolo de gestionarea de bază a datelor pentru a include concepte de confidențialitate a datelor, securitatea datelor și utilizarea etică a datelor. Acest proces riguros asigură securitatea optimă a datelor și gestionarea confidențialității.”

Crearea unui program de instruire aprofundat pentru angajații agenției îi poate ajuta, de asemenea, să înțeleagă importanța rolului lor în cadrul mai larg de securitate și să încurajeze o cultură conștientă de securitate. În acest fel, angajații se vor simți împuterniciți să-și exprime preocupările și să contribuie să rămână vigilenți împotriva potențialelor amenințări.

Făcând securitatea datelor o responsabilitate colectivă, agenția dvs. nu numai că își va consolida apărarea împotriva încălcării, ci și va crea un sentiment de proprietate și, în cele din urmă, un program de guvernare a datelor mai eficient.

Managementul furnizorilor

Este probabil ca agenția dvs. să se bazeze pe furnizori terți pentru diverse servicii, ceea ce înseamnă că lanțul de guvernare a datelor se extinde dincolo de zidurile agenției. Atunci când faceți parteneriate cu noi furnizori, este important să înțelegeți temeinic practicile lor de gestionare a datelor și de securitate înainte de a încheia orice acord contractual.

Fă-ți timp pentru a-și evalua politicile de securitate a datelor. Se aliniază cu ale tale? Sunt suficient de robuste pentru a se asigura că datele pe care le-ați putea partaja cu ei vor fi protejate la aceleași standarde pe care le susțineți?

Veți dori să vă uitați și la acordurile legale cu fiecare furnizor. Asigurați-vă că fiecare contract cu un furnizor are clauze clar definite de protecție a datelor. Aceste clauze ar trebui să articuleze responsabilitățile vânzătorului în ceea ce privește manipularea, stocarea și protecția datelor. De asemenea, ar trebui să definească ramificațiile în cazul încălcării sau nerespectării.

Un bun exemplu în acest sens este Centrul de încredere Google Cloud. Are tot ce trebuie să știți într-un format simplu și ușor de accesat și are răspunsurile la orice întrebări sau nelămuriri pe care le puteți avea cu privire la practicile lor de securitate și confidențialitate a datelor.

A fi transparent și direct în acest mod ajută la stabilirea încrederii și, în cele din urmă, va facilita colaborarea cu alți furnizori.

În plus, aveți întotdeauna un plan pentru tranziția datelor. În scenariile în care o relație cu furnizorul se încheie sau un serviciu este transferat către o altă parte, ar trebui să existe proceduri clare pentru modul în care datele sunt transferate, stocate sau șterse, asigurându-se că nu apar lacune în lanțul de guvernare a datelor în timpul tranziției.

Monitorizați, revizuiți și ajustați

Stabilirea unui cadru de guvernare a datelor nu este un eveniment unic, ci un proces viu care necesită o atenție continuă. Aceasta înseamnă că ar trebui să aveți audituri regulate pentru a ajuta la identificarea lacunelor sau ineficiențelor în cadrul de guvernare a datelor.

La fel de importantă este bucla de feedback; Fiecare membru al echipei, de la directori de nivel superior până la angajații de nivel entry-level, ar trebui să aibă canale disponibile pentru a raporta riscurile potențiale, pentru a oferi informații sau pentru a sugera îmbunătățiri.

Este deosebit de important să revizuiți strategia de guvernare a datelor în lumina noilor legi, a celor mai bune practici din industrie și a progreselor tehnologice. Acest lucru va duce probabil la ajustări ocazionale în abordarea dvs., dar în cele din urmă se va asigura că cadrul dvs. este conform și eficient.

Faceți guvernanța datelor o prioritate maximă

Datele sunt un activ valoros, iar protecția lor ar trebui să fie o prioritate de top pentru agențiile care doresc să rămână în ton cu ceea ce așteaptă consumatorii și clienții de la companiile cu care interacționează. Prin stabilirea unui cadru cuprinzător de guvernare a datelor, agențiile nu numai că își salvează reputația și respectă conformitatea cu reglementările, ci asigură și o luare a deciziilor mai eficientă și informată. Iar timpul investit în amenajarea acestei structuri va merita liniștea sufletească și încrederea pe care o va construi cu clienții dumneavoastră.

Doriți un instrument de gestionare a rețelelor sociale pe care să vă puteți baza pentru a vă păstra datele în siguranță? Agorapulse utilizează mai multe metode de securitate, inclusiv criptarea cu TLS, autentificarea cu doi factori și soluțiile de detectare a intruziunilor, pentru a se asigura că datele clienților noștri sunt în siguranță în orice moment. Consultați lista completă a protocoalelor de securitate pe care le folosim sau, mai bine, rezervați o demonstrație cu un membru al echipei noastre, astfel încât acesta să poată răspunde la orice întrebări pe care le aveți.