Cum să scrieți un e-mail de urmărire a unui eveniment care conduce la rezultate

Felicitări! Evenimentul tău a fost un mare succes, mai mulți oameni cumpărând bilete decât se aștepta. Masa de tombolă bâzâia și toți au plecat cu zâmbete mari.

Toate acestea merită o palmă bună pe spate - dar încă nu ați terminat! Unii organizatori de evenimente vor argumenta că e-mailul de mulțumire trimis după marele eveniment este chiar mai important decât evenimentul în sine.

Când lucram în organizații nonprofit, știam să adaug un e-mail de urmărire a evenimentului în planul de marketing post-eveniment. Și acest lucru este valabil pentru orice tip de eveniment, de la o reuniune de clasă până la o degustare privată de vinuri. Tot felul de industrii beneficiază de organizarea de evenimente pentru clienții potențiali și actuali, iar e-mailurile trimise după ziua cea mare pot menține impulsul.

Ca parte a urmăririi, va trebui să colectați e-mailuri de la toți cei care au participat la eveniment. Dacă ați vândut bilete online, este posibil să fi integrat automat acest lucru în procesul dvs. Dar dacă nu ați făcut-o – sau dacă unii oameni au cumpărat mai mult de un bilet și și-au adus prieteni, sau a fost un eveniment care nu necesita bilete – veți dori să creați un proces pentru a colecta e-mailuri în timpul evenimentului în sine.

Puteți colecta adrese de e-mail în orice mod natural pentru eveniment, dar întotdeauna am preferat să mă ocup de această sarcină importantă la check-in. Când salutați participanții la o masă cu informații, nu va dura mult timp să scrieți o adresă de e-mail și să le spuneți să caute un mesaj de urmărire plin cu lucruri pe care doresc să le cunoască. Dacă este un eveniment virtual sau hibrid, este în regulă și asta. Puteți solicita un e-mail pentru a obține un link sau un RSVP la eveniment.

După ce primiți adresele de e-mail, adăugați contactele în contul dvs. de e-mail marketing. Încercați să creați o foaie de calcul și să le adăugați automat de acolo. Stăpânirea acestui lucru este unul dintre lucrurile pe care veți dori să le faceți mai întâi când învățați cum să faceți marketing prin e-mail. Luați în considerare segmentarea acestui lot de e-mailuri în propriul grup, astfel încât să puteți trimite e-mailuri personalizate participanților la eveniment mai târziu.

Este esențial să strângi adrese de e-mail la evenimente pentru a crea un e-mail cu rezultate măsurabile care pot extinde succesul evenimentului tău luni de zile - sau chiar mai mult.

Importanța e-mailurilor de urmărire

Importanța unui e-mail de urmărire a evenimentului este greu de supraestimat. Asta este pentru ca:

• Aceste mesaje încep o relație cu oameni noi care abia încep să învețe despre organizația, industria sau afacerea ta.
• Îi poți educa despre munca bună pe care o face echipa ta în fiecare zi.
• Poți mulțumi participanților pentru că și-au petrecut o parte din zi cu tine.
• Puteți împărtăși câți bani au fost strânși, câți oameni au participat și alți descriptori măsurabili ai succesului dvs.
• Este o oportunitate de a-i determina să salveze data pentru alte evenimente viitoare care ar putea fi similare.
• Puteți include și alte modalități prin care aceștia se implică, inclusiv nevoile de voluntariat sau de comitet.

Când este făcut corect, un e-mail de mulțumire este o modalitate naturală și confortabilă de a aduce oamenii care au participat la un eveniment mai aproape de munca pe care o desfășurați. Veți construi relații cu oameni despre care știți că doresc cu adevărat să afle mai multe și vor fi bucuroși să primească mesajul.

