Ghid de contabilitate și evidență pentru comerțul electronic pentru cele mai bune practici

Pe măsură ce începeți afacerea dvs. online și căutați modalități de a vă eficientiza compania, veți descoperi că contabilitatea și evidența comerțului electronic sunt esențiale.

De la ținerea evidenței vânzărilor tale zilnice până la existența unor evidențe adecvate pentru timpul fiscal, gestionarea cărților nu ar trebui să fie niciodată pusă pe margine. Păstrarea înregistrărilor dvs. corecte și exacte vă asigură că afacerea dvs. funcționează eficient și legal.

Software-ul de contabilitate pentru comerțul electronic vă poate ajuta doar atât de mult.

Indiferent dacă vindeți pe Amazon sau vă conduceți propriul site Shopify, trebuie să învățați elementele de bază ale contabilității.

Contabilitatea comerțului electronic și principiile de bază ale afacerilor

Contabilitatea și evidența contabilă sunt concepte diferite, dar ambele sunt la fel de importante pentru a ține evidența afacerii tale. Aceste sarcini obositoare s-ar putea să nu fie cele mai interesante lucruri pe care proprietarii de afaceri mici le pot gestiona. Acesta este motivul pentru care mulți vânzători de comerț electronic externalizează aceste sarcini pentru ca alții să le facă pentru ei.

Indiferent dacă vă ocupați singur de sarcinile contabile și de evidență contabilă sau externalizați aceste locuri de muncă altora, știți că aceste sarcini sunt esențiale pentru orice afacere, deoarece păstrează înregistrările de afaceri actualizate și precise.

Care este diferența dintre contabilitate și contabilitate?

Există o diferență distinctă între contabilitate și contabilitate. Cu toate acestea, aceste două concepte merg mână în mână atunci când vă derulați afacerea de comerț electronic. Contabilitatea este înregistrarea tranzacțiilor financiare ale unei întreprinderi. Contabilitatea, pe de altă parte, este interpretarea acelor tranzacții comerciale.

Cu evidența comerțului electronic, proprietarii de afaceri sau un contabil angajat țin evidența vânzărilor, achizițiilor și plăților. Contabilitatea este modul în care compania dumneavoastră notează toate costurile și veniturile. Este, de asemenea, o modalitate pentru tine de a fi cu ochii pe cheltuielile și profiturile afacerii și de a avea înregistrări ale acestor tranzacții.

Contabilitatea este procesul de luare a evidențelor contabile și de organizare a datelor. Această procedură se aplică indiferent dacă vindeți pe WooCommerce sau pe o piață precum Amazon sau Etsy.

În esență, urmărește și organizează:

• Comenzile de vânzări
• Facturi
• Bonuri de vânzări
• declaratii bancare
• Extrase card de credit

Contabilitatea este acțiunea de a interpreta, analiza, clasifica, raporta și rezuma cifrele. Nu este suficient să documentezi cheltuielile și veniturile. Trebuie să analizați cifrele pentru a vedea dacă obțineți profit sau pierdeți bani. Cu aceste răspunsuri, proprietarul comerțului electronic poate găsi cea mai bună modalitate de a-și continua afacerea.

Atunci când utilizați contabilitatea și evidența contabilă împreună, puteți urmări cifrele dvs. financiare. De asemenea, veți avea o imagine clară a situației financiare a afacerii dvs.

Cum să păstrați cele mai exacte date financiare

Pentru a ști cum merge afacerea ta din punct de vedere financiar, trebuie să ții evidențe exacte. Când faceți acest lucru, puteți extrage cu ușurință cifre și date atunci când este necesar. Menținerea unor rapoarte financiare exacte vă asigură legalitatea afacerii. Vă permite să raportați cifre reale și precise când trece timpul fiscal.

Pe măsură ce vă străduiți să obțineți cele mai precise date financiare și să vă îndepliniți sarcinile de contabilitate și contabilitate, faceți următoarele:

1. Creați o foaie de parcurs financiară
2. Alegeți o metodă contabilă
3. Urmăriți achizițiile și inventarul
4. Păstrați evidența salariilor și a impozitelor pe salarii
5. Pregătiți o situație financiară
6. Depuneți taxe folosind documentele dvs
7. Obțineți ajutor atunci când aveți nevoie

Crearea unei foi de parcurs financiare cu un plan de conturi

Când începeți să vă ocupați de sarcinile de contabilitate și evidență pentru afacerea dvs. de comerț electronic, probabil că veți fi copleșit. La urma urmei, există o mulțime de figuri cu care trebuie să te confrunți în acest rol. Cel mai bun mod de a organiza elementele contabile și contabile este să le puneți într-o formă pe care o puteți înțelege. Acest lucru este posibil prin crearea unei foi de parcurs financiare cu un plan de conturi sau un registru general.

