Cum să stăpânești procesul de achiziție SEO pentru întreprinderi

Ceea ce mulți SEO subestimează atunci când intră să lucreze pentru o companie este că este mai mult decât doar optimizarea site-ului web.

Majoritatea corporațiilor au procese stricte de achiziții care ar putea fi mai ușor de navigat. Cu toate acestea, dacă tu, ca SEO, înțelegi acest proces și ești pregătit, atunci poate merge mai ușor.

În timp ce echipa mea a evaluat unele dintre instrumentele SEO de top utilizate în întreprinderi, am depus eforturile necesare pentru ca procesul de achiziție să decurgă cât mai bine posibil.

Am trecut prin acest proces pentru cinci companii diferite și trebuie să spun că nu este niciodată ușor. Deși mi s-a spus că dețin recordul pentru cel mai rapid proces de achiziție pentru una dintre acele companii, acel proces a necesitat totuși unele îmbunătățiri.

Vă voi ghida prin elementele de bază și prin procesul suficient pentru a vă da un avans atunci când sunteți gata să aduceți vânzătorii pe care i-ați ales.

Ce este achiziția pentru SEO în termeni simpli?

Achizițiile sunt termenul de lux pentru a obține lucrurile de care compania dvs. are nevoie din surse externe. În ceea ce privește tehnologia, în ceea ce privește SEO, totul este despre atragerea serviciilor potrivite care vă sprijină SEO pentru ca operațiunile dumneavoastră să funcționeze fără probleme.

Marile corporații adoptă procese de achiziții îndelungate, deoarece le ajută să-și alinieze achizițiile de tehnologie cu strategia de afaceri, să economisească bani, să gestioneze furnizorii, să gestioneze riscurile precum suprapunerea și problemele de securitate și să rămână la vârf de tehnologie.

Gândiți-vă la asta în felul următor: prin atingerea jocului de achiziții tehnologice, companiile se pot asigura că primesc gadgeturi, software și suport IT care se potrivesc ca o mănușă.

Aceștia pot obține cele mai bune oferte, pot ține sub control furnizorii de tehnologie, pot evita orice accident major și pot aduce inovația la masă.

Dacă intri în acest proces pentru a înțelege de unde vine afacerea, ar trebui să ai răbdare să o navighezi.

SEO are nevoie de sprijin pentru conducere

SEO cunosc valoarea de a obține acceptarea și sprijinul de la directorii de nivel superior din cadrul organizației întreprinderii pentru a executa schimbările necesare pentru a avea succes.

Instrumentele SEO sunt încă o bifă pe această listă de asistență. În lumea dinamică a SEO, obținerea sprijinului din partea conducerii înainte de implementarea instrumentelor SEO este primordială.

Iată ce ar trebui să luați în considerare:

1. Alinierea obiectivelor de afaceri

Suportul de conducere asigură alinierea strategică a instrumentelor SEO cu obiectivele de afaceri mai largi, integrând eforturile SEO în strategia generală de afaceri încă de la început.

2. Alocarea resurselor

Căutarea de sprijin pentru conducere asigură bugetul și resursele necesare pentru implementarea și utilizarea eficientă a instrumentelor SEO, depășirea potențialelor constrângeri bugetare și asigurarea angajamentului pe termen lung.

3. Cumpărare organizațională

Sprijinul pentru conducere încurajează acceptarea părților interesate, facilitând adoptarea mai ușoară și colaborarea între echipe, depășirea rezistenței, eficientizarea procesului decizional și asigurând o abordare unificată a implementării instrumentului SEO.

4. Depășirea rezistenței la schimbare

Suportul de conducere comunică organizației importanța și beneficiile instrumentelor SEO, încurajând o atitudine pozitivă față de îmbrățișarea inovației, facilitarea managementului schimbării și navigarea rezistenței sau scepticismului.

5. Influențarea luării deciziilor

Suportul pentru conducere facilitează procesele de luare a deciziilor, obținerea de aprobări, asigurarea de parteneriate, negocierea contractelor, prioritizarea inițiativelor SEO și valorificarea influenței conducerii pentru a stimula implementarea cu succes și a maximiza impactul instrumentului SEO.

