Managementul evenimentelor: un ghid rapid

A avea un eveniment este ca și cum ai executa un proiect. Are un plan care este executat de o echipă cu un termen limită, livrabilul final fiind evenimentul. La fel ca un proiect, managementul evenimentelor este modul în care vă asigurați că totul se îmbină perfect pentru părțile interesate.

Gestionarea evenimentelor poate fi orice, de la o petrecere de naștere pentru copilul tău la o convenție de afaceri și tot ce se află între ele. O poți face personal, virtual sau un hibrid al ambelor. Oricum ați ales să vă organizați evenimentul, managementul evenimentului vă va ajuta să reușească.

Ce este managementul evenimentelor?

Managementul evenimentelor este procesul de creare a unui eveniment. Acesta implică fiecare aspect al evenimentului, de la idee la planificare, execuție și întreținere a evenimentului. Poate continua chiar și după ce evenimentul a fost încheiat, dacă este implicată o strategie post-eveniment.

Managementul evenimentelor începe cu un manager de evenimente, un subiect pe care îl vom explora în scurt timp. Aceștia inițiază planul, hotărând asupra lucrurilor esențiale, cum ar fi când și unde va avea loc evenimentul. De asemenea, vor dezvolta o temă, dacă este cazul, și vor supraveghea evenimentul pentru a se asigura că se desfășoară conform planului.

Planul evenimentului poate implica o varietate de discipline, cum ar fi proiectarea surselor, verificări ale reglementărilor și management la fața locului, precum și mai multe detalii. Totul va fi conturat în plan. Ar trebui să fie minuțios și să coordoneze activitățile pentru ca totul să se întâmple corect.

Ați putea folosi o foaie de calcul pentru a vă organiza gestionarea evenimentelor, dar software-ul de management al proiectelor face munca mult mai ușoară. ProjectManager este un software online care poate fi partajat cu ușurință. Este o platformă de colaborare excelentă pentru a conecta toți cei implicați, de la planificatorul de evenimente până la furnizori. Diagrama noastră Gantt online vă ajută să organizați sarcinile, să le conectați pe cele dependente pentru a evita întârzierile și chiar să stabilească o linie de referință. Aceasta înseamnă că puteți urmări efortul planificat față de efortul real în timp real. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Managementul evenimentelor vs. Planificarea evenimentelor

Înainte de a ne aprofunda, este important să înțelegem că, deși sunt similare, managementul și planificarea evenimentelor nu sunt la fel. Diferența generală este că planificatorii de evenimente sunt cei care au viziunea pentru eveniment. Ei lucrează și la planurile preliminare.

Managerii de evenimente, pe de altă parte, sunt cei care supraveghează execuția. Ei adaugă detalii la plan și se asigură că acesta este făcut corect.

După cum puteți vedea, există o suprapunere. Managerul de evenimente și un planificator de evenimente vor lucra adesea mână în mănușă sau, uneori, o persoană va ocupa ambele roluri, în funcție de dimensiunea și tipul evenimentului planificat.

De exemplu, managerul evenimentului este cel care de obicei face rezervările, coordonează cu vânzătorii, angajează și gestionează personalul și se află la fața locului în timpul evenimentului. Planificatorul evenimentului alege tema și conceptul, selectează locul, planifică meniul și organizează orice divertisment sau vorbitori.

Tipuri de evenimente

După cum am menționat, managementul evenimentelor poate fi aplicat oricărui eveniment. Trebuie să plănuiești pentru ziua de naștere a unui copil sau să te lupți cu o potențială criză. Miza este la fel de mare pentru evenimentele profesionale.

Oamenii care participă la evenimente nu se gândesc la planificarea și efortul depus pentru a crea o experiență grozavă. Cu toate acestea, își exprimă obiecțiile atunci când ceva nu merge bine. Nu vrei asta.

Să ne acordăm un moment pentru a defini diferitele evenimente profesionale, deoarece acestea pot avea un impact financiar asupra afacerii dvs., indiferent dacă produceți evenimentul sau îl conduceți. O experiență pozitivă construiește mărci, ajută la crearea de rețele și poate stimula vânzările. Unul prost poate duce la pierderea clienților și la deteriorarea reputației mărcii.

