10 șabloane gratuite de planificare a evenimentelor pentru Excel și Word

Planificarea unui eveniment poate varia de la o întâlnire la locul de muncă la o convenție și tot ce se află între ele. Este un alt proiect în care trebuie să gestionați timpul, costurile și domeniul de aplicare (și nu uitați de calitate) pentru a livra într-un termen limită. Folosirea șabloanelor de planificare vă poate ajuta să rămâneți organizat și să vă respectați bugetul și vă permit să programați și să creați tipul de eveniment care își servește scopul, fie că este vorba de crearea de rețele la un târg comercial sau de lansarea unui atelier de team-building.

ProjectManager este un software premiat care vă poate ajuta să vă planificați, să gestionați și să urmăriți evenimentele. Suntem, de asemenea, centrul online pentru tot ceea ce este legat de managementul proiectelor. Puteți citi bloguri săptămânale, ghiduri și puteți descărca șabloane gratuite de planificare a evenimentelor pentru Excel și Word. Avem șabloane gratuite pentru fiecare fază a unui proiect. Mai jos, am colectat 10 șabloane gratuite de planificare a evenimentelor pe care le puteți folosi pentru a vă propune, planifica și gestiona următorul eveniment.

1. Șablon de propunere de eveniment

Fiecare eveniment începe ca o idee. Cineva sau o organizație dorește să organizeze un eveniment și lansează cereri de propuneri (RFP). Așa cum ați licita pentru orice proiect, trebuie să propuneți de ce sunteți cel mai bun antreprenor pentru a face treaba. Convingerea acestui potențial client este locul în care intervine șablonul nostru gratuit de propunere de eveniment pentru Word. Vă oferă spațiu pentru a demonstra părților interesate că puteți face ceea ce au nevoie pentru a oferi un eveniment de succes.

Acest șablon de eveniment gratuit este împărțit în secțiuni personalizabile. Puteți adăuga sau elimina secțiuni care nu sunt relevante pentru propunerea dvs., dar am redus propunerea de eveniment la esențial. Veți găsi un câmp de completat cu privire la scopul evenimentului, similar cu declarația de misiune. Există, de asemenea, un loc pentru a defini scopurile și obiectivele evenimentului, pentru a vă arăta că înțelegeți ce dorește clientul să obțină cu evenimentul. Cimentarea în continuare a expertizei este un domeniu pentru publicul țintă pe care îl veți atrage la eveniment, marketing și promoții, propunere de valoare și costuri. Acest șablon gratuit de propunere de eveniment ar trebui să încheie afacerea pentru tine.

2. Șablon de plan de evenimente

Odată ce obțineți postul, veți avea nevoie de un șablon de plan de eveniment pentru a arăta cum se va desfășura evenimentul de la început până la sfârșit. Șablonul nostru gratuit de plan de evenimente pentru Excel vă ajută să vă asigurați că veți respecta termenele limită și veți face acest lucru în bugetul aprobat de clientul dvs. Nu este diferit de orice alt tip de plan de proiect, șablonul gratuit de planificare a evenimentelor identifică resurse și include faze pentru a-l face mai ușor de gestionat.

Cel mai bine, există o opțiune de a sări peste foaia de calcul Excel și de a obține o încercare gratuită a ProjectManager, software-ul premiat de management al proiectelor care poate face mult mai mult decât un șablon static. Deschideți software-ul în diagrama Gantt pentru a vă organiza sarcinile evenimentului și pentru a adăuga resurse și costurile asociate. Puteți chiar să faceți sarcini, să atașați fișiere și să adăugați descrieri, etichete, prioritate și multe altele. Tot ceea ce adăugați în foaia de calcul se populează pe o cronologie vizuală, astfel încât să puteți vedea evenimentul într-un singur loc, adăugând repere și conectând sarcini dependente pentru a evita întârzierile. Apoi setați o linie de referință pentru a urmări efortul planificat față de efortul real în timp real, ceva ce nu puteți face pe o foaie de calcul. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

3. Șablon de buget pentru evenimente

Ai primit slujba și faci un plan, dar trebuie să ai un buget pentru eveniment pentru a ști ce să facturezi clientului tău. Dacă previziunile tale financiare nu sunt, atunci s-ar putea să nu ai o sumă mare de bani. Ar putea fi suficient pentru ca întregul eveniment să fie o pierdere pentru tine. Pentru a evita acest dezastru, trebuie să utilizați șablonul nostru gratuit de buget pentru evenimente pentru Excel. Acest lucru vă permite să estimați mai precis costurile evenimentului înainte de a vă angaja la el, astfel încât să puteți face profit și să nu pierdeți bani.

