Ce este un registru de risc și cum se creează unul

Nu veți putea niciodată să anticipați fiