Documentație de proiect: 15 documente de proiect esențiale

Managerii de proiect cunosc importanța documentației de proiect. Documentele proiectului trebuie să fie exacte și actualizate în mod constant pentru a fi la curent cu proiectul. Crearea și gestionarea documentației de proiect pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului este esențială pentru succesul proiectului, dar de unde să începeți?

Acest ghid definește ce este documentația de proiect și de ce este importantă, pe lângă sublinierea celor mai importante 10 documente de proiect pe care ar trebui să le creați întotdeauna pentru a vă planifica și executa proiectele.

Ce este documentația de proiect?

Termenul documentație de proiect se referă la documentele de management de proiect care sunt create pe parcursul ciclului de viață al proiectului. Aceste documente, cum ar fi planul proiectului, calendarul proiectului sau bugetul proiectului, definesc activități, proceduri și linii directoare pe care echipa de proiect ar trebui să le urmeze.

Documentația de proiect are mai multe scopuri, cum ar fi planificarea proiectului, managementul costurilor sau managementul riscului. În plus, există anumite documente de proiect care trebuie create într-o anumită fază a proiectului, deoarece stabilesc etapa pentru următorul pas. De exemplu, planul de management al proiectului trebuie creat înainte de a începe faza de execuție a proiectului.

Software-ul de management al proiectelor vă poate ajuta să organizați și să partajați informații care sunt esențiale pentru succesul proiectului dumneavoastră. ProjectManager este un software de gestionare a muncii care are stocare nelimitată de fișiere și facilitează partajarea documentației produsului cu echipa și părțile interesate. Toate vizualizările sale multiple ale proiectelor partajează o singură sursă de informații pentru a menține pe toată lumea pe aceeași pagină. Începeți gratuit.

Să aruncăm o privire la ce documente de proiect ar trebui create la fiecare fază a proiectului.

Documentarea proiectului pe faza proiectului

Proiectele variază ca dimensiune și complexitate, iar unele necesită o documentație de proiect mai cuprinzătoare decât altele. Iată o prezentare generală a unora dintre documentele de proiect care sunt de obicei create pe parcursul ciclului de viață al proiectului.

• Inițierea proiectului: Carta proiectului, cazul de afaceri, agenda întâlnirii de lansare a proiectului
• Planificarea proiectului: plan de management al proiectului, structura de defalcare a lucrărilor, bugetul proiectului, programul proiectului, planul de management al schimbărilor, planul de management al domeniului de aplicare, planul de management al riscului
• Execuția proiectului: raport de stare a proiectului, șablon de lecții învățate, foi de pontaj, solicitări de modificare, comenzi de modificare
• Monitorizarea și controlul proiectului: raport de stare a proiectului, șablon de lecții învățate, foi de pontaj
• Închiderea proiectului: șablon de închidere a proiectului, listă punch

Acum că aveți o idee despre documentația de proiect potrivită pentru fiecare fază a ciclului de viață al proiectului, haideți să ne aprofundăm în câteva documente critice de management de proiect.

Top 15 documente de proiect de inclus în documentația de proiect

Iată o scurtă descriere a documentelor importante ale proiectului și un șablon de management de proiect corespunzător pentru fiecare dintre ele. Nu uitați să verificați biblioteca noastră de șabloane gratuite pentru managementul proiectelor, unde veți găsi zeci de șabloane pentru a vă construi documentația proiectului.

1. Planul de proiect

Planul de proiect este cel mai cuprinzător dintre toate documentele de management de proiect, deoarece compilează documentele de proiect care sunt create în timpul fazei de planificare a proiectului. De exemplu, planul dvs. de proiect ar trebui să includă bugetul proiectului și programul dvs. de proiect.

2. Carta Proiectului

Carta proiectului este scrisă în faza de inițiere a proiectului și stabilește stadiul planului de proiect. Managerii de proiect folosesc cartele de proiect pentru a oferi o imagine de ansamblu rapidă a proiectului părților interesate, sponsorilor și clienților.

