Cum să vă îmbunătățiți timpul de răspuns la e-mail

Nimic nu este mai valoros decât trimiterea unui răspuns rapid unui client care are probleme. Trimiterea unui răspuns rapid are multe avantaje.

Un client care primește un răspuns instantaneu este mulțumit de serviciul dumneavoastră. Dacă trebuie să ia o decizie cu privire la alegerea unui produs sau serviciu, pot decide mai repede. Dacă se confruntă cu o problemă și le este oferit rapid asistență, ei vor lăuda serviciul pentru clienți post-vânzare al companiei. În plus, o rată rapidă de răspuns la e-mail înseamnă că numele companiei tale rămâne proaspăt în mintea utilizatorilor.

Să discutăm despre modalitățile în care rata de răspuns la e-mail poate fi îmbunătățită.

Configurați răspunsuri automate prin e-mail la întrebările generice

Deci, de exemplu, dacă un potențial client întreabă cât va dura livrarea produsului, i se poate trimite un răspuns standard legat de termenele de livrare. În timp ce creați răspunsul automat, personalizați mesajul de e-mail cu detaliile clientului.

În acest caz, numărul de urmărire al comenzii trebuie inclus în e-mail. În mod similar, adăugarea adresei clientului în e-mail va îmbunătăți satisfacția utilizatorului.

Utilizați instrumente de e-mail care funcționează folosind inteligența artificială

Instrumentele inteligente artificiale folosesc procesarea limbajului natural pentru a face o analiză a sentimentelor.Citind conținutul e-mailului, instrumentul poate clasifica tonul clientului.Dacă expeditorul este nemulțumit, i se poate trimite un răspuns relevant. De exemplu, dacă clientul trimite un e-mail spunând serviciul slab, atunci i se poate trimite un răspuns de scuze sau poate un cadou gratuit.

Reprezentanții serviciului pentru clienți își pot lua, de obicei, mult timp pentru a se gândi la răspunsul corect, mai ales dacă clientul este prost dispus. Pe de altă parte, instrumentele AI pot trimite un răspuns imediat prin căutarea celui mai potrivit răspuns din baza de date.

Pe lângă analizareaintenției mesajului, e-mailurile pot fi clasificate în funcție de conținut și subiect. Prin gestionarea e-mailului cu AI , se poate face etichetarea automată. În acest fel, devine mai ușor să le sortați și pot fi redirecționate către departamentele relevante.

Instrumentele ajută la crearea fluxurilor de lucru. De exemplu, un flux de lucru poate fi direcționarea e-mailurilor în funcție de tipurile de subiecte. Fiecare reprezentant al serviciului pentru clienți poate fi desemnat pe subiectul e-mailului. Cu toate acestea, aceasta reprezintă o amenințare de muncă monotonă pentru angajați.

Faceți clară responsabilitatea fiecărui membru al echipei

Atribuiți e-mailuri membrilor echipei desemnați. Nu ar trebui să existe nicio confuzie cu privire la cine răspunde la e-mailuri. E-mailurile rămân fără răspuns atunci când membrii echipei cred că altcineva ar putea răspunde la e-mailul unui client.

Pentru asistență continuă pentru clienți, angajați oameni în diferite fusuri orare. Ar trebui desemnat un reprezentant care să răspundă la întrebarea dvs. în orice moment. Pentru a răspunde mai rapid, reprezentanții ar trebui să utilizeze șabloane predefinite și să le modifice după cum este necesar.

Angajați oameni care sunt dedicați să ofere asistență prin e-mail. Dacă reprezentantul este responsabil pentru furnizarea de asistență prin apeluri și e-mailuri, atunci atenția îi va fi distrasă. Dacă nu utilizați instrumente automate, atuncieste posibilă o rată de răspuns rapidă dacă un membru al echipei se concentrează pe e-mail.

Utilizați un instrument de verificare ortografică

În timp ce trimiteți e-mailuri profesionale, este important să folosiți gramatica și ortografia corecte. Chiar dacă abilitățile lingvistice ale reprezentanților sunt excepționale, oamenii fac erori. Având o extensie a unui instrument de gramatică, vă va asigura că nu există greșeli gramaticale. E-mailul este gata pentru a fi trimis într-un timp mai scurt cu ajutorul unui instrument.

Nu doriți să faceți greșeli, cum ar fi să scrieți „shiping” în loc de „shipping” sau „ordr” în loc de „order”. Cu alte cuvinte,instrumentul ajută la trimiterea de răspunsuri rapide la e-mail, asigurând în același timp că tonul și limbajul sunt consistente și profesionale.

Angajați oameni cu mari abilități analitice

Clienții trimit e-mailuri de toate dimensiunile. Reprezentanții de asistență pentru clienți ar putea să nu aibă timp să parcurgă e-mailuri lungi. Citirea rapidă sau răsfoirea este o abilitate valoroasă.

O rată de răspuns rapidă depinde de cât de eficient analizează problema și trimite un răspuns reprezentantul de asistență pentru clienți .Desigur, viteza de răspuns depinde și de cât de repede poate introduce reprezentantul. Reprezentantul va deveni un expert pe măsură ce câștigă mai multă experiență în post.

