Cum se definește un proces de flux de lucru

Te întrebi cum vei duce la bun sfârșit acel proiect? În primul rând, trebuie să definiți un proces de flux de lucru. Citiți mai jos pentru a afla cum.

Ce este un proces de flux de lucru?

Fluxul de lucru este procesul de definire, execuție și automatizare a proceselor de afaceri în care sarcinile, informațiile și documentele sunt transmise de la o persoană la alta pentru acțiune conform unui set de reguli de management al proceselor de afaceri. Presupune munca de catre una sau mai multe persoane si transforma materiale, informatii sau servicii.

Software-ul de management al proiectelor permite automatizarea fluidă a fluxului de lucru. ProjectManager este un software de gestionare a lucrărilor și a proiectelor cu fluxuri de lucru personalizate și aprobări de sarcini pentru a adăuga eficiență, menținând în același timp calitatea. Setați cât mai mulți declanșatori aveți nevoie pentru fiecare proces și coordonați acțiunile pentru a schimba starea, prioritatea, persoana desemnată și multe altele. Utilizând aprobările sarcinilor, alegeți cine are autoritatea de a face acele modificări pentru a controla procesul. Începeți gratuit astăzi.

Procesul fluxului de lucru vs. Procesul de afaceri

Procesele de flux de lucru și procesele de afaceri sunt legate, dar nu sunt una și aceeași. Un proces de flux de lucru este automatizarea unui proces de afaceri care poate fi complet automatizat sau pur și simplu parte a procesului automatizat. Procesul poate include documente, informații sau sarcini care trec prin proces conform unui set de reguli procedurale.

Un proces de afaceri, totuși, este un set de una sau mai multe proceduri sau activități legate care împreună vă ajută să realizați un obiectiv de afaceri sau un scop de politică. Acest lucru este de obicei în contextul unei structuri organizaționale care definește roluri și relații. Vă puteți gândi la el ca la un proces care este aplicabil unui alt proces.

Pe scurt, un proces de business este legat de o activitate care poate fi manuală sau automatizată și realizează un obiectiv de business. Un proces de flux de lucru este un proces de afaceri care este complet sau parțial automatizat. Reprezintă o abordare și o tehnologie pentru automatizarea sarcinilor într-un context de afaceri. Un proces de afaceri este mai generic și implică de obicei un flux complicat de sarcini automate și manuale.

Înrudit: Cum se creează o diagramă a fluxului de lucru

Începe cu sfârșitul în minte

Când vă gândiți pentru prima dată la un flux de lucru, doriți să începeți cu sfârșitul în minte. Aceasta înseamnă că trebuie să priviți spre obiectivul final și apoi să lucrați înapoi, astfel încât să puteți găsi calea corectă pentru a ajunge acolo. Acest lucru vă va ajuta să vă determinați procesul fluxului de lucru.

Din această perspectivă, veți dori să vă puneți câteva întrebări, cum ar fi: care sunt procesele, fluxurile de lucru și sistemele necesare pentru a ajunge la punctul final al proiectului și care sunt cele mai bune practici de utilizat? Veți dori să creați o listă de verificare și să puneți întrebări. Rețineți cu cine vă veți asocia și decideți ce echipă de conducere va conduce întregul efort.

Cum să vă definiți fluxul de lucru

Definirea unui flux de lucru pentru proiectul dvs. este piatra de temelie a managementului muncii. Iată trei sfaturi pentru a o face corect:

1. Creați o diagramă realistă a fluxului de lucru și implicați oamenii care fac munca.
2. Obțineți acceptarea din partea echipei, solicitați-i să se semneze și apoi să adopte planul pentru proiect.
3. Potriviți procesul de flux de lucru cu o funcționalitate a instrumentului, astfel încât procesul să conducă selecția instrumentului, și nu invers.

Există multe beneficii de a urma acest curs. Îți va îmbunătăți productivitatea, va reduce erorile pe măsură ce lucrezi la proiect, te va ajuta să scapi de stres și să te mențină constant.

Automatizarea proceselor fluxului de lucru

După ce ați definit fluxul de lucru, veți dori să îl faceți mai eficient. O modalitate de a face acest lucru este automatizarea fluxului de lucru. Ajută la eficientizarea fluxului de lucru intern eliminând o mare parte din introducerea manuală a datelor și gestionarea cererilor.

Automatizarea vă va permite, de asemenea, să urmăriți starea sarcinilor, cum ar fi dacă sunt finalizate, în așteptare sau în curs. Dacă software-ul dvs. este bazat pe cloud, cum ar fi ProjectManager, atunci aceste actualizări de stare sunt înregistrate în timp real, adăugând mai multe eficiențe.

