15 șabloane gratuite de management de proiect IT pentru Excel, Word și altele

Proiectele IT sunt unice. Echipele IT planifică instalări hardware și software, upgrade-uri și lansări, iar instrumentele pe care le folosesc sunt specifice pentru lucrul cu infrastructura, sistemele informaționale și computerele. Aceste șabloane de management al proiectelor IT sunt esențiale pentru a realiza aceste lucrări în mod corespunzător.

ProjectManager are zeci de șabloane gratuite de management de proiect pentru Excel și Word de care managerii IT au nevoie atunci când lucrează la dezvoltarea web, dezvoltarea software, dezvoltarea aplicațiilor mobile, configurarea rețelei și multe altele. Încercați astăzi aceste 15 șabloane gratuite pentru managementul proiectelor IT.

1. Șablon de plan de proiect IT

Managerii de proiect IT sunt responsabili pentru multe tipuri diferite de proiecte, de la dezvoltarea de noi sisteme până la modernizarea aplicațiilor vechi ale întreprinderii. Dar fiecare proiect IT are un lucru în comun: încep cu un plan IT. Cu șablonul nostru gratuit de plan de proiect IT, managerii de proiect IT pot organiza sarcini, costuri și resurse cu termene și livrabile programate.

Utilizarea unui șablon de management al proiectelor IT vă economisește timp și vă ajută să începeți un proiect mai eficient, ceea ce duce la un rezultat mai reușit. Nu numai că poți să-ți dai seama ce vei face, dar poți partaja șablonul planului de proiect IT cu echipa ta pentru a-l obține pe aceeași pagină.

2. Șablon de diagramă Gantt

Când faceți un plan IT, sau orice plan, de altfel, instrumentul de bază este diagrama Gantt. Este un instrument încercat și adevărat din motive întemeiate; Diagramele Gantt creează o cronologie vizuală în care sunt programate toate sarcinile proiectului. Ei pot gestiona timpul, costurile și resursele. Crearea unei diagrame Gantt în Mircosoft Word sau Microsoft Excel este frustrantă, mai ales când există una gata pentru a fi folosită atunci când descărcați șablonul nostru gratuit de diagramă Gantt pentru Excel.

3. Șablon de evaluare a riscurilor IT

Proiectele IT nu sunt diferite de orice alt tip de proiect prin faptul că sunt pline de riscuri. Riscul IT are o povară suplimentară, deoarece majoritatea companiilor, indiferent de ceea ce fac, cer ca sistemele lor IT să funcționeze. Dacă ceva se prăbușește sau este compromis în vreun fel, poate duce la o pierdere financiară semnificativă sau mai rău. Acesta este motivul pentru care șablonul nostru gratuit de evaluare a riscurilor IT pentru Excel este atât de important.

Structura oricărui instrument de evaluare a riscurilor are elemente comune. Al nostru enumeră riscul numeric, ceea ce îl face ușor de urmărit, precum și descriind riscul și mediul de control. Acesta colectează date, dar definește și acțiunile de întreprins dacă problemele apar de fapt, astfel încât să puteți atenua riscul. Există, de asemenea, un calculator pentru a nota probabilitatea apariției riscului și, dacă se întâmplă, ce impact va avea.

4. Șablon de plan de acțiune

Indiferent dacă răspundeți la risc sau pur și simplu planificați un proiect IT, aveți nevoie de o strategie. Șablonul nostru gratuit de plan de acțiune pentru Excel este un document care subliniază pașii pe care ar trebui să îi urmați pentru a realiza acea strategie. Managerii de proiect IT pot folosi acest șablon de management de proiect IT pentru a vizualiza cum să transforme strategia în pași acționați, care pot fi împărțiți în subsarcini sau elemente de acțiune.

Managerii de proiect IT pot folosi șablonul gratuit în timpul etapei de planificare a proiectului. Acesta prezintă obiective, pași de acțiune, sarcini și un calendar și poate aborda acțiunile de afaceri, strategice și corective, după cum este necesar. Este un instrument versatil. Oricum îl utilizați, un plan de acțiune oferă un cadru care vă ajută să gândiți pragmatic și vă asigură că nu treceți cu vederea sarcinile importante.

5. Șablon de buget de proiect IT

Obținerea unei contorizări precise a costurilor proiectului dumneavoastră IT este modul în care vă asigurați că aveți fondurile necesare pentru a face munca în mod corespunzător. Aceasta include totul, de la echipa ta, echipament și multe altele. Sunt multe costuri de urmărit, motiv pentru care managerii de proiect IT pot descărca șablonul nostru gratuit de buget de proiect pentru Excel.