Acest plan de conturi clasifică cifrele în zone specifice și le organizează sub formă de listă. Această strategie vă ajută să identificați fiecare cheltuială sau profit și să le plasați într-o anumită categorie de afaceri. Planul dvs. de conturi poate include:

• Numărul de articol
• Numele tranzacției
• Tipul tranzacției
• Descriere
• Soldul tranzacțiilor bancare

Modul în care vă organizați planul de conturi va depinde de afacerea dvs. și de secțiunile pe care le includeți. De asemenea, software-ul dvs. de contabilitate și contabilitate ar putea include categoriile necesare pentru dvs.

Indiferent de modul în care vă organizați planul de conturi, doriți să vă asigurați că este un grafic actualizat în timp real. Cu alte cuvinte, de fiecare dată când vinzi un produs și ești plătit, vrei ca aceste numere să apară imediat. De asemenea, cheltuielile plătite ar trebui adăugate imediat.

Dacă aveți o afacere mică sau mijlocie și doriți un software care să vă ajute în această sarcină, Quickbooks Online este o opțiune de luat în considerare. Alte opțiuni de contabilitate în cloud includ:

• Freshbooks
• Xero
• Și altele

Acest program software vă va organiza planul de conturi și vă va ajuta să vă îmbunătățiți fluxul de numerar. Acest program este ideal pentru cei cunoscători de tehnologie care au nevoie de abilitățile de organizare și matematică ale unui program software pentru a ajuta la această sarcină. Utilizarea unui program software pentru planul de conturi va face, de asemenea, mai puțin probabil să apară erorile umane.

Odată ce știi cum să-ți ții evidențele organizate, este timpul să treci la pasul următor, alegând o metodă de contabilitate.

Alegerea unei metode contabile

Înainte de a începe să introduceți numere în planul de conturi, trebuie să decideți cum veți urmări veniturile și cheltuielile.

Două metode de contabilitate primară includ baza de numerar și baza de angajamente.

Baza de numerar

Un sistem de contabilitate pe bază de numerar este atunci când înregistrați vânzările și cheltuielile atunci când banii ajung în contul dvs. bancar de afaceri sau îl părăsesc. Înregistrați această cifră atunci când primiți numerarul în mână sau l-ați trimis pentru plată.

Baza de angajamente

Un sistem de contabilitate pe baza de angajamente este în vigoare atunci când cifrele sunt introduse în planul dvs. de conturi în momentul în care tranzacția a avut loc. Nu este atunci când banii sunt primiți în mână sau trimiși pentru plată.

Metoda de contabilitate pe care o alegeți este cea pe care o veți continua să o utilizați atunci când înregistrați tranzacțiile financiare pe drum.

Urmărirea fluxului de numerar: achiziții și inventar

Sarcinile contabile și contabile implică urmărirea achizițiilor și a inventarului la fiecare pas. Trebuie să știi cât de mult stoc vinzi și ce a mai rămas în stoc. În acest fel, știi că vânzările tale sunt contabilizate și, de asemenea, știi când este timpul să comanzi mai multe produse.

Pe măsură ce înregistrați cât de mult din inventarul dvs. a fost vândut, trebuie să calculați prețul pentru fiecare articol vândut pentru a păstra o contorizare adecvată. De exemplu, trebuie să rețineți că ați vândut un număr „x” de hanorace la prețul „y” per hanorac.

Un alt pas necesar în urmărirea achizițiilor și a stocurilor este analiza pragului de rentabilitate. Analiza pragului de rentabilitate este un calcul financiar care determină numărul de produse și servicii pe care trebuie să le vinzi pentru a-ți acoperi costurile. De exemplu, este posibil să trebuiască să vindeți 200 de unități din inventarul dvs. pentru a plăti taxa de depozitare aferentă lunii.

Utilizarea unui calculator de prag de rentabilitate vă poate ajuta să determinați dacă vânzările dvs. vor fi suficiente pentru a vă acoperi costurile și în ce măsură. Cu acest calculator, vei putea să-ți dai seama câte produse trebuie să vinzi pentru a ajunge la rentabilitate. Veți ști, de asemenea, câte produse trebuie să vindeți pentru a atinge profitul brut țintă.

