Sisteme și instrumente de management al datelor

Date, informații, cunoștințe și înțelepciune

Cu atât de multe date colectate de organizații, poate fi o provocare să știi cum să le gestionezi și să le analizezi în mod corespunzător. Introduceți sisteme și instrumente de gestionare a datelor...

Sistemele de management al datelor ajută organizațiile să optimizeze utilizarea datelor pentru a lua decizii și a lua acțiuni care vor maximiza beneficiile organizației. Sistemele fac acest lucru prin colectarea, procesarea, securizarea și stocarea datelor într-un mod care poate fi utilizat pentru luarea deciziilor strategice.

Acest lucru poate fi explicat în continuare privind piramida DIKW.

Piramida DIKW reprezintă relația dintre date , informații , cunoștințe și înțelepciune . Fiecare bloc este un pas către răspunsul la diferite întrebări despre colectarea datelor și adăugarea de valoare. Puteți răspunde la întrebări precum: de unde probabil vor veni vânzările mele anul viitor sau care sunt clienții mei de top? Cu cât mai multe date care pot fi îmbogățite cu sens și context, cu atât mai multe cunoștințe și perspective pot fi extrase.

Ce rol joacă fiecare dintre pași? Să ne uităm la fiecare dintre ele pe rând și apoi la instrumentele aplicabile fiecăruia.

Date

Acest pas pe piramidă se referă la colecția de fapte discrete despre evenimente sub formă de numere, caractere și valori specifice sau relative pe care o organizație le poate aduna. În esență, aceasta este fiecare parte de date care este capturată, cunoscută sub numele de date brute .

Activitățile cheie care trebuie efectuate în această etapă sunt:

• Identificarea unei surse de încredere pentru obținerea datelor
• Arhivarea și ștergerea datelor irelevante
  

informație

Odată ce datele irelevante au fost eliminate, sarcina este de a căuta informații cheie din date. Aceste informații ar trebui să fie relevante pentru organizație și pentru luarea deciziilor.

Cunoştinţe

Folosind informațiile cheie din date, le puteți dezvolta apoi în cunoștințe. În esență, aceasta înseamnă a decide dacă informațiile pot fi dezvoltate în ceva de valoare intelectuală și utilizate pentru a ajuta la formularea unei strategii robuste.

Înţelepciune

Dacă s-a descoperit ceva în datele pe care concurenții nu le-au descoperit încă, ați putea traduce aceste cunoștințe în perspective de bază. Organizațiile pot formula o întreagă strategie în jurul acestor perspective pentru a crea ceva magic. Acesta este cunoscut sub numele de pasul înțelepciunii.

Aplicând principiile celor patru blocuri ale piramidei DIKW pentru a interpreta datele brute, puteți converti datele în ceva foarte semnificativ și perspicace.

Instrumente de gestionare a datelor

Din fericire, există o serie de instrumente de management la dispoziția unei organizații pentru a ajuta la interpretarea datelor brute. Multe dintre aceste instrumente pot fi folosite ca aplicații și servicii bazate pe cloud.

Într-un „nor”, ​​de exemplu, organizațiile pot stoca informații mult mai ușor, fișierele pot fi transferate rapid și diferite seturi de date pot fi analizate și traduse în mod eficient în întreaga lume.

Odată ce ați convenit asupra cerințelor și considerentelor de stocare a datelor, organizația dvs. trebuie să ia în considerare cum să analizeze seturile de date. Mai multe companii oferă servicii și instrumente de gestionare a datelor pentru a gestiona seturi de date medii până la mari.