Voi găsi întotdeauna unul sau mai mulți oameni la nivel executiv, inclusiv pe cineva căruia îi raportez (fie direct, fie la un nivel sau două) și voi încerca să obțin sprijin de la alte echipe (ar putea fi directorul sau VP responsabil pentru conținut, inginerie, creștere sau marketing digital).

Am început procesul de achiziție cu sprijinul unui executiv pentru a găsi acea persoană fie că a renunțat, fie a fost concediată în timpul procesului. Ca să nu mai vorbim că, cu cât aveți mai mult sprijin, cu atât este mai greu pentru CFO să spună „nu” în ultimul moment.

Înțelegerea procesului de achiziție și a modului în care acesta se referă la SEO

Să presupunem că vă aflați într-o poziție în care un instrument precum Botify, Conductor, Brightedge sau seoClarity sau integrarea unei agenții vă va ajuta SEO. În acest caz, este timpul să vă implicați în procesul de achiziție.

Procesul evaluează potențialii furnizori de servicii SEO pe baza experienței lor, a istoricului lor, a prețurilor și a termenilor contractuali.

Organizația poate negocia acorduri la nivel de serviciu (SLA) și poate stabili termeni specifici legați de livrabile SEO, metrici de performanță, raportare și activități de optimizare în curs. Pașii găsiți în timpul acestui proces includ:

• Identificarea nevoilor : Definiți bunurile, serviciile sau resursele de care organizația le solicită.
• Identificarea și evaluarea furnizorilor : Cercetează și evaluează potențialii furnizori pe baza criteriilor de cost, calitate și fiabilitate.
• Cerere de propunere (RFP) sau cerere de ofertă (RFQ) : Solicitați propuneri detaliate sau cotații de la furnizori selectați.
• Evaluarea și selecția propunerilor : Evaluați propunerile primite și alegeți cel mai potrivit(i) furnizor(i) pentru negocieri ulterioare.
• Negocierea contractului : negociați termenii și condițiile, inclusiv prețul, termenii de plată și garanțiile.
• Atribuirea și implementarea contractului : Atribuiți contractul vânzătorului(ilor) selectați și inițiați bunurile sau serviciile convenite.
• Gestionarea relațiilor cu furnizorii : Gestionați performanța furnizorilor, rezolvați problemele și asigurați respectarea obligațiilor contractuale.
• Reînnoirea sau rezilierea contractului : Evaluați performanțele contractului și decideți dacă reînnoiți, renegociați sau reziliați contractul.

Acești pași nu trebuie să se întâmple întotdeauna unul după altul și există lucruri esențiale de verificat în timp ce parcurgeți fiecare nivel al procesului de achiziție.

De exemplu, odată ce ați identificat instrumentele sau agenția pe care doriți să le evaluați, este timpul să solicitați o demonstrație sau o prezentare a serviciilor lor.

Înainte de a începe orice astfel de conversație, le cer să semneze un acord de nedivulgare (NDA). De obicei, există cineva în echipa mea sau cineva juridic care știe de unde să obțină acces la acorduri.

În unele cazuri, am constatat că există deja un NDA. (Microsoft este o astfel de companie. Deoarece este atât de mare, există șanse mari ca cineva din organizație să fi vorbit cu instrumentul sau furnizorul cu care lucrez.)

Acesta este, de asemenea, un moment excelent pentru a căuta un acord principal de servicii în dosar, în cazul în care cineva a lucrat deja cu furnizorul.

Începând lucrurile cu un acord de nedivulgare

Pentru a semna un NDA cu un furnizor înainte de a începe achizițiile și de a revizui instrumentele SEO, trebuie să luați în considerare câțiva pași:

• Identificați necesitatea unui NDA pentru a proteja informațiile sensibile.
• Elaborați sau obțineți un document NDA cu termeni și condiții.
• Partajați NDA-ul cu furnizorul și negociați orice modificări necesare.
• Odată ce ambele părți sunt de acord, semnați NDA.
• Păstrați în siguranță o copie a NDA semnat pentru referință ulterioară.