Înțelegerea costului mărfurilor vândute

Există patru factori de luat în considerare atunci când vă urmăriți achizițiile și valoarea inventarului. Acestea includ:

• Vânzări: Urmăriți-vă fluxul de numerar sub formă de vânzări. Vrei să știi cât de bine se descurcă compania ta și dacă faci bani sau îi pierzi. Datele de vânzări vă vor ajuta să faceți toate acestea.
• Reduceri: luați în considerare orice reduceri pe care le oferiți la produsele pe care le vindeți. Această diferență de preț va afecta rezultatul final.
• Retururi: urmăriți retururile, atât din motive monetare, cât și din motive de stoc.
• Active: activele pot include numerar, inventar și orice altceva din afacerea dvs. cu valoare monetară.

Urmărirea atentă a acestor articole și urmărirea lor adecvată vă va menține înregistrările exacte. De asemenea, vă va oferi o reprezentare adecvată a afacerii dvs. Trebuie să știți ce produse vin și pleacă în afacerea dvs. de comerț electronic. De asemenea, trebuie să știți cât de mult valorează toate acestea.

Conturile de încasat reprezintă un concept esențial în această secțiune. Este procesul de trimitere și urmărire a facturilor dacă facturile sunt sau nu plătite. Conturile de încasat, cum ar fi plățile cu cardul de credit, reprezintă venituri la momentul vânzării.

Atribuțiile pentru conturile de încasat sunt sarcini care au fost efectuate manual în trecut. Aceasta a fost o sarcină extrem de oportună. Astăzi, multe programe software de contabilitate pentru comerțul electronic includ funcții utile pentru conturi de încasat.

Integrarea platformei

Cu integrările potrivite de platformă, vă puteți urmări cu ușurință vânzările, returnările și alte cifre. Tot software-ul dvs. ar trebui să se integreze astfel încât compania dvs. să funcționeze ca o mașină bine unsă.

Când alegeți un software de contabilitate de comerț electronic, luați în considerare modul în care funcționează cu platformele dvs. de comerț electronic și on-line online. Aveți nevoie de toate platformele dvs. de comerț electronic să funcționeze împreună pentru a duce la cele mai eficiente rezultate.

Salarizare și impozite pe salarii

În calitate de antreprenor de comerț electronic, te vei întâlni față în față cu taxele pe salarii și taxele pe salarii. Este inevitabil dacă ai angajați care lucrează pentru tine. Din fericire, tehnologia face această sarcină dificilă puțin mai ușoară.

Dacă aveți angajați, trebuie să urmăriți procesarea salariilor și impozitele pe salarii. Cu toate acestea, dacă doriți să adoptați o abordare fără mâini, puteți angaja un contabil sau un contabil care să o facă pentru dvs.

Dacă doriți să o faceți singur, există o mulțime de programe software care să vă ghideze pe parcurs. Țineți cont de următorii factori:

• Urmăriți angajații dvs. de la distanță prin intermediul software-ului de contabilitate și contabilitate.
• Asigurați-vă că programul ales de dvs. se ocupă de salarii și taxe pe salarii.
• Verificați pentru a vă asigura că acest software de salarizare se integrează cu celelalte platforme ale dvs.

Când aveți sistemul potrivit de urmărire a taxelor pe salarii și a impozitelor pe salarii, puteți păstra documentele la zi. Acest lucru vă asigură că membrii echipei dvs. muncitoare sunt plătiți la timp și li se vor scoate taxele. Veți avea, de asemenea, înregistrări utile la care să faceți referire atunci când timpul de impozitare se apropie și vă pregătiți documentele fiscale anuale.

Întocmirea situațiilor financiare

Situațiile financiare sunt următoarea piesă a puzzle-ului contabilității și contabilității. Aceste cerințe constau din trei domenii principale, inclusiv principiile contabile general acceptate (GAAP)/standardele de contabilitate, situațiile de profit și bilanțul.

Toate cele trei instrumente vă vor ajuta să vă organizați veniturile și cheltuielile. Aceste articole identifică ce intră în compania ta și ce iese, în plus, pun totul într-un format ordonat.

Software-ul de contabilitate și contabilitate pentru comerțul electronic vă poate ajuta cu aceste sarcini contabile și vă poate face viața mai ușoară și mai organizată în general.

GAAP/Standarde de contabilitate

GAAP este un set comun de principii contabile. Aceste standarde și proceduri sunt instituite de Consiliul pentru Standarde de Contabilitate Financiară (FASB).

Cu GAAP, proprietarii de afaceri de comerț electronic trebuie să potrivească fiecare cheltuială cu veniturile asociate. De asemenea, valoarea de inventar trebuie urmărită de la punctul de producție până la punctul de vânzare.

Un sistem solid de gestionare a stocurilor va ajuta să țină evidența stocurilor de la producție până la vânzare.

Adeverinta de venit

Declarația de profit și pierdere, numită și declarație de profit și pierdere, indică modul în care se descurcă financiar afacerea dvs. pe o anumită perioadă, cum ar fi câteva luni sau un an. Acest document urmărește vânzările și cheltuielile și vă arată diferența dintre cele două articole, venitul dvs. net.

Declarațiile de venit sunt utile pentru a afla tendințele vânzărilor, pentru a prezice performanța viitoare și pentru a vă monitoriza indicatorii cheie de performanță (KPI). Acestea vor include costul bunurilor vândute sau costul vânzărilor, astfel încât să puteți vedea ce venituri aveți din vânzări.

Sfat pro: în calitate de CEO/CFO, asigurați-vă că înțelegeți costurile de achiziție a clienților. Nu poți lăsa asta în seama unui serviciu de contabilitate.

Marja dintre costul mărfurilor vândute și profitul net ar trebui să fie stabilă și previzibilă. Și amintiți-vă întotdeauna să înregistrați costul mărfurilor vândute atunci când vindeți fiecare bucată de stoc. Procedând astfel, vă asigurați că declarația dvs. de venit este corectă.

Bilanț

Bilanțul este cel care ține evidența averii afacerii tale pe toată durata de viață a companiei. Acest document contabil este imaginea de ansamblu în comparație cu contul de profit și pierdere.

Bilanțul evidențiază sănătatea financiară pe termen lung a companiei dvs., astfel încât să puteți vedea cât de bine se descurcă compania dvs. în prezent și cum se compară aceasta cu anii anteriori de activitate.

Acest document acoperă active, pasive și capitaluri proprii. Activele sunt elemente de valoare pe care le dețineți, pasivele sunt datoriile dvs., iar capitalul propriu este diferența dintre aceste două elemente.

Activele vin sub diferite forme, inclusiv:

• Bani gheata
• Creanțe de încasat
• Stoc
• Clădiri
• Echipamente
• Asigurare platita

Datoriile includ, de asemenea, destul de multe elemente, cum ar fi:

• Creanțe
• Taxe plătibile
• Salariile de plătit
• Împrumuturi de plătit
• Dobândă
• Cheltuieli de plătit
• Contracte de leasing de echipamente

Ar trebui să revizuiți toate aceste elemente pentru a determina sănătatea financiară generală a companiei dvs.

Situația fluxurilor de trezorerie

Situația fluxurilor de numerar este deosebit de importantă dacă vă implicați în orice activitate de finanțare, cum ar fi investiții sau împrumuturi.

Acest document extrem de util ține evidența numerarului și a echivalentelor de numerar care vin în magazinul dvs. online și ies, de asemenea.

Declarația fluxului de numerar vă ajută să înțelegeți cât de mult flux de numerar liber are la dispoziție compania dvs.

Depunerea taxelor

Plata taxelor este ceva ce va trebui să faceți în mod continuu ca afacere de comerț electronic. Vă puteți ocupa singur de această sarcină sau puteți angaja pe cineva care să facă taxele în locul dvs.

Hai sa recunoastem. Plata taxelor este o sarcină obositoare, dar trebuie să o faci. Și când sezonul fiscal se întinde și vă depuneți declarațiile fiscale, asigurați-vă că sunt corecte și complete.

În funcție de locația dvs., probabil veți plăti taxe federale, de stat și alte taxe. În plus, va trebui să plătiți taxa pe vânzări pe care o colectați de la clienți către entitățile guvernamentale potrivite. De obicei, platformele de comerț electronic includ o porțiune de taxă pe vânzări și colectează această taxă de la clienți atunci când vă cumpără produsele.

Acestea fiind spuse, probabil că veți avea contabilul să se ocupe de partea de impozit pe vânzări la celălalt capăt, când va veni timpul să o plătiți guvernului pentru respectarea taxei pe vânzări. Contabilul vă va anunța, de asemenea, dacă există o legătură cu taxele pe vânzări și cine primește taxa colectată din vânzare. Trebuie să respectați legile privind impozitul pe vânzări, așa că asigurați-vă că știți pe cine trebuie să plătiți și cât datorați. Acest lucru este valabil și atunci când vindeți pe Amazon.

Pentru a vă asigura că plătiți toate taxele necesare către entitățile guvernamentale potrivite, cel mai bine este să vă consultați cu un profesionist fiscal sau să utilizați un software de înregistrare a impozitelor. Oricare dintre aceste metode vă va ajuta cu această durere de cap a unei sarcini și vă va asigura că o faceți corect.

Obține ajutor

Înainte de a intra online și de a începe să căutați companii de comerț electronic care să vă ajute cu fiecare pas al listei de contabilitate și contabilitate, încercați să înțelegeți ce presupune fiecare concept.

Sperăm că acest ghid 101 v-a activat creierul contabil. Dacă sunteți vânzător Amazon, consultați acest ghid.

După ce ați analizat subiectele de mai sus, puteți descoperi că puteți realiza cu ușurință unul sau mai multe dintre aceste obiective pe cont propriu. Când faceți acest lucru, veți deține controlul asupra diferitelor domenii ale afacerii dvs. și veți putea economisi niște bani pe termen lung. Puteți folosi chiar și șabloane de modele financiare pentru a vă ajuta.

Acestea fiind spuse, este esențial să știi când nu poți să o faci singur. Dacă ceva enumerat mai sus iese din zona ta de confort sau nu ai timp să faci bine aceste sarcini contabile, cere ajutor. Ar trebui să vă concentrați pe sarcinile pe care le faceți cel mai bine și să externalizați locurile pe care cu adevărat nu le puteți face sau nu doriți să le faceți.

Atunci când angajezi o firmă de contabilitate sau un contabil, îți poți concentra eforturile asupra altor aspecte ale afacerii tale. Puteți petrece timp în marketingul site-ului dvs. de comerț electronic pentru a atrage noi clienți și pentru a gestiona alte decizii de afaceri importante, în timp ce profesioniștii financiari se ocupă de aceste sarcini pentru dvs.

Dacă decideți că sunteți gata să angajați o companie de contabilitate care să vă ajute, luați în considerare opțiunile dvs. Puteți angaja persoane reale care să facă treaba pentru dvs. sau puteți cumpăra software care să vă ajute în încercarea de a finaliza aceste locuri de muncă pe cont propriu.

Când vine timpul să obțineți ajutor, iată câteva informații de știut:

Consilieri și soluții contabile

Asistența în contabilitate și contabilitate vine sub mai multe forme, inclusiv software, profesioniști CPA și contabili.

Ecom CPA este un furnizor de servicii pe care poate doriți să îl utilizați. Această companie este specializată în servicii de contabilitate și evidență contabilă pentru afacerile de comerț electronic, cum ar fi contabilitatea de angajamente, pregătirea de declarații lunare și analiza profitabilității.

De asemenea, s-ar putea să doriți să utilizați serviciile CFO de la Lyfe Accounting pentru a vă ajuta cu nevoile dvs. de afaceri.

Și, deoarece este ideal să aveți o mulțime de opțiuni, asigurați-vă că consultați și serviciile de contabilitate software Webgility.

Ai nevoie de mai mult ajutor și vrei un software de contabilitate care să te ghideze pe parcurs? Consultați postarea software-ului de contabilitate pe EcommerceCEO.com și găsiți programul software care se potrivește exact nevoilor dvs.!

Simțiți-vă încrezător în contabilitatea companiei dvs

Acum că cunoașteți elementele de bază ale contabilității și contabilității pentru magazinul dvs. de comerț electronic, vă puteți simți încrezător știind exact de unde să începeți. După ce revizuiți acest ghid de proceduri contabile și de contabilitate și cele mai bune practici, puteți decide dacă vă puteți descurca singur cu sarcinile sau aveți nevoie de ajutor extern.

Dacă știți că veți avea nevoie de un profesionist care să vă ajute cu aceste sarcini, externalizați aceste locuri de muncă către companii terțe. La urma urmei, acești indivizi sunt bine versați în aceste domenii și sunt instruiți pentru a îndeplini sarcinile de contabilitate și evidență de comerț electronic pentru dvs.

Indiferent de calea pe care decideți să o luați, asigurați-vă că vă revizuiți în permanență documentele financiare. Această sarcină vă ajută să vă asigurați că informațiile sunt corecte și că înțelegeți cu adevărat bunăstarea financiară a companiei dvs. de comerț electronic.