Pe parcursul oricărei campanii de e-mail pentru eveniment, acest mesaj de urmărire funcționează pentru a vă îmbunătăți rentabilitatea investiției evenimentului și pentru a educa cititorii cu privire la valorile, programele, grupurile, produsele sau obiectivele susținute de eveniment. Și dacă nu îl trimiteți, este posibil să nu mai aveți o șansă de a consolida această nouă conexiune.

Elementele cheie ale unui e-mail eficient de urmărire a evenimentului

Atunci când creați un e-mail de urmărire a evenimentului, asigurați-vă că destinatarul înțelege de ce îl trimiteți și este bucuros să îl descopere în căsuța de e-mail. Pentru a realiza acest lucru, includeți aceste elemente esențiale.

Personalizați salutul

Când scrieți acest e-mail, amintiți-vă că este trimis la sute sau chiar mii de persoane. Cu toate acestea, destinatarul vede doar mesajul trimis. Adăugarea unui salut personalizat subliniază sentimentul că acest e-mail este trimis doar pentru ei.

Personalizarea este unul dintre cele mai esențiale lucruri din orice ghid care vă învață cum să creați e-mailuri eficiente de marketing pentru evenimente. Asta pentru că această strategie oferă o oportunitate rară de a te conecta direct cu persoana care primește e-mailul.

Când utilizați o platformă de marketing prin e-mail precum Constant Contact, această atingere personală poate fi automatizată prin adăugarea unui prompt dinamic care trimite prenumele persoanei de contact direct în e-mailul trimis. Puteți încerca chiar această tehnică în linia de subiect al e-mailului pentru a vă spori rata de deschidere.

a exprima muțumire

Înainte de orice, trebuie să le mulțumiți participanților la eveniment care au primit e-mailul pentru că au venit la evenimentul dvs. La urma urmei, evenimentul nu ar fi fost un succes dacă nu ar fi fost toți cei care au făcut-o așa!

Acesta ar trebui să fie un proces separat de trimiterea unei scrisori „vă mulțumesc pentru donație”, care este de obicei trimisă prin poștă melc și include informații despre deducerea fiscală, dacă este cazul. Acest e-mail post-eveniment ar trebui să ofere o expresie generală de recunoștință pentru sprijinul destinatarului.

Recapitulați evenimentul

Apoi, informați cititorul cum a decurs evenimentul în general. Împărtășiți câți oameni au participat, cât de mult s-a strâns dacă acesta a fost un obiectiv, o explicație generală a distracției petrecute și orice altă informație de ansamblu care le face să știe că fac parte dintr-un efort mai mare.

Dacă aveți o galerie de fotografii pe o pagină de socializare, poate doriți să includeți un link și o solicitare ca aceștia să vă urmărească pe platformele dvs. sociale. Încurajează participanții să se eticheteze în imagini, permițându-le prietenilor să vadă distracția pe care s-au bucurat susținând cauza ta.

Oferiți conținut valoros

Gândiți-vă la ce dorește să știe destinatarul e-mailului de urmărire a evenimentului. Dacă evenimentul a susținut un anumit proiect sau campanie, împărtășiți informații despre modul în care beneficiază comunitatea. Dacă ați oferit un curs privat de degustare sau de mixologie, împărtășiți rețete. Dacă a fost un eveniment de rețea, oferiți un loc pentru partajarea informațiilor de contact. Includeți resurse utile sau chiar o postare interesantă pe blog pe care cititorul o va aprecia.

Luați în considerare întotdeauna dacă trimiteți conținut relevant. Lăsați cititorul să se îndepărteze de mesajul dvs. cu ceva valoros care îl face să știe că vă pasă de el și doriți să creați o relație mai puternică. Cheia pentru un conținut excelent de e-mail nu este întotdeauna să ceri asistență, ci să oferi asistență.