Inițierea procesului de achiziție pentru instrumente SEO și interacțiunea cu furnizorii necesită acești pași. Identificarea necesității unui NDA, obținerea sau redactarea documentului corespunzător și negocierea termenilor, dacă este necesar, este crucială.

Asigurându-vă că ambele părți sunt de acord și semnează NDA, confidențialitatea informațiilor sensibile este protejată, iar echipa de achiziții va aprecia că respectați și înțelegeți procesul lor.

Navigarea prin acordul principal de servicii

Acordurile principale de servicii (MSA) rezolvă natura consumatoare de timp a negocierilor contractuale.

Îmi place să încep acest proces atunci când echipa este încrezătoare că ar dori să introducă instrumentul sau furnizorul, chiar dacă încă evaluează alte instrumente.

Aceste acorduri stabilesc termeni fundamentali între furnizori și clienți, economisind timp și bani, sporind în același timp eficiența și productivitatea.

Un MSA subliniază domeniul de activitate, confidențialitatea, geografia (dacă este cazul), cerințele de livrare a produselor, standardele de lucru, drepturile de proprietate intelectuală, condițiile de plată, impozitele și taxele, limitările de răspundere, locul legal, garanții, despăgubiri, cerințe de asigurare și reziliere. clauze.

MSA oferă, de asemenea, un cadru pentru viitoare contracte, simplificând procesul de negociere și permițând părților să se concentreze asupra problemelor specifice proiectului.

Pentru a obține un MSA aprobat prin intermediul legalului și al furnizorului, îmi place să iau în considerare acești pași:

• Obțineți o versiune nefinalizată a MSA de la furnizor sau de la echipa dumneavoastră juridică/de achiziții.
• Angajați-vă în negocieri cu vânzătorul pentru a ajunge la un acord reciproc acceptabil.
• Repetați și rafinați MSA pe baza feedback-ului.
• Obțineți aprobări finale de la avocați și de la furnizor.
• Executați MSA și stocați în siguranță o copie pentru referință.

Cu companii uriașe precum Microsoft sau Google, puteți verifica dacă există deja un MSA, ceea ce poate economisi timp și efort în negocierile contractuale.

Fără MSA, gestionarea contractelor s-ar putea dovedi a fi lungă și frustrantă. MSA întărește protecția drepturilor și obligațiilor ambelor părți, așa că merită să o începeți la începutul procesului dumneavoastră de achiziție.

Petreceți timp evaluând instrumentele și furnizorii

Această parte a procesului de achiziție începe după ce ați identificat instrumentele și/sau agențiile care se potrivesc bine nevoilor dumneavoastră. În mod ideal, ați identifica mai întâi nevoile dvs. și apoi ați aduna o listă de furnizori care par să se potrivească acestor nevoi.

De obicei, voi cere echipei mele să ofere feedback cu privire la luptele lor care le-ar putea încetini sau orice frustrări cu alte echipe care le cer sprijin.

Sarcinile care necesită timp, disponibilitate în timp sau chiar nivelul de cunoștințe pot fi rezolvate cu instrumente și/sau agenții.

Mă pricep bine la ce instrumente sunt disponibile în industria SEO, astfel încât să pot aduce acele instrumente echipei pe baza acelei liste. Cu toate acestea, încă petrec timp cercetând orice furnizori noi care ar fi putut apărea.

Cheia este să evaluăm cu atenție caracteristicile fiecărui instrument, scalabilitatea, capacitățile de integrare, acuratețea datelor și experiența utilizatorului. Câteva lucruri de luat în considerare la evaluarea instrumentelor:

• Caracteristici : Asigurați-vă că instrumentul oferă capabilități complete, aliniate cu obiectivele și cerințele dvs. SEO.
• Scalabilitate : instrumentul ar trebui să poată gestiona dimensiunea și complexitatea unui site web la nivel de întreprindere, inclusiv un număr mare de pagini, domenii sau campanii și să se asigure că furnizorul poate oferi suport adecvat.
• Integrare : Care sunt capacitățile instrumentului SEO? Asigurați-vă că există compatibilitate cu tehnologia dvs. existentă pentru a permite sincronizarea perfectă a datelor și fluxurile de lucru simplificate.
• Acuratețea datelor : examinați metodologia și sursele de date utilizate, acordând prioritate instrumentelor cu un istoric dovedit de furnizare de informații precise și actualizate.
• Utilizabilitate : Luați în considerare experiența echipei și ușurința în utilizare a instrumentului SEO, căutând o interfață ușor de utilizat, navigare intuitivă și suport disponibil pentru a maximiza productivitatea și a minimiza curba de învățare pentru echipa dvs.

