10 șabloane gratuite de management al părților interesate pentru Excel și Word

Părțile interesate sunt orice persoană care are un interes personal în proiect. Aceștia pot fi interni, cum ar fi manageri de proiect, echipe, proprietari sau investitori, sau externi, cum ar fi clienți, clienți sau furnizori. Pot exista o mulțime de părți interesate în orice proiect și gestionarea acestora necesită șabloane de management al părților interesate.

ProjectManager este un software de management de proiect care vă ajută să gestionați proiecte și părțile interesate. Dacă nu sunteți pregătit pentru o încercare gratuită a software-ului, vă oferim și zeci de șabloane gratuite de gestionare a proiectelor pentru Excel și Word, care vă pot ajuta în fiecare fază a proiectului. Iată câteva șabloane gratuite de gestionare a părților interesate.

1. Șablon de analiză a părților interesate

Pot exista multe părți interesate în orice proiect, dar munca ta ca manager de proiect este să-i identifici. Fiecare parte interesată poate avea un interes diferit sau acele interese pot evolua pe parcursul proiectului. Folosirea șablonului nostru gratuit de analiză a părților interesate pentru Excel vă ajută să elaborați un plan eficient de comunicare cu părțile interesate pentru a le informa în mod corespunzător.

Există câmpuri pentru a capta informațiile de bază ale părților interesate, inclusiv titlul acestora, informațiile de contact și influența sau puterea asupra proiectului. Apoi puteți plasa fiecare parte interesată așa cum se află în relație cu proiectul, notând prioritatea lor, dacă au expertiză în materie și dacă sunt factori de decizie. Apoi puteți evalua angajamentul fiecărei părți interesate față de proiect și le puteți gestiona mai bine.

2. Model de raport privind starea proiectului

Părțile interesate trebuie să rămână informați pe parcursul proiectului. Totuși, în funcție de părțile interesate, acel nivel de informații și frecvența în care sunt actualizate se pot schimba. Indiferent dacă au nevoie de detalii sau doar de o prezentare generală, managerii de proiect trebuie totuși să raporteze în mod regulat. Utilizarea șablonului nostru gratuit de raport de stare a proiectului pentru Excel este un instrument excelent pentru a captura o perioadă de timp din proiect.

Problema cu un șablon static este că trebuie să fie actualizat manual, iar informațiile nu pot fi personalizate pentru a reflecta preocupările fiecărei părți interesate. Spre deosebire de instrumentele statice, ProjectManager este un instrument online care furnizează date în timp real care pot fi filtrate pentru a afișa doar informațiile relevante pentru fiecare parte interesată. Nu numai că puteți genera un raport de stare prin simpla apăsare de taste, dar puteți genera și rapoarte despre variație, portofoliu și multe altele. Toate rapoartele captează date în timp real, astfel încât să fie precise și să poată fi partajate cu ușurință într-o varietate de formate. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

3. Șablon de hartă a părților interesate

Dacă sunteți în căutarea unui instrument vizual care să vă ajute să vă identificați și să reprezentați diagrame părțile interesate, atunci trebuie să descărcați șablonul nostru gratuit de hartă a părților interesate pentru Excel. Puteți utiliza harta părților interesate pentru a vă informa procesul de luare a deciziilor atunci când aveți de-a face cu părțile interesate. Este esențial pentru stabilirea unui plan viabil de comunicare cu părțile interesate.

Șablonul de hartă a părților interesate vă ajută să determinați cine dorește să știe ce, când trebuie să știe și cum preferă să primească actualizările. Această hartă a părților interesate are patru categorii pentru gestionarea părților interesate: gestionați îndeaproape, păstrați-vă mulțumit, mențineți informat și monitorizați. Plasați fiecare parte interesată pe care o identificați în caseta corectă și utilizați coduri de culoare pentru a arăta dacă susțin, sunt neutre sau critice pentru proiect.

4. Model de caz de afaceri

Deoarece părțile interesate au un interes personal în proiect, unul dintre lucrurile care îi preocupă cel mai mult este costurile legate de execuția proiectului. Vor să știe dacă costurile investiției merită. Le puteți arăta acest lucru cu șablonul nostru gratuit de caz de afaceri pentru Word, care rezumă obiectivele proiectului, costurile și beneficiile.

Cazul de afaceri este o due diligence importantă pentru părțile interesate, demonstrând că investiția lor în proiect este benefică. Ei pot citi un rezumat executiv, declarația misiunii pentru proiect și livrabilul final care va fi produs. Există un loc pentru a afișa obiectivele proiectului și modul în care acestea vor fi atinse, evaluarea financiară și evaluarea pieței și altele. Va ajuta la obținerea acceptului de la părțile interesate.

5. Șablon de analiză cost-beneficiu

Un alt șablon gratuit care poate ajuta să demonstreze părților interesate că proiectul merită investiția lor este șablonul nostru gratuit de analiză cost-beneficiu pentru Excel. Vă ajută să vă uitați la cifre și să determinați dacă banii pe care îi investiți în proiect merită livrabile.

Un șablon de analiză cost-beneficiu face acest lucru prin adăugarea unei sume în dolari la costurile și beneficiile proiectului. Scăzând beneficiile din costuri, puteți vedea care este profitul, dacă există, pentru proiect. Acestea pot fi câștiguri financiare, dar pot determina și dacă obiectivele și scopurile de afaceri merită costurile. Aceste informații pot ajuta părțile interesate să participe la proiect.

6. Matricea RACI

Este clar important să identificați și să definiți rolurile și responsabilitățile echipei dvs. de proiect, dar adesea managerii de proiect vor neglija același exercițiu atunci când au de-a face cu părțile interesate ale proiectului. După aceea, echipa dvs. de proiect este doar una dintre multele părți interesate probabile din proiect. Utilizarea șablonului nostru gratuit de matrice RACI pentru Excel vă permite să clasificați pe toate persoanele implicate în proiect, inclusiv părțile interesate.

RACI înseamnă responsabil, responsabil, consultat și informat. Pe șablonul nostru gratuit, enumerați toate părțile interesate (sau întreaga echipă de proiect) în partea stângă, în timp ce în partea de sus a graficului este titlul lor. În caseta corespunzătoare, notați dacă sunt responsabili, responsabili, consultați sau informați. Acum aveți un document pentru a ghida pe toți membrii echipei, inclusiv părțile interesate, care au diferite niveluri de implicare și impact asupra proiectului.

7. Șablon de colectare a cerințelor

Părțile interesate doresc să cunoască problemele rezolvate de proiect, cum intenționează să își atingă obiectivul, ce condiție sau capacitate trebuie îndeplinită și multe altele. Toate acestea sunt abordate în șablonul nostru gratuit de colectare a cerințelor pentru Word. Acesta este un document cheie pentru părțile interesate și captează informații vitale despre proiect într-un singur loc.

Sunt multe acoperite în șablonul gratuit. Enumeră cerințele proiectului, de la utilizator, funcțional și sistem până la software, interfață, flux de lucru, schimbare și riscuri. Aceasta este mai degrabă o viziune la nivel înalt, care este potrivită pentru majoritatea părților interesate și evită intrarea în buruieni. Există chiar și o secțiune în care toată lumea poate semna documentul pentru a se asigura că sunt informați și sunt de acord.

8. Model Charter Team

Membrii echipei sunt părți interesate, deși nu singurii dintr-un proiect. Șablonul gratuit de carta de echipă pentru Word se concentrează în mare parte asupra acestora, dar este un alt șablon esențial de gestionare a părților interesate. Acesta explică modul în care echipa se încadrează în contextul mai larg al proiectului, cum ar fi părțile interesate ale proiectului.

În plus, charterul gratuit listează toți cei implicați în proiect și oferă informații de contact. Există o secțiune pentru a sublinia fundalul proiectului, misiunea și obiectivul acestuia, bugetul și resursele și procesul de luare a deciziilor utilizat de echipă. Există informații despre domeniul de aplicare, evaluările performanței, activitățile și reperele și multe altele. Este un instrument grozav pentru a comunica și a-i aduce pe toți la bord cu proiectul.

9. Model Plan de Comunicare

Vorbind de comunicare, aveți nevoie de un plan de comunicare pentru a obține informații echipei de proiect. Folosirea șablonului nostru gratuit de plan de comunicare pentru Word vă va ajuta să definiți obiectivele și să programați actualizări de comunicare cu părțile interesate. Este unul dintre cele mai importante șabloane de management al părților interesate, deoarece o parte interesată bine informată este mai ușor de gestionat și mai puțin probabil să interfereze în proiect.

Pe lângă obiective, șablonul planului de comunicare vă ajută să definiți modul în care veți atinge aceste obiective, în ce interval de timp și cu ce indicatori pentru a vă măsura succesul. Veți descoperi personalul și instrumentele asociate cu diseminarea informațiilor, precum și revizuirea eficienței acesteia. Odată ce aveți un plan, este posibil să se schimbe pentru a rămâne relevant și eficient.

10. Șablon de organigramă

Deși s-ar putea să nu pară un șablon de management al părților interesate cheie, cunoașterea structurii organizaționale a unei companii sau a unui proiect este modul în care toată lumea din organizație sau echipa de proiect știe cui raportează. Utilizați șablonul nostru gratuit de organigramă pentru Excel. Este o organigramă care arată structura ierarhică internă a unei organizații sau a unui proiect.

Acest document este un vizual ușor de digerat al lanțului de comandă. În timp ce organizațiile mai mici, cum ar fi startup-urile sau proiectele, ar putea să nu aibă nevoie de instrument, cu cât organizația sau proiectul este mai mare și mai complex, cu atât acest șablon de management al părților interesate devine mai esențial. Este imperativ ca toată lumea să știe cui raportează și cine are autoritate, ceea ce este exact ceea ce ilustrează acest șablon.

ProjectManager ajută la managementul părților interesate

Odată ce ați descărcat și folosit șabloanele noastre gratuite de gestionare a părților interesate, veți descoperi rapid că acestea vă pot duce doar atât de departe. La urma urmei, șabloanele pot fi introduse și actualizate manual, nu sunt colaborative și sunt izolate de restul instrumentelor de management de proiect. ProjectManager este un software de management de proiect care vă ajută să planificați, să gestionați și să urmăriți gestionarea părților interesate în timp real.

Partajați planurile de proiect cu părțile interesate

Proiectele au nevoie de planuri, dar planurile nu funcționează fără părțile interesate. Crearea unui program pe diagramele noastre robuste Gantt vă permite să gestionați părțile interesate din echipa de proiect, să le organizați sarcinile, să legați dependențele pentru a evita întârzierile costisitoare și să le atribuiți lucrări pe care le puteți urmări în timp real. Planul de proiect poate fi împărtășit cu ușurință echipei de proiect și părților interesate pentru a-i menține pe toți pe aceeași pagină.

Monitorizați progresul și performanța în timp real

Odată ce ați stabilit o linie de bază pe Gantt, puteți urmări efortul planificat față de efortul dvs. real. Acest lucru nu numai că vă ajută să vă respectați programul și bugetul, dar și părțile interesate doresc să fie la curent cu acele date valoroase. Tabloul de bord în timp real nu necesită configurare, la fel ca în cazul instrumentelor ușoare, și urmărește totul, de la sarcina de lucru la costuri și timp, în grafice și diagrame ușor de citit. Este o modalitate excelentă de a obține o vedere la nivel înalt a proiectului oricând doriți.

Managerii de proiect pot folosi funcțiile de gestionare a resurselor pentru a-și menține echipele productive. Disponibilitatea poate fi setată în avans pentru a simplifica programarea, iar graficul nostru de volum de lucru cu coduri de culori vă ajută să vedeți alocarea echipei dvs. Apoi, le puteți echilibra volumul de muncă din diagramă pentru a-i menține să lucreze la capacitate maximă. Nu sunt supraalocate, iar părțile interesate sunt bucuroși să vadă productivitatea.

Continut Asemanator

Dacă acest lucru nu este suficient de gestionare a părților interesate pentru dvs., site-ul nostru este încărcat cu conținut gratuit. Există bloguri săptămânale, ghiduri, videoclipuri și, desigur, mai multe șabloane gratuite de gestionare a proiectelor pentru Excel și Word. Iată câteva resurse pentru a afla mai multe despre managementul părților interesate.

• Ghid de management al părților interesate
• Analiza părților interesate 101
• Ce este teoria părților interesate
• Părți interesate vs. acționar: care este diferența?
• Maparea părților interesate 101: Un ghid rapid pentru hărțile părților interesate

ProjectManager este un software de management de proiect premiat care dă putere echipelor să lucreze mai bine împreună. Instrumentele de gestionare a sarcinilor se adaugă funcțiilor productive și de gestionare a riscurilor pentru a vă ajuta să identificați, să urmăriți și să atenuați riscurile. Alăturați-vă echipelor de la Avis, Nestle și Siemens care oferă succes cu software-ul nostru. Începeți cu ProjectManager astăzi gratuit.