Cum să scrieți un e-mail pentru factură [Șablon gratuit]

A ști cum să scrii un e-mail de factură este un factor critic în a fi plătit la timp. Obiectivele tale principale sunt să-i informezi pe destinatar ce vrei într-un mod clar, concis și politicos. De obicei, trimis ca atașamente, veți avea nevoie de un șablon de factură prin e-mail standardizat pentru a servi ca o scurtă scrisoare de intenție și pentru a vă eficientiza eficiența.

Aici, la Twilio SendGrid, avem 101 de bune practici de scriere a e-mailului și șabloane gratuite pentru a economisi timp și dureri de cap cu sarcinile tale esențiale de zi cu zi. Continuați să citiți pentru sfaturi despre e-mailurile cu facturi, în special, precum și un șablon gratuit de e-mail pentru facturi pe care îl puteți utiliza imediat. Am introdus, de asemenea, șabloane de e-mail bonus pentru mementouri de factură și facturi restante.

Sfaturi pentru scrierea unui e-mail de factură

Cu șablonul nostru de e-mail pentru facturi, nu veți avea nevoie de sfaturi de scriere. Pur și simplu completați spațiile libere pentru a personaliza și a crea e-mailul perfect gata de trimis! Cu toate acestea, de dragul minuțiozității, vom include câteva puncte aici pentru a clarifica de ce am optat pentru acest model special de factură și chitanță.

Preveniți surprizele cu prețuri transparente și corespondență regulată

Chiar și cu șablonul perfect, reacțiile la e-mailul cu factura pot fi negative. Puteți evita întârzierile și nemulțumirile clienților dvs. angajându-vă la transparență în structura dvs. de prețuri și comunicând din timp orice diferențe de așteptări. Dacă există modificări majore ale totalului anticipat, va trebui să trimiteți un e-mail preliminar în care să descrie de ce factura viitoare se abate de la suma convenită anterior.

Mai bine, dacă observați obstacole în îndeplinirea încheierii contractului așa cum a fost planificat, întrerupeți-vă activitatea și discutați cu clientul opțiunile pentru a elimina surprizele peste buget.

Păstrați-vă e-mailul simplu, dar prietenos

În timp ce scopul e-mailului tău este să fii plătit, orice tip de corespondență obișnuită cu un client este o oportunitate de a consolida o relație. Nu trebuie să vorbiți despre planurile dvs. de weekend sau să întrebați clientul ce este pentru cina în seara asta. Cu toate acestea, doriți să personalizați e-mailul cu numele clientului, să exprimați recunoștință pentru afacere și să oferiți suficiente informații pentru ca clientul să se simtă confortabil cu tranzacția. Veți observa că șablonul nostru folosește un limbaj simplu și exprimă aceste puncte în cât mai puține propoziții posibil.

Planificați pentru situații neprevăzute

Urmărirea plăților este o realitate nefericită pentru mulți oameni care trimit e-mailuri cu facturi. Chiar și oamenii cinstiți sunt ocupați, uituși și, poate, jonglez cu mai multe obligații financiare. Ca să nu mai vorbim, e-mailurile pot ajunge într-un dosar de spam sau pot ajunge la căsuța de e-mail greșită. Puteți lua în considerare trimiterea facturilor cu o lună înainte de data scadenței, cu un memento prietenos trimis cu 1 sau 2 săptămâni înainte, dacă nu ați primit imediat plata pentru factură.

În plus, poate fi necesar să creați un șablon de factură restante sau 2 pentru a vă pregăti pentru timpul în care un client nu plătește prompt. E-mailurile cu facturi restante tind să fie puțin mai formale și mai ferme, păstrând în același timp politețea.

De ce să folosiți un șablon de e-mail pentru factură?

Trimiterea unui e-mail de afaceri nu trebuie să dureze mai mult de 5 minute. Dacă durează mai mult de atât, sau dacă trimiteți mai multe facturi, nu există un înlocuitor pentru un șablon de chitanță de factură rapid și ușor, care reduce acest timp la 30 de secunde sau mai puțin.

Independenții și proprietarii de afaceri mici se luptă adesea să fie plătiți în timp util. Deși există numeroase cauze de întârziere, un șablon de factură prin e-mail ușor de înțeles atrage, în general, mai multă atenție, clarifică termenii de plată și atenuează o mare parte din această problemă.

Șablon de e-mail pentru facturi

În mod ideal, vă veți crea factura reală ca un PDF descărcabil, care facilitează imprimarea, salvarea și încărcarea clienților în software-ul lor de contabilitate. Următorul șablon de e-mail de trimitere a facturii poate fi personalizat pentru afacerea dvs. și inserat în linia de subiect și corpul e-mailului.