1. Evenimente corporative

Un eveniment corporativ este realizat de o companie sau organizație și este organizat pentru angajați sau clienți. Pot exista și evenimente comerciale care încorporează multe companii, angajați și clienți. Evenimentele corporative variază de la formale la cele informale și pot fi concepute pentru team building, conferințe, recrutare, lansări de produse etc.

2. Evenimente private

Un eveniment privat ar putea însemna o petrecere de naștere sau un eveniment pentru adulți. În ceea ce privește evenimentele profesionale, unul privat ar putea fi și corporativ. Diferența dintre acesta și evenimentul corporativ este că doar cei care sunt invitați la evenimentul privat pot participa, spre deosebire de un eveniment public, cum ar fi o clasă sau un atelier, care este deschis oricui.

3. În persoană

Un eveniment în persoană are loc într-un spațiu fizic, iar persoanele care participă sunt acolo fizic. Cele mai multe evenimente de-a lungul istoriei au fost în persoană, dar, desigur, odată cu apariția internetului și dezvoltarea streamingului, acum există mai multe opțiuni, așa cum vom discuta mai jos.

4. Online

Evenimentele virtuale devin din ce în ce mai populare, deoarece tehnologia face ca aceste evenimente să fie perfecte pentru participanți. De asemenea, pot ajuta la evitarea costurilor costisitoare de călătorie, hotel și mâncare. În ceea ce privește managementul evenimentelor, procesul este practic același. Majoritatea oamenilor, însă, preferă în persoană, mai ales când fac afaceri. Există și modele hibride disponibile, care oferă tuturor opțiunea dacă participă personal sau online.

Înrudit: șablon gratuit de plan de evenimente pentru Excel

Roluri de management al evenimentelor

La fel ca în orice proiect, managementul evenimentului este alcătuit din diferiți oameni și seturi de abilități pentru a se asigura că evenimentul se desfășoară fără probleme. Am vorbit pe scurt despre un manager de evenimente, dar acesta este un rol atât de important încât merită mai multe detalii.

Pe lângă managerul de eveniment, vom analiza modul în care un director de eveniment se încadrează în structura generală de management al evenimentului. Ne vom uita la rolurile și responsabilitățile pentru ambele și vom descrie câteva dintre abilitățile de care fiecare are nevoie pentru a reuși la locul său de muncă.

Manager de evenimente

Un manager de evenimente face treaba grea în managementul evenimentelor. După cum spune și numele, ei sunt cei care gestionează evenimentul. Aceasta înseamnă că ei execută planul și gestionează evenimentul așa cum se întâmplă, pentru a se asigura că totul decurge conform așteptărilor. După cum am explicat, managerul de eveniment și planificatorul de evenimente pot fi ușor diferiți sau pot împărtăși responsabilități. Am decis să ne uităm la rolul unui manager de evenimente care ar asigura o punte pentru ambele poziții.

Rol și responsabilități

Managerii de evenimente ajută la brainstorming conceptul evenimentului și la implementarea planului evenimentului. În această calitate, ei se ocupă de bugetarea evenimentului și de toate facturile aferente. Asta înseamnă că lucrează și cu furnizorii și negociază contracte și acorduri de sponsorizare. Ei se ocupă de logistică, țin părțile interesate la curent, obțin permisele necesare și se ocupă de orice raportare post-eveniment.

Aptitudini

Un manager de evenimente ar trebui să aibă o diplomă în relații publice, comunicare sau ospitalitate, deși managementul de proiect s-ar putea dovedi, de asemenea, util (și experiența în PM este obligatorie). Au nevoie de abilități superioare de comunicare și marketing. Un manager de evenimente ar trebui să fie un lider puternic, organizat și capabil să facă mai multe sarcini. Este important să ai abilități de gestionare a timpului și să înțelegi gestionarea riscurilor, precum și să știi cum să folosești o varietate de software. Abilitățile interpersonale și rezolvarea conflictelor sunt, de asemenea, un plus.