Sfaturi pentru a scrie un e-mail de urmărire captivant

Am văzut agenți de marketing pentru evenimente și membri ai echipei de vânzări a organizației mele care nu erau scriitori luptăți ore întregi pentru a crea un singur e-mail. Nu trebuie să pierzi așa ceva! Urmați aceste sfaturi și inspirați-vă din aceste exemple de e-mail ulterioare pentru a nu vă gândi prea mult – sau vă grăbiți prin – acest proces critic.

Păstrați-l concis și clar

În primul rând, acest e-mail de urmărire a evenimentului nu trebuie să fie prea lung. De fapt, este mai bine să păstrați totul simplu decât să încercați să adăugați totul deodată. Amintiți-vă, acum că le-ați primit adresa de e-mail și ați inițiat această relație, le puteți trimite buletine informative electronice, articole noi pe blog și invitații la următorul eveniment. Rămâneți la obiect. Va fi mai ușor de scris – și va fi apreciat și mai mult.

Injectați personalizare

Așa cum ar trebui să adăugați o întâmpinare personalizată, puteți, de asemenea, să adăugați și alte personalizări pe parcursul e-mailului. O modalitate de a face acest lucru este segmentarea în continuare a listei originale de adrese de e-mail.

De exemplu, veți dori să le trimiteți voluntarilor voștri e-mailul de urmărire a evenimentului și să le mulțumiți în mod special pentru munca lor grea - asta nu s-ar aplica cuiva care doar participă. Dacă vă păstrați lista de voluntari pentru eveniment într-un segment separat de e-mail pe platforma de marketing prin e-mail, va fi ușor să editați e-mailul cu o notă personalizată care este doar pentru ei.

Folosiți subiecte convingătoare pentru urmărirea evenimentului

Fără să virați în teritoriul clickbait cu mai multe semne de exclamare și majuscule, veți dori să includeți un subiect captivant pentru e-mail, care să atragă atenția cititorului. Amintiți-vă, acele câteva cuvinte sunt uneori singurul lucru pe care îl va vedea destinatarul când e-mailul îi apare în căsuța de e-mail.

Alegeți cu atenție subiectul. Liniile bune de subiect ale e-mailului inspiră curiozitate, stimulează acțiunea și creează un sentiment de exclusivitate. Fă-i să se simtă atât de importanți încât trebuie să le împărtășești această știre.

Încorporează elemente vizuale

Șabloanele de e-mail facilitează încorporarea elementelor vizuale în e-mailul după eveniment. Puteți adăuga fotografii ale participanților sau activități la eveniment sau puteți arunca un widget sau un link către un scurt videoclip din ziua cea mare. Și nu uitați să includeți sigla organizației dvs.!

Exemple de mesaje de e-mail de urmărire a evenimentelor

Înainte de a vă scrie e-mailul de urmărire a evenimentului, decideți ce conținut doriți să aibă cititorii dvs. Poate doriți pur și simplu să le mulțumiți sau poate doriți să le spuneți că vă pasă de sugestiile lor pentru modalități de îmbunătățire anul viitor. Acest brainstorming va face mai ușor să decideți ce exemplu doriți să urmați.

E-mail de mulțumire cu momentele importante ale evenimentului

Unele e-mailuri post-eveniment exprimă doar recunoștință și împărtășesc cele mai importante momente ale zilei mari - este suficient! Dacă a fost un eveniment virtual, aceasta este o modalitate excelentă de a oferi participanților o perspectivă mai largă asupra domeniului activităților.

Oferta exclusivă de conținut

Oferă-le un lagniappe (lan-ˈyap), un cuvânt cajun care se referă la acea mică surpriză suplimentară oferită ca mulțumire la sfârșitul unei tranzacții. Participanții la eveniment ar putea crede că distracția pe care au avut-o s-a terminat, dar o puteți extinde oferind conținut exclusiv în e-mailul de urmărire a evenimentului. De exemplu, le puteți da primul crack la rezervarea meselor sau la cumpărarea de bilete la evenimente viitoare.