Acestea includ:

• Teradata este o companie care oferă trei servicii principale: analiză de afaceri, produse cloud și consultanță. Se ocupă de seturi de date mari și mixte și le îmbină pentru a crea informații semnificative.
• IBM automatizează gestionarea datelor end-to-end. Utilizarea tehnologiei inteligenței artificiale (AI) permite organizațiilor să identifice noi modele și tendințe pentru a îmbunătăți operațiunile.
• Oracle este un sistem de gestionare a bazelor de date relaționale cu mai multe modele, care oferă grid computing și depozitare de date.
• SAP oferă mai multe instrumente de gestionare a datelor care ajută la asigurarea calității datelor, migrarea datelor, analiza textului și interconectivitatea Big Data achiziționate din diverse surse.
• Cloudera HP permite companiilor să obțină informații din Big Data, oferind o infrastructură pentru stocarea, gestionarea și procesarea acestora.
• 1010data combină inteligența pieței, gestionarea datelor, analiza granulară a întreprinderii și capabilitățile de colaborare.
• Amazon Web Services (AWS) oferă servere, stocare, rețele, navetă la distanță, e-mail, dezvoltare mobilă și securitate.
  

Instrumente de management al informației

Managementul informațiilor este, în esență, gestionarea datelor procesate pentru a oferi perspective ca rezultat; grupul de date care poartă colectiv un sens logic specific.

Iată câteva instrumente populare de gestionare a informațiilor:

• Evernote este un software de luare de note care vă ajută să creați și să organizați note digitale, păstrându-le sincronizate pe toate dispozitivele deținătorului de cont. De asemenea, vă reamintește de acțiunile viitoare sau planificate.
• Instapaper este un serviciu de marcare socială care permite salvarea conținutului web, astfel încât să poată fi citit într-o etapă ulterioară și pe un alt dispozitiv. Acest conținut salvat vă poate inspira mai târziu atunci când vă dezvoltați strategia digitală.
• Pinboard este un instrument alternativ de marcare socială, similar cu Instapaper, dar cu un aspect mai simplu.

Un cadru de management al informațiilor vă poate ajuta să înțelegeți cum aceste instrumente pot fi utilizate cel mai eficient.

Sursă

Sursa de date poate fi internă sau externă.

• O organizație va avea date interne pe care le-a colectat despre clienții săi, cum ar fi fișiere de produse, cifre de vânzări, informații financiare. Acest lucru poate fi apoi tradus în informații valoroase.
• De asemenea, va avea surse externe de date, cum ar fi poziționarea GPS, jurnalele, rețelele sociale și codurile poștale.
  

Structura

Odată ce sursele de date, atât interne cât și externe, au fost luate în considerare, trebuie să stabiliți cum sunt structurate. Ce informații pot fi obținute din surse interne și externe de date structurate și nestructurate?

• Datele structurate sunt date care au fost organizate, astfel încât elementele lor să poată fi procesate și analizate eficient. Un exemplu de date structurate ar fi o listă a primilor 10 clienți din sute de profiluri de clienți din magazinul dvs. de comerț electronic
• Datele nestructurate sunt date care nu sunt stocate într-un format organizat. Datele nestructurate sunt de obicei grele de text, dar pot conține și date precum date, numere și fapte.

Instrumentele de gestionare a informațiilor pot stoca atât date structurate, cât și nestructurate și pot ajuta în procesul de gestionare a ciclului de viață complet al informațiilor, de la identificarea și colectarea acesteia, până la eliminarea lor prin arhivare sau ștergere. Acestea pot cuprinde toate datele fizice și electronice colectate de o companie de la clienții, angajații și vânzătorii săi.

Instrumente de management al cunoștințelor

Instrumentele de management al cunoștințelor pot ajuta o organizație să creeze, să organizeze și să gestioneze conținut pentru un public. Un exemplu simplu sunt întrebările frecvente, care pot fi folosite de un public pentru a găsi răspunsuri la întrebările comune. În esență, ele stochează și recuperează cunoștințele pentru a îmbunătăți înțelegerea, colaborarea și alinierea proceselor.