Director de eveniment

Un director de eveniment este responsabil pentru planificarea și executarea unui eveniment, dar la un nivel mai înalt decât managerul de eveniment, care se ocupă mai mult de operațiunile de zi cu zi. În timp ce managerul evenimentului poate fi implicat în brainstorming și planificare, directorul evenimentului are ultimul cuvânt. Ei pot lucra pentru persoane fizice, corporații, organizații nonprofit și agenții guvernamentale.

Rol și responsabilități

Directorul evenimentului este responsabil să se asigure că personalul evenimentului este instruit și înțelege responsabilitățile lor. Ei vor comunica cu echipa evenimentului pe tot parcursul procesului de planificare pentru a oferi un eveniment de succes. Aceasta include asigurarea faptului că vânzătorii, furnizorii de catering și alți furnizori de servicii au fost angajați și sunt programați corespunzător. Ei supraveghează inițiativele de marketing și orice promovare a evenimentelor pentru a se asigura că vizează publicul potrivit.

Aptitudini

Un director de eveniment ar trebui să aibă o diplomă în ospitalitate, management de evenimente sau un domeniu conex, cum ar fi managementul de proiect. Sunt de asemenea utile cursurile de management al ospitalității, planificarea evenimentelor, managementul afacerilor, marketing și vânzări. Certificarile sunt bune pentru a arata ca sunt cunostinte si calificate. În plus, trebuie să dea dovadă de leadership, să aibă abilități clare de comunicare, să fie bine organizați și să înțeleagă marketingul și bugetul.

ProjectManager ajută la gestionarea evenimentelor

ProjectManager este un software online de gestionare a proiectelor care are caracteristicile de care aveți nevoie pentru a vă ajuta să vă gestionați evenimentul. După cum am menționat, diagrama Gantt vă poate organiza activitățile, fie că este un eveniment mic sau mare. Dar diagrama Gantt este doar una dintre vederile noastre cu mai multe proiecte.

Planificați-vă evenimentele pe calendare online

Chiar dacă vă organizați evenimentul pe Gantt, tot ce trebuie să faceți este să comutați la vizualizarea calendarului pentru a vă vedea activitățile într-un format de calendar. Aceasta înseamnă că puteți vedea datele de început și datele de încheiere pentru munca dvs. dintr-o privire. Încorporați-vă echipa și împărtășiți planul. Ei pot folosi vizualizarea listă sau panourile kanban, dacă preferă. Partajați permise numai pentru vizualizare cu furnizorii și aceștia obțin transparență fără a putea schimba ceva important.

Urmăriți orele de lucru cu foile de pontaj

Odată ce echipa dvs. este încorporată, puteți configura disponibilitatea acestora cu funcțiile noastre de gestionare a resurselor. Acest lucru face ușor să vedeți când au PTO sau vacanțe atunci când atribuie sarcini. Puteți folosi apoi foile noastre de pontaj securizate pentru a eficientiza plata și pentru a urmări timpul pe care îl au nevoie pentru a-și finaliza munca în timp real. În acest fel, dacă rămân în urmă, puteți realoca resurse și puteți reveni rapid pe drumul cel bun.

Datele în timp real nu numai că vă ajută să luați decizii mai bune, dar vă permit și echipei să colaboreze și să lucreze mai bine împreună. Ei pot partaja fișiere, pot comenta și eticheta pe alții care nu sunt alocați sarcinii, astfel încât să poată ajuta dacă este necesar. Adăugați la asta tabloul de bord în timp real, care vă oferă o vedere la nivel înalt a proiectului și rapoarte personalizabile care merg mai adânc în date și vă ajută cu raportarea post-eveniment și aveți un aliat puternic în managementul evenimentelor.

ProjectManager este un software de management de proiect premiat care vă ajută să vă planificați, să programați și să vă urmăriți munca în timp real. Platforma noastră de colaborare conectează echipe, furnizori și părți interesate, astfel încât toți să poată fi la curent cu o singură sursă de adevăr. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.