Implicarea publicului: Idei simple, dar eficiente pentru a vă face evenimentul captivant

Planificați un eveniment și vă faceți griji cum să atrageți publicul la marginile scaunelor în timp ce roțile evenimentului dvs. se rotesc?

Totul va depinde de puterea imaginației și a resurselor tale. Încă de la începutul planificării unui eveniment, ar trebui să vă definiți clar viziunea generală, obiectivele și scopurile.

Un eveniment de succes poate atrage atenția publicului.

Întrebați-vă, ce încercați să realizați cu evenimentul? Trebuie să existe o narațiune definită și un „de ce” clar pentru evenimentul tău.

Nu puteți găzdui un eveniment de succes – darămite un eveniment plăcut – fără implicarea reală a participanților.

Toți planificatorii de evenimente vor fi de acord că unul dintre cele mai mari obiective ale lor este de a-și menține participanții implicați pe parcursul evenimentului lor.

Dar ce înseamnă asta?

Când vă gândiți la implicarea participanților sau la eveniment, nu vă gândiți doar câți oameni au participat la fiecare sesiune, ci cât de multă atenție ați fost capabil să acordați evenimentului dvs.

Pe scurt, implicarea participanților este măsurată prin cât de mult participă în mod activ participanții tăi și câștigă ceva din evenimentul tău.

În acest articol, vă voi ține de mână și vă voi ghida prin aceste idei alese cu atenție și cele mai eficiente pentru a face evenimentul dvs. captivant, nu merge singur, vino cu mine.

Idei pentru a vă face evenimentul captivant

#1. Keep It Social: Oferă chat live pentru sesiuni virtuale

Evenimentele virtuale și evenimentele hibride au explodat în popularitate în ultima vreme. Mai multe mărci folosesc platforme de chat pentru evenimente live pentru a le face evenimentele mai interactive.

Echipa dvs. de eveniment poate vedea și răspunde la întrebări și poate încuraja conexiunile cu un serviciu de chat.

Folosirea platformelor de chat pentru evenimente live crește implicarea publicului, crește numărul de participanți și oferă o experiență memorabilă pentru participanți.

O platformă de chat live va încuraja membrii publicului să interacționeze între ei și să se simtă mai interconectați.

#2. Pregătiți vorbitori și panelişti

Vorbitorii publici grozavi și participanții vor fascina publicul și îi vor ajuta pe ascultători să fie implicați. Difuzorii tăi au mai fost pe o scenă? Asigurați-vă că au.

Au mai vorbit cu un public virtual sau hibrid? Asigurați-vă că au.

Un vorbitor cu experiență vă va ghida participanții de la A la B, îi va implica și va crea cea mai bună experiență posibilă. Un vorbitor cu experiență la un eveniment este bine odihnit și relaxat.

#3. Oferă experiențe unice în cadrul unui eveniment

Experiențele în cadrul unui eveniment sunt un factor eficient de implicare a evenimentului. Puteți oferi pauze de meditație ca o modalitate de a ajuta participanții să se relaxeze și să-și recapete concentrarea în timpul evenimentului.

Durata de atenție a minții umane este limitată, așa că sesiunile nu ar trebui să dureze mai mult de două ore fără pauză.

În timpul evenimentelor, participarea invitaților poate fi foarte statică, așa că este o idee bună să echilibrați această imobilitate. Activitățile dinamice vor face oaspeții tăi să simtă o energie reînnoită.

De exemplu, la începutul anului, Symphony Talent a introdus cutii de experiență pentru participanți în cursul evenimentului său Transform, care includea pauze bonus precum o sesiune de meditație guvernată dimineața.

Compania a oferit participanților cafea gourmet, o pereche de șosete confortabile și un ulei esențial făcut de expertul în meditație.

Participanților li s-a spus să se simtă confortabil și să se întindă pe scaune, în timp ce expertul în meditație le-a arătat tuturor cum să folosească uleiul înainte de a-i conduce pe participanți printr-o sesiune de meditație de cinci minute.

Oricât de simplu sună, i-a implicat pe oameni și, sperăm, că vor fi întotdeauna reveniți la evenimentele Symphony.

#4. Sondaj pre-eveniment și live

Mulți agenți de marketing folosesc sondaje pentru a crește implicarea publicului. Este extraordinar de eficient și pentru un motiv întemeiat.

Sondajul înainte de eveniment oferă audienței dvs. impresia că conținutul evenimentului virtual va fi adaptat la cerințele lor specifice.

Publicul dvs. va fi mai interesat de informații, deoarece consideră că au fost special concepute pentru ei.

Acest lucru înseamnă că veți adăuga mai multă valoare evenimentului, îmbunătățind șansele de rentabilitate pozitivă a investiției (ROI).

