Revizuirea Google Workspace (fostă G Suite): Va satisface nevoile mele?
Publicat: 2019-04-24
Iată un fapt distractiv: când Google a lansat pentru prima dată Gmail în 2004, mulți l-au respins ca fiind o glumă a lui Aprilie.
Cel de 1 GB de stocare oferit părea prea bun pentru a fi adevărat (pe atunci, rivali precum Hotmail și Yahoo ofereau doar 2 MB). Și nici data lansării de 1 aprilie nu a ajutat, evident.
17 ani mai târziu, aproximativ 1 din 4 utilizatori utilizează acum Gmail pentru e-mailul lor.
În plus – Gmail face acum și o parte integrantă a Google Workspace (fostă G Suite), una dintre cele mai utilizate suite de productivitate online din lume.
Cu aplicațiile Google Workspace care se extind dincolo de e-mail pentru a include documente, stocare fișiere, calendare, chat și instrumente de mesagerie și multe altele, Google Workspace este fără îndoială o soluție cuprinzătoare pentru colaborare și comunicare – indiferent dacă sunteți o companie, antreprenor, școală sau nonprofit. .
Dar, oricât de impresionante sunt capabilitățile Google Workspace, are și limitări – și merită să le cântăriți înainte de a lua o decizie.
În această recenzie Google Workspace, vă vom ghida prin cele mai importante lucruri de care trebuie să fiți conștient, pentru a vă ajuta să decideți dacă Google Workspace este potrivit pentru dvs.
Să începem prin a arunca o privire rapidă la motivul pentru care ați folosi Google Workspace și care sunt avantajele și dezavantajele acestuia.
Cuprins
De ce aș folosi Google Workspace?
Google Workspace este potrivit pentru:
- Întreprinderile mici și mijlocii care doresc să folosească un set de instrumente de aplicație în care echipele lor pot colabora și partaja cu ușurință fișiere și unde administratorii pot controla accesul și setările de securitate
- Antreprenori soli sau liber profesioniști care doresc o soluție accesibilă pentru e-mail și instrumente de productivitate și care doresc să poată împărtăși cu ușurință munca cu clienții și partenerii
- Școli și instituții de învățământ care doresc să permită colaborarea între profesori și elevi (notă – există o versiune a Google Workspace for Education care este gratuită)
- Organizații nonprofit care doresc să profite de versiunea gratuită a Google Workspace pentru organizații nonprofit
- Oricine preferă să lucreze din cloud , decât să folosească soluții desktop și stocare locală
Google Workspace Review: argumente pro și contra
| Pro | Contra |
|---|---|
|
|
Acum, să aruncăm o privire la pașii implicați în configurarea unui cont Google Workspace.
Noțiuni introductive cu Google Workspace
Crearea unui cont
Crearea unui cont cu Google Workspace este un proces surprinzător de simplu, cu doar câțiva pași rapizi implicați. Mai întâi vi se cere să introduceți câteva detalii despre afacerea dvs. – numele, numărul de angajați, țara – și câteva detalii de contact.
Apoi vi se solicită să vă conectați contul la un domeniu – puteți utiliza unul pe care îl dețineți deja sau puteți cumpăra unul nou prin Google Workspace.
Sfat – Dacă trebuie să achiziționați un domeniu, vă recomandăm de fapt să faceți acest lucru printr-un furnizor de domeniu precum Namecheap în loc de prin Google Workspace – veți găsi asistență mai bună și, cel mai probabil, veți economisi ceva bani.
Apoi, vi se va cere să introduceți adresa de e-mail pe care doriți să o utilizați (cu domeniul pe care l-ați nominalizat la pasul anterior) – de exemplu, [email protected] – și să introduceți o parolă.