Pe scurt, atunci când evaluați instrumentele și agențiile în timpul procesului de achiziție, este esențial să luați în considerare acești factori pentru a vă asigura că se aliniază cu obiectivele și cerințele dvs. SEO și că pot sprijini în mod eficient nevoile echipei dvs.

Arta de a negocia prețurile pentru a se potrivi bugetului dvs

Negocierea prețurilor contractuale pentru un instrument Enterprise SaaS este esențială pentru a asigura soluția potrivită pentru organizația dvs., asigurând în același timp valoare pentru bugetul dvs.

Trucul este să vă înțelegeți bugetul înainte de a evalua instrumentele și să clarificați furnizorului că acestea trebuie să se încadreze în bugetul respectiv. Câteva lucruri de luat în considerare atunci când vine vorba de prețuri:

• Efectuați cercetări amănunțite și comparați modelele de prețuri și caracteristicile instrumentelor similare SaaS, ținând cont de bugetul dvs. și de nevoile exacte ale instrumentului SaaS.
• Subliniați clar cerințele dvs. specifice și acordați prioritate caracteristicilor critice, subliniind importanța acestora în timpul discuțiilor de negociere.
• Evidențiați potențialul unui parteneriat pe termen lung și exprimați interesul pentru contracte prelungite sau prețuri bazate pe volum pentru a asigura condiții de preț mai favorabile.
• Discutați opțiunile de personalizare pentru a vă asigura că instrumentul SaaS vă satisface nevoile fără costuri inutile.
• Explorați structuri de prețuri alternative, oferte competitive și servicii combinate în timp ce vă angajați într-un dialog deschis pentru a găsi un acord de prețuri reciproc avantajos, care să se alinieze bugetului și cerințelor dvs.

La o companie s-a spus că am autoritate asupra unui buget anual de 1 milion de dolari. La o altă companie mi s-a spus că avem doar bugetul pentru un singur instrument și trebuie să obțin aprobarea directorului meu.

Fiecare companie și fiecare rol SEO este complet diferit. De exemplu, să folosim un instrument care costă între 250.000 USD și 300.000 USD pentru un contract pe un an.

Prețurile pot fi negociate în jos, dar fiți gata să pierdeți funcții. Când înțeleg clar de ce are nevoie echipa de la instrument, voi enumera acest lucru cu furnizorul și voi negocia un instrument cu caracteristicile despre care știu că avem nevoie, într-un buget care are sens.

Condițiile contractuale sunt, de asemenea, utile atunci când negociați. Unii furnizori vor lua în considerare reducerea prețurilor dacă există un angajament de 3-4 ani sau mai mult.

Am reușit să negociez contracte pentru a reduce bugetul anual cu 600.000 USD și am fost cunoscut că negociez un singur instrument de la un contract pe un an de 240.000 USD la 80.000 USD pentru o versiune foarte simplificată cu un contract de trei ani.

Această abilitate a mea a fost prețioasă pentru angajatori, așa că recomand ca SEO-ul întreprinderilor să învețe abilitatea de a negocia.

Obținerea de acceptare de la IT

Majoritatea instrumentelor SEO pentru companii sunt software ca serviciu (SaaS). Atunci când implementați un instrument SaaS de întreprindere pentru SEO, departamentul IT este crucial în asigurarea integrării perfecte și a performanței optime.

Echipa IT poate folosi eficient instrumentul SaaS pentru a spori eforturile de SEO, acordând în același timp prioritate securității datelor și compatibilității sistemului, luând în considerare factori cheie, cum ar fi cerințele tehnice, securitatea și confidențialitatea datelor.