Sondajul live pentru a interacționa cu publicul este o abordare simplă pentru organizatorii de evenimente, dar foarte eficientă pentru a face evenimentul dvs. captivant.

#5. Afișați un perete de socializare

Fiecare eveniment virtual, hibrid sau în persoană ar trebui să afișeze un perete de socializare. Un perete social media a oferit, de asemenea, beneficii semnificative agenților de marketing de evenimente prin implicarea participanților, dovezi sociale și alți factori, făcându-l o componentă crucială a fiecărui eveniment.

Este un ecran digital care afișează în timp real informații generate de utilizatori de pe site-uri de social media, cum ar fi Facebook, Instagram, Twitter, Youtube, LinkedIn și altele.

Pereții rețelelor sociale pot fi utilizați în diverse campanii de marketing, inclusiv evenimente hibride, vitrine de comerț electronic, campanii de e-mail, site-uri web și multe altele.

Angajamentul publicului, dovada socială, un sentiment de încredere, loialitatea mărcii, susținerea mărcii, marketingul verbal, ratele de conversie îmbunătățite și profiturile sunt doar câteva dintre beneficiile unui perete de socializare.

#6. Implicați publicul în învățarea rapidă

A vorbi despre un subiect timp de 30 de minute până la o oră în timpul unei sesiuni poate deveni obositor atât pentru vorbitor, cât și pentru ascultător.

În loc să vă duceți pe dumneavoastră și pe publicul dvs. pe acel drum obositor, adoptați învățarea rapidă pentru a accelera viteza sesiunilor dvs. și pentru a analiza concepte noi de implicare a întâlnirilor.

Acest lucru ar putea presupune alocarea a doar 10 minute pentru fiecare subiect, urmată de o scurtă sesiune de întrebări și răspunsuri înainte de a trece la următorul subiect. În plus, desfășurați sondaje în timpul fiecărei prezentări rapide pentru a o face mai captivantă.

Alternativ, aduceți mai mulți vorbitori pentru a discuta același subiect, dar permiteți fiecărui vorbitor să vorbească câteva minute înainte de a-l prezenta pe următorul.

Mai mulți vorbitori care discută același subiect vă pot împiedica audiența să devină confortabilă și să alunece în plictiseală.

#7. Folosiți mementouri și notificări

Conferințele pot dura multe zile și pot include numeroși prezentatori și fluxuri live. Utilizați notificările pentru a vă informa oaspeții despre modificări sau îndemnuri.

Notificările vă permit să oferiți actualizări personalizate publicului dvs. pentru a-l face să se simtă incluși și pentru a le aminti evenimentele viitoare.

De asemenea, puteți notifica audiența live cu privire la o schimbare sau anulare a sesiunii înainte de a trece prin sala de convenții și de a descoperi că a fost anulată sau mutată.

#8. Rămâi pe minge, fii concis și relevant

Comunicarea este de departe una dintre cele mai benefice abilități pe care trebuie să le aibă profesioniștii în evenimente. Comunicarea de succes este cheia angajamentului evenimentului.

Există trei piloni de comunicare pe care vă sprijiniți în comunicarea dvs., care vă vor ajuta să mențineți participanții și vorbitorii pe aceeași pagină și să organizați un eveniment captivant.

Respectați cele 3 C ale unei comunicări de succes: fiți clar, consecvent și concis.

#9. Încurajează comunicarea chiar și în timpul evenimentelor

În ciuda faptului că evenimentele hibride și virtuale ne permit să aducem mai mulți oameni împreună, poate fi mai greu să generăm acea experiență comună și coerentă pentru toate publicurile.

Dar, virtual, participanții pot participa convenabil dacă le cereți. Doar asigurați-vă că comunicarea dvs. este suficient de clară.

#10. Recompensează implicarea, dar păstrează totul durabil

Generarea de implicare nu este o soluție rapidă. Trebuie să-ți potriviți recompensele cu publicul pentru a face furori.

Din fericire, există o gamă largă de recompense care se potrivesc participanților și obiectivelor tale.

Dar alegerea celui mai eficient tip de recompensă care va motiva și va avea impact asupra publicului poate fi dificilă.

Oricum, în funcție de evenimentul tău, există numeroase opțiuni de recompensă grozave pe care să le oferi audienței tale, trebuie doar să te uiți cu atenție și vei vedea ce li se potrivește.

Unele alternative includ caiete reciclate, plante, pachete cu semințe, genți de tote reutilizabile, rucsacuri reciclate etc.

#11. Ai întotdeauna un plan B

Creștem – în mod natural – cu un atașament puternic față de un plan A, adică o proiecție a modului în care ne va decurge viața și a ceea ce trebuie să facem pentru a ne atinge setul particular de obiective bine definite.

De exemplu, vom face 7 ani de facultate de medicină, apoi ne vom muta în vest, vom cumpăra o casă și vom întemeia o familie.