În cele din urmă, trebuie doar să alegeți planul pe care doriți să-l achiziționați – un plan flexibil cu un contract lunar sau un plan anual care vă va angaja la un contract anual. (Rețineți că Google Workspace va fi gratuit în primele 14 zile - puteți anula în această perioadă fără a efectua nicio plată dacă decideți că Google Workspace nu este pentru dvs.).
Cu toate acestea, un lucru enervant dacă doriți să vă înscrieți pentru planul de bază este că veți avea doar opțiunea de a vă înscrie la planul Business Standard în această etapă . Va trebui să treceți la planul de bază puțin mai târziu.
În plus, veți observa că nu există o reducere reală aplicată unui plan anual, ceea ce vă face să vă întrebați de ce ați alege un plan anual în primul rând (mai ales că va trebui să plătiți o taxă de „închidere” pentru anulare) . Reducerile sunt disponibile, dar de obicei numai dacă vă înscrieți prin intermediul unui reprezentant Google sau al unui reseller, mai degrabă decât online.
Configurarea Google Workspace
Următorii pași implică adăugarea de persoane la contul dvs. Google Workspace (dacă aveți membri ai echipei pe care doriți să-i invitați) și verificarea numelui domeniului dvs. pentru a vă conecta noua e-mail. Noilor membri ai echipei li se vor trimite detalii de conectare prin e-mail și puteți personaliza și acest e-mail de notificare.
Pentru a vă verifica domeniul, puteți alege dintre mai multe opțiuni:
- Adăugarea unei înregistrări de gazdă de domeniu prin TXT sau CNAME
- Adăugarea unei înregistrări MX de gazdă de domeniu
- Încărcarea unui fișier HTML pe site-ul dvs. web
- Adăugarea unei metaetichete pe site-ul dvs. web
După ce ați finalizat, veți putea accesa Consola de administrare, unde veți gestiona tot ce are de-a face cu contul dvs. Google Workspace, inclusiv e-mail, utilizatori, aplicații, dispozitive, rapoarte și integrări. Asistentul de configurare al Google Workspace vă poate ajuta să vă ghidați prin acest proces.
Aplicații Google Workspace
După cum am menționat, un adevărat punct forte al Google Workspace este varietatea de instrumente de productivitate și colaborare pe care le oferă. Iată o prezentare rapidă a principalelor sale aplicații:
Gmail
În centrul Google Workspace se află Gmail, o aplicație cu care probabil cei mai mulți dintre noi sunt familiarizați, indiferent dacă am folosit-o pentru e-mailuri personale sau profesionale.
În timp ce interfața pentru versiunea Gmail Google Workspace este aproape identică cu Gmail pe care l-ați folosi pentru e-mailul personal, de fapt include câteva funcții îmbunătățite. Pe lângă faptul că puteți utiliza o adresă de e-mail cu propriul domeniu, acestea includ:
- Fiind capabil să citească și să scrie e-mailuri offline
- Posibilitatea de a crea adrese de e-mail de grup
- Activarea chitanțelor de citire
- Permiterea utilizatorilor să utilizeze Gmail în alți clienți de e-mail (de exemplu, Outlook)
- Permite utilizatorilor să delege accesul la cutia poștală altora
- Se activează criptarea S/MIME
- Și altele
Ce ne-a plăcut: Gmail este familiar și, în general, este ușor de utilizat. În cadrul aplicației Gmail, puteți accesa, de asemenea, Google Meet pentru apeluri video și, de asemenea, puteți discuta cu colegii – un exemplu excelent al cât de strâns integrate sunt aplicațiile Google Workspace. Există, de asemenea, o mulțime de extensii la îndemână pe care le puteți utiliza, cum ar fi Streak, care permite urmărirea e-mailurilor, gestionarea conductelor și îmbinarea corespondenței și Checker Plus pentru gestionarea mai multor conturi Gmail.
Ce ar putea fi îmbunătățit: un dezavantaj este că, ca aplicație bazată pe web, se simte foarte diferit pentru utilizatorii care sunt obișnuiți să folosească software precum Outlook. Uneori, se poate simți puțin limitat (de exemplu, Gmail folosește mai degrabă etichete decât foldere, ceea ce ar putea să nu fie convenabil pentru toată lumea). În opinia mea, acesta nu este un deal-breaker, totuși și din punct de vedere funcțional, încă vă permite să faceți majoritatea lucrurilor pe care ar trebui să le faceți cu e-mailul - mai ales când aveți extensiile potrivite activate.
Calendar
Calendar este o altă aplicație populară care necesită puțină introducere. La fel ca Gmail, versiunea Google Workspace de Calendar este similară cu versiunea gratuită cu care este posibil să fii deja familiarizat. Calendarele pot fi partajate cu ușurință între membrii echipei și pot fi integrate cu alte aplicații Google Workspace precum Gmail și Hangouts.
Ce ne-a plăcut: Calendarul este conceput pentru a permite utilizatorilor să partajeze cu ușurință evenimente, întâlniri, sarcini și memento-uri între ei și chiar vă permite să vedeți disponibilitatea resurselor, cum ar fi sălile de întâlnire și echipamentele. Există chiar și o funcție utilă „Găsiți o oră” care vă permite să vizualizați calendarele mai multor utilizatori pentru a găsi sloturi gratuite. Vă permite să importați calendare externe, cum ar fi Outlook și iCal, și chiar să se sincronizeze cu calendarele Exchange dacă trebuie să le folosiți în continuare.
Ce ar putea fi îmbunătățit: de fapt, este foarte puțin de greșit cu Calendar, care funcționează destul de bine în cea mai mare parte. Probleme minore ar fi că elaborarea mai multor calendare poate fi uneori neplăcută și că calendarul național de „Sărbători” care este adăugat implicit afișează uneori sărbători irelevante (de exemplu, sărbători în alte state sau regiuni).
Conduce
Google Drive este un instrument puternic de stocare (și alternativă Dropbox) care vă permite să stocați fișiere în cloud și să le accesați cu ușurință printr-un browser web, desktop (de exemplu, prin Google File Stream) sau pe dispozitive mobile. De asemenea, este popular – Drive a atins pragul de 1 miliard de utilizatori în 2018, așa că imaginați-vă câți are acum! Este unul dintre cele mai utilizate produse de la Google.
Ce ne-a plăcut: Drive facilitează accesul și partajarea fișierelor utilizatorilor, iar dacă utilizați Google File Stream, accesarea fișierelor este fără întreruperi – se simte ca și cum ați deschide fișiere direct de pe computer. Administratorii pot controla setările de partajare (de exemplu, specificând dacă utilizatorii pot partaja fișiere cu persoane din afara organizației). Fișierele create cu Documente, Foi de calcul și Prezentări nu se încadrează în limita dvs. de stocare, iar în planul Enterprise al Google Workspace, aveți spațiu de stocare nelimitat (mai multe despre asta mai jos).
Ce ar putea fi îmbunătățit: deși partajarea în cadrul organizației dvs. (sau cu alte conturi Google) este ușoară, partajarea cu adrese de e-mail care nu aparțin de Google poate fi o durere, deoarece le necesită să se înregistreze pentru un cont Google. De asemenea, poate deveni puțin dezordonat dacă sunteți conectat la mai multe conturi Google (de exemplu, un cont profesional și unul personal) - de fiecare dată când accesați Drive prin web, vă conectează întotdeauna în contul implicit, mai degrabă decât în cel pe care l-ați folosit ultima dată. pentru a accesa Drive.
Documente, Foi de calcul și Prezentări
În cadrul Drive, aveți acces și la Documente, Foi de calcul și Prezentări Google – răspunsul Google la Microsoft Word, Excel și PowerPoint. Documentele, Foile de calcul și Prezentările oferă o versiune simplificată, dar funcțională a produselor Microsoft. Sunt compatibile cu formatele de fișiere Microsoft Office și sunt suficient de familiare pentru ca majoritatea utilizatorilor să poată începe să utilizeze imediat.