Nu numai că vă va ajuta să creați un buget mai precis, dar vă va ajuta să vă monitorizați costurile pe măsură ce executați proiectul. Șablonul de management al proiectelor IT surprinde costurile cu forța de muncă, consultantul și licența software, pentru a numi câteva. Dar colectează și costuri recurente, cum ar fi facturile de telefon, spațiul de birou și costurile echipamentelor. Amintiți-vă, nu creați doar un buget, ci și un mecanism de control al costurilor.

6. Lista de verificare a întreținerii serverului IT

Dacă serverul se defectează, problemele sunt după colț. Pentru a evita acest lucru, asigurați-vă că programați întreținerea. Există multe lucruri de verificat pentru a vă asigura că toate sunt bine, motiv pentru care vă recomandăm să descărcați lista noastră de verificare gratuită pentru întreținerea serverului pentru Excel. Acest șablon gratuit de management al proiectelor IT vă ajută să faceți o treabă amănunțită.

Utilizarea șablonului este simplă. În partea stângă se află o varietate de sarcini care sunt comune pentru întreținerea serverului, cum ar fi actualizări, securitate, backup, monitorizare, întreținere a sistemului de fișiere și multe altele. În dreapta este o grilă în care puteți programa acele sarcini zilnic, săptămânal, lunar sau ocazional. Șablonul este personalizabil, astfel încât să puteți adăuga sau scădea ceea ce doriți, astfel încât să reflecte mai bine responsabilitățile dvs.

7. Șablon de tablou de bord

Monitorizarea sistemelor IT este cheia pentru ca software-ul și hardware-ul să funcționeze fără probleme. Având o vizualizare la nivel înalt, este posibil nu numai să urmăriți progresul și performanța, ci și să detectați orice anomalie care ar putea indica probleme care trebuie rezolvate înainte ca acestea să devină probleme. Utilizați șablonul nostru gratuit de tablou de bord pentru Excel și urmăriți aceste date dintr-o privire.

Utilizați acest șablon de management al proiectelor IT pentru a urmări indicatorii de performanță (KPI) precum sarcinile, volumul de muncă, durata sarcinii și costul. Graficele și diagramele cu bare colorate facilitează digerarea rapidă a datelor și oferă managerilor de proiecte IT perspectiva de care au nevoie pentru a obține informații valoroase care vor ghida o mai bună luare a deciziilor.

8. Șablon de registru de risc IT

Fiecare manager de proiect IT știe că riscul este întotdeauna la colț. Aceasta este doar o parte a managementului de proiect. Planificarea acestuia face, de asemenea, parte din managementul proiectului. Șablonul nostru gratuit de registru de risc pentru Excel vă oferă instrumentele pentru a planifica și a atenua riscul în proiectele dumneavoastră IT. Acest instrument permite managerilor de proiecte IT să pregătească o strategie care să îi ajute să răspundă la risc și să rezolve sau să profite de acesta dacă acesta apare în proiectul lor.

Acest șablon de management al proiectelor IT numără riscurile pentru a le face ușor de urmărit. De asemenea, puteți descrie riscul, impactul acestuia și ce răspuns veți avea dacă devine o problemă în proiectul IT. Există, de asemenea, o coloană pentru a clasifica nivelul riscului de la mare la scăzut, ceea ce ajută la stabilirea priorităților. În cele din urmă, puteți desemna un proprietar care este responsabil pentru identificarea și diminuarea riscului.

9. Șablon de urmărire a problemelor IT

Problemele sunt probleme. Fie că sunt riscuri pentru care le-ați planificat sau ceva care iese din senin, vă pot devia proiectul IT. Când apare o problemă, trebuie să fiți capabil să o identificați și să o rezolvați rapid înainte ca aceasta să afecteze timpul, domeniul sau costul proiectului dumneavoastră. Pentru asta este conceput șablonul nostru gratuit de urmărire a problemelor pentru Excel.

Utilizați șablonul gratuit de gestionare a proiectelor IT pentru a captura orice probleme care apar în proiectul dvs., care este primul pas în dezvoltarea unui plan de acțiune pentru a rezolva problema. Există o coloană pentru a descrie problema și impactul acesteia. Apoi puteți adăuga prioritatea, data la care a fost identificată și cine este responsabil pentru răspunsul la aceasta. Există, de asemenea, spațiu pentru a adăuga departamentul care se ocupă de problema, starea acestuia (deschis sau închis) și chiar un loc pentru a adăuga note.