• Cerințe tehnice : Asigurați-vă că instrumentul SaaS se aliniază cu infrastructura IT existentă, cum ar fi sistemele de operare, bazele de date și serverele web. Verificați compatibilitatea și capabilitățile de integrare pentru o implementare fără probleme.
• Securitate și confidențialitate a datelor : verificați dacă instrumentul are măsuri de securitate solide pentru a proteja datele SEO sensibile. În plus, confirmați că instrumentul SaaS pentru SEO nu colectează date despre utilizatori și se concentrează exclusiv pe analiza conținutului destinat publicului.
• Integrarea și migrarea datelor : Evaluați modul în care instrumentul SaaS se va integra cu sistemele și procesele existente. Determinați ușurința de migrare a datelor, transformările potențiale sau maparea necesare și asigurați un flux fluid de date între instrumentul SaaS și alte sisteme IT.
• Performanță și fiabilitate : Evaluați istoricul furnizorului SaaS în ceea ce privește timpul de funcționare, disponibilitatea serviciului și performanța generală. Luați în considerare redundanța serverului, echilibrarea încărcăturii și mecanismele de recuperare în caz de dezastru pentru a asigura o funcționare fiabilă.
• Suport IT și instruire : Înțelegeți nivelul de suport tehnic oferit de furnizorul SaaS și disponibilitatea resurselor de instruire pentru personalul IT. Asigurați-vă că există canale pentru asistență, timpi de răspuns prompt și acces la documentație sau forumuri de utilizatori pentru a utiliza eficient instrumentul SaaS pentru SEO.

Având în vedere aceste puncte, departamentul IT poate integra și valorifica cu succes instrumentul SaaS de întreprindere pentru SEO, acordând în același timp prioritate securității datelor, compatibilității sistemului și performanței de încredere.

În plus, ei se pot asigura că instrumentul se concentrează exclusiv pe analiza de conținut destinată publicului și nu implică colectarea datelor despre utilizatori.

Revizuirea juridică și semnarea contractului

În acest moment, ar trebui să aveți NDA în dosar, MSA aprobat și finalizat, prețurile și condițiile contractuale consolidate (sau 1-3 opțiuni disponibile) și aprobarea IT.

În timp ce contractul în sine este similar cu MSA, singura diferență dintre cele două este că MSA stabilește cadrul legal general pentru relația de afaceri, în special pentru parteneriatele pe termen lung sau furnizarea continuă de servicii.

În schimb, contractul pentru instrumentul SaaS guvernează în mod specific termenii și condițiile de utilizare a software-ului.

MSA acoperă termeni generali, cum ar fi confidențialitatea, garanțiile și limitările de răspundere. Între timp, contractul SaaS se concentrează pe condițiile specifice legate de utilizarea instrumentului SaaS, cum ar fi prețul, durata abonamentului, protecția datelor și prevederile de asistență.

Atunci când semnați un contract pentru un instrument SaaS pentru SEO într-o companie de întreprindere, există câteva considerente importante de reținut.

În primul rând, revizuiți cu atenție termenii și durata contractului, asigurându-vă că se aliniază cu obiectivele pe termen lung ale organizației dvs. și permiteți flexibilitate pentru ajustări, dacă este necesar.

Am constatat că unele companii vor permite doar contracte pe un an, așa că este bine să lucrezi cu vânzătorul pentru a avea câteva opțiuni pregătite pentru a evita negocierile ulterioare.

SEO ar trebui să acorde atenție SLA-urilor contractului, înțelegând garanțiile de performanță, angajamentele de funcționare și timpii de răspuns al asistenței.

De asemenea, este bine să luați în considerare scalabilitatea instrumentului SaaS, evaluând dacă acesta poate face față nevoilor tot mai mari și dacă sunt disponibile opțiuni de personalizare, mai ales dacă ați negociat o versiune simplificată la un buget mai mic.

Vrei să fii sigur că există loc pentru suplimente cu o simplă modificare fără a renegocia un nou contract. Evaluați nivelul de asistență al furnizorului, resursele de instruire disponibile și procesul de reziliere a contractului și de regăsire a datelor.

