15 șabloane PMO gratuite pentru Excel și Word

Un PMO, sau birou de management de proiect, poate fi un departament intern sau un grup sau o agenție externă care definește și menține standardele pentru managementul de proiect al unei companii. Există trei tipuri; susținător, controlant și directiv și fiecare are grade diferite de implicare. Cu toate acestea, toate trei pot folosi șabloane PMO pentru a sprijini programele și portofoliile de proiecte.

ProjectManager este un software de management de proiect care este mai dinamic decât șabloanele PMO statice, dar dacă nu sunteți pregătit să faceți upgrade, site-ul nostru este bogat cu șabloane gratuite de management de proiect pentru Excel și Word. Am colectat 15 șabloane gratuite care sunt potrivite pentru un PMO. Aceste șabloane acoperă totul, de la diagrame Gantt, planificarea proiectelor, alocarea resurselor, rapoarte de stare privind datele proiectului și multe altele.

1. Șablon de diagramă Gantt PMO

Diagrama Gantt este unul dintre instrumentele esențiale pentru managerii de proiect. Oferă o vedere a întregului proiect pe o linie de timp și include sarcini, etape, programe și multe altele. Biroul de management al proiectelor poate folosi șablonul nostru gratuit de diagramă Gantt pentru Excel pentru a obține o imagine de ansamblu asupra unui proiect sau îl poate folosi ca foaie de parcurs pentru a urmări mai multe proiecte într-un singur loc pentru a aloca resurse când și unde sunt necesare.

Șablonul diagramă Gantt este împărțit în două secțiuni. În stânga este o foaie de calcul obișnuită în care puteți adăuga sarcinile sau proiectele pe care le supravegheați. Alături sunt coloane pentru a captura datele de început și de sfârșit. În cele din urmă, există o coloană pentru durata sarcinii sau a proiectului. Odată ce ați completat aceste informații, cronologia codificată cu culori din dreapta se completează automat și vă permite să vedeți sarcinile, fazele și proiectele într-un singur loc.

2. Șablon de tablou de bord al proiectului PMO

PMO-urile au nevoie de o viziune la nivel înalt asupra proiectelor pe care le supraveghează. Au nevoie de valori care să îi ajute să tragă cursul acelor proiecte și să știe când sunt necesare modificări pentru a menține totul pe drumul cel bun. Șablonul nostru gratuit de tablou de bord pentru proiect PMO pentru Excel este format din grafice și diagrame ușor de citit care le oferă acele date dintr-o privire.

Aveți nevoie de date în timp real pentru a lua decizii mai bune sau este posibil să acționați pe baza unor date inexacte. ProjectManager este un software de management al proiectelor online, cu tablouri de bord de portofoliu care captează date în timp real, care nu necesită configurare care necesită timp sau introducere manuală, ca în cazul șabloanelor PMO. În schimb, obțineți date rapide și fiabile despre sănătatea proiectelor, sarcinilor, progresului, timpului, costurilor și volumului de lucru ori de câte ori aveți nevoie. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

3. Șablon de analiză cost-beneficiu PMO

Există anumite proiecte care merită urmărite, în timp ce altele vor ajunge într-o groapă de bani. Un PMO ajută companiile să aleagă proiecte care le vor oferi valoare pentru investiția lor. Pentru a face acest lucru, ei pot folosi șablonul nostru gratuit de analiză cost-beneficiu PMO pentru Excel.

O analiză cost-beneficiu este utilizată pentru a compara ceea ce vă așteptați să plătiți pentru un proiect cu ceea ce sperați că va oferi în termeni de oportunitate. Acest lucru se face prin adăugarea unei sume în dolari la toate costurile și beneficiile cantitative. De acolo, este ușor să vezi dacă vei obține o rentabilitate a investiției tale.

4. Șablon de matrice de prioritizare a proiectelor PMO

Un lucru pe care îl face un PMO este să ofere îndrumări. Aceste îndrumări și perspectivă vă pot ajuta cu modul în care gestionați proiectele, dar și dacă aceste proiecte merită preluate în primul rând. Un instrument care ajută la luarea acestor tipuri de decizii este șablonul nostru gratuit de matrice de prioritizare a proiectelor pentru Excel.

