Un ghid rapid pentru elemente de acțiune și liste de elemente de acțiune

Cel mai probabil, ați creat un element de acțiune fără să vă dați seama. Dacă ați scris vreodată o listă de lucruri de făcut, v-ați creat un set de acțiuni - comisii de făcut, treburi casnice de finalizat, persoane de contactat etc.

Gestionarea proiectelor la scară largă este un proces mult mai complicat și necesită un sistem sofisticat de creare, atribuire și urmărire a elementelor de acțiune.

Ce sunt elementele de acțiune?

Elementele de acțiune sunt sarcini discrete, acționabile, care servesc drept „pietre de treaptă” către un obiectiv mai complex. Crearea unei liste de elemente de acțiune este cea mai bună modalitate de a atribui aceste sarcini și de a urmări progresul.

Acțiunile iau mai multe forme, de la activități care trebuie finalizate până la evenimente care trebuie să aibă loc. Caracteristica lor definitorie este însă că fiecare element finalizat duce la încheierea unei sarcini mai mari. Aceste articole trebuie să fie concise și, în general, sunt completate de o singură persoană. Deși pot părea simple, crearea unei liste de elemente de acțiune este mai implicată decât v-ați aștepta. Directivele prost create pot încetini un întreg proiect sau chiar pot duce la eșec total. Din acest motiv, este esențial să înțelegeți cele mai bune modalități de a le crea și de a le folosi pentru a vă propulsa proiectul înainte.

Software-ul de management de proiect este cel mai bun mod de a face o listă de elemente de acțiune și de a-ți executa efectiv munca ca o echipă. Cu ProjectManager, puteți colabora la sarcini în cinci vizualizări diferite, puteți urmări progresul cu tablouri de bord și chiar vă puteți urmări timpul. Începeți astăzi gratuit.

Cine creează elemente de acțiune?

Managerii și liderii de echipă sunt în general responsabili pentru crearea și atribuirea elementelor de acțiune. Persoanele în aceste roluri stabilesc sarcini și le descompun în liste pe care membrii echipei le pot completa și „bifa”. Este datoria managerului să știe cine ar trebui să lucreze la ce acțiune și care necesită mai mulți membri ai echipei.

Acțiunile sunt esențiale atunci când lucrați la sarcini complexe într-un cadru de echipă, deoarece îi împiedică pe membrii echipei să se calce în picioare și să facă muncă inutilă.

Scopul unei liste de elemente de acțiune

O listă de elemente de acțiune continuă este o modalitate bună de a urmări responsabilitățile fiecăruia în timpul proiectului. Acest lucru face mai ușor să găsiți răspunsuri la orice întrebări pe care le puteți avea în viitor. O listă de elemente de acțiune arată exact ce a mers bine și ce a mers prost în timpul unui proiect, precum și cât de mult efort și resurse au necesitat anumite sarcini.

Lucruri de luat în considerare atunci când creați o listă de elemente de acțiune

Există cinci detalii pe care ar trebui să le includeți întotdeauna pentru a vă asigura că articolul este înțeles și poate fi urmărit:

• Numele sarcinii
• Datele importante – crearea, finalizarea planificată, finalizarea efectivă
• Descrierea elementului de acțiune
• Riscurile sau problemele pe care trebuie să le urmăriți
• Cine va deține elementul de acțiune

Exemple de elemente de acțiune

Imaginați-vă o întâlnire în care este planificat un proiect și se discută o listă de sarcini. Aceste sarcini trebuie finalizate înainte ca proiectul să poată continua. Pentru a face aceste sarcini abstracte mai ușor de gestionat, managerul de proiect le va împărți în elemente de acțiune distincte.

