Ce este Enterprise Content Management? Ghid pentru ECM

Enterprise content management (ECM) este o strategie de creare și organizare a diferitelor tipuri de conținut care a devenit din ce în ce mai populară de-a lungul anilor. De fapt, piața de management al conținutului pentru întreprinderi s-a dublat cu mult din 2017 – de la 31,66 miliarde USD la 67,14 miliarde USD.

Dacă compania dvs. creează în mod regulat conținut pe care să îl împărtășiți cu angajații, părțile interesate, liderii echipelor, C-suite, clienții și multe altele, managementul conținutului pentru întreprinderi poate fi o soluție excelentă.

Pe parcursul acestui ghid, vom vorbi mai multe despre ce este ECM, beneficiile majore ale utilizării acestuia, primele cinci componente și multe altele.

Ce este Enterprise Content Management? Ghid pentru ECM:

Ce este Enterprise Content Management (ECM)?

Managementul de conținut al întreprinderii, sau pe scurt ECM, este o strategie pe care multe organizații mari o folosesc pentru a gestiona toate cele cinci componente: capturarea, gestionarea, stocarea, păstrarea și livrarea conținutului important către părțile necesare. (Mai multe despre aceste componente în curând.)

ECM implică diferitele procese și instrumente necesare pentru acele componente și asigură că organizația dvs. este capabilă să țină pasul cu fluxul de conținut în întreaga afacere și că nimic esențial nu se pierde.

Soluțiile dvs. ECM se concentrează de obicei pe conținut intern, cum ar fi rapoarte, documente de instruire și orice alt tip de foaie de calcul, PDF, document Word etc.

De asemenea, poate deține atât informații structurate, cât și informații nestructurate. Informațiile structurate se referă la documentație, date și alte informații care sunt într-un format mai standardizat, cum ar fi fișierele Excel sau bazele de date SQL. Informațiile nestructurate, pe de altă parte, nu au un format standardizat sau structurat și pot veni în tot felul de forme și dimensiuni.

De ce este important managementul de conținut al companiei?

ECM a devenit mult mai răspândită și mai importantă de-a lungul anilor, deoarece încălcările datelor au crescut și guvernele au făcut mișcări pentru a ajuta la păstrarea cât mai multor informații private pentru cetățeni.

Dar mai mult decât atât, ECM este important pentru că ajută la stocarea și gestionarea miilor de documente rătăcite pe care le-ar avea companiile altfel. Nu vă bazați pe e-mail și pe stocarea nesigură pentru a păstra acele contracte cu clienții și fișierele angajaților.

În schimb, investiți într-un software ECM care vă poate ajuta să stocați fișiere esențiale, să le organizați în foldere flexibile pentru acces ușor și să păstrați informațiile sensibile în siguranță.

Principalele beneficii ale managementului de conținut al întreprinderii

De ce altfel ar trebui organizația dvs. să ia în considerare să investească timp și bani în managementul conținutului întreprinderii? Există o serie de beneficii de luat în considerare.

Organizați documentația importantă

Sistemul dvs. ECM va găzdui probabil o serie de documente interne, ajutând la păstrarea tuturor elementelor esențiale de conținut într-un singur loc. Acest lucru oferă companiei dumneavoastră ceea ce se numește „sursă unică de adevăr”, asigurându-vă că nu există duplicate, erori și documente libere (în special care conțin informații sensibile) care zboară oriunde în jurul companiei, cu excepția stocării ECM.

Reduceți riscurile de securitate și de conformitate

Instrumentele ECM pot asigura că conținutul dvs. este stocat într-un depozit securizat, permițând doar celor cu acces să caute și să găsească documentația de care au nevoie. Acest lucru poate ajuta la atenuarea potențialelor probleme de securitate și de conformitate, asigurându-vă că numai cei care au nevoie de documentație o pot accesa.