Ce ne-a plăcut: Aceste instrumente de productivitate funcționează rapid, iar modificările sunt făcute în timp real – nu este necesară salvarea. Puteți avea mai mulți utilizatori care colaborează la același document în același timp, fără să vă faceți griji cu privire la modificările conflictuale. Sistemul de comentarii (în special pentru Docs) funcționează extrem de bine. În plus, controlul versiunilor este excelent - puteți reveni la versiunile vechi (care sunt salvate automat) foarte ușor.
Ce ar putea fi îmbunătățit: deoarece toate sunt bazate pe web, merită remarcat faptul că Documentele, Foile de calcul și Prezentările nu sunt la fel de puternice ca versiunile pentru desktop ale Word, Excel și PowerPoint. Nu oferă toate funcționalitățile pe care le-ați găsi în aplicațiile Microsoft (de exemplu, flexibilitate de formatare, formule avansate de foi de calcul), așa că ar putea să nu fie ideal dacă trebuie să creați documente cu aceste caracteristici.
Hangouts, Google Meet și Chat
Deși s-ar putea să fiți familiarizați cu Hangouts, aplicația de apeluri video Google, Google Meet și Chat sunt poate puțin mai puțin familiare, deoarece au fost lansate abia acum câțiva ani. Dar nu există un mister uriaș aici – Meet este instrumentul de videoconferință al Google Workspace care vă permite să programați apeluri video în avans, iar Chat este instrumentul de chat de afaceri al Google Workspace (similar cu Slack).
Ce ne-a plăcut: suntem mari fani ai integrării Meet și Chat în Gmail, care vă permite să utilizați aceste instrumente direct din e-mail fără a fi nevoie să accesați o aplicație separată. După cum v-ați aștepta, partajarea fișierelor și documentelor Drive în ambele instrumente este fără probleme. Ambele instrumente sunt, de asemenea, destul de puternice. Chat acceptă până la 28 de limbi, iar Meet are integrări cu Calendar, funcții de prezentare și chiar posibilitatea de a transmite în flux live (disponibil în planul Enterprise).
Posibilitatea de a înregistra și salva întâlniri este disponibilă în planul Business Standard și mai sus.
Aplicații suplimentare
Alte aplicații incluse în Google Workspace sunt:
- Site-uri – Pentru crearea de site-uri web (foarte) simple pentru uz intern sau public (de exemplu, intranet-uri, hub-uri de proiecte, wiki-uri)
- Păstrați – aplicația Google pentru luarea de note și păstrarea listelor
- App Maker – Un creator de aplicații intuitiv, low-code, care permite echipelor să creeze aplicații personalizate (disponibil în planurile Business Standard, Plus și Enterprise)
- Cloud Search – Un instrument de căutare puternic care vă permite să căutați simultan prin toate proprietățile Google Workspace (Gmail, Drive, Site-uri, Grupuri, Calendar etc.)