Software-ul cu funcții de automatizare poate ajuta, de asemenea, echipele să rămână în sarcină. Când starea este întârziată sau se apropie un termen limită, o notificare automată poate fi trimisă prin e-mail membrului echipei responsabil de respectiva sarcină. La fel de important, atunci când sarcina este finalizată, echipa este notificată, ajutând la ușurarea tranziției de la o sarcină la alta.

Șabloane gratuite pentru a ajuta la procesul de flux de lucru

Procesul fluxului de lucru implică automatizare și pentru ca asta să funcționeze aveți nevoie de software. Dar nu toată lumea este încă pregătită pentru această actualizare. Dacă sunteți încă pe gard, atunci avem șabloane gratuite de management de proiect care vă pot ajuta cu procesul de flux de lucru. Iată câteva dintre zecile pe care ProjectManager le oferă gratuit pe site-ul nostru.

Șablon matrice RACI

Înainte de a putea crea un proces de flux de lucru, trebuie să înțelegeți cine ce face în echipa dvs. Organizarea echipei se realizează cu ajutorul șablonului nostru gratuit RACI matrice pentru Excel. Puteți folosi șablonul gratuit pentru a colecta membri ai echipei în categoriile care corespund acronimului: responsabil, responsabil, consultat și informat.

Șablon de comandă de lucru

Dacă procesul dvs. de flux de lucru implică persoane din afara organizației dvs., veți avea nevoie de șablonul nostru gratuit de comandă de lucru pentru Excel. Acesta acoperă forța de muncă, uneltele și materialele necesare pentru a finaliza lucrarea cu instrucțiuni despre ceea ce trebuie făcut, cât va costa, termenul limită pentru finalizarea lucrării și cui i se atribuie sarcinile.

Șablon de plan de sprint agil

Este posibil ca echipele să nu funcționeze în același mod în care îl planifică managerii, motiv pentru care trebuie să le vorbiți limba. Dacă lucrați într-un mediu agil, utilizați șablonul nostru gratuit de plan de sprint agil. Oferă echipei tale flexibilitatea inerentă agilă cu sprinturile sale scurte, iterative, care durează doar câteva săptămâni.

Cum ProjectManager îmbunătățește procesul de flux de lucru

ProjectManager este un software de management de proiect care automatizează o mare parte a muncii manuale pentru a vă face fluxul de lucru mai productiv. Software-ul nostru alertează membrii echipei alocate când se apropie termenele limită, asigurându-ne că toată lumea este la curent cu programul și menține proiectul pe drumul cel bun.

Creați fluxuri de lucru pe panouri Kanban

Avem funcții care adaugă eficiență fluxului de lucru, cum ar fi panouri kanban care vizualizează fluxul de lucru. La fel ca o tablă kanban tradițională, puteți avea trei coloane: de făcut, de făcut și de făcut. Sub fiecare dintre acestea sunt carduri sunt sarcinile individuale care pot fi atribuite membrilor echipei. Aceste carduri pot fi etichetate pentru o filtrare ușoară, iar comentariile și documentele pot fi adăugate pentru o mai bună colaborare.

Cardurile pot fi extinse pentru a arăta și mai multe detalii despre sarcină. Vizualizarea extinsă arată orele lucrate, puteți crea o listă de activități și multe altele. Dacă doriți să atrageți un alt membru al echipei care nu este atribuit sarcinii, trebuie doar să-i etichetați și vor fi notificați prin e-mail.

Urmăriți progresul pe tablouri de bord

Fluxul de lucru trebuie analizat pentru a-l optimiza, un alt domeniu în care ProjectManager poate ajuta. Puteți vedea cum progresează proiectul dvs. în timp real cu ajutorul tabloului de bord al proiectului. Vă urmărește toate sarcinile într-o singură vizualizare, arătându-vă procentul de finalizare. De asemenea, puteți vedea fluxul de lucru al echipei dvs. și puteți monitoriza progresul acestora.

ProjectManager are instrumentele necesare pentru a face acest lucru și multe altele atunci când planificați, urmăriți și raportați proiectul dvs. Vedeți cum vă poate ajuta fluxul de lucru și multe altele, luând astăzi această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.

Urmăriți acest videoclip pentru a afla mai multe despre procesul de flux de lucru

ProjectManager are videoclipuri tutorial pentru a extinde biblioteca noastră mare de postări de blog despre fiecare aspect al managementului de proiect. În acest scurt videoclip de instruire, Jennifer Bridges, PMP, definește ce este un proces de flux de lucru.