Iată câteva instrumente populare de gestionare a cunoștințelor:

• Answerbase este o platformă de management al cunoștințelor pentru asistență pentru clienți și comerț electronic, care permite utilizatorilor să pună întrebări, să primească răspunsuri și să răsfoiască conținut relevant pentru informații despre produsele și serviciile unei companii.
• Quip este un instrument de gestionare a proiectelor și colaborare cu sarcini care le permite colegilor să lucreze și să comenteze împreună fișierele în timp real.
• Bloomfire este o platformă care permite companiilor să colecteze, să se conecteze și să împărtășească cunoștințe și perspective care există în întreaga companie.
• Igloo Software oferă un alt instrument care îi ajută pe colegi să facă schimb de fișiere, să programeze întâlniri și să controleze sarcinile pe o singură platformă.
• KPS Knowledge Management Software oferă o platformă de colaborare pentru partajarea cunoștințelor la locul de muncă printr-o bază de autoservire pentru utilizatorii finali. Vă permite să indexați, să căutați și să preluați informații din mai multe surse.
  

Sisteme de management al datelor

Sistemele de management pot ajuta organizația să-și utilizeze și să-și sorteze datele. Aceste sisteme de management pot fi împărțite în două tipuri de tehnologii: groupware și workflow.

1. Grupuri

Grupurile sunt tehnologii care facilitează colaborarea. (De aceea sunt adesea numite și software de colaborare.)

Platformele obișnuite de grupware, cum ar fi Google Workspace, Slack și MS Teams , de exemplu, permit unei companii sau unor grupuri să colaboreze, să partajeze, să comunice și să rezolve problemele legate de sarcinile proiectului prin partajarea fișierelor, informațiilor și documentelor într-o locație simplificată.

2. Fluxul de lucru

Tehnologiile de flux de lucru facilitează reprezentarea proceselor asociate cu crearea, utilizarea și menținerea cunoștințelor organizaționale. Multe dintre aceste instrumente sunt platforme de management personalizabile care ajută echipele și organizațiile să aibă eficiență operațională prin urmărirea proiectelor, vizualizarea datelor și colaborarea în echipă. În plus, ele pot include, de asemenea, capabilități de automatizare și susțin integrări cu alte aplicații de lucru pentru a eficientiza munca pe platforme.

Companiile populare care oferă instrumente de flux de lucru pentru a atribui și urmări progresul proiectelor și sarcinilor, partaja fișiere, comentarii și note și ține evidența termenelor limită pentru echipe și colaboratori includ Asana, Monday.com și Airtable .

Sisteme de management al conținutului

Un sistem de management al conținutului (CMS) este un sistem care vă ajută să automatizați procesul de creare a conținutului web sau a documentelor. Permite utilizatorilor să combine diferite părți de conținut pentru a forma un set holistic de informații, care poate fi apoi distribuit între părțile interesate interne și părțile interesate externe sau clienții, dacă este necesar.

Document CMS-uri

CMS-urile pentru documente permit mai multor utilizatori să partajeze și să editeze documente pentru backup, revizuire și semnare, după cum este necesar.

Câteva exemple de documente CMS includ următoarele:

• Google Docs este un procesor de text online inclus ca parte a suitei de editori gratuite a Google. Le permite utilizatorilor să creeze și să editeze documente online în timp ce colaborează cu alți utilizatori în timp real. Editările sunt urmărite de utilizatorul care efectuează editarea, cu un istoric al revizuirilor prezentând modificările.
• MS SharePoint este versiunea Microsoft a unei platforme de gestionare a documentelor și colaborare, care permite utilizatorilor să creeze, să editeze și să colaboreze la documente în timp real.
• Dropbox vă permite să stocați și să partajați în siguranță fișiere într-un singur loc sigur. Odată stocate, fișierele pot fi partajate printr-un link Dropbox, ceea ce poate elimina nevoia de a trimite atașamente mari.
• IBM Box este un alt exemplu de serviciu de stocare în cloud. Vă permite să încărcați diferite tipuri de fișiere care pot fi apoi accesate pe mai multe dispozitive.
  