Alte caracteristici
Desigur, Google Workspace este mai mult decât doar aplicațiile pe care le oferă – multe dintre ele sunt de fapt disponibile gratuit pentru utilizatorii individuali. Avantajul utilizării Google Workspace este că, dacă gestionați echipe, puteți controla și setările utilizatorului, accesul, securitatea, datele și multe altele. Iată o scurtă descriere a funcțiilor suplimentare de administrare și securitate disponibile cu Google Workspace:
Consola de administrare
Am atins deja acest lucru, dar tabloul de bord al Consolei de administrare este o modalitate puternică, dar ușor de utilizat, de a gestiona configurarea Google Workspace a organizației dvs. Îți amintești momentele când a trebuit să-ți implori administratorul de sistem să creeze un cont de e-mail pentru noul tău angajat? Nu mai. Aici, puteți face lucruri precum:
- Adăugați și gestionați utilizatori
- Activați și configurați setările de securitate (de exemplu, verificarea în doi pași)
- Activați/dezactivați aplicațiile pentru utilizatori individuali
- Accesați rapoarte și jurnalele despre modelele de utilizare, partajare și colaborare
- Utilizați bara de căutare universală pentru a căuta prin utilizatori, grupuri, setări și ajutor
- Gestionați dispozitivele
- Gestionați integrările cu aplicații terță parte
- Controlați unde sunt stocate diferite date (de exemplu, SUA vs Europa)
Google Vault
Această aplicație de arhivare vă permite să gestionați modul în care păstrați și păstrați datele Google Workspace, inclusiv e-mailurile, chaturile și fișierele de pe Google Drive. Vă permite să căutați, să exportați și să plasați rețineri legale asupra datelor pentru a îndeplini orice cerințe de reglementare care se aplică organizației dvs. Rețineți că acest lucru este disponibil numai pentru planurile Business Plus și Enterprise.
Asistență Google Workspace
Există mai multe căi de asistență oferite de Google Workspace. Primul este Centrul de ajutor, care este disponibil pentru toți utilizatorii și oferă instrucțiuni pas cu pas despre configurarea diferitelor aspecte ale contului dvs. Google Workspace. Ni s-a părut complet și ușor de urmărit, cu o mulțime de informații utile pentru a vă ajuta să configurați Google Workspace după cum este necesar (de exemplu, diferite ghiduri de pornire rapidă, în funcție de cât de mare este afacerea dvs.).
Administratorii au, de asemenea, acces la asistență telefonică, prin e-mail și prin chat 24/7. Asistența telefonică și prin e-mail este disponibilă în 14 limbi. Am considerat că asistența prin chat este relativ rapidă și utilă, agenții de asistență depunând un efort real pentru a încerca să ne rezolve problemele (în loc să ne îndrume către articolele existente din Centrul de ajutor).
Alte resurse de ajutor includ un forum pentru utilizatori ai comunității și Comunitatea Google Cloud Connect.
Prețuri
Pentru utilizatorii de afaceri, Google Workspace este disponibil în trei planuri diferite:
- Google Workspace Business Starter , care costă 6 USD pe utilizator pe lună. Include e-mail, toate aplicațiile principale și 30 GB spațiu de stocare
- Google Workspace Business Standard , care costă 12 USD pe utilizator pe lună și vine cu 2 TB de spațiu de stocare, plus câteva funcții suplimentare de arhivare și căutare
- Google Workspace Business Plus, care costă 18 USD pe utilizator pe lună și vine cu 5 TB de spațiu de stocare, plus participanți suplimentari la conferințe video și controale de securitate
- Google Workspace Enterprise , care vine cu tot ceea ce este inclus în planul Business Plus, cu controale suplimentare de administrare și de securitate și spațiu de stocare nelimitat
Majoritatea întreprinderilor mici și mijlocii ar opta probabil pentru planul Business Standard, unde nu trebuie să vă faceți griji că rămâneți fără spațiu de stocare. De asemenea, puteți alege să includeți unii utilizatori în planul Enterprise dacă aveți nevoie de acel nivel suplimentar de control administrativ.
În general, planurile Google Workspace sunt în general accesibile, mai ales în comparație cu planurile similare oferite de Microsoft Office 365.
În mod evident, costurile se adună atunci când lucrați cu echipe mai mari, dar dacă acordarea accesului utilizatorilor la aceste aplicații este importantă, v-ați chinui să găsiți o alternativă mai rentabilă.
Pentru a afla ce plan vi se potrivește, consultați ghidul nostru de prețuri Google Workspace. Planuri speciale sunt disponibile și pentru școli și organizații non-profit.