Sau, vom merge la facultatea de drept timp de 4 ani, apoi vom merge în altă țară și vom pregăti în specialitatea noastră de interes și sperăm să ne pensionăm până la cincizeci de ani.

Sau ne vom căsători și vom crește trei copii cu accent pe în aer liber și pe a face bine în lume.

Dar apoi, pentru unii dintre noi, și la un nivel pentru toți, viața ia o întorsătură diferită de proiecția noastră mentală.

O accidentare bruscă ne lasă pentru totdeauna o anumită carieră la îndemâna noastră. O parte oribilă și neașteptată de politică de birou ne pătează numele și ne obligă să ieșim din calea noastră profesională.

La aceste margini aspre, unde te orientezi, planul B.

Pentru liniște sufletească, încearcă întotdeauna să ai un plan B pregătit în cazul în care ceva nu merge așa cum a fost planificat.

Evenimentele live sunt provocatoare și lucrurile nu vor merge întotdeauna așa cum le-ați proiectat mental.

#12. Faceți-vă evenimentul accesibil

Accesibilitatea este un subiect frecvent de conversație în aceste zile. Indiferent dacă găzduiți o întâlnire mică sau o conferință majoră, includerea accesibilității în strategia dvs. asigură că toți participanții au o experiență pozitivă și incluzivă la evenimentul dvs.

Aceasta înseamnă că serviciile și instrumentele sunt adaptate pentru utilizarea tuturor, inclusiv a celor cu deficiențe sau limitări fizice.

Când vine vorba de accesibilitate pentru evenimente, scopul este de a crea un mediu în care toată lumea să poată participa pe deplin și să se implice în eveniment încă de la început.

În general, persoanele cu dizabilități (PWD) nu trebuie să facă eforturi suplimentare pentru a accesa informații și să se retragă pentru a căuta ajutor de la alții.

Ușurează-le prin includerea informațiilor de accesibilitate în designul invitației.

#13. Includeți elemente video.

Schimbați regulat prezentarea vizuală a unui eveniment pentru a ajuta la menținerea nivelului de atenție și de implicare a publicului.

Șaizeci și unu la sută dintre specialiști în marketing folosesc videoclipuri ca element interactiv pentru a menține publicul implicat în timpul evenimentelor.

Introduceți sesiuni noi cu videoclipuri scurte de infotainment, găzduiți o sesiune de întrebări și răspunsuri live, încorporați interviuri preînregistrate sau organizați discuții video la masă rotundă pentru grupuri mici.

#14. Cereți participanților pentru părerea lor

Verificați modul în care participanții se bucură de eveniment pe parcursul zilei, solicitându-le să contribuie.

Este o idee bună să le oferiți o modalitate clară de a discuta cu dvs. sau cu vorbitorii pe parcursul evenimentului, astfel încât să vă poată contacta cu orice întrebări sau gânduri sau dacă au apărut probleme tehnice.

#15. Afișați-vă recunoașterea social media pentru a câștiga încredere socială

Astăzi, fiecare organizator trece la digital pentru a răspândi conștientizarea evenimentului său, în special pe rețelele sociale. Reclame pe Facebook, reclame pe Twitter, campanii cu hashtag și videoclipuri live.

Pereții rețelelor sociale de aici pot fi foarte utile pentru a spori implicarea utilizatorilor prin afișarea tuturor angajamentelor pe rețelele sociale pe care le obțineți ca răspuns la conținutul promovat.

Este benefic să prezentați conținutul generat de utilizatori, inclusiv răspunsuri, fotografii cu hashtag-uri etc., pentru a-i face pe oameni să-și dea seama de valoarea dvs. socială, afișând un flux de hashtag live în locații.

Conținutul generat de utilizatori legat de eveniment pe conturile și comunitățile de rețele sociale poate fi agregat la un loc și afișat ca afișaj de perete social media în evenimentul dvs.

Concluzie

Când te gândești la participanți, este esențial să iei în considerare de ce ar trebui să participe la evenimentul tău. Majoritatea oamenilor nu vin doar din cauza cât de plăcută este subiectul, ci și pentru ceea ce pot realiza ulterior cu noile lor cunoștințe.

Te-ai gândit la asta? V-ați gândit la ideile cu care să implicați acești participanți, astfel încât aceștia să poată obține tot ce este mai bun de la evenimentul dvs.?

Peisajul evenimentelor continuă să avanseze pe măsură ce scriem acest lucru, iar pentru a reuși cu implicarea evenimentului, veți avea nevoie de o gândire proaspătă ieșită din cutie și pe care o veți face punând participanții pe primul loc.

Indiferent dacă alegeți să implementați una dintre aceste idei puternice de implicare la eveniment sau toate cele 15, vă asigur că sunteți pe cale să creați o experiență de neuitat pentru participanții dvs.