CMS-uri de site

CMS-urile site-urilor web vă permit de obicei să creați pagini, imagini, conținut video, audio și text și să le gestionați pe toate într-un singur loc.
Cele mai frecvent utilizate instrumente CMS pentru crearea și gestionarea site-urilor web includ următoarele:

• WordPress este un software CMS cu sursă deschisă folosit pentru a construi, modifica și întreține site-uri web personalizabile.
• Shopify este o platformă CMS de comerț electronic. Acesta permite proprietarilor de magazine să încarce și să gestioneze cu ușurință produse, variante, colecții și modele de expediere.
• Magento (acum Adobe Commerce) este o altă platformă de comerț electronic open-source. Acesta permite vânzătorilor să controleze aspectul, conținutul și funcționalitatea interfeței lor CMS și oferă instrumente de management și marketing a catalogului.
• Wix este un constructor de site-uri online care folosește simplitatea prin glisare și plasare atunci când proiectează și publică site-ul, blogul sau magazinul online.
• Joomla este o platformă CMS și de dezvoltare a site-urilor web cu sursă deschisă gratuită.
• Drupal este o platformă CMS care vă permite să proiectați, să dezvoltați și să gestionați un site web.

Un alt tip de instrument CMS este unul care vă permite să introduceți diferite părți de conținut folosind un șablon, de exemplu, un șablon de e-mail. Acesta este apoi trimis către diferite tipuri de clienți, în funcție de tipurile de procese și de preferințele pe care clientul a indicat că dorește să le vadă.

LinkedIn este un bun exemplu al acestui tip de CMS. Conținutul pe care un utilizator îl vede pe pagina sa de pornire este generat de un sistem de management al conținutului, care recunoaște tipul de conținut pe care un anumit utilizator dorește să-l vadă.

Portaluri pentru întreprinderi

Un portal de întreprindere este un cadru pentru integrarea informațiilor, a oamenilor și a proceselor în întregi organizații sau pentru grupuri, cum ar fi echipele de proiect. Oferă un punct de acces securizat, centralizat la documente și informații și este utilizat în principal de organizațiile mijlocii până la mari.

Companiile populare care furnizează instrumente de portal de întreprindere includ următoarele:

• Amazon Web Services (AWS) oferă soluții software pentru întreprinderi și cloud computing la cerere. Permite departamentelor din cadrul unei organizații să centralizeze în siguranță documentația și oferă capabilități puternice de securitate, cum ar fi autentificarea cu mai mulți factori.
• Microsoft Azure oferă o gamă largă de servicii cloud, inclusiv analiză, stocare și rețea.
• SAP : este un alt exemplu de portal de întreprindere care facilitează alinierea oamenilor și a proceselor de afaceri peste granițele organizaționale și tehnice.
  

Instrumente de programare și planificare

Instrumentele de programare și planificare sunt concepute pentru a vă ajuta să determinați momentul potrivit pentru a furniza un anumit conținut unui public țintă. Cu alte cuvinte, ce îi spui publicului țintă și când? Acest lucru poate crește relevanța companiei dvs. pentru publicul său. De asemenea, vă permite să ajungeți la un public țintă atunci când sunt online, chiar dacă este incomod pentru dvs.

Unele instrumente populare de programare și planificare includ următoarele:

• Sprout Social este un instrument de management al rețelelor sociale. Vă permite să planificați și să programați conținut pe toate profilurile de rețele sociale și să vizualizați totul dintr-un singur calendar.
• Hootsuite vă permite să programați în bloc postări pe rețelele sociale pe mai multe platforme în același timp sau în momente diferite.
• Outlook a fost un instrument folosit în mod obișnuit de ani de zile și, ca urmare, este uneori trecut cu vederea în favoarea ofertelor mai noi. Acesta ajută la programarea e-mailului și poate ajuta la crearea, planificarea și gestionarea sarcinilor. Centralizează și afișează sarcinile într-un calendar
  

Instrumente CRM

CRM se referă la managementul relațiilor cu clienții. Instrumentele care oferă capabilități CRM ajută la furnizarea de servicii de management pentru toate relațiile de afaceri cu clienții existenți și potențiali. În esență, un instrument CRM este o bază de date în care puteți stoca informații de contact, cum ar fi un nume, o adresă de e-mail și numere de telefon de la clienții anteriori, potențiali potențiali existenți și datele de contact ale oricui pe care le utilizați în scopuri comerciale. Desigur, acest lucru ar trebui stocat în siguranță, iar datele utilizate în mod etic.

