Ghidul dvs. pentru a vă organiza pentru succesul PPC

Salut, eroii PPC! Pe măsură ce 2018 se apropie, fluxurile dvs. pot fi inundate de discuții despre rezoluțiile de Anul Nou. Deși tind să stau departe de a face o mare treabă despre rezoluții, îmi place să reflectez la trecutul meu și să mă pregătesc pentru schimbările pe care intenționez să le implementez pentru a face un viitor de succes. În acest an, prioritatea mea principală este să rămân organizată în peisajul nou pentru mine al managementului PPC. Pe măsură ce mi-am făcut lista, am adoptat o abordare holistică pe care aș dori să o împărtășesc cu voi. Strategiile mele s-au împărțit în patru categorii – organizarea spațiului meu, timpul meu, resursele mele și volumul meu de muncă.

Organizarea spațiului dvs

1. Asigurați-vă că aveți întotdeauna instrumentele de care aveți nevoie.

Păstrați un spațiu organizat dedicat unei abundențe de pixuri, hârtie, caiete etc. În acest fel, nu vei fi niciodată într-un apel improvizat, încercând să găsești pixuri sau hârtie suplimentare în jurul biroului.

2. Folosește-ți bunurile fizice.

Sunt un învățător vizual, iar unul dintre instrumentele preferate este o copie tipărită a calendarului lunii, cu datele scadente și mementourile evidențiate. Dacă sunteți motivat din punct de vedere vizual, vă recomand să faceți o listă cu lucrurile la care faceți referire cel mai frecvent și să păstrați o copie fizică înregistrată la birou!

3. Clasificați și etichetați acele active.

Vă sugerez spații separate pentru notele, listele și mementourile dvs., în funcție de categoriile care au sens pentru dvs. La o agenție, de exemplu, aceasta ar putea fi organizarea fizică după client/cont.

4. Dezordinea regulat.

O dată pe zi, sau o dată pe săptămână, parcurgeți tot ceea ce păstrați pe birou și stabiliți dacă trebuie să îl depuneți sau să îl aruncați. Un spațiu curat vă oferă un nou început și adaugă ritual unui program adesea haotic.

5. Pune mementouri fizice unde le poți vedea.

Post-it-urile sunt grozave pentru acele note rapide care sunt pertinente pe termen scurt, mai ales atunci când ești la un apel sau în mijlocul unei conversații. Lipește-le undeva pe birou la care te uiți des. Evitați să le păstrați mai mult de câteva ore, punându-vă mementourile în calendar sau în lista de activități când puteți.

6. Dă-i o notă personală.

În cele din urmă, spațiul tău nu trebuie să pară impersonal și neinvitator! Modificați oricare dintre sugestiile de mai sus pentru a se potrivi preferințelor dvs. și aduceți în spațiul dvs. de lucru lucruri care vă fac să vă simțiți fericit și confortabil. Decorează-ți spațiul cu fotografii, artă sau orice altceva va face spațiul unic al tău.

Organizarea timpului

1. Profită la maximum de începutul și sfârșitul zilei tale.

Când îmi încep dimineața, fac un „check-in de dimineață”. Aceasta implică verificarea e-mailurilor, programarea sarcinilor pe care intenționez să le îndeplinesc în ziua respectivă și adunarea oricăror resurse de care voi avea nevoie pentru întâlnirile sau volumul de lucru din ziua respectivă. Apoi pun aceste lucruri deoparte dimineața și mă apuc de treabă.

2. Utilizați calendarul și mementourile.

Calendarul dvs. nu este doar un instrument de programare pentru întâlniri. Îmi folosesc calendarul în primul rând ca instrument de blocare a timpului și de notificare. Orice sarcină pe care am stabilit că o voi face pentru ziua de check-in de dimineață primește un interval programat în calendarul meu (setat la privat, astfel încât numai eu să o pot vedea) și orice termene limită care urmează săptămâna viitoare (sau lună) primiți două memento-uri programate - unul cu două zile înainte de termenul limită și unul la data scadenței în sine.

3. Prioritizează-ți sarcinile.

Acest lucru face, de asemenea, parte din rutina mea de dimineață, dar se poate întâmpla pe măsură ce apar sarcini. Folosesc un sistem de prioritizare foarte simplu, din 3 litere. „H” pentru mare, „M” pentru mediu și „L” pentru scăzut. Determin prioritatea sarcinii în mod subiectiv, dar există mai multe metode cantitative.

4. Evitați întâlnirile consecutive.

În timp ce uneori întâlnirile consecutive sunt inevitabile, cred că este important să încercăm să ne alocăm timp înainte și după întâlniri pentru pregătire și procesare. După fiecare întâlnire, îmi place să am cel puțin 10 minute pentru a-mi organiza notele, pentru a-mi seta mementourile din calendar pentru termene limită și pentru a nota sarcinile de făcut rezultate în urma conversației.