3. Cazul de afaceri

La fel ca carta de proiect, un caz de afaceri este un document care este creat în timpul fazei de inițiere pentru a convinge părțile interesate ale proiectului de valoarea proiectului, explicând potențialele beneficii pe care le-ar putea avea pentru organizația lor.

4. Planul de comunicare al proiectului

Un plan de comunicare stabilește toate liniile directoare pentru comunicarea între membrii echipei și părțile interesate de proiect. Acesta definește canalele de comunicare care vor fi utilizate, programul de comunicare și rolurile și responsabilitățile, printre alte detalii, pentru a eficientiza procesul de comunicare pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului.

5. Registrul de risc

Acest document vă permite să înregistrați toate riscurile potențiale ale proiectului și include o scurtă descriere a impactului potențial și a probabilității acestora. Un registru de risc este un document de proiect important, deoarece oferă informații importante pentru planul dumneavoastră de management al riscului, care conține toate documentele, strategiile și liniile directoare de management al riscului.

6. Declarație privind domeniul de aplicare

O declarație de scop definește activitățile care vor fi executate pentru a finaliza un proiect. Este folosit de managerii de proiect pentru a le informa părților interesate ce se va face și ce nu se va face, astfel încât așteptările să fie clare de la început. Face parte din planul de management al domeniului de aplicare, un document cuprinzător care explică procedurile și liniile directoare legate de domeniul de aplicare al proiectului.

7. Bugetul proiectului

Bugetul proiectului este un document critic de management al proiectului. Pentru a crea unul, va trebui să estimați costurile proiectului, care includ forța de muncă, materialele, echipamentele și tot ceea ce este necesar pentru a executa proiectul.

8. Programul proiectului

La nivel de bază, programul de proiect definește calendarul pentru execuția tuturor sarcinilor proiectului. Poate include, de asemenea, mai multe detalii, cum ar fi resursele necesare pentru fiecare sarcină, cine este responsabil pentru aceasta, float sau slack are proiectul dvs. și calea critică. Diagrama Gantt al ProjectManager este instrumentul perfect pentru crearea unui program detaliat al proiectului.

9. Raport privind starea proiectului

Rapoartele de stare a proiectului sunt un instrument de management al proiectelor obligatorii, deoarece vă permit să verificați starea de sănătate a proiectului în orice moment și să partajați date cu părțile interesate pentru a le menține la zi. Rapoartele de stare sunt scurte și includ doar cele mai relevante informații.

10. Șablon de închidere a proiectului

Este întotdeauna necesar să creați documentația proiectului la sfârșitul fazei de închidere a proiectului. Acest lucru se datorează faptului că managerii de proiect trebuie să încheie contracte, să creeze un document „lecții învățate” și să obțină aprobare formală de la părțile interesate, printre alte sarcini importante. Toate acestea trebuie documentate astfel încât nimic să nu cadă prin crăpături.

11. Șablon de propunere de proiect

O propunere de proiect este un document de management de proiect care oferă o privire de ansamblu rapidă asupra domeniilor cheie ale unui proiect. Scopul său principal este de a convinge potențialii părți interesate de valoarea proiectului în faza de inițiere. Ar trebui să fie un document persuasiv care să evidențieze principalele beneficii, obiective și cerințe.

12. Model Brief Proiect

Un brief de proiect este o versiune rezumată a planului dvs. de proiect, orientată către un public, cum ar fi echipe interfuncționale sau părți interesate, care nu trebuie să se scufunde în toate detaliile unui plan de management al proiectului, dar trebuie totuși să înțeleagă proiectul. obiective, buget, roluri și responsabilități, printre alte aspecte cheie.

13. Șablon de colectare a cerințelor

Cerințele proiectului sunt obiectivele și specificațiile care sunt așteptate de la un proiect pentru a se asigura că toate părțile interesate sunt satisfăcute. Șablonul nostru gratuit de colectare a cerințelor vă va ajuta să vă documentați toate cerințele proiectului.

14. Șablon de prezentare generală a proiectului

O prezentare generală a proiectului este un document de 1 pagină care prezintă cele mai critice aspecte ale unui proiect, cum ar fi calendarul, etapele, bugetul, statutul și rolurile și responsabilitățile membrilor echipei.