Acestea sunt mai ușor de realizat pentru membrii echipei și sunt mai ușor de urmărit pentru managerii de proiect. Iată câteva exemple:

• Programarea unei întâlniri la o oră și o dată stabilite
• Trimiterea unei cereri către un furnizor terț
• Contactarea unei părți interesate pentru a stabili un apel
• Trimiterea unei comenzi de lucru
• Crearea unui grafic

Elementele unui element de acțiune

Urmați criteriile stabilite pentru crearea elementelor de acțiune pentru a include toate informațiile necesare într-un mod pe care oricine le poate înțelege. Acest proces nu este complicat, dar există elemente cheie de reținut:

Titlul și numărul de urmărire

Acesta este numele elementului de acțiune – cel mai simplu descriptor al acestuia. Păstrați titlul scurt, deoarece veți scrie o descriere și veți extinde detaliile acolo. Este recomandabil să atribuiți un număr de urmărire fiecărui articol. Acest lucru va simplifica modul în care le urmăriți și le raportați, mai ales atunci când aveți de-a face cu multe acțiuni simultan.

Nivel de prioritate

Când aveți de-a face cu mai multe elemente de acțiune, atribuiți fiecăruia o prioritate pentru a ști pe ce să vă concentrați mai întâi. Nu toate trebuie neapărat completate în ordinea în care au fost atribuite. Unele vor fi în mod natural mai presante decât altele.

Data creării și finalizarea estimată

Există trei date de care trebuie să țineți cont atunci când creați elemente de acțiune: data creării, data estimată de finalizare și data finală eventuală. Rețineți că nu toate vor fi finalizate, iar unele pot fi „rezolvate”. Acestea sunt elemente care au devenit inutile pe parcurs și nu trebuie să fie completate.

Creator și Cesionar

Includeți cine a creat elementul de acțiune, precum și cui i l-au atribuit. Acest lucru face mai ușor pentru oricine implicat să știe unde să adreseze întrebările. În esență, aceasta este o modalitate de a accelera comunicarea.

Descriere

Descrierea ar trebui să se extindă pe titlu. Rețineți că aceasta ar trebui să fie o descriere simplă - o rezumare, nu un ghid pas cu pas. În general, descrierile elementelor de acțiune sunt doar o propoziție sau două.

Descriere extinsă

Aici puteți include orice alte detalii pertinente de care împuternicitul are nevoie pentru a executa sarcina. În funcție de elementul de acțiune, acest lucru poate să nu fie necesar.

Cele mai bune practici pentru menținerea unei liste de elemente de acțiune

Pe măsură ce începeți să scrieți, există câteva bune practici de reținut:

Începe cu un verb

Când elementele de acțiune sunt scrise ca substantive, șansele sunt, sunt prea largi. Acest lucru poate duce la confuzie. De exemplu, denumirea unui element de acțiune „corecte e-mailurile investitorilor” versus „e-mailurile investitorilor” oferă o idee mai clară despre exact ce trebuie făcut.

Fii concis

Acțiunile ar trebui să simplifice lucrurile, nu mai complicate. Dacă sunt prea „pronunțate” sau conțin detalii inutile, ele pot deruta cesionarul și pot încetini lucrurile. Mai puțin înseamnă mai mult.

Scrie astfel încât oricine să poată înțelege

Elementele de acțiune vor avea întotdeauna sens pentru oricine le-a creat, dar luați în considerare dacă vor avea la fel de mult sens pentru un cititor pentru prima dată. Cesionarul trebuie să știe exact ce trebuie să facă.

Păstrați în minte resursele

Pe măsură ce creați un element de acțiune, luați în considerare resursele necesare, cum ar fi bugetul, forța de muncă și timpul. Aceste resurse pot afecta cui le atribuiți și ce alte elemente le atribuiți.

Anticipați elementele de acțiune rezultate

Finalizarea cu succes a unei sarcini poate debloca ușa către alta. Când anticipați aceste locuri de muncă suplimentare din timp, veți fi cu un pas înainte.

Ce este Urmărirea elementelor de acțiune?

După scrierea elementelor de acțiune, încep execuția și urmărirea. Pe măsură ce se lucrează la acestea, ar trebui să urmăriți și să înregistrați progresul lor pentru a informa deciziile și strategiile. Când este făcută corect, urmărirea ar trebui să arate unde să modifici strategiile de gestionare a sarcinilor în viitor.