Procesul este înșelător de simplu, dar este o modalitate eficientă de a vă prioritiza proiectele. Matricea este împărțită în patru secțiuni. Deasupra, sunt două coloane, una pentru a face acum și cealaltă pentru a face mai târziu. Partea stângă are două rânduri, unul pentru crucial și celălalt pentru nu crucial. În funcție de locul în care plasați proiectul, acesta poate fi un lucru obligatoriu imediat, programat pentru viitorul apropiat, delegat, șterge sau mutat. Puteți folosi acest lucru și pentru sarcini sau orice lucru pe care trebuie să-l prioritizați.

5. Șablon de buget de proiect PMO

Banii vor conduce întotdeauna deciziile atunci când supraveghează proiecte. Companiile au costuri limitate și nu doresc să actualizeze continuu un buget, deoarece necesită mai multe fonduri. Folosirea șablonului nostru gratuit de buget de proiect PMO pentru Excel vă poate ajuta să estimați bugetele cu precizie și să evitați cheltuirea excesivă a proiectelor.

Există atât de multe costuri legate de un proiect încât șablonul nostru gratuit vă ajută să le capturați pe toate. Șablonul în sine este personalizabil, așa că dacă există ceva de care nu aveți nevoie sau doriți să adăugați, este ușor de făcut. Șablonul nostru are câmpuri pentru costuri cu forța de muncă, taxe de consultanță, materii prime, licențe software, călătorii, utilități, spațiu de birou și echipamente și multe altele. Obțineți estimări precise ale costurilor proiectului înainte de a executa proiectul.

6. Model de analiză a părților interesate pentru PMO

Dacă priviți PMO-urile ca furnizori de servicii, este clar că au părți interesate. Pentru un birou de management de proiect, acești factori interesați pot include directori, manageri de proiect, manageri funcționali și chiar membri ai echipei. Toate vor avea așteptările lor specifice. Cu șablonul nostru gratuit de analiză a părților interesate pentru Excel, le puteți identifica și gestiona pe toate.

Acest șablon PMO începe cu informațiile de bază ale părților interesate. Adică, enumerați toate părțile interesate și proiectele acestora. Apoi puteți adăuga relația lor la acele proiecte, indiferent dacă au vreo expertiză în materie sau sunt factori de decizie. De asemenea, puteți defini cum să comunicați cu ei. În cele din urmă, există un meniu derulant pentru a-și defini angajamentul, de la C pentru nivelul de angajament și R pentru nivelul necesar de angajament.

7. Șablon de foaie de pontaj PMO

Capacitatea de a urmări timpul într-o anumită perioadă vă ajută să vă asigurați că proiectul progresează conform programului. Acesta este un instrument esențial de gestionare a resurselor și face parte din statul de plată. Prin urmare, PMO va dori să aibă acces la foile de pontaj pentru a urmări progresul. Ei pot folosi șablonul nostru gratuit de foaie de pontaj pentru Excel.

Primul lucru pe care îl faceți cu șablonul nostru gratuit definește un interval de timp pentru foaia de pontaj. Apoi, puteți adăuga ora de începere, începerea și sfârșitul prânzului și ora de încheiere pentru ziua fiecărei persoane. Există o coloană pentru a adăuga orele regulate, orele suplimentare și apoi orele totale de lucru. Acum aveți o imagine de nivel înalt a costurilor dvs.

8. Model de plan de comunicare pentru PMO

Toate activitățile care fac parte din managementul de proiect al unei companii trec prin PMO. Comunicarea este o parte vitală a acestui proces. Dacă lucrurile nu sunt declarate clar și distribuite corect, vor apărea probleme care pot afecta rezultatul final. De aceea, șablonul nostru gratuit de plan de comunicare pentru Word este atât de important.

Acest șablon PMO vă ajută să definiți viziunea și obiectivele pentru proiect, program sau portofoliu, precum și obiectivele și intervalele de timp ale acestora. Există, de asemenea, locuri pentru a adăuga personalul de comunicare și ce instrumente vor folosi. Apoi puteți arăta cum veți măsura eficacitatea planului dvs. de comunicare pentru a vă asigura că face ceea ce doriți să facă.

9. Model Plan de proiect pentru PMO

PMO-urile îmbunătățesc managementul proiectelor prin standardizarea proceselor și creșterea eficienței. Aceasta înseamnă că creează și mențin documentația, urmărirea și instruirea. Dar și ei planifică. Aici este util șablonul nostru gratuit de plan de proiect pentru PMO.