Este greu de știut cât va costa un eveniment. Există o mulțime de variabile și trebuie să luați în considerare riscul, care ar putea afecta costurile evenimentului. Șablonul nostru de buget gratuit vă permite să colectați costuri, cum ar fi cele asociate cu forța de muncă, orice taxe de consultanță pe care le puteți avea, materii prime și multe altele. Desigur, nu există două evenimente exact la fel. De aceea șablonul nostru gratuit este personalizabil. Puteți adăuga lucruri precum marketing și promoții sau orice altceva care ar putea lipsi din șablon pentru a vă asigura că găsiți o cifră exactă. Există chiar și coloane pentru a urmări bugetul real în raport cu bugetul planificat, pentru a vă urmări.

4. Șablon de calendar de marketing pentru evenimente

Apropo de marketing, niciun eveniment nu are succes fără o campanie de marketing care să atragă publicul țintă al evenimentului. E mai ușor de spus decât de făcut. La fel ca și planul evenimentului, există termene limită, resurse și costuri implicate. Nu contează dacă lucrați la un blitz de e-mail, poștă directă sau chiar panouri publicitare; sunt multe de coordonat. Șablonul nostru gratuit de calendar de marketing pentru evenimente pentru Excel vă ajută să puneți toate acele rațe la rând. Acest instrument versatil vă arată campania de marketing pe un calendar lunar, trimestrial sau anual. Puteți vedea cine este responsabil pentru ce și când se datorează munca.

Designul înșelător de simplu este foarte puternic pentru managementul marketingului. Este o grilă, la fel ca ceea ce ați vedea în orice calendar, dar vă permite să priviți imaginea de ansamblu și să vedeți campania de marketing derulată pe lună, trimestru sau an. Șablonul este împărțit în file, fiecare cu data în stânga și numele campaniei. Urmează sarcinile asociate campaniei respective, inclusiv o descriere, data scadenței și cine este responsabil pentru finalizarea acelei lucrări. Apoi puteți adăuga costul pentru sarcina respectivă, care este un articol rând din bugetul total. Există chiar spațiu pentru a adăuga obiectivele campaniei și durata întregii campanii de marketing.

5. Șablon de urmărire a sarcinilor de evenimente

Am vorbit despre obținerea locului de muncă, planificarea evenimentului, estimarea bugetului și chiar campania de marketing și promovare care se va asigura că acesta este bine frecventat. Ceea ce nu am vorbit încă este cum să vă asigurați că rămâneți pe drumul cel bun. Pentru a face acest lucru, trebuie să comparați efortul planificat cu cel real. În acest fel, puteți vedea dacă respectați programul evenimentului sau dacă rămâneți în urmă. Nu vrei să afli că ai întârziere când este prea târziu pentru a lua măsuri. Nu trebuie să vă faceți griji dacă utilizați șablonul nostru gratuit de urmărire a activităților pentru evenimente pentru Excel.

Veți găsi tot ce aveți nevoie pentru a vă urmări sarcinile. Există un loc pentru a enumera numele sarcinilor dvs. și pentru a adăuga o descriere a lucrării. Dacă există o dependență, o puteți enumera și pentru a evita întârzierile costisitoare. Apoi adăugați cine din echipa dvs. este repartizat la sarcina respectivă. Există un loc pentru a adăuga prioritatea sarcinilor pentru a ști care trebuie făcut mai întâi și datele scadente, inclusiv datele de început, de sfârșit planificate și de sfârșit efective. Apoi adăugați starea sarcinii pentru a ști dacă este întârziată, deschisă întreruptă sau finalizată.

6. Șablon de cronologie a evenimentelor

Desigur, toate acestea trebuie făcute într-un anumit interval de timp. Evenimentele au loc într-o anumită oră, zi sau zile. Nu există spațiu de mișcare. Materialele de marketing au fost trimise cu ora evenimentului și nimic nu va schimba asta. Producerea evenimentului la timp înseamnă că trebuie să vă programați cu înțelepciune. Folosirea șablonului nostru gratuit de cronologie pentru evenimente pentru Excel vă poate ajuta să vă asigurați că totul este făcut atunci când trebuie făcut.