După cum am menționat mai devreme, reducerile pot fi disponibile dacă vă înscrieți pentru planuri anuale, dar în cele mai multe cazuri numai dacă vă înscrieți prin intermediul unui reprezentant Google (în loc să vă înscrieți online).
Notă despre ediția gratuită G Suite: Google a anunțat recent că, dacă aveți ediția gratuită G Suite (cea pe care a încetat să o mai ofere în decembrie 2012), trebuie să faceți upgrade la un abonament Google Workspace plătit pentru a vă păstra serviciile. Ediția gratuită veche G Suite nu va mai fi disponibilă începând cu 1 mai 2022, când veți fi transferat la Google Workspace. Îl vei putea folosi gratuit până la 1 iulie 2022.
După ce a experimentat o reacție destul de mare, Google va oferi acum planul Essentials Starter pentru Google Workspace . Este complet gratuit, dar există o problemă destul de mare: trebuie să furnizați propria adresă de e-mail și nu oferă acces la Gmail.
Google Workspace Review: ultimele gânduri
Sunt multe de despachetat cu Google Workspace și, cu atât de multe aplicații, funcții și planuri oferite, nu este întotdeauna ușor să înțelegeți ce este inclus exact și care este avantajul unui plan plătit față de versiunile gratuite pentru conturile personale ( care vă oferă acces la instrumente cheie precum Gmail, Drive și Docs).
Cu toate acestea, credem că Google Workspace este o soluție excelentă pentru utilizatorii profesioniști sau de afaceri care:
- Doresc o adresă de e-mail pe propriul domeniu
- Nu doriți să vă faceți griji cu privire la depășirea limitelor de stocare
- Prefer să lucrezi în cloud
- Aveți nevoie de acces la aplicații de productivitate
- Doriți să permiteți colaborarea cu ușurință între membrii echipei
- Doriți să puteți controla lucruri precum accesul utilizatorilor, setările de partajare și configurațiile de securitate
Prețul său îl face, de asemenea, una dintre cele mai accesibile soluții de productivitate . Deși există planuri la prețuri similare pentru Microsoft Office, niciunul nu oferă spațiu de stocare nelimitat fără a plăti suplimentar, oferind Google Workspace un avantaj imens.
Pe scurt: credem că Google Workspace se confruntă cu soluțiile comparabile și ar putea fi o potrivire bună dacă echipa dvs. este de dimensiuni mici și mijlocii. Pentru a-l încerca gratuit timp de 14 zile, faceți clic aici.
Aveți gânduri sau întrebări de împărtășit despre examinarea Google Workspace? Spune-ne în comentariile de mai jos!
Actualizări:
25 ianuarie 2022 – S-a adăugat o notă despre ediția gratuită veche G Suite
17 iunie 2021 – Actualizare generală
22 februarie 2021 – Numele planurilor actualizate
15 octombrie 2020 – „G Suite” a fost schimbat în „Google Workspace”
Curs intensiv de marketing prin e-mail: Ghid pas cu pas
Cursul nostru de email marketing pentru începători – ideal pentru întreprinderile mici și mijlocii, magazinele online și bloggerii. Îți arată toți pașii de care ai nevoie pentru a trimite primul tău buletin informativ. Cel mai bine, este gratuit! Înscrie-te pentru a primi imediat copia ta!
Curs intensiv de marketing prin e-mail: Ghid pas cu pas
Cursul nostru de email marketing pentru începători – ideal pentru întreprinderile mici și mijlocii, magazinele online și bloggerii. Îți arată toți pașii de care ai nevoie pentru a trimite primul tău buletin informativ. Cel mai bine, este gratuit! Înscrie-te pentru a primi imediat copia ta!
Vă rugăm să rețineți: Din când în când, vă vom trimite și buletinul nostru informativ. Nu vom împărtăși niciodată adresa dvs. de e-mail cu nimeni altul decât furnizorul nostru de servicii de e-mail. Și, desigur, vă puteți dezabona în orice moment.