Cum să scrieți un e-mail oficial care obține rezultate (cu șabloane)

Ați fost vreodată în mijlocul scrierii unui e-mail și v-ați oprit să vă întrebați dacă sunteți prea casual? Indiferent dacă sunteți un agent de vânzări care compune un e-mail oficial, trimite o întrebare profesională sau lucrezi cu un client nou, există câteva bune practici de urmat dacă vrei să obții rezultate.

Cum să scrii un e-mail formal în 9 pași

Urmați acești nouă pași pentru a transmite tonul potrivit pentru următorul dvs. e-mail formal, fie că este vorba despre prima dvs. de informare sau de o continuare.

1. Luați în considerare adresa dvs. de e-mail

Când trimiteți un e-mail oficial de la adresa dvs. de e-mail personală, este important să vă asigurați că arată profesional și reflectă cu acuratețe tonul pe care doriți să îl obțineți.

Dacă încă mai folosești unul de ani în urmă cu litere fără sens, șiruri de numere aleatorii, echipa ta sportivă preferată sau orice altceva care ar putea fi considerat neprofesionist de către un asociat sau un client, este timpul pentru o actualizare. Cea mai bună adresă de e-mail pentru trimiterea de e-mailuri formale tinde să fie o combinație între numele și prenumele dvs.

2. Folosiți fonturile potrivite

Albastrul ar putea fi culoarea ta preferată, dar asta nu înseamnă că este potrivită ca culoare de text pentru un e-mail formal. În aceeași notă, deși este posibil să aveți un font preferat atunci când trimiteți mesaje prietenilor și familiei, rămâneți la stiluri fără distracție pentru e-mailurile formale - Arial, Calibri sau Times New Roman.

Vrei ca mesajul tău să fie ceea ce atrage atenția cuiva, nu fontul pe care îl alegi.

3. Alegeți cu atenție subiectul

Mai scurt este mai bine - într-o anumită măsură. Potrivit Kinsta, majoritatea liniilor de subiect ale e-mailurilor au 100 de caractere sau mai puțin, dar punctul ideal pentru rate mai mari de deschidere și de clic este între 110 și 140 de caractere.

Există câteva lucruri de luat în considerare atunci când scrieți subiectul:

• Cine este publicul tău? Subiectul dvs. va arăta diferit atunci când trimiteți un e-mail oficial unui manager de marketing față de un coleg profesionist.
• Ce le pasă cititorilor tăi? În afară de adresa ta de e-mail, subiectul e-mailului tău formal este ceea ce oferă cititorului prima impresie despre tine. Atrageți-i să-l deschidă concentrându-se pe ceea ce le pasă, fie că este vorba despre punctele dureroase ale clienților sau despre o conexiune reciprocă.

Unul dintre cele mai importante aspecte ale liniei de subiect este că trebuie să reflecte cu acuratețe mesajul e-mailului formal. Subiectele spam sunt o modalitate excelentă de a-ți pierde încrederea și credibilitatea.

Ai nevoie de câteva idei de subiect? Consultați aceste bune practici și exemple .

4. Folosiți salutul potrivit

Odată ce acești trei pași sunt îndepliniți, este timpul să alegeți un e-mail formal de întâmpinare adecvat. Păstrați salutările obișnuite precum „Hei” și „Hi” pentru prietenii și familia dvs.

Câteva salutări formale prin e-mail care poartă tonul potrivit includ:

• Buna ziua
• Salutari
• dragă

Dacă trimiteți un e-mail unui potențial sau unui asociat de afaceri, este necesar un ton mai formal. De asemenea, doriți să includeți întotdeauna numele destinatarului. Dacă nu îl știi, găsește-l. Dacă acest lucru nu este plauzibil, vă puteți adresa e-mailului oficial „Pe cine poate viza” sau „Echipă de vânzări”, „Echipă de marketing” etc., dar acele salutări nu ar trebui să fie niciodată prima alegere.

5. Prezentați-vă în mod corespunzător

Prima propoziție a e-mailului formal ar trebui să vă prezinte pe dumneavoastră și compania dumneavoastră pe scurt. Destinatarul nu are nevoie de povestea ta de viață.

Iată câteva sfaturi despre cum să te prezinți oficial prin e-mail:

• Ține-o pe scurt. Dacă luați mai mult de o propoziție pentru a vă prezenta, probabil că cititorul va sări peste întregul paragraf.
• Conduceți cu o întrebare. „Ați putea folosi mai mult trafic web? Sunt John Smith cu GenericSEOCompany și aș dori să ajut.”

Rețineți că cititorul vrea să știe ce puteți face pentru ei; nu sunt la fel de interesați de cine ești sau de ce faci ceea ce faci (încă).