5. Nu întrerupeți munca [clientului].

Cel mai util sfat pe care mi l-a dat vreodată un coleg a fost să dedic o anumită zi a săptămânii unui singur client sau proiect. Deși s-ar putea să lucrez la mai multe alte sarcini într-o zi de marți, dacă dedic ziua de marți în primul rând activității săptămânii pentru Clientul A, am un sentiment de finalizare și o idee holistică a progresului pe care îl fac în cont.

6. Stabiliți limite de timp.

Unele sarcini provoacă mai multe zgârieturi de cap decât altele. Dacă știu că în mod regulat rămân blocat în analiza datelor-paralizie pentru o sarcină din contul unui client, atunci programez nu mai mult decât timpul pe care cred că ar trebui să o ia sarcina dacă lucrez eficient. Acest lucru îmi permite să fac mai multe într-o zi și îmi oferă posibilitatea de a vedea mai târziu sarcina, dacă este necesar.

Organizarea resurselor dvs

1. Păstrați desktopul computerului și fișierele organizate universal.

Îmi numesc imediat fișierele cu această convenție de denumire: Date_Client_Account_Task. La sfârșitul zilei, mut oricare dintre aceste fișiere care se află în folderul meu de descărcări sau pe desktop într-un folder client bine organizat.

2. Faceți o listă curentă cu modificările contului și articolele finalizate.

Păstrez un document Word cu o listă principală a oricăror modificări pe care le-am făcut fiecăruia dintre conturile mele la o dată dată. Acesta este un instrument de referință excelent dacă există vreodată întrebări despre când a fost finalizată munca.

3. Înregistrați-vă notele din toate comunicările [client].

În mod similar, transferați întotdeauna notele de la apeluri sau întâlniri într-un document principal pe care îl puteți stoca digital. Îmi plac notele pe hârtie, dar le compilez în mod constant digital pentru referințe și raportări viitoare.

4. Organizați-vă căsuța de e-mail.

Hanapin folosește Gmail și îmi setez continuu e-mailurile să fie etichetate și clasificate automat. Am câte un folder pentru fiecare dintre clienții mei, platformele etc. Puteți să vă jucați și să veniți cu un sistem care să funcționeze pentru dvs., dar o căsuță de e-mail organizată este un alt instrument de referință excelent atunci când celelalte note nu sunt la fel de robuste ca tine. nevoie.

Organizarea sarcinii de lucru

1. Faceți o listă de lucruri de făcut și păstrați-o într-un singur loc.

Există multe aplicații și site-uri web gratuite pentru gestionarea sarcinilor și urmărirea sarcinilor de făcut, iar când am început la Hanapin, am încercat să le folosesc pe toate. Am descoperit că păstrarea unei singure liste digitale de activități, indiferent cât de simplu ar fi formatul, a fost cea mai bună opțiune pentru mine. Folosesc o foaie de calcul foarte simplă cu coloane pentru client, sarcină, termen limită și stare.

2. Listele de verificare sunt pline de satisfacții!

O listă de activități într-un format care permite marcarea lucrurilor „complete” sau bifarea unei casete este de fapt satisfăcătoare din punct de vedere psihologic și vă poate crește productivitatea. Îmi place să-mi notez listele de verificare pe hârtie din lista mea de sarcini în fiecare zi – împart sarcinile de făcut în sarcini mai mici pe care le pot verifica fizic cu creion și hârtie pe măsură ce le termin.

3. Programați (și păstrați o listă cu) sarcini recurente.

Păstrați o listă de sarcini PPC și programați-le pe cele pe care trebuie să le faceți în mod recurent. De exemplu, îmi programez SQR-urile în calendarul meu ca eveniment recurent pentru fiecare dintre conturile mele. Iată o listă de activități PPC de la ppchero pe care o puteți folosi ca referință.

4. Responsabilitatea este necesară.

La Hanapin, mulți dintre noi păstrăm un Status Doc pe care îl împărtășim echipei noastre și/sau clienților noștri pentru a ne trage la răspundere pentru munca pe care spunem că o vom face și când o vom face. Având un sistem solid de responsabilitate, vă ține sub control și vă asigură că toate părțile sunt actualizate cu privire la informațiile de care au nevoie.

5. Automatizați oriunde este posibil.

Există atât de multe instrumente pentru automatizarea sarcinilor care vă pot economisi o mulțime de timp pe parcursul săptămânii. Automatizarea nu este întotdeauna soluția, dar pe măsură ce aceste resurse devin mai sofisticate, există o mulțime de sarcini care nu necesită o atingere manuală.

Încheierea

Implementarea unor obiceiuri organizaționale solide în procesul de lucru de zi cu zi este esențială pentru succesul în această industrie, deoarece există atât de multe părți în mișcare pe care trebuie să le urmăriți. Aceasta este o listă lungă care ar putea fi defalcată și mai mult, dar sper că este un început bun pentru cei dintre noi care caută modalități de a ține evidența nenumăratelor piese ale puzzle-ului de management PPC!