Inventarul de echipamente: un ghid rapid

Toate afacerile au active și, dacă doriți să rămâneți în afaceri, trebuie să știți care sunt acele active. Pentru a începe, trebuie să faceți un inventar de echipamente și să faceți o listă de inventar de echipamente. Nu este atât de ușor pe cât ar putea suna.

Există multe articole de urmărit în inventarul de echipamente. Desigur, trebuie să începeți prin a face o listă de inventar al echipamentelor. Cu toate acestea, vom începe prin a defini ce este un inventar de echipamente și vă vom arăta cum să faceți o listă de inventar de echipamente, inclusiv un șablon gratuit de inventar de echipamente.

Ce este un inventar de echipamente?

Inventarul de echipamente este tot ceea ce o companie are în posesia sa. Acest lucru poate varia între companii și chiar între departamente. De exemplu, o echipă IT va avea un inventar de echipamente care include bunuri precum computere desktop, laptopuri, imprimante, scanere, sisteme POS, accesorii pentru computer, aplicații software etc.

Producătorii vor avea o listă de echipamente care va include bunuri și materiale, precum și mașini. Companiile de construcții vor avea probabil mașini grele dacă nu sunt închiriate, precum și unelte și alte articole comerciale. Indiferent din ce constau activele, acestea ar trebui enumerate în detaliu și detaliat.

A avea un inventar de echipamente este cheia pentru a avea mai mult control asupra activelor noastre de afaceri. La rândul său, a avea un inventar complet de echipamente devine un atu pentru companie. Oferă un tampon între cerințele departamentului și onorarea comenzilor. Utilizarea software-ului de management de proiect vă ajută să urmăriți inventarul de echipamente.

ProjectManager este un software online de management al proiectelor care vă oferă un hub central pentru inventarul de echipamente și capacitatea de a-l urmări în timp real. Colectați inventarul de echipamente din vizualizarea noastră listă și generați rapoarte despre inventarul de echipamente pentru a ști când trebuie să vă reaprovizionați. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Ce este o listă de inventar de echipamente?

O listă de inventar de echipamente este o imagine de ansamblu completă a activelor unei organizații. Este esențial pentru audit și polițele de asigurare și este util atunci când decideți dacă trebuie să vă reaprovizionați sau să cumpărați echipamente noi.

A avea o listă de inventar al echipamentelor este cheia unei gestionări adecvate. Poate fi realizat în orice număr de foi de calcul, de la Excel la Google Sheets sau Numbers, dar există soluții software care vă oferă mai multe funcționalități decât o oferă o foaie de calcul statică.

Dacă nu aveți un instrument pentru a face o listă de inventar al echipamentelor, luați în considerare crearea uneia imediat. Nu este o procedură dificilă, dar ar trebui să fie minuțioasă.

Cum se creează o listă de inventar de echipamente

Pentru a avea o listă completă și utilă de inventar al echipamentelor, trebuie să configurați un sistem pentru a vă inventaria în mod constant bunurile. Este multă muncă în avans, dar merită să aveți lista de inventar al echipamentelor actualizată și precisă.

Veți dori să începeți prin a ști exact ce aveți, inclusiv marca și modelul etc., cum și unde sunt utilizate activele și cum să utilizați cel mai bine inventarul de echipamente. Aceasta include ceea ce aveți nevoie și ce puteți face pentru a obține o durată mai mare de viață a inventarului dvs. de echipamente.

Din nou, această listă de inventar de echipamente ar trebui să aibă toate bunurile dvs. Folosiți membrii echipei dvs. ca resurse pentru a vă asigura că acoperiți totul. Lista, după cum vedeți, trebuie să fie detaliată. Dar nu vă gândiți la asta ca fiind unul și gata; va trebui să revizuiți și să revizuiți pe măsură ce echipamentul este deteriorat, reparat și înlocuit.

1. Adunați informații generale despre echipamentul dvs

Pentru început, începeți să colectați informații generale despre echipamentul dvs. Acest proces este condus de managerul de birou sau de echipament, iar alți membri ai personalului vor ajuta la actualizarea acestuia. Acest proces ar trebui să fie structurat pentru a se asigura că sunt adăugate echipamente noi și că orice modificări aduse echipamentului sunt înregistrate.

Este o idee bună să începeți lista de inventar al echipamentelor împărțind-o în categorii. Fiecare categorie are subfile pentru a colecta detalii despre echipament. Următoarele detalii fac parte din orice listă amănunțită a inventarului de echipamente.