6. Tăiați puful

E-mailurile formale ar trebui să fie întotdeauna scurte și la obiect. Este mai bine să trimiteți un e-mail cu două sau trei propoziții decât să includeți informații irelevante. În aceeași notă, nu trimiteți e-mailurile ca un singur bloc mare de text - despărțiți-l folosind paragrafe scurte și puncte.

Bucățile de text îngreunează destinatarului să găsească punctele principale ale e-mailului tău formal. Formatarea e-mailului pentru a include o mulțime de spațiu alb facilitează citirea și găsirea informațiilor importante; de asemenea, crește probabilitatea de a primi un răspuns.

7. Încheiați-o în mod corespunzător

Ești gata să-l închei? Asigurați-vă că încheiați e-mailul formal în mod corespunzător.

Ca și salutul dvs., lăsați frazele ocazionale pentru a coresponde cu familia și prietenii. De exemplu, în loc să se încheie cu „Mulțumesc”, mergeți cu „Mulțumesc” mai formal.

Unele închideri formale de e-mail care poartă tonul potrivit sunt:

• Cu sinceritate
• Cu respect
• Toate cele bune
• Așteptăm cu nerăbdare să auzim vești de la dumneavoastră

Odată ce ați creat o relație cu corespondentul dvs., puteți alege câteva finaluri formale mai casual și mai distractive de e-mail. Până atunci, rămâneți cu frazele formale de încheiere enumerate mai sus.

8. Nu uita de o semnătură profesională

Adresa de e-mail și linia de subiect îi oferă destinatarului prima impresie despre tine, iar semnătura ta de e-mail îi lasă cu ultima.

O semnătură formală de e-mail ar trebui să includă:

• Numele complet
• Denumirea funcției
• Informatii de contact
• Link-uri către profilurile dvs. relevante din rețelele sociale

Nu vă mulțumiți cu o semnătură plictisitoare, generică - consultați cei mai buni generatori de semnături de e -mail pentru e-mailuri de afaceri și formale.

9. Verificați (și corectați din nou)

Odată ce îți trimiți e-mailul oficial, nu mai poți reveni. Chiar dacă îl citești de mai multe ori înainte de a apăsa trimite, este ușor să treci cu vederea greșelile simple.

Grammarly și Hemingway sunt ambele instrumente gratuite pe care le puteți folosi pentru a detecta greșelile de ortografie și greșelile gramaticale pe care este posibil să le fi ratat.

Cele mai importante lucruri pe care trebuie să le verificați de două ori, de trei ori și de patru ori sunt numele destinatarului și numele companiei acestuia - dacă ați deschide un e-mail și numele dvs. a fost scris greșit, v-ați deranja chiar să îl citiți? Probabil ca nu. Același lucru este valabil și pentru numele companiei: Milkshake și Mailshake sunt două lucruri foarte diferite.

Exemplu și șablon de e-mail formal

Acum că am acoperit cei nouă pași de urmat atunci când compunem un e-mail oficial, haideți să ne uităm la un șablon grozav pe care îl puteți folosi pentru a începe.

[Linia de subiect]

Bună ziua [Nume] ,

Numele meu este [Nume complet] . Vă contactez cu privire la [beneficiul pe care produsul/serviciul dvs. îl poate aduce acestora sau o solicitare] .

[2–3 propoziții care susțin punctul dvs. menționat în introducere. Puteți include o listă cu marcatori a beneficiilor, dacă este cazul].

[Un îndemn specific: rezervați un apel/demo/întâlnire/etc.]

De abia astept sa ne auzim in curand,

[Semnătura ta de e-mail]

În continuare, să luăm acest șablon și să aplicăm cei nouă pași enumerați mai sus pentru a-l aduce la viață.

Doriți să vă extindeți dezvoltarea link-building-ului?

Salut Adam,

Numele meu este John Smith, cu Mailshake și recent am observat că lucrați la o nouă campanie de creare de legături. Am vrut să vă contactez despre modul în care Mailshake ajută alte companii din industria dvs. să-și extindă gradul:

• Trimiteți sute de e-mailuri complet personalizate într-o oră.
• Programați urmăriri automate pe baza unor valori cheie, cum ar fi deschideri, răspunsuri și clicuri.
• Urmăriți cu ușurință performanța campaniei dvs. cu analize avansate.

Aveți câteva minute libere? Programați demonstrația personalizată și vedeți cum vă putem crește vânzările și veniturile.

De abia astept sa ne auzim in curand,

John Smith

Director de cont, Mailshake

(123) 456-1234

Scrierea unui e-mail formal nu trebuie să fie o provocare. Urmați acești nouă pași și veți fi gata să trimiteți e-mailuri profesionale, formale, care au rezultate. Dacă doriți să stăpâniți arta contactării prin e-mail, consultați cursul nostru gratuit Cold Email Masterclass.