Cerere de sondaj și feedback

Dacă intenționați să organizați același eveniment anul viitor, o modalitate excelentă de a vă îmbunătăți rentabilitatea investiției este să chestionați participanții, voluntarii și părțile interesate despre îmbunătățirile evenimentului pe care și-ar dori să le vadă. S-ar putea să fii surprins de unele dintre sugestiile pe care le oferă - în plus, s-ar putea să câștigi niște voluntari noi.

Ofertă personalizată în funcție de interesele participanților

Când colectați adrese de e-mail, este posibil să doriți să creați un scurt sondaj care să întrebe participanții la eveniment despre interesele lor. Puteți apoi să vă segmentați listele de e-mail în aceste interese diferite și să trimiteți e-mailuri personalizate cu oferte sau resurse suplimentare care le vor interesa.

De exemplu, poate că au fost interesați să participe la un eveniment de rețea și le puteți oferi un bilet de băutură gratuit doar pentru participarea la un eveniment anterior.

Cele mai bune practici pentru e-mailuri de succes de urmărire a evenimentelor

Există multe bune practici de marketing prin e-mail, cum ar fi să vă asigurați că persoanele care vă primesc e-mailurile știu la ce s-au înscris. Ai acoperit asta cu discuțiile tale de la masa de check-in. Iată câteva alte sfaturi pe care le folosesc marketerii pentru a obține rezultate din e-mailurile de urmărire a evenimentelor.

Folosiți oportunitatea

Nu așteptați prea mult! Programează-ți e-mailul pentru cel mult trei zile după eveniment. Asigurați-vă că este încă proaspăt în mintea lor.

Segmentează-ți publicul țintă

Munca pe care o faceți, separând diferitele segmente ale participanților la eveniment în listele dvs. de e-mail, vă va da roade prin capacitatea dvs. de a trimite mesajul potrivit persoanelor potrivite. Fă-ți timp pentru a face acest lucru, chiar și în perioada aglomerată după un eveniment mare.

Automatizați-vă procesul de urmărire

O modalitate de a economisi timp este automatizarea întregului proces. Foile de calcul segmentate pot fi încărcate imediat în software-ul de marketing prin e-mail. Salutări personalizate pot fi adăugate automat. Puteți chiar să programați o serie de e-mailuri cu câteva zile înainte.

Măsurați și urmăriți rezultatele

Indiferent dacă este vorba despre un eveniment de strângere de fonduri în persoană sau virtual, veți dori să știți rentabilitatea investiției. Acest lucru este valabil pentru campania dvs. de e-mail post-eveniment. Urmăriți valorile, cum ar fi rata cu care oamenii fac clic pe linkurile din mesaj. Acest lucru vă va ajuta să vedeți cum vă puteți îmbunătăți data viitoare.

Oferiți angajament continuu

În cele din urmă, nu te opri cu un singur e-mail. Planificați o comunicare regulată prin e-mail cu acești participanți la eveniment pentru a-i ține la curent cu cele mai recente știri de la organizație și cu datele noilor evenimente. Amintiți-vă, relațiile – cele care au ca rezultat noi donații, sprijin și voluntari – pot necesita timp și efort pentru a se dezvolta.

Aduceți rezultate prin e-mailuri eficiente de urmărire

Acum că aveți elementele de bază pentru a crea un e-mail de urmărire captivant și eficient pentru următorul eveniment. Veți fi gata să colectați adrese de e-mail, să le segmentați în liste direcționate și să includeți informații relevante pe care toată lumea le va aprecia.

Ca pas următor, răsfoiți șabloanele de e-mail din software-ul dvs. de marketing prin e-mail pentru un design care vă place. Dacă puteți proiecta e-mailul în avans și știți unde doriți să adăugați fotografii sau videoclipuri ale evenimentului, puteți începe să scrieți o schiță a mesajului. Acest lucru vă va permite să fiți înaintea jocului odată ce evenimentul se încheie și este timpul să apăsați pe trimitere.