Tot ce trebuie să știți despre găzduirea unei conferințe virtuale mari

După ce afacerea dvs. a crescut suficient, ați putea fi interesat să găzduiți o conferință virtuală. Cu toate acestea, poate fi o provocare. Când ești însărcinat cu un astfel de efort, sunt multe probleme cu care trebuie să te confrunți.

În primul rând, trebuie să transformi o zi întreagă de prelegeri într-o activitate captivantă. În al doilea rând, trebuie să determinați la ce dată conferința dvs. poate primi cea mai mare atenție. În cele din urmă, trebuie să vă ocupați de toate aspectele tehnice pentru a oferi participanților dvs. cea mai bună experiență posibilă. Mai jos, veți găsi multe sfaturi valoroase pentru a trata aceste probleme și alte câteva probleme.

Într-o clipă, veți afla despre cel mai bun software pe care îl puteți utiliza, de ce este posibil să aveți nevoie de servicii de traducere (poate dori să citiți mai multe despre traducerile tehnice) sau cum să facilitați interacțiunile participanților. Citiți mai departe și asigurați-vă că conferința dvs. se desfășoară fără probleme.

Fă-ți conferința să iasă în evidență

Dacă conferința dumneavoastră nu oferă nicio valoare unică, nu vor participa mulți oameni. Ce este și mai rău, oamenii care se vor prezenta la evenimentul tău nu vor acorda o atenție deosebită acestuia, iar numărul de interacțiuni ale participanților va fi mic.

Pentru a evita această soartă, trebuie să-ți faci evenimentul să iasă în evidență din mulțime. Cum să o facă? Există câteva moduri în care puteți face acest lucru.

Organizează-ți conferința

Organizarea conferinței înseamnă a alege o anumită temă pentru ea și a rămâne la ea. Nu invitați orice prezentator ale cărui interese se leagă vag de subiectul în cauză. În schimb, concentrați-vă pe adunarea cât mai multor specialiști într-un domeniu dat. Astfel, conferința ta va câștiga mai mult prestigiu și va avea un scop clar definit de la început până la sfârșit.

Faceți ca mediul conferinței să fie inclusiv

Acest punct ar putea părea a fi contraargumentul perfect pentru abordarea pe care am menționat-o mai sus. Cu toate acestea, este chiar invers.

Arta de a vă face conferința să iasă în evidență implică, de asemenea, crearea unui mediu incluziv în care fiecare își poate exprima liber părerea. Dacă doriți să participe mai multe persoane la evenimentul dvs. online, evitați greșeala de a invita reprezentanții unei singure organizații.

Atunci când adunați participanți din culturi și medii diferite, dar și cu opinii diferite, interacțiunile lor vor fi mai interesante. În plus, compania dumneavoastră va câștiga reputația de platformă corectă, unde toată lumea poate avea șansa de a se angaja într-o discuție semnificativă cu cealaltă parte.

Păstrați discuțiile constructive

Acest punct leagă perfect cele două anterioare. Când obțineți experți din medii diferite, atmosfera poate deveni uneori puțin tensionată. Pentru a preveni incidentele neplăcute, cereți întotdeauna pe cineva să modereze discuția.

Păstrând toate sesiunile constructive, îți vei demonstra profesionalismul și vei demonstra că îți pasă de subiect. În plus, vă poate ajuta să construiți relații pozitive și de lungă durată cu alte afaceri și să vă creșteți reputația.

Planificarea conferinței dvs. virtuale

Există o mulțime de planificare implicată în organizarea unei conferințe virtuale mari. Trebuie să ai grijă de multe lucruri importante și să te asiguri că nu pierzi urma cu nimic.

Pentru început, trebuie să decideți ce fel de conferință doriți să găzduiți. Va fi o colecție de webinarii sau mai degrabă ceva asemănător unui atelier virtual? Decizia pe care o iei aici va afecta celelalte alegeri ale tale. Ca atare, asigurați-vă că luați în considerare cu atenție toate opțiunile.

După ce știți ce tip de conferință doriți să găzduiți, ar trebui să aruncați o privire pe calendar și să alegeți o dată potrivită pentru aceasta. Amintiți-vă să nu vă planificați evenimentul prea devreme, altfel participanții nu vor avea suficient timp să se pregătească pentru el. În plus, ar trebui să verificați dacă există alte conferințe programate în aceeași oră. Dacă da, poate doriți să vă mutați conferința la o altă dată, mai puțin competitivă.