Cu cronologia evenimentului, aveți două părți. În stânga este o foaie de calcul, din nou complet personalizabilă, în care avem patru coloane. Acolo puteți enumera sarcinile, datele de începere, datele de sfârșit și durata. În partea dreaptă este o cronologie vizuală, ca o diagramă Gantt, care completează automat cronologia evenimentului dvs. Puteți face diferite culori ale fazelor pentru a le face ușor de deslușit pe măsură ce obțineți o imagine de ansamblu asupra planului evenimentului într-un singur loc.

7. Șablon de analiză cost-beneficiu

Înainte de a vă propune să produceți un eveniment, trebuie să știți că proiectul va aduce o rentabilitate a investiției dvs. În caz contrar, ești o organizație de caritate, nu o afacere (deși chiar și organizațiile de caritate trebuie să rămână solvabile pentru a-și continua munca bună). Pentru a determina dacă evenimentul merită să licitați, utilizați șablonul nostru gratuit de analiză cost-beneficiu pentru Excel și vedeți dacă cheltuielile pe care trebuie să le alocați vor fi recuperate.

Șablonul nostru gratuit de planificare a evenimentelor face acest lucru prin captarea costurilor cantitative, cum ar fi indirecte, intangibile și de oportunitate, și le împinge la orice lungime a planului dvs. de eveniment. Apoi enumerați beneficiile cantitative, cum ar fi directe, indirecte, intangibile și competitive, din nou prognozate pe parcursul ciclului de viață al evenimentului. Din aceasta, șablonul calculează costul total și îl compară cu beneficiul total pentru a vă ajuta să luați decizia corectă.

8. Șablon matrice RACI

Dacă ați licitat și ați câștigat evenimentul, atunci ați făcut deja o analiză cost-beneficiu, ați planificat și programat. Acum trebuie să vă puneți echipa să lucreze și să vă mențineți clientul la curent. La urma urmei, au un interes personal în succesul tău. Acest lucru necesită identificarea părților interesate și definirea rolurilor și responsabilităților acestora, inclusiv a echipei dvs. și a modului în care acestea se raportează la proiect și sarcinile acestuia. Acest lucru se face cu șablonul nostru gratuit de matrice RACI pentru Excel.

RACI este un acronim pentru responsabil, responsabil, consultat și informat. Șablonul nostru gratuit de planificare a evenimentelor este o foaie de calcul în care puteți enumera sarcinile proiectului pe rânduri și pe lista de sus toți membrii echipei dvs., fiecare ca o coloană individuală. Apoi, lângă caseta în care numele lor îndeplinește sarcina, puteți nota dacă sunt R, A, C sau I. Acest lucru vă îmbunătățește foarte mult gestionarea proiectului, a echipei și a clientului.

9. Șablon de hartă a părților interesate

Un alt instrument de identificare a părților interesate din proiectul dvs. de eveniment este șablonul nostru gratuit de hartă a părților interesate pentru Excel. Amintiți-vă, părțile interesate pot fi oricine din echipa dvs. și publicul țintă pentru eveniment și, desigur, clientul. Folosind acest instrument vizual, vă este ușor să vedeți impactul fiecărei părți interesate și modul în care acestea vă influențează activitatea.

Șablonul gratuit de planificare a evenimentelor este ușor de utilizat. Este împărțit într-o grilă de patru pătrate. Mai întâi, enumerați părțile interesate și codificați-le cu culori fie verde pentru a indica că sunt un avocat, galben dacă sunt neutre și roșu dacă sunt critice și pot bloca munca. Apoi adăugați fiecare la strângere, care este împărțită de modul în care să le gestionați, să vă păstrați mulțumit, să gestionați îndeaproape și nivelul influenței lor, de la scăzut la ridicat. Acest lucru vă ajută să creați un plan de comunicare și management al părților interesate.