10. Șablon de jurnal de modificări IT

Un alt risc sau problemă este schimbarea. Această schimbare poate apărea într-un proiect IT din cauza unei defecțiuni a echipamentului, a unei erori umane, a unui act de Dumnezeu, cum ar fi o întrerupere a curentului electric sau a solicitărilor din partea părților interesate, pentru a numi câteva. Indiferent de motiv, modificările unui proiect vă pot afecta programul, bugetul și multe altele. Pentru a le gestiona, descărcați șablonul nostru gratuit de jurnal de modificări pentru Excel.

Tot ceea ce aveți nevoie pentru a colecta și gestiona modificarea este inclus în document. De la numele proiectului și al managerului de proiect până la numărul de modificare și tipul cererii de modificare, totul este inclus. Există, de asemenea, o dată de notat când a fost solicitată sau a avut loc modificarea, o descriere a modificării și starea acesteia. De asemenea, puteți să o atribui, să adăugați o prioritate și să stabiliți când este de așteptat să fie rezolvată, să înțelegeți impactul său și să descrieți pașii de acțiune care o vor rezolva.

11. Lista de verificare a conformității GDPR

Oricine din IT cunoaște importanța GDPR (regulament general privind protecția datelor). Deși este specific Uniunii Europene (UE), orice companie de tehnologie care colectează și prelucrează informații personale și are o prezență în UE are o cerință legală de a respecta această lege. Șablonul nostru gratuit de verificare a conformității GDPR facilitează gestionarea acestui proces.

Șablonul nostru de management al proiectelor IT are coloane pentru a colecta sarcinile care sunt necesare pentru a rămâne în conformitate cu legea. Acesta desemnează proprietari pentru fiecare dintre aceste sarcini pentru a se asigura că sunt îndeplinite în timp util și minuțios. Există, de asemenea, un loc pentru a adăuga un termen limită și puteți chiar să alocați resurse fiecărei sarcini după cum este necesar. Apoi pur și simplu bifează-le pe măsură ce cobori în listă. Este o modalitate simplă de a gestiona o cerință legală.

12. Șablon de matrice de trasabilitate a cerințelor

Proiectele IT au cerințe, ceea ce înseamnă că trebuie făcute și făcute corect, altfel proiectul are de suferit. Pentru a vă asigura că, utilizați șablonul nostru gratuit de matrice de trasabilitate a cerințelor pentru Excel. Face acest lucru listând toate acele cerințe ale proiectului și cum să le urmărească pe parcursul ciclului de viață al proiectului. În acest fel, nimic critic nu poate cădea prin fisuri.

Există multe moduri în care acest șablon de management al proiectelor IT vă ajută să vă gestionați cerințele proiectului. Este excelent pentru asigurarea calității (QA) și pentru a înțelege ce necesită testare pentru a vă asigura că îndeplinește cerințele proiectului. Managerii de proiect IT pot folosi, de asemenea, acest document pentru a-i ajuta să ia decizii bazate pe date, mai degrabă decât să acționeze pe instinct.

13. Modelul matricei de prioritizare a proiectelor IT

Nu toți managerii de proiecte IT au luxul de a-și concentra toată atenția asupra unui singur proiect. Ei sunt adesea responsabili pentru un portofoliu de muncă și se asigură că și-au alocat resursele cu înțelepciune în cadrul grupului respectiv. Șablonul nostru gratuit de matrice de prioritizare a proiectelor vă permite să vă uitați la toate proiectele dvs. IT și să luați decizii obiective cu privire la proiectele care necesită atenție și când.

Această matrice Eisenhower este împărțită în patru cadrane. Deasupra, există două coloane: una pentru do acum și cealaltă care spune face mai târziu. În partea stângă, există două rânduri: crucial și nu crucial. Acum îți poți plasa proiectele într-unul din cele patru pătrate pentru a ști ce trebuie făcut imediat, ce poate fi programat pentru noul viitor, ce poate fi delegat și ce poate fi șters sau mutat.

14. Model Plan de implementare

Fiecare proiect IT începe ca o idee care este codificată printr-un plan, dar trebuie realizată printr-un plan de implementare sau pașii necesari pentru a actualiza acel plan și a produce livrabilul său. Deși ar putea suna redundant să aveți un plan pentru a executa un plan, oricine este familiarizat cu managementul de proiect știe că folosirea șablonului nostru gratuit de plan de implementare pentru Excel este modul în care organizați acele idei în pași acționați.