Urmărirea elementului de acțiune este procesul de monitorizare a unui element de acțiune de la început până la sfârșit și de înregistrare a informațiilor. Aceste informații pot fi ușor trimise înapoi și chiar pot informa deciziile viitoare.

Urmărirea este deosebit de importantă după finalizarea unui proiect. Fără el, informațiile utile despre modul în care a fost gestionat un element de acțiune sunt în esență irosite. În mod ideal, aceste informații vor fi salvate și utilizate la o dată ulterioară.

Utilizați un instrument de urmărire a elementelor de acțiune

Un instrument de urmărire a elementelor de acțiune le permite managerilor de proiect să înregistreze și să actualizeze elementele de acțiune. În mod tradițional, acestea erau simple foi de calcul. Acum, cele mai bune trackere oferă funcționalități mai mari și permit colaborarea în echipă.

Formatarea corectă a unei liste de elemente de acțiune este esențială pentru a menține datele organizate pentru viitor. Mai mult ca sigur, vor exista ochi noi care se uită la aceste liste și trebuie să înțeleagă la ce se uită. Aceasta înseamnă păstrarea consecvenței formatării și includerea aceluiași set de date pe fiecare listă, indiferent de proiect.

De ce ar trebui să utilizați un șablon

Elementele de acțiune sunt o parte constantă a managementului sarcinilor. Sunt ceva creat și folosit de liderii de echipă pe toată durata de viață a oricărui proiect. Din acest motiv, listele dvs. ar trebui să fie formatate în același mod și să includă aceleași informații. Această consistență reduce confuzia și îmbunătățește rezultatele.

În calitate de cesionar, ar trebui să știi exact ce se așteaptă de la tine, indiferent de ce ți s-a atribuit sau de cine l-a atribuit. Un șablon de element de acțiune asigură că toate informațiile de care aveți nevoie sunt acolo într-un format pe care îl puteți înțelege.

Șablonul nostru de acțiuni vă asigură că includeți toate detaliile necesare și că formatați listele în același mod de fiecare dată. Făcând acest lucru, nu va trebui să pierdeți timp prețios pentru a vă familiariza din nou cu un nou format. Ai informațiile de care ai nevoie și știi unde să le găsești.

Pentru rezultate și mai bune, combinați acest șablon cu un software puternic de gestionare a proiectelor cu instrumente de urmărire și raportare a proiectelor.

Cum să utilizați șablonul pentru elemente de acțiune cu ProjectManager

ProjectManager este un instrument premiat care vă permite să organizați, să executați, să urmăriți și să raportați listele de elemente de acțiune cu un grad mai mare de productivitate.

Listați elementele de acțiune pe diferite vizualizări ale proiectului

O simplă foaie de calcul poate face treaba, dar natura sa statică poate fi limitată. Cu software-ul nostru, așezați toate elementele de acțiune pe o diagramă Gantt, o listă de activități sau un panou kanban. Fiecare vizualizare a proiectului vă permite să atribuiți cu ușurință elemente de acțiune și să urmăriți progresul de la concept până la finalizare.

Urmăriți starea elementului de acțiune pe tabloul de bord

Pentru a urmări progresul și performanța persoanei desemnate, puteți utiliza tabloul de bord în timp real, care furnizează date în timp real de la fiecare dintre membrii echipei dvs. și le convertește în grafice și diagrame care afișează valori precum timpul, variația și multe altele.

Colaborați cu echipa dvs. cu software bazat pe cloud

Cu platforma noastră de colaborare, membrii echipei pot colabora și pot aborda munca într-un mod mai eficient. Utilizatorii pot atașa fișiere și imagini, pot comenta și eticheta persoane pentru a se asigura că toată lumea este pe aceeași pagină.

ProjectManager este o soluție de management de proiect premiată, care vă duce proiectul la fiecare pas. Instrumentele de planificare online și funcțiile de gestionare a sarcinilor bazate pe web vă permit să colaborați din mers și să faceți ajustări pe toată durata de viață a proiectului. Apoi, creați rapoarte cuprinzătoare din date cu doar câteva clicuri. Vedeți singuri luând astăzi această probă gratuită de 30 de zile.