Iată o captură de ecran pentru referință!

Multumesc pentru vizionare!

Transcriere:

Astăzi vorbim despre cum să definim un proces de flux de lucru. Ei bine, de multe ori, atunci când gestionați o nouă inițiativă sau un nou proiect, trebuie să definiți un nou proces pentru a finaliza munca.

Ei bine, uneori este mai ușor de spus decât de făcut. Dacă te uiți la o nouă inițiativă sau un nou proiect, există mai mulți jucători implicați, așa că poți avea un manager de proiect sau mai mulți manageri de proiect, ai diferiți membri ai echipei, de multe ori ai designeri, parteneri, clienți, contractori și chiar furnizori.

Și cu asta, unele dintre provocările care apar sunt că ai de-a face cu procese moștenite, poate cu lucruri care au fost făcute în trecut, așa că uneori oamenii se țin cam așa cum era înainte. Și apoi ați avut procese diferite, așa că mai ales dacă aceștia sunt terți sau poate furnizori, ei au propriul lor proces.

Deci este dificil să încerci să-i faci pe toți să vorbească în aceeași limbă sau să facă lucrurile în același mod. Și apoi, uneori, unii dintre acești jucători nu au procese deloc, iar apoi unii oameni au procesele lor proiectate în funcție de instrument, ceea ce face dificil uneori obținerea rezultatelor.

Deci, atunci când proiectăm un proces de flux de lucru, vrem să începem cu sfârșitul în minte. Deci ce înseamnă asta? Aruncăm o privire la modul în care funcționăm acum față de modul în care vrem să funcționăm în viitor. Și deci trebuie să ne uităm la ce trebuie să facem nou sau diferit?

Așadar, unele dintre lucrurile pe care vrem să le analizăm sunt definirea cum arată procesele, fluxurile de lucru și sistemele, cele mai bune practici, lista de verificare, ce întrebări trebuie să ne punem, ce parteneri trebuie să avem la bord și ce înseamnă echipa de conducere trebuie să arate ca. Dar astăzi, în sesiunea de tablă de astăzi, vreau să mă concentrez pe fluxul de lucru.

Deci, să începem prin a ne uita la ce este cu adevărat un flux de lucru. Este definirea, execuția și automatizarea proceselor de afaceri în care sarcinile, informațiile și documentele sunt transmise de la o persoană la alta conform unui set de reguli procedurale. Iar munca poate fi realizată de una sau mai multe persoane și transformă materiale, informații sau servicii. Practic, ne uităm la cum funcționează fluxul de lucru?

Deci haideți să vorbim despre cum definim unul. Deci, acesta este la un nivel foarte înalt, dar cei trei pași principali sunt, în primul rând, crearea unei diagrame a fluxului de lucru. Deci este literalmente o diagramă a modului în care această muncă trece de la o persoană la alta sau de la un grup la altul. Și, desigur, vă puteți imagina că poate ajunge la un nivel foarte detaliat. Dar lucrul important de reținut este să implici oamenii care fac munca, astfel încât să fie realist.

Și apoi, în al doilea rând, odată ce ați finalizat diagrama, doriți să socializați cu întreaga echipă și să vă asigurați că există acceptare, să vă asigurați că nu există lacune și să vă asigurați că, din nou, este realistă. Doriți ca toată lumea să semneze procesul, să-l adopte și să-l implementeze în cadrul proiectului sau inițiativă.

Și apoi pe a treia, potriviți procesul fluxului de lucru cu funcționalitatea instrumentului. Aici, vrem să lăsăm procesul să conducă instrumentul. Dar din nou, uneori oamenii spun: „Ei bine, asta nu este în lumea reală”, pentru că de multe ori acel instrument este selectat sau deja folosit de o corporație. Dar cu asta, vrem să folosim bunul simț.

De asemenea, vrem... puteți vedea cât de importante sunt instrumentele de management de proiect. Și cu asta, folosind instrumentele pe care vrem să automatizăm cât mai mult posibil. Prin urmare, oamenii care fac munca pot face ceea ce fac ei cel mai bine și asta este treaba. Și apoi... deci care sunt beneficiile tuturor acestor lucruri? Îmbunătățește cu adevărat productivitatea, reduce erorile, elimină stresul și menține lucrurile consistente între inițiativă sau proiect.

Deci, dacă aveți nevoie de un instrument care vă poate ajuta cu procesul de flux de lucru, atunci înscrieți-vă pentru software-ul nostru acum la ProjectManager.