6 pași către un sistem puternic de design de e-mail pe care echipa ta va adora

Specialiștii în marketing prin e-mail – și în special designerii care creează campanii – caută în mod constant modalități de a îmbunătăți procesul de producție. Fie că este vorba de previzualizări automate și instrumente de asigurare a calității (QA) sau de căutarea unor modalități mai rapide de a codifica e-mailurile, eficiența este numele jocului.

Combinată cu nevoia de viteză este și nevoia de scalare. În special odată cu debutul COVID-19 și oamenii care lucrează și cumpără de acasă, companiile trimit mai multe e-mailuri ca niciodată. 54% au crescut volumul de e-mail înainte de pandemie, conform State of Email, ediția de toamnă din 2020. Și echipele se luptă să țină pasul cu creșterea cererii, fiind în același timp inovatoare și menținând standarde de înaltă calitate.

Un instrument pe care l-am găsit din ce în ce mai util – și i-am văzut pe alții adoptând cu mare succes – este un sistem de design de e-mail. Sistemele de proiectare în general sunt construite din două motive: eficiență și consistență. Dar ce sunt sistemele de design de e-mail și cum pot fi ele utilizate pentru a îmbunătăți performanța echipei tale?

Ce este un sistem de design de e-mail?

Un sistem de proiectare a e-mailurilor este o colecție de componente și standarde reutilizabile pe care echipele le folosesc pentru a-și ghida munca și pentru a crea e-mailuri de marcă, fără erori, mai rapid și mai consecvent.

Componentele unui sistem de design de e-mail constau de obicei din:

• Culori și elemente ale mărcii, cum ar fi sigle, pictograme și imagini
• Module de e-mail (cum ar fi fragmente și părți parțiale) utilizate pentru a crea e-mailuri
• Șabloane complete de e-mail care pot fi reutilizate în campanii

Standardele dictează adesea utilizarea acelor componente și ar putea include:

• Întâlniri de lansare și instruire continuă cu privire la utilizarea sistemului de proiectare
• Comentarii HTML despre utilizare incluse în module și șabloane
• Documentație, cum ar fi logica din spatele deciziilor de proiectare și implementare

Combinate, cele două elemente formează un sistem care poate împuternici echipele să își extindă producția de marketing prin e-mail chiar și în fața unor provocări precum o pandemie globală în curs de desfășurare.

În cadrul webinarului nostru, How Design Systems Empower Teams Everywhere, experții în e-mail și-au împărtășit experiențele și cunoștințele personale.

„Sistemul de proiectare de la Stack Overflow permite oricăruia dintre noi să contribuie și să îl utilizeze, chiar dacă nu este jobul nostru cu normă întreagă.” Ted Goas, designer principal de produs (fost la Stack Overflow)

Cum să vă creați propriul sistem de design de e-mail

Există multe care pot intra într-un sistem de design de e-mail, de la elemente grafice și de marcă până la codul real și copia inclusă în e-mailuri. Dar majoritatea sistemelor de proiectare de succes sunt create folosind o serie de pași bine testați. Iată cum puteți să vă creați propriul sistem de design de e-mail.

1. Angajați-vă să construiți un sistem de proiectare

Primul pas este să determinați dacă aveți nevoie de un sistem de design de e-mail și apoi să vă angajați ca o echipă să construiți unul. Puneți-vă câteva întrebări:

• Este nevoie de mult timp pentru a construi campanii de e-mail?
• Ne confruntăm frecvent cu greșeli în timpul procesului de QA sau după ce apăsăm trimitere?
• Există mulți oameni care ajută cu marketingul prin e-mail, designul și dezvoltarea?
• Ne simțim împiedicați de procesul nostru actual de producție de e-mail?

Dacă ați răspuns da, atunci este logic să vă creați propriul sistem de design de e-mail. Discutați provocările cu care se confruntă echipa dvs. cu părțile interesate, subliniați numeroasele beneficii ale unui sistem de proiectare pentru a obține acceptarea, apoi rezervați timp și resurse pentru a finaliza munca.

„Sistemele de proiectare mențin companiile pe marcă și permit echipelor mici și mari să construiască fără probleme.” Crystal Ledesma, manager de inginerie, sisteme de proiectare la Zillow

2. Auditează-ți programul de marketing prin e-mail existent

Următorul pas este să vă auditați e-mailurile existente – atât de marketing, cât și tranzacționale – și să identificați ceea ce trebuie inclus în sistemul dvs. de design de e-mail.

Similar cu modul în care ați împărți un e-mail într-un șablon modular, scopul auditului dvs. este de a afla care componente sunt comune în e-mail-uri (sau sunt unice și trebuie luate în considerare), astfel încât să știți ce trebuie să construiți de fapt. și standardele pe care trebuie să le scrieți pentru utilizarea acelor componente.

Foile de calcul sunt foarte utile pentru efectuarea auditurilor. Deschideți unul și începeți să documentați fiecare e-mail pe care îl trimiteți, diferite tipuri de conținut, imagini, butoane, anteturi, subsoluri, declinări etc.