Acest șablon PMO are tot ce aveți nevoie pentru un PMO. Există un loc pentru a defini domeniul de aplicare al proiectului, programului sau portofoliului, inclusiv reperele, fazele și sarcinile. De asemenea, puteți adăuga cerințele dvs. de efort și resurse. Apoi programați planul, inclusiv dependențele sarcinilor, ipotezele și constrângerile proiectului, bugetul, jurnalul de riscuri, procesul de management al schimbărilor și multe altele.

10. Șablon de urmărire a proiectului PMO

PMO-urile monitorizează proiectele pe care le supraveghează. Trebuie să-și urmărească progresul pentru a se asigura că rulează conform programului. Dacă nu sunt, resursele ar putea avea nevoie de realocare pentru a readuce totul pe drumul cel bun. Șablonul nostru gratuit de urmărire a proiectelor PMO pentru Excel este proiectat să funcționeze ca un sistem de gestionare a sarcinilor pentru a urmări sarcinile și a se asigura că munca este efectuată la timp.

Utilizarea șablonului de urmărire a proiectelor vă permite să urmăriți proiecte individuale sau programe și portofolii. Mai întâi, enumerați numele sarcinii sau numele proiectului și o scurtă descriere. Dacă există dependențe de sarcini, le adăugați în coloana următoare. Există spațiu pentru a adăuga cui îi este atribuită sarcina sau managerul de proiect. Acum notați prioritatea, data de începere, data de încheiere planificată și data de încheiere reală. În cele din urmă, există un meniu derulant pentru a captura starea.

11. Șablon de colectare a cerințelor pentru PMO

Scopul colectării cerințelor este acela de a ghida PMO pe parcursul întregului proiect, de la inițiere până la livrare. Cerințele sunt o condiție sau capacități de care părțile interesate au nevoie pentru a rezolva o problemă sau pentru a atinge un obiectiv. Folosind șablonul nostru gratuit de colectare a cerințelor pentru PMO, puteți colecta totul într-un singur loc.

Tot ceea ce aveți nevoie pentru a înțelege proiectul se află în paginile acestui document Word, inclusiv planul proiectului, o descriere a scopului proiectului, domeniul de aplicare și o cronologie care are repere, dependențe și așa mai departe. Sunt de asemenea definite scopurile și obiectele, precum și constrângerile și restricțiile și modul de rezolvare a acestora.

12. Șablon de jurnal de risc pentru PMO

Riscul este întotdeauna ceva pe care PMO-urile îl urmăresc. Indiferent dacă este un risc bun sau un risc rău, cu cât este identificat și tratat mai repede, cu atât mai bine. Șablonul nostru gratuit de jurnal de risc pentru PMO vă oferă un instrument pentru a vă pregăti pentru risc și pentru a avea un plan pentru a-l rezolva dacă apare ca o problemă.

Începeți prin a descrie riscul și impactul acestuia. Apoi adăugați cum veți răspunde la risc dacă acesta devine de fapt o problemă. Pentru a vă ajuta în răspunsul dvs., adăugați nivelul de risc, cum ar fi ridicat, mediu sau scăzut. Acum știi cum să prioritizezi riscul dacă acesta devine o problemă. Există, de asemenea, un loc pentru a adăuga managerul de proiect sau membrul echipei care deține acel risc și este responsabil pentru identificarea și conducerea răspunsului la acesta.

13. Șablon de jurnal de modificări PMO

Schimbarea va avea loc, iar PMO este acolo pentru a se asigura că nu va avea un impact negativ asupra proiectului. O modalitate de a face acest lucru este folosind șablonul nostru gratuit de jurnal de modificări PMO pentru Excel. Face parte din orice plan mai amplu și eficient de management al schimbării care ajută la controlul schimbării prin urmărirea acesteia din momentul în care este identificată și până când este rezolvată.

Această foaie de calcul vă oferă un loc în care să puneți tot ce trebuie să știți despre schimbarea în proiectul dvs. pentru a-l gestiona. Rețineți când schimbarea este observată pentru prima dată, cine o deține din echipa de proiect, ceea ce înseamnă că va conduce efortul de a o rezolva și puteți adăuga, de asemenea, prioritatea și starea acelei modificări.

14. Șablon de cerere de modificare PMO

Înainte de a rezolva sau de a răspunde la orice modificare, trebuie să decideți dacă merită făcută. Există schimbări, cum ar fi vremea nefavorabilă sau defecțiunea echipamentului, care trebuie tratate. Dar, de cele mai multe ori, schimbările vin de la proprietari și alte părți interesate. Formularul nostru gratuit de solicitare a modificării PMO pentru Word vă oferă un loc în care toată lumea să cadă de acord asupra a ceea ce trebuie să faceți.