Colaborați cu echipa dvs. juridică pentru a asigura conformitatea cu cerințele legale și standardele din industrie și ajutați-i să abordeze clauze specifice prin negociere, dacă este necesar.

De obicei, voi revizui contractul înainte de a-l trimite echipei juridice a companiei mele. Sunt șanse ca echipa juridică să fie foarte ocupată și să nu aibă timp să ajungă la contract.

Înțelegerea completă a acestor puncte critice și rezumarea faptului că le-am verificat echipei juridice ajută procesul să meargă mai rapid.

Achiziția nu se încheie odată cu semnarea contractului

După semnarea unui contract, există câteva considerente importante de care trebuie să țină cont de un profesionist SEO.

În timp ce contractul este în curs de revizuire și negocierile se încheie, voi începe conversații cu furnizorul despre implementarea și integrarea instrumentului.

Dezvoltarea unui plan clar pentru a integra instrumentul SaaS în sistemele și fluxurile de lucru existente ajută echipa mea să se simtă sprijinită, iar echipa de conducere care a susținut decizia se simte în largul meu că lucrurile merg bine.

Acesta este momentul să ne coordonăm cu părțile interesate relevante și să stabilim termene pentru a asigura o tranziție fără probleme.

Apoi, investiți timp în pregătirea și familiarizarea dvs. și a echipei dvs. cu caracteristicile și funcționalitățile instrumentului.

Când mă confrunt cu situații în care există date despre eficiența echipei înainte de a integra instrumentul, voi urmări valorile relevante, voi analiza datele și voi lua decizii informate pe baza rapoartelor și a tablourilor de bord oferite de instrument sau folosind sistemul de ticketing (cum ar fi GitHub, Jira sau AirTable).

Când eram director de marketing la Smartsheet, una dintre cele mai mari lupte ale noastre a fost să nu atragem noi utilizatori să se înscrie, ci să îi menținem implicați și să folosească instrumentul.

Îmi transmit aceste cunoștințe instrumentelor pe care le folosesc pentru echipele mele de SEO până astăzi. Mențin comunicarea deschisă cu furnizorul SaaS, oferind feedback, abordând probleme și explorând oportunități de personalizare sau îmbunătățiri.

Cele mai multe dintre instrumentele SEO disponibile includ manageri de cont și servicii de asistență care înlocuiesc practic nevoia de consultanți sau agenții.

Îmi încurajez echipele să utilizeze aceste servicii, cerându-le să îndeplinească sarcini simple sau permițându-le să ofere recomandări pentru oportunități de creștere.

Managementul furnizorilor necesită, de asemenea, revizuirea periodică a termenilor și condițiilor contractului, asigurarea conformității și păstrarea la curent cu orice actualizări sau modificări comunicate de către furnizor.

În cele din urmă, evaluez în mod regulat rentabilitatea investiției (ROI) al instrumentului SaaS, evaluând impactul acestuia asupra performanței SEO și a obiectivelor generale de afaceri.

Programez timp în calendar la fiecare 6-12 luni pentru a face ajustări sau pentru a reevalua potrivirea instrumentului, dacă este necesar, pentru a continua succesul.

Luând în considerare aceste considerații post-contract, SEOsl poate gestiona eficient implementarea, utilizarea și optimizarea instrumentului SaaS pentru a genera rezultate SEO de impact.

Stăpânirea procesului de achiziție SEO pentru întreprinderi

În timp ce procesul de achiziție este provocator și necesită timp, este un pas crucial în obținerea serviciilor și instrumentelor potrivite care sprijină eforturile SEO.

Indiferent de câte ori am trecut prin acest proces, sunt întotdeauna surprins de modul în care poate fi atât de diferit cu fiecare companie.

Când mă simt ca expertul în achiziții, sunt surprins de încă o provocare de navigat. Cu toate acestea, este o necesitate de stăpânit și mă bucur că am experiența în setul meu de abilități.

Prin gestionarea eficientă a aspectelor legate de achiziții, SEO își pot îmbunătăți strategiile, păstra confidențialitatea, eficientiza acordurile contractuale, maximizează rentabilitatea investiției și obțin rezultate SEO de impact.