O regulă generală este să nu predați întreaga sarcină de a răspunde la e-mailuri unui nou angajat. Este posibil ca începătorul să aibă o mulțime de întrebări. Confirmarea răspunsurilor de la manageri sau alți membri ai echipei va dura timp, ceea ce, la rândul său, încetinește rata de răspuns. Un începător ar trebui să fie întotdeauna asociat cu un reprezentant senior al clienților.

Creați o bază extinsă de cunoștințe

Este puțin probabil ca reprezentantul serviciului pentru clienți să-și amintească soluțiile la toate întrebările pe de rost – mai ales dacă face parte dintr-o companie tehnică. Articolele din baza de cunoștințe ar trebui să fie ușor accesibile.

Echipa care creează articole și documentație trebuie să vină cu nume detaliate. Un exemplu de astfel de convenție de denumire este „politica de expediere – clienți locali – versiune actualizată”.

În mod ideal, ar trebui să existe o bară de căutare unde cuvintele cheie pot fi căutate. Reprezentanții clienților pot căuta instantaneu cel mai relevant articol care conține soluția pentru interogarea clientului.

Rata de răspuns Importanța timpului în construirea de link-uri SEO

Pentru echipa de optimizare a motoarelor de căutare (SEO) care se adresează site-urilor web de postare de oaspeți, un răspuns rapid le poate îmbunătăți considerabil eforturile de construire a linkurilor. O rată de răspuns rapidă înseamnă:

• Procesul de obținere a linkurilor este mai rapid – are ca rezultat o colaborare mai rapidă cu echipa de conținut pentru a redacta un articol și pentru a-l publica.
• Dacă webmasterul nu este interesat să colaboreze, este mai bine să fie respins decât să fie fantomă.

O rată de răspuns rapidă îi menține pe creatorii de linkuri motivați să ajungă la mai mulți oameni.

Imaginați-vă cât de descurajant va fi dacă petreceți timp creând o listă de clienți potențiali, redactând e-mailuri personalizate pentru fiecare dintre ei și tot nu primiți un răspuns de la niciunul dintre ei.

Trimiterea de conținut vizat ajută la îmbunătățirea eforturilor SEO în următorul mod:

1. Un client vă trimite un e-mail prin care vă întrebă despre un anumit produs sau serviciu.
2. Le răspundeți trimițând un blog relevant sau un articol de serviciu de asistență de pe site.
3. Site-ul dvs. înregistrează o creștere a traficului (din moment ce conținutul este vizat, este posibil ca utilizatorul să rămână pe pagina web mai mult timp și rata de respingere este scăzută).
4. Google consideră că pagina web se potrivește cu intenția utilizatorului și mută pagina web mai sus în paginile cu rezultatele căutării.

Cum ajută e-mailurile la SEO

Acest articol a discutat despre cum să trimiteți răspunsuri rapide prin e-mailuri. Întrebarea este, are asta impact SEO în vreun fel? Să împărțim răspunsul în două categorii.

Trimiterea de e-mailuri către potențiali clienți

Marketingul prin e-mail este un canal foarte important de achiziție de clienți. Dacă cineva nu a auzit de compania ta sau dacă a uitat de numele companiei tale, te poate căuta imediat pe motoarele de căutare.

Citiți: Cum vă poate ajuta marketingul prin e-mail să vă îmbunătățiți rezultatele SEO folosind video

Dacă site-ul sau aplicația dvs. au avut performanțe bune în ceea ce privește SEO, atunci marca dvs. va apărea pe primul loc în rezultate. În acest fel, traficul de pe site-ul sau aplicația dvs. va crește și va duce direct la o rată de conversie crescută. Este important să rețineți că SEO nu este un serviciu de sine stătător, dar ajută la generarea traficului și prin alte canale.

Trimiterea de e-mailuri către clienții existenți

Ca companie, aveți adresele de e-mail ale clienților existenți. Dacă cineva s-a înscris la newsletter-ul tău, i se poate trimite periodic actualizări despre reduceri, promoții speciale, conținut informativ, produse sau servicii noi.

Traficul vizat are, de asemenea, o probabilitate mai mare de conversie.

Dacă un client existent vă trimite o anumită problemă, i se pot trimite linkuri către conținutul de pe site-ul web care are legătură cu problema sa.

Pentru companiile mari, buletinele informative pot fi, de asemenea, clasificate pe diferite subiecte. Clienții potențiali și existenți se pot înscrie pentru subiecte de nișă de care sunt interesați. În acest fel, site-ul mărcii dvs. va începe să obțină trafic util care va ajuta în eforturile de SEO .

Scopul SEO este de a crea un serviciu care să răspundă nevoilor clienților.Chiar dacă satisfacția utilizatorilor nu este direct legată de SEO, un serviciu pentru clienți de top va avea ca rezultat un marketing din gură. Oamenii vor căuta numele mărcii tale și vor rămâne mai mult timp pe pagina web, ceea ce este un câștig în sine.