Puteți personaliza formularul de solicitare de modificare pentru a avea cât de multe sau cât de puține detalii doriți. Am inclus spațiu pentru o scurtă descriere și impactul pe care îl va avea asupra proiectului. Există suficiente informații pe formular pentru ca managerii de proiect să lucreze cu PMO pentru a decide dacă schimbarea merită făcută și, dacă da, cum sau să nu ia nicio măsură.

15. Model de raport privind starea proiectului pentru PMO

Raportarea este cheia activității PMO. De exemplu, un raport de stare furnizează date cheie ale proiectului care vor informa modul în care un PMO va ghida managementul proiectului respectiv. Cu șablonul nostru gratuit de raport privind starea proiectului pentru PMO, puteți, printre altele, să urmăriți starea și progresul proiectului într-o anumită perioadă de timp.

Raportul de stare conține un rezumat al realizărilor cheie, lucrările care au fost finalizate în acea perioadă, lucrările planificate care urmează să vină în domeniul de aplicare al proiectului, reperele atinse și livrabile. Există, de asemenea, un loc pentru a enumera elementele de acțiune pentru ceea ce trebuie să urmeze. Alte lucruri în curs de revizuire includ bugetul, programul, calitatea, riscurile, problemele și blocajele.

Cum ProjectManager ajută PMO-urile

Sunt o mulțime de șabloane. Și, deși gratuitul este gratuit, există întotdeauna un preț. Șabloanele PMO sunt statice și trebuie să faci toată treaba. ProjectManager este un software de management de proiect premiat care oferă funcții de management al sarcinilor, managementului riscurilor și gestionării resurselor pentru a ajuta PMO-urile să-și ghideze proiectele, programele și portofoliile în timp real. Are automatizare și actualizări, astfel încât să vă uitați mereu la cele mai actuale informații.

Gestionați resursele cu foi de parcurs

PMO-urile supraveghează multe proiecte simultan. Ei trebuie să ofere direcții cu privire la ce necesită resurse și când. Pentru a face acest lucru, au nevoie de mai mult decât pot oferi șabloanele PMO. Software-ul nostru de management de proiect vă oferă o imagine de ansamblu asupra tuturor proiectelor dvs. pe un singur ecran. Vedeți-le de la început până la sfârșit pe o cronologie vizuală, incluzând valori precum efortul planificat, efortul real și multe altele. Puteți deschide orice proiect, puteți imprima foaia de parcurs și puteți edita și ajusta cu ușurință coloana pentru a vedea ceea ce doriți.

Păstrați echipele echilibrate cu diagramele volumului de muncă

Echipele sunt resursa ta cea mai valoroasă. Puteți urmări timpul lor pe sarcini cu foile noastre de pontaj securizate, dar vizualizarea volumului de lucru merge și mai departe în furnizarea de gestionare a resurselor. Folosiți-l pentru a urmări eficient progresul și volumul de lucru în cadrul proiectelor. Puteți vedea numărul total de ore și puteți realoca sarcini pentru a echilibra volumul de muncă și a menține productivitatea tuturor.

PMO-urile pot beneficia, de asemenea, de rapoarte personalizate, inclusiv rapoarte de stare și portofoliu și multe altele. Toate pot fi filtrate pentru a vă concentra pe ceea ce doriți să vedeți și apoi partajate cu ușurință. Există, de asemenea, o vizualizare de portofoliu în care puteți grupa proiecte și puteți vedea progresul, managerul de proiect, membrii echipei, starea și multe altele.

Conținut PMO asociat

Dacă sunteți în căutarea mai multor resurse despre birourile de management de proiect și instrumentele și tehnicile pe care le folosesc, avem postări pe blog, ghiduri finale și multe altele.

• 15 instrumente și tehnici de management de proiect pe care fiecare PMO ar trebui să le folosească
• 20 de șabloane Excel pentru managementul proiectelor obligatorii
• Biroul de management al proiectelor (PMO) – Ghidul suprem
• Managementul portofoliului de proiecte (PPM): Ghidul suprem
• Prioritizarea proiectelor: Cum să prioritizați proiectele și strategia

ProjectManager este un software online de gestionare a proiectelor și a portofoliului care face ceea ce pot face șabloanele. Deschideți software-ul nostru de colaborare și conectați-vă cu echipele din departamente sau fusuri orare. Partajați fișiere, comentați și multe altele. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.