Deoarece un CRM este mediul de gestionare a datelor și de raportare în care sunt înregistrate o mare parte din activitățile de vânzări și comerciale, este adesea sursa unică de adevăr pentru funcțiile de vânzări și marketing ale multor afaceri. Atunci când este combinat cu o campanie și datele de trafic pe site-ul web, un CRM poate oferi o imagine clară a întregului ciclu de vânzări digitale, prezentând mai multe puncte de contact pentru clienți, toate acestea putând ajuta specialiștii în marketing digital să tragă concluzii mai bune, să decidă cursuri eficiente de acțiune și să optimizeze performanța generală.

În mod obișnuit, datele conținute în CRM-ul dvs. sunt colectate online în locuri cum ar fi un site web, canale de rețele sociale sau formulare pentru clienți de campanie. Sistemele CRM sunt utile pentru companiile de comerț electronic pentru a le ajuta să gestioneze și să segmenteze datele clienților și listele de e-mail, precum și pentru companiile care generează solicitări de contact sau colectează clienți potențiali pentru a vinde prin telefon. Ca și în cazul tuturor colectării de date, acuratețea datelor colectate va avea un impact asupra tipurilor de decizii care pot fi luate din aceasta.

CRM-urile creează adesea diferența dintre activitățile online de generare de clienți potențiali și conversațiile de vânzări offline la telefon, de exemplu. La scară, datele dintr-un CRM pot oferi informații despre căile de conversie și pot identifica tendințele și modelele pentru clienți. Acest lucru se datorează faptului că toate detaliile de contact și punctele de interacțiune cu clienții de la interesul inițial (când sunt un client potențial) până la vânzarea finală (când devin client) sunt urmărite și pot fi raportate în timp. Această funcție este crucială pentru a ajuta la identificarea tendințelor și la descoperirea perspectivelor.

În CRM-urile moderne, datele surselor canalului sunt înregistrate și asociate cu detaliile de contact, permițându-vă să vedeți ce canale și campanii generează clienți potențiali, precum și câți dintre acești clienți potențiali devin vânzări. Aceste informații sunt utile pentru a ajuta la formularea deciziilor în legătură cu planificarea canalului, bugetarea, timpul, efortul și prioritizarea resurselor. Poate identifica care canale generează cele mai multe clienți potențiali și vânzări pe care să se concentreze cel mai mult.

Social CRM

Social CRM este o strategie bazată pe instrumente, care implică aplicarea unei abordări colaborative, atât pe plan intern, cât și extern, pentru implicarea și interacțiunile clienților. Social CRM-urile sunt mai mult decât o simplă bază de date de contacte, ele urmăresc să arate modul în care contactele sunt conectate între ele, astfel încât să puteți folosi aceste relații în strategia dvs.

Adesea, specialiștii în marketing digital vor combina și compara datele CRM cu platformele sociale și datele de analiză a site-urilor web pentru a crea o viziune holistică a interacțiunilor clienților. Acest lucru este finalizat prin importul de date de analiză și platformă într-un CRM și combinarea fluxurilor de date într-un instrument de business intelligence sau foaie de calcul. Scopul este de a crea o imagine completă a tuturor canalelor și punctelor de contact care conduc vânzările și veniturile înregistrate într-un CRM.