Faceți mai ușor să găsiți conținut

Cu instrumente ușoare de căutare și toți membrii echipei dumneavoastră știind că conținutul de care au nevoie va fi stocat într-un singur loc sigur, este mult mai ușor să căutați și să localizați documentele, foile de calcul, fișierele, contractele etc., de care oamenii au nevoie pentru ziua lor - sarcinile de azi.

Creșterea eficienței

Sistemele ECM pot reduce sarcinile manuale, automatizându-vă gestionarea conținutului. De asemenea, face mai ușor pentru angajații dvs. să găsească ceea ce au nevoie pentru a-și îndeplini sarcinile, evitând totodată munca redundantă, cum ar fi nevoia de a recrea documente pierdute, îmbunătățind productivitatea și eficiența generală.

Elemente de management al conținutului întreprinderii

Managementul adecvat al conținutului întreprinderii poate fi împărțit în cinci componente majore. Strategia dvs. de ECM ar trebui să aibă fiecare dintre aceste piese la locul lor pentru a vă asigura că nimic nu cade între fisuri.

Captură

Această primă componentă, captura , se referă la capturarea sau strângerea documentației existente pentru a o aduce în noul dumneavoastră sistem ECM.Va trebui să convertiți orice document de hârtie în formate electronice, să importați fișiere electronice existente și să compilați o listă cu toate documentele existente care trebuie să locuiască în spațiul de stocare ECM.

Aceasta ar putea include documente precum:

• Contracte
• Facturi și comenzi de cumpărare
• CV-uri și aplicații
• Dosarele angajaților
• Rapoarte de cercetare
• Propuneri

Digitalizarea tuturor acestor documente într-un singur depozit centralizat poate ajuta la îmbunătățirea proceselor organizaționale și poate face conținutul de afaceri și mai ușor de găsit.

Administra

Următoarea componentă estegestionarea și aici va interveni un sistem software cuprinzător de management al conținutului pentru întreprinderi. Interfața oricărui instrument ECM pe care îl alegeți trebuie să facă posibil ca membrii echipei care trebuie să acceseze diverse documente să caute cu ușurință și gaseste-i.

Caracteristicile componentei de management ar trebui să includă managementul documentelor, sisteme colaborative, managementul conținutului web și managementul înregistrărilor tranzacționale.

Magazin

A treia componentă este magazinul .Instrumentul dvs. ECM ar trebui să aibă o opțiune de stocare care să păstreze fișierele digitale pentru dvs. Dar mai mult decât atât, ar trebui să poți:

• Setați parametri pentru cine poate accesa fișierele
• Utilizați structuri flexibile de foldere pentru a vă organiza fișierele
• Faceți backup pentru informațiile care se schimbă frecvent
• Permiteți utilizatorilor să modifice documentele și foile de calcul

Păstrează

A patra componentă,păstrarea , se referă la păstrarea informațiilor care se schimbă rar prin gestionarea înregistrărilor.Acest lucru poate fi denumit și managementul arhivelor - în esență, sistemul dvs. ECM arhivează documente pe care nu le accesați des pentru a economisi spațiu pentru fișierele pe care le accesați și le actualizați în mod regulat.

Aceste fișiere păstrate pot fi în continuare utilizate, dar aceasta este o modalitate excelentă de a vă asigura că rămâneți în conformitate cu documentația care se modifică rar.

Livrare

Ultima componentă estelivrarea .Această componentă asigură că oricine are nevoie de acces la documentele din sistemul dumneavoastră ECM le primește. Aceștia ar putea fi membri ai echipei sau clienți, dar aspectul livrării face ca aceștia să cadă întotdeauna în mâinile potrivite.

Cum se implementează un sistem de management al conținutului pentru întreprinderi

Ești gata să implementezi propriul tău sistem ECM? Să parcurgem acești șase pași cheie pentru a vă ajuta să începeți.

Începeți cu Enterprise Content Management

Țineți-vă compania organizată prin gestionarea conținutului companiei. Găsiți instrumentul ECM potrivit pentru afacerea dvs. și aflați mai multe despre alte software-uri pentru întreprinderi care pot crește eficiența în întreaga organizație.