10. Șablon de foaie de pontaj

În cele din urmă, va trebui să urmăriți echipa dvs. în timp ce își desfășoară munca. Foile de pontaj sunt instrumente valoroase nu numai pentru salarizare, ci și pentru a ține evidența costului pe oră, concediu și orele suplimentare ale echipei dumneavoastră. Folosirea șablonului nostru gratuit de foaie de pontaj pentru Excel vă poate ajuta să gestionați timpul echipei dvs., ținând evidența orelor.

Șablonul de foaie de pontaj vă ajută să vă urmăriți angajații. Începeți cu capturarea datelor personale, cum ar fi numele, departamentul, tariful orar etc. Apoi definiți un interval de timp pentru foaia de pontaj și colectați-le orele. Adăugați numărul total de ore de lucru și veți putea ține evidența unde se află în ceea ce privește îndeplinirea sarcinilor și să vă asigurați că sunt plătiți prompt și precis.

Utilizați ProjectManager pentru a livra un eveniment de succes

Șabloanele gratuite de planificare a evenimentelor sunt grozave, dar doar până la un punct. De exemplu, șablonul nostru de foaie de pontaj trebuie introdus manual și nu există securitate. ProjectManager este un software de management de proiect premiat, care are funcții de pontaj care se completează automat și oferă managerilor o privire în timp real asupra cât de departe sunt în îndeplinirea sarcinilor lor. Dar aceasta este doar una dintre multele caracteristici care vă ajută să gestionați și să oferiți un eveniment de calitate pentru clientul dvs.

Planificați-vă evenimentul pe o diagramă Gantt

În loc să utilizați un șablon de planificare a evenimentelor, un șablon de cronologie, un buget de eveniment, un instrument de urmărire etc., diagrama noastră Gantt vă organizează sarcinile, resursele și costurile și vă urmărește progresul în timp real. Puteți lega toate cele patru dependențe ale sarcinilor și puteți seta o linie de bază a programului, care permite software-ului nostru să vă arate date în timp real despre progresul și performanța dvs. Așa rămâi pe drumul cel bun și nu depășești bugetul.

Urmăriți-vă progresul pe tablouri de bord în timp real

Este ușor să editați Gantt; doar trageți și plasați pe măsură ce lucrurile se schimbă. Toate detaliile planului dvs. de eveniment se ajustează în consecință. Apoi puteți comuta la tabloul de bord în timp real și puteți obține o vizualizare la nivel înalt a tuturor lucrurilor, de la timpul dvs., costul până la volumul de muncă și starea generală de sănătate a proiectului dvs. Nu trebuie să pierdeți timpul configurându-l, așa cum o faceți cu instrumentele ușoare. Este gata când ești.

Software-ul nostru are mai mult decât diagrame Gantt, care sunt mai potrivite pentru manageri. Există panouri kanban pentru a vizualiza fluxul de lucru, listele de sarcini și calendarele pentru promovarea dvs. de marketing și promovare. Mai multe vizualizări ale proiectelor funcționează la unison, așa că indiferent de instrumentul pe care îl utilizați, acesta are cele mai actualizate date. Toți sunt mereu pe aceeași pagină.

Conținut legat de eveniment

Indiferent dacă sunteți nou în gestionarea unui eveniment sau ați lucrat la zeci în trecut, există întotdeauna mai multe de învățat. Site-ul nostru este un hub online pentru toate aspectele legate de managementul proiectelor, care include planificarea evenimentelor. Iată o mostră a blogurilor, ghidurilor și videoclipurilor noastre săptămânale.

• Cum să planificați un eveniment: pași de planificare a evenimentului, sfaturi și listă de verificare
• Cum să planificați un eveniment virtual: Lista de verificare pentru planificarea unui eveniment virtual
• Managementul evenimentelor: un ghid rapid
• Software pentru managementul proiectelor de evenimente
• Cum se creează un buget pentru eveniment

ProjectManager este un software online care permite echipelor să planifice, să gestioneze și să urmărească evenimentele în timp real. Utilizați funcțiile noastre de gestionare a sarcinilor, de gestionare a riscurilor și de gestionare a resurselor pentru a rămâne productiv și pe drumul cel bun. Platforma noastră de colaborare face ușor să comentați și să partajați fișiere oriunde v-ați afla. Alăturați-vă echipelor de la Avis, Nestle și Siemens care folosesc instrumentul nostru pentru a avea succes. Începeți cu ProjectManager astăzi gratuit.