Trecând dintr-o perspectivă de marketing (generare de clienți potențiali și date de trafic) la partea vânzărilor, este important să recunoaștem că pot exista mai multe părți interesate într-o decizie de cumpărare. Prin crearea unui proces social CRM, puteți identifica persoanele „din jurul” unui cumpărător țintă care interacționează cu decizia. Prin crearea de relații și asocieri între date și contacte într-un CRM, puteți crea campanii pentru a-ți implica clienții potențiali pe baza unor relații precum cine raportează cumpărătorului țintă (echipa lor) și cui raportează cumpărătorul țintă (șeful lor). Prin identificarea asocierilor dintre datele dintr-un CRM, puteți potrivi punctele de contact ale clienților cu părțile interesate și puteți lua decizii care pot simplifica procesul de vânzări cu o planificare mai bună a campaniei.

Beneficiile utilizării CRM pentru business intelligence

Beneficiile utilizării unui CRM pentru business intelligence (BI) includ:

• O mai bună gestionare a vânzărilor: conductele și canalele de vânzări pot fi mapate și gestionate eficient între echipele și produsele de vânzări.
• Conversii crescute: identificarea locațiilor, a surselor de trafic și a tipurilor de clienți vă permite să aveți conversații de vânzări mai eficiente.
• Serviciu îmbunătățit pentru clienți: gestionarea interogărilor și a interacțiunilor cu clienții creează o imagine istorică a interacțiunilor cu clienții, care poate fi folosită pentru a îmbunătăți performanța serviciului pentru clienți.
• Satisfacție mai mare a clienților: interacțiunile optimizate ale clienților cu personalul de vânzări și asistență, folosind automatizarea răspunsurilor și analizele pot fi utilizate pentru a îmbunătăți CX-ul general.
• Vizibilitate interdepartamentală mai mare asupra interacțiunilor cu clienții: deoarece este o singură sursă de adevăr pentru multe organizații, toate departamentele pot face referire și utiliza datele CRM.
  

Instrumente de planificare a resurselor întreprinderii

Pentru organizațiile mai mari, instrumentele de planificare a resurselor întreprinderii (ERP) pot ajuta la creșterea eficienței utilizând date, colaborare și funcționalitate de automatizare.

Software-ul ERP permite organizațiilor să gestioneze activitățile de zi cu zi, cum ar fi contabilitatea, achizițiile, managementul proiectelor, managementul riscului și conformitatea, gestionarea stocurilor și operațiunile lanțului de aprovizionare într-un singur instrument digital sau mediu software.

Avantajul utilizării unui ERP este că poate ajuta la gestionarea proceselor de afaceri împreună în diferite echipe, departamente și funcții. Facilitează conectarea fiecărui aspect al organizației și permite comunicarea îmbunătățită și colectarea de date pentru raportare și optimizarea afacerii. Atunci când afacerile sunt destul de mari, poate fi dificil să identificăm problemele și să rămâi la curent cu operațiunile de afaceri la un nivel care este gestionabil și are posibilitate de a crește performanța. Utilizarea funcționalității de colaborare ERP, a datelor și a raportării poate simplifica acest lucru pentru organizațiile mari și le permite să-și gestioneze și să-și dezvolte operațiunile într-un mod eficient.

Instrumente software HR

În timp ce instrumentele software ERP pot ajuta la gestionarea mai multor sarcini de resurse umane, există, de asemenea, diverse software de HR autonome pentru organizații.

Unele instrumente software de management HR populare includ HRM Direct și Tribe HR. Atât acestea, cât și alte instrumente, pot ajuta funcțiile HR în următoarele domenii:

• Gestionarea contractelor
• Detalii de plată
• Urmărirea timpului și a prezenței
• Raportare și recenzii ale angajaților
• Optimizarea resurselor

În calitate de strateg, o parte a rolului tău este să folosești datele și urmărirea pentru a identifica oportunitățile potențiale de a maximiza disponibilitatea resurselor umane și abilitățile pentru planificarea ta.

În funcție de cerințele, bugetul disponibil și dimensiunea unei organizații, merită să explorați unele dintre instrumentele disponibile pentru a înțelege mai bine cum să optimizați echipa și aspectul uman al strategiei dvs. de marketing digital.