Aveți grijă de traducere și suport tehnic

Dacă intenționați să găzduiți o conferință virtuală mare, va trebui să obțineți software-ul potrivit pentru a oferi interacțiune audio și video, permițându-vă să oferiți prezentări în timp real în timpul evenimentului. În plus, permiterea comentariilor și întrebărilor participanților este un alt aspect esențial pe care nu îl puteți omite.

În primul rând, asigurați-vă că aveți suficiente echipamente, cum ar fi proiectoare, microfoane, difuzoare și laptop-uri cu software de conferințe web instalat. De asemenea, ar trebui să vă asigurați că aveți mai multe opțiuni de rezervă dacă una nu reușește. Cea mai bună opțiune aici este să găsiți o soluție ușor de configurat și gestionat.

De asemenea, poate doriți să angajați profesioniști AV care știu să folosească corect toate echipamentele. În cele din urmă, asigurați-vă că toate locațiile au o conexiune rapidă la Internet și că aveți cel puțin o persoană tehnică la fiecare 10 participanți.

De asemenea, este o idee bună să te uiți la serviciile de traducere și să găsești traducători care cunosc engleza și limba ta maternă. În mod ideal, ei ar trebui să fie vorbitori nativi de engleză, care să cunoască și limba locală. Ei vor traduce prezentările și sesiunile de întrebări și răspunsuri în limba ta maternă și vor ajuta la facilitarea comunicării între participanții din diferite țări.

Desigur, ține-ți degetul pe puls chiar și în timpul ședințelor. Asigurați-vă că toată lumea poate auzi prezentatorul și toți participanții pot vedea prezentarea. Dacă ceva nu este în regulă, o persoană desemnată din echipa de asistență tehnică ar trebui să încerce să rezolve problema cât mai repede posibil.

Alegerea unui software pentru evenimente online

Atunci când alegeți un software de eveniment online pentru evenimentul dvs. virtual, există câteva lucruri pe care ar trebui să vă uitați:

Numărul de participanți

Nu alegeți un software pentru evenimente online care poate gestiona maximum 100 de participanți, deoarece va fi prea mic pentru evenimentul dvs. Numărul exact va varia în funcție de nișă și de volumul de marketing implicat, dar cel puțin 1000 de persoane ar trebui să poată participa la evenimentul dvs. în același timp. Vă oferă suficient spațiu pentru a vă crește publicul în timp și pentru a crește dimensiunea următorului eveniment.

Integrarea rețelelor sociale

Vrei ca participanții tăi să poată împărtăși gândurile și opiniile lor despre evenimentul tău cu prietenii și urmăritorii lor pe platformele de socializare. Un software excelent pentru evenimente online ar trebui să le faciliteze, oferind toate instrumentele necesare. Acestea includ insigne, camere de chat și butoane de partajare socială.

Preț

Desigur, prețul este întotdeauna important atunci când căutați noi instrumente sau servicii. Asigurați-vă că alegeți o opțiune accesibilă, care îndeplinește toate cerințele dvs., dar care nu costă nici prea mulți bani. Mulți furnizori de software pentru evenimente online oferă teste gratuite, astfel încât să puteți testa noi instrumente înainte de a decide care este cel mai bun pentru dvs.

Concluzie

După cum puteți vedea, găzduirea unei conferințe virtuale mari nu este cea mai simplă sarcină, mai ales dacă aveți puțină experiență în organizarea de evenimente online. Cu toate acestea, după ce ați citit acest articol, nimic nu ar trebui să vă împiedice să organizați un eveniment online de succes.

Amintiți-vă că ar trebui să vă scoateți în evidență conferința, să vă ocupați de aspectele tehnice și să alegeți cel mai bun software pentru evenimente online. Așa că țineți cont de aceste lucruri și asigurați-vă că toate sunt îngrijite înainte de a intra în direct.

bio

Przemyslaw este un scriitor de conținut al cărui obiectiv principal este să livreze articole de înaltă calitate despre noile tehnologii. Celelalte domenii de interes ale sale sunt filosofia și filologia.