15. Model Charter Team

O carte de echipă este un document de management de proiect care arată rolurile, responsabilitățile, rezultatele și resursele unei echipe de proiect. Ajută managerii de proiect să înțeleagă volumul de muncă și obiectivele fiecărui membru al echipei pentru o mai bună planificare a resurselor.

Ce merită documentat

Indiferent de structura organizației dvs., abilitatea de a înregistra și documenta toate aspectele unui proiect este vitală pentru a fi un manager de proiect de succes. Mai multe rapoarte, diagrame, grafice, documente, solicitări de modificare și actualizări de stare trebuie să fie menținute pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului, iar documentația funcționează pentru a uni părțile disparate ale unui proiect și a-l duce la un final de succes.

Cu toate acestea, timpul dvs. este limitat, la fel și răbdarea în majoritatea organizațiilor pentru documentele obositoare. Cum puteți menține eficiența și documenta eficient proiectul? Luați în considerare următoarele pentru a determina ce merită documentat:

• Totul legat de client – ​​Imaginați-vă că un client pune sub semnul întrebării o decizie luată cu luni în urmă. Clientul spune că a ales o direcție, dar compania dumneavoastră a decis să meargă pe altă cale în timpul implementării. Documentația clară privind întâlnirile cu clienții, inclusiv note cu date, ore și participanți ajută la rezolvarea neînțelegerilor.
• Dictări legale – Pentru anumite proiecte, echipele juridice sunt obligate să revizuiască documentația în timpul proiectului. Pentru proiectele publice, ar putea exista procese de supraveghere și revizuire care analizează un proiect după finalizarea acestuia. Cunoașteți cerințele de documentare de care are nevoie echipa dumneavoastră juridică înainte de a începe proiectul. Jocul catch-up este riscant în acest tip de mediu.
• Cantitatea potrivită de proces – Deși nu doriți să vă pierdeți documentând atât de mult din plan și proces pe care nu le procesați de fapt, doriți o definiție în jurul planului și obiectivelor proiectului. Lăsați structura organizațională să ghideze câte procese să documentați. De exemplu, încercarea de a opera fără procese într-un proiect care necesită documentație legală nu va duce decât la probleme. Când aveți îndoieli, cea mai bună abordare este documentarea.
• Modificări ale proiectului – Actualizările în curs de desfășurare ale proiectului sunt esențiale de documentat, mai ales pe măsură ce obiectivele proiectului se schimbă. În mod ideal, veți avea un instrument online de gestionare a proiectelor în timp real, astfel încât resursele și modificările sarcinilor dvs. să fie programate live și problemele să fie capturate pe măsură ce apar. Cu toate acestea, impacturi mai mari asupra planului de proiect ar trebui adăugate documentației proiectului într-o manieră controlată de versiune.

Cele mai bune practici pentru documentarea proiectului

Deci, care sunt cele mai bune strategii pe care ar trebui să le utilizați pentru a vă menține documentația eficientă, eficientă și la timp? Pentru a vă alinia documentația în conformitate cu cele mai bune practici, ar trebui:

• Fă-ți timp – Folosește-ți calendarul! Mulți oameni cred că calendarele sunt doar pentru programarea întâlnirilor. Nu este. Folosiți-l pentru a programa blocuri de 2-3 ore de timp neîntrerupt pentru a asambla un document esențial. În loc să preluați apeluri sau să conversați cu un coleg, fă-ți timp pentru a intra în zona scrisului. Cu timpul și atenția concentrate, veți putea face progrese semnificative. De asemenea, programați blocuri de 10-15 minute în calendar în fiecare săptămână pentru a revizui și actualiza documentația.
• Aveți nivelul corect de detaliu – Adunarea documentației pentru ingineri este diferită de documentele pe care le prezentați directorilor. Inginerii au nevoie de detalii pe care le puteți furniza, în timp ce directorii nu au timp să se împotmolească cu detalii. Vor doar puncte marcante, linia de jos și următorii pași. Depinde de dvs. să determinați nivelul potrivit de documentare pentru publicul potrivit.
• Utilizați Smart Storage – Documentația dvs. trebuie să fie ușor de găsit. Documentarea este inutilă dacă este îngropată sub o stâncă unde nimeni nu o poate găsi. Aceasta include asigurarea faptului că infrastructura este instalată pentru a accesa documentația online și că structura și ierarhia folderelor sunt ușor și intuitiv de înțeles.
• Distribuiți altora – Majoritatea oamenilor urăsc să pună împreună documentația, dar le place când este împachetat pentru ei. Vei fi plăcut surprins că oamenii citesc cu adevărat documentația! Utilizați software-ul de management al proiectelor online pentru a vă stoca documentele online împreună cu proiectul, în mod ideal într-un mediu colaborativ și securizat.
• Controlul versiunilor și actualizat – Menținerea documentației de proiect actuală și actualizată este o provocare. Este ușor să ajungeți la punctul versiunii inițiale, dar este dureros să reveniți și să actualizați documentația și să mențineți controlul versiunilor. Cel mai mare ajutor este infrastructura de depozitare a documentelor pe care o aveți. Controlul automat al versiunilor vă permite să gestionați acest proces, iar consumatorii documentației dvs. au întotdeauna încredere că au cea mai recentă versiune.

Cum ajută ProjectManager la documentarea proiectului

ProjectManager este un software de lucru și de proiect care conectează echipe hibride și încurajează colaborarea. Toate documentele de proiect pot fi stocate pe instrument și toți cei care au nevoie de acces la documente îl vor avea. Puteți crea planuri de proiect și multe altele, făcând ProjectManager singurul software de care aveți nevoie pentru succesul proiectului.

Faceți planuri de proiect pe diagrame Gantt interactive

Unul dintre cele mai importante documente de proiect este planul de proiect. Puteți crea și partaja acest lucru cu diagrama noastră Gantt, care vă organizează toate sarcinile, leagă dependențele și trasează etapele de referință pentru a vă ajuta să respectați programul. Chiar și filtrează pentru calea critică. Diagramele noastre Gantt online furnizează date în timp real și sunt ușor de partajat, astfel încât toată lumea lucrează mereu din cele mai actuale date.

Monitorizați-vă proiectul cu tablouri de bord în timp real

Documentația proiectului dumneavoastră stabilește doar stadiul execuției proiectului dumneavoastră. Pentru a respecta aceste planuri, trebuie să aveți o modalitate de a monitoriza progresul și performanța în timp real. Tabloul nostru de bord live colectează, calculează și oferă automat valori în timp real pentru timp, volum de muncă și multe altele. Spre deosebire de alte instrumente, nu este necesară configurarea. Vedeți ce se întâmplă pe măsură ce proiectul se desfășoară.

Aprofundați datele cu raportarea cu un singur clic

Când o vizualizare de nivel înalt nu este suficientă, puteți genera rapoarte de proiect cu o apăsare a tastei. Obțineți mai multe informații despre costurile, progresul și multe altele. Toate rapoartele pot fi filtrate pentru a afișa numai datele pe care doriți să le vedeți. Puteți atașa rapoarte la e-mailurile părților interesate sau le puteți imprima pentru prezentări.

ProjectManager este un instrument flexibil care vă permite să actualizați documentația proiectului, după cum este necesar, pe măsură ce proiectele se modifică. Toată lumea este actualizată cu notificări prin e-mail sau alerte în aplicație, astfel încât să nu existe niciodată confuzii cu privire la ceea ce se așteaptă. Utilizați un instrument care vă gestionează planul de proiect, resursele, costurile și echipa, stocând în același timp toată documentația de proiect de care aveți nevoie pentru a obține succesul.

Sigur, documentația poate fi nenorocirea proiectului tău, dar ai nevoie de ea. Există instrumente care vă pot ajuta să o faceți mai ușor, mai bine și mai rapid. Suita de software online de la ProjectManager este un instrument de colaborare excelent pentru a crea și stoca documentația proiectului pentru un acces mai ușor și partajarea documentelor cu echipa ta. Începeți gratuit.