Șablon standard de e-mail pentru facturi

Subiect: Factura #[NUMĂR] pentru [PRODUCT/SERVICE] scadentă pe [DATE]

Bună [CLIENT NAME],

Sper ca esti bine. Consultați factura atașată #[NUMĂR] pentru [PRODUS/SERVICIU] scadentă pe [DATE]. Simțiți-vă liber să contactați dacă aveți întrebări.

Salutări calde,

[NUMELE TĂU ȘI SEMNATURĂ DE EMAIL]

BONUS – șablon de memento prin e-mail pentru factură ulterioară

Subiect: Factura #[NUMĂR] pentru [PRODUS/SERVICIU] este scadentă în curând pe [DATE]

Bună [CLIENT NAME],

Sper ca esti bine. Acesta este o reamintire prietenoasă că factura atașată #[NUMĂR] pentru [PRODUS/SERVICIU] este scadentă în [TIME FRAME] pe [DATE]. Vă rog să-mi spuneți dacă aveți întrebări.

Vă mulțumesc pentru afacerea dvs,

[NUMELE TĂU ȘI SEMNATURĂ DE EMAIL]

BONUS – șablonul de e-mail pentru facturi restante #1

Subiect: factură întârziată #[NUMBER] pentru [PRODUCT/SERVICE] scadentă pe [DATE]

Stimate [NUME CLIENT],

Sper ca esti bine. Încă nu am primit plata pentru factura #[NUMĂR] pentru [PRODUS/SERVICIU], care era scadentă în urmă cu [NUMBER] zile, pe [DATE]. Vă rugăm să ne informați când ne putem aștepta să primim plata și nu ezitați să ne contactați dacă aveți întrebări sau nelămuriri.

Salutări calde,

[NUMELE ȘI SEMNATURA DVS. DE EMAIL, INCLUSIV UN NUMĂR DE TELEFON]

BONUS – Șablonul de e-mail pentru facturi restante #2

Subiect: Factura nr.[NUMĂR] pentru [PRODUS/SERVICIU] **DICIENTĂ**

Stimate [NUME CLIENT],

Este atașată o factură pentru [PRODUS/SERVICIUL] furnizată la [DATA SERVICIULUI/PRINCIPĂRII], care era scadentă la [DATA EXPEDIENTE].

Vă rugăm să rețineți că se va aplica o taxă de întârziere de [SUMA], iar suma totală datorată este acum [TOTAL].

Plățile sunt acceptabile prin PayPal, Venmo, Apple Pay sau la [LINK PORTAL WEB].

Dacă preferați, puteți trimite prin poștă un cec întocmit către [NUMELE SAU AFACEREA DVS.] la:

[ADRESA DE AFACERI].

Vă rugăm să-mi spuneți când să aștept plata și dacă există întrebări sau nelămuriri suplimentare.

Mulțumesc,

[NUMELE ȘI SEMNATURA DVS. DE EMAIL, INCLUSIV UN NUMĂR DE TELEFON]

Cum se trimite o factură prin e-mail

Odată ce aveți șablonul, este ușor să trimiteți factura prin e-mail prin:

• Adăugarea unui subiect standardizat, astfel încât clientul să îl poată observa și localiza cu ușurință
• Inserarea șablonului în corpul e-mailului
• Personalizarea câmpurilor deschise ale șablonului
• Atașarea facturii în așteptare făcând clic pe simbolul agrafului și localizarea fișierului
• Corectați e-mailul pentru a vă asigura că nu ați ratat niciun câmp
• Trimiterea acum sau programarea unei ore prin interfața de programare a aplicației (API)

Vă recomandăm cu căldură să utilizați un API precum Twilio SendGrid ca parte a procesului dvs., deoarece puteți proiecta un șablon, testați variante, programați automat e-mailurile și urmăriți răspunsurile. Dacă sunteți în afaceri pentru dvs., veți găsi o gamă largă de resurse pe site-ul nostru, inclusiv șabloane gratuite de e-mail pentru chitanțe de achiziție cu amănuntul, care economisesc timp și bătăi de cap pentru freelanceri și proprietarii de afaceri ocupați.

Trimiteți e-mailuri cu factura de afaceri cu Twilio SendGrid

Twilio SendGrid oferă o platformă simplă și intuitivă pentru crearea de șabloane și trimiterea de e-mailuri cu facturi. Vă oferim baza pentru a crea campanii de e-mail de succes la scară, inclusiv crearea, testarea și urmărirea facturilor pentru mai mulți clienți.

Prin automatizarea mai multor procese, vă veți asigura că e-mailurile cu factura de afaceri îndeplinesc standardele adecvate și sunt livrate fără erori, permițându-vă să vă concentrați atenția și efortul pe adăugarea de valoare afacerii dvs. Vizitați pagina API de e-mail pentru a afla mai multe!