• Numărul de serie al articolului: acesta este numărul unic de echipament, numărul de urmărire sau PIN, în funcție de tipul de echipament care este listat. Aceste numere sunt importante pentru a urmări orice actualizări sau retrageri sau pentru a identifica echipamentul dacă este recuperat după furt.
• Descrierea articolului: Aici notați marca sau modelul echipamentului. De asemenea, ar trebui să descrieți culoarea acesteia, orice marcaj și alte detalii. Toate acestea vă ajută dacă echipamentul este furat și trebuie să completați o cerere de asigurare.
• Stare: Notați starea echipamentului, cum ar fi dacă este nou, în stare bună, necesită reparații și așa mai departe. Aceste informații cruciale vă ajută să știți când să recomandați un anumit articol sau când să reparați un echipament.

2. Indicați locația echipamentului dvs

Un alt aspect al listei de inventar al echipamentelor este locul unde se află acele active. Afacerile mai mici s-ar putea să nu găsească acest lucru la fel de util ca corporațiile globale, dar indiferent de dimensiunea companiei dvs., locația este importantă. Trebuie să găsiți bunul dacă doriți să îl utilizați, să îl reparați, să îl scoateți din funcțiune etc. Asta înseamnă în ce sertar se află sau în ce birou satelit.

• Sucursală: pentru companiile care au sucursale, va trebui să detaliați în ce sucursală se află activul. Acest lucru este deosebit de util, din nou, dacă piesa este furată, deoarece se concentrează pe o rază țintă unde piesa este cel mai probabil să fie găsită.
• Departament: După cum am menționat, chiar dacă afacerea dvs. este sub un singur acoperiș, veți dori totuși să detaliați locația activului, astfel încât să fie mai ușor să urmăriți starea acestuia.

3. Listați detaliile de achiziție a echipamentelor

Informațiile de gestionare a achizițiilor legate de fiecare echipament sunt, de asemenea, importante atunci când se întocmește o listă de inventar de echipamente. Aceste detalii vă vor ajuta să urmăriți împrumutul dacă aceste achiziții sunt pe credit, dar și longevitatea articolului și când va trebui să îl reparați sau să îl înlocuiți. Următoarele sunt câteva dintre elementele pe care le puteți identifica și adăuga la lista dvs. de achiziții de echipamente.

• Furnizor: de aici ați cumpărat articolul, fie că este un vânzător, companie, magazin etc. Acest lucru este important pentru a ști unde să mergeți dacă acel echipament trebuie înlocuit.
• Data achiziției: a ști când ați cumpărat activul este util pentru a estima cât timp vă puteți aștepta să fie util. Acesta este ciclul de viață al echipamentului. Desigur, acest lucru este necesar și dacă depuneți un raport de poliție sau o cerere de asigurare.
• Valoarea inițială: costul echipamentului determină modul în care aveți grijă de el. Toate echipamentele sunt valoroase și nu trebuie neglijate, dar dacă piesa este scumpă, ar putea necesita un plus de securitate.
• Avans: Care este suma pe care o depuneți atunci când cumpărați echipamentul pe credit? Acest lucru este important deoarece veți plăti echipamentul într-o perioadă de timp, iar valoarea articolului indică cum și când îl reparați sau îl înlocuiți.
• Ani de serviciu rămas: Acest lucru indică cât de mult timp este valoros echipamentul pentru afacerea dvs. și că membrii echipei dvs. îl pot folosi în siguranță.
• Termenul împrumutului în ani: Dacă nu ați închiriat echipamentul, dar ați contractat un împrumut pentru a-l cumpăra, acesta surprinde numărul de ani pe care i-ați fixat cu banca pentru a rambursa împrumutul pentru echipament.
• Rata împrumutului: Aici notați rata dobânzii așa cum este aplicată împrumutului bancar.
• Valoarea așteptată la sfârșitul termenului de împrumut: după ce ați plătit împrumutul, dacă echipamentul este încă utilizabil, veți dori să vă dați seama cât mai mult va fi viabil. Majoritatea echipamentelor își pierd valoare în timp, așa că veți dori să calculați valoarea așteptată (EV) pentru fiecare echipament atunci când este plătit.

4. Măsurați costurile lunare

Aici calculezi suma de bani pe care trebuie să o plătești în fiecare lună pentru echipament. Aceste cunoștințe sunt importante pentru a lua decizii, cum ar fi dacă reparațiile merită efortul pe un echipament care este deja pe ultimele etape. Puteți efectua o analiză rapidă cost-beneficiu pentru a evalua mai bine situația.

• Costuri lunare de exploatare: Determinarea costurilor de exploatare înseamnă cunoașterea costului de deținere sau închiriere a echipamentului plus costul de întreținere plus costul de funcționare, cum ar fi combustibilul, electricitatea etc.
• Plată lunară: aceasta este ceea ce trebuie să plătiți în fiecare lună pentru un echipament, fie că este un leasing sau un împrumut.

5. Adunați informații despre depreciere

Un alt lucru de urmărit este amortizarea. Cu alte cuvinte, reducerea valorii echipamentului în timp care se datorează uzurii de utilizare. Următoarele vă permit să diagramați acest lucru.