Șablonul de management al proiectelor IT este împărțit în trei părți distincte. În primul rând, există strategia proiectului, care se reduce la procese și acțiuni pentru implementarea acelei strategii. Apoi există cronologia, care arată datele de început și de sfârșit planificate și reale pentru sarcini, precum și orele planificate pentru sarcină. În cele din urmă, există resursele pentru a executa acele sarcini, inclusiv materialele și costurile. Cu toate acestea concepute, vă puteți implementa planul cu succes.

15. Șablon de colectare a cerințelor

Cunoașterea cerințelor pentru un proiect IT este ceea ce începe faza de planificare. Acestea vor fi colectate într-un document, care este locul în care intervine șablonul nostru gratuit de colectare a cerințelor pentru Word. Acest șablon de management de proiect IT acționează și ca un instrument de comunicare care conectează cerințele utilizatorului la dezvoltator.

Dar nu numai cerințele utilizatorilor sunt adunate; există, de asemenea, cerințe de afaceri și de sistem capturate în document. Cerințele sunt împărțite în șapte subsecțiuni: cerințe de utilizator, funcționale și de sistem, software și interfețe cu utilizatorul, activitățile fluxului de lucru și gestionarea schimbărilor și a riscurilor. Există, de asemenea, o arhitectură tehnică de nivel înalt schițată, plus întreținere și asistență. Există chiar și testare și evaluare, cum ar fi obiective, artefacte, utilizatori și sarcini incluse.

ProjectManager ajută la managementul proiectelor IT

După cum vă va spune orice manager de proiect IT, șabloanele sunt documente statice. Ele pot fi un pas înapoi, nu înainte, atunci când vine vorba de gestionarea unui proiect. Ceea ce aveți nevoie este un software de management de proiect, cum ar fi ProjectManager. Software-ul nostru online oferă date în timp real pentru o mai bună luare a deciziilor. Ceea ce face ca software-ul nostru să fie superior șabloanelor este că puteți utiliza o varietate de instrumente care partajează toate aceleași date actualizate.

Utilizați mai multe vizualizări ale proiectului

Nu toate instrumentele de proiect sunt create egale. Diagrama Gantt este ideală pentru programare, dar panourile kanban vizualizează și controlează fluxurile de lucru pe măsură ce planificați și executați sprinturi sau gestionați backlogul. Echipele ar putea prefera să folosească lista noastră robustă de activități, care partajează, de asemenea, aceleași date în timp real ca și celelalte instrumente, cum ar fi vizualizarea foaie și calendar. Aceasta înseamnă că puteți lucra la instrumentul dorit și puteți rămâne la curent cu cele mai recente informații despre proiect.

Capturați date în timp real

A avea toți membrii echipei care lucrează pe aceleași date live este cheia productivității, dar nu este totul. De asemenea, managerii de proiect IT au nevoie de o vedere la nivel înalt a proiectului oricând doresc. Tabloul nostru de bord în timp real face exact asta. Captează date live și analizează acele numere pentru a afișa valorile la timp, costuri și multe altele în grafice și diagrame ușor de citit. Cel mai bine, nu este necesară nicio configurare. Este plug-and-play.

Rapoartele vă duc mai adânc în date, personalizând rezultatele pentru a arăta exact ceea ce doriți să vedeți și facilitând partajarea cu părțile interesate pentru a le ține la zi. Există, de asemenea, instrumente de gestionare a resurselor care echilibrează volumul de muncă, instrumente de gestionare a riscurilor care urmăresc problemele și instrumente de gestionare a sarcinilor care mențin echipele să colaboreze și să fie productive.

Conținut legat de managementul proiectelor IT

Dacă încă sunteți pe punctul de a vă înscrie pentru o versiune de încercare gratuită a ProjectManager, avem o mulțime de conținut gratuit pe care îl puteți citi. De la postări săptămânale pe blog până la ghiduri, videoclipuri, șabloane și multe altele, avem informații despre fiecare aspect al fazelor de management al proiectului. Iată o mică mostră a conținutului nostru legat de IT.

• Ghid de management de proiect IT
• Software de management de proiect IT
• Audit IT: Definiție și Ghid rapid
• Cum să devii un manager de proiect IT
• Managementul problemelor IT
• Strategii de management al riscului IT
• Cadrul de guvernare IT

ProjectManager este un software premiat care dă putere echipelor IT să planifice, să gestioneze și să urmărească munca lor în timp real. Software-ul nostru colaborativ facilitează comentariile și distribuirea oriunde și în orice moment, indiferent dacă este vorba despre departamente sau continente. Alăturați-vă echipelor de la Nestle, Avis și Siemens care folosesc software-ul nostru pentru a reuși. Începeți cu ProjectManager astăzi.