Și asigurați-vă că includeți exemple de capturi de ecran sau link-uri către e-mailuri live ori de câte ori este posibil. Acestea vor acționa ca un bun punct de referință atunci când vine vorba de a construi efectiv componentele dvs.

3. Discutați și documentați deciziile de proiectare

Urmează partea distractivă: discuția între ei despre cum să vă implementați sistemul de proiectare.

Țineți întâlniri, lucrați împreună în instrumente de proiectare colaborative, cum ar fi Figma, sau începeți să introduceți un document comun pentru a lua decizii importante cu privire la ceea ce ar trebui să fie inclus în sistemul de proiectare și cum ar trebui implementat.

Partea importantă aici este să documentezi procesul și raționamentul din spatele deciziilor, astfel încât toată lumea să aibă clar ce, de ce și cum din spatele sistemului tău de proiectare.

4. Construiește-ți sistemul și ghidul de proiectare

Odată ce există un consens general, trebuie să construiți și să organizați componentele reale ale sistemului dvs. de design de e-mail. Partea de organizare este deosebit de importantă pentru că vă ajută echipa să găsească cu ușurință modulele potrivite de utilizat, făcând adopția nedureroasă.

Este ceva ce am făcut din partea noastră folosind Biblioteca noastră de design din Litmus, care vă permite să salvați culorile mărcii, modulele și șabloanele complete pentru ca echipa dvs. să le folosească la crearea unor campanii noi. De asemenea, vă puteți clasifica modulele etichetându-le după tipul de modul (de exemplu antete sau butoane), tip de e-mail (de exemplu, buletin informativ sau eveniment) sau orice se potrivește nevoilor dvs.

Iar cu sistemul dvs. de proiectare a e-mailurilor din Litmus, puteți automatiza testarea QA pentru a vă asigura că totul este perfect și apoi permiteți oricui – chiar și non-codatori – să creeze rapid e-mailuri folosind Editorul vizual drag-and-drop.

Totuși, pe lângă locul în care sunt stocate componentele, trebuie să documentați cealaltă jumătate a sistemului de proiectare - standardele privind utilizarea. Pentru noi, acest lucru se întâmplă în mare parte în Confluence, dar orice tip de documente care sunt partajate, ușor de actualizat și rapid de referit va funcționa. Am văzut echipe folosind totul, de la PDF-uri și slide-uri la site-uri web complete pentru a-și documenta sistemele de proiectare. Suntem mari fani ai ghidului de design de e-mail al Mutual of Omaha, dacă doriți puțină inspirație.

5. Aduceți-i pe alții la bord

Odată construit și documentat, trebuie să aduci oameni la bord și să folosești efectiv sistemul de design de e-mail. Întâlnirile de lansare și sesiunile de formare a echipelor sunt o modalitate excelentă de a-i aduce pe oameni la curent cu sistemul de proiectare și despre modul în care acesta ar trebui să fie utilizat în continuare. Prea des, totuși, echipele se opresc după o explozie inițială de antrenament, iar utilizarea sistemului de proiectare a e-mailului încetează.

„Dacă doriți ca oamenii să vă folosească sistemul de design, acordați-le timp pentru a se uda, faceți-l accesibil și încurajați oamenii să pună întrebări.” Ted Goas, designer principal de produs

Angajați-vă la instruire continuă și actualizări ale sistemului dvs. de proiectare - fie prin întâlniri față în față (sau virtuale), documente actualizate în mod obișnuit, lansări trimestriale sau chiar un buletin informativ intern - astfel încât echipa dvs. să știe de ce și cum să continue să folosească designul sistem.

„Bazați-vă pe integrarea personală, construiți relații între echipe și mențineți resursele actualizate.” Crystal Ledesma, manager de inginerie, sisteme de proiectare la Zillow

6. Clătiți și repetați

Ultimul pas în implementarea propriului sistem de design de e-mail este unul care nu se termină niciodată!

Sistemele de proiectare nu sunt menite să fie statice.

Cele mai bune cresc și evoluează în timp, la fel ca afacerile și oamenii pe care îi deservesc. Configurați perioade periodice de timp pentru a revizui în mod colectiv componentele și standardele sistemului de proiectare. Și nu uitați să vă revizuiți obiectivele generale de afaceri, inițiativele de marketing și actualizările produselor sau serviciilor pentru a vă asigura că sistemul dvs. de design face ceea ce ar trebui să facă: să vă ajutați echipa să prospere într-un peisaj în continuă schimbare.

Construiește-ți sistemul de design și e-mailurile într-un singur loc

Ai nevoie de un loc pentru a începe propriul sistem de design de e-mail? Suntem parțiali (pentru joc de cuvinte) față de Biblioteca de proiectare în Litmus. Biblioteca de design este un loc centralizat pentru a stoca, organiza și testa QA activele, modulele și șabloanele mărcii dvs. pentru actualizări mai ușoare. Apoi accesați rapid componentele și creați e-mailuri cu ele în Visual Editor. Încercați Litmus astăzi!

Încercați gratuit timp de 7 zile →