• Valoarea curentă: Mai simplu spus, atât valorează echipamentul în acest moment. Cu alte cuvinte, este prețul inițial al articolului cu valoarea amortizată din vechime, uzură scăzută din acesta.
• Amortizarea liniară anuală: Aceasta este o metodă de a afla cât de mult se va deprecia echipamentul pe parcursul ciclului său de viață. Ideea din spatele acestui lucru este că o piesă de echipament se depreciază uniform pe o perioadă de timp până când nu mai are valoare și va fi salvată.
• Amortizarea liniară lunară: La fel ca și amortizarea liniară anuală, dar pe o perioadă mai scurtă de doar o lună.

Șablon gratuit pentru inventarul echipamentelor

Sunt multe date de colectat pentru fiecare echipament. Apoi multiplicați asta cu activele unei afaceri pentru a obține o idee despre cât de consumator de timp este acest proces. Utilizarea unui șablon de listă de inventar al echipamentelor este o modalitate de a eficientiza efortul. Documentul are subliniate diferitele aspecte ale unei liste de echipamente și tot ce trebuie să faceți este să completați spațiile libere. Descărcați șablonul nostru gratuit pentru inventarul de echipamente pentru a începe.

Beneficiile listelor de inventar de echipamente

După ce ați citit până aici, s-ar putea să vă ridicați mâinile și să spuneți că acest proces durează prea mult timp, nu merită. Deși este multă muncă, beneficiile depășesc cu mult efortul. În primul rând, vei lua decizii de afaceri mai bune odată ce ai adunat aceste cunoștințe critice despre activele tale. Vă ajută să vă informați gestionarea resurselor.

Echipamentul este scump. A avea o listă de inventar al echipamentelor este o modalitate de a înțelege aceste costuri. Aceasta vă informează despre rutinele de cumpărare și întreținere. Lista de inventar al echipamentelor este deosebit de utilă pentru întreținerea preventivă. Puteți obține mai mult din activele dvs. și puteți întreține mai bine căile.

Nu este vorba doar de gestionarea resurselor, ci și de crearea de bugete care sunt susținute de listele de inventar de echipamente. Puteți bugeta pentru viitoarele achiziții și întreținere cu mai multă precizie, ceea ce înseamnă menținerea mașinilor respective online și evitarea întreruperii producției. Acest lucru crește eficiența și, în același timp, îi ține la răspundere pe membrii echipei, știind cine are ce echipament.

Manager de proiect și inventare de echipamente

Am împins șablonul nostru gratuit pentru lista de inventar de echipamente ca punct de intrare pentru a avea mai mult control asupra activelor dvs., dar șabloanele sunt documente statice, iar inventarul de echipamente este orice altceva decât static. ProjectManager este un software online care vă ajută să urmăriți resursele în timp real. Acum aveți instrumentele de care aveți nevoie pentru a ști când este timpul pentru întreținere sau pentru a înlocui echipamentul vechi fără a provoca întârzieri în producția dumneavoastră.

Gestionați resursele pe diagramele Gantt interactive

Există o mulțime de date legate de inventarul de echipamente. Cu diagramele noastre Gantt, puteți urmări costurile și resursele legate de producția dvs. fie pentru un proiect, fie pentru mai multe proiecte, cu funcția foaie de parcurs. Doar comutați de la vizualizarea listă pe care ați creat lista de inventar de echipamente în diagrama Gantt. Acum puteți urmări situația financiară, termenele scadente și multe altele. Odată ce ați finalizat planul, setați o linie de bază pentru a captura acele date. Acum puteți urmări efortul planificat față de efortul real în timp real și puteți afla întotdeauna starea actuală a resurselor dvs.

Urmăriți resursele cu tabloul de bord în timp real

Odată ce ați stabilit o linie de bază, vă puteți urmări resursele în toate funcțiile software-ului nostru. Ori de câte ori doriți o vizualizare la nivel înalt a inventarului dvs., utilizați tabloul de bord în timp real pentru a urmări șase valori, inclusiv costul. Nu este necesară nicio configurare ca și în cazul altor instrumente ușoare care vă fac să configurați tabloul de bord. Tabloul nostru de bord se naște gata atunci când ești tu.

Când aveți nevoie de mai multe date, utilizați funcțiile noastre de raportare cu un singur clic. Puteți crea rapoarte despre volumul de lucru al echipei dvs., costuri, stare și starea portofoliului și multe altele. Fiecare raport poate fi personalizat pentru a afișa numai informațiile care vă interesează și apoi partajat cu ușurință părților interesate. Acum aveți control asupra inventarului dvs., acesta nu are control asupra dvs.

ProjectManager este un software premiat care vă ajută să gestionați și să urmăriți inventarul de echipamente în timp real. Platforma noastră de colaborare facilitează pentru fiecare departament să își actualizeze listele de inventar de echipamente în timp real, să partajeze fișiere și să comenteze. Începeți cu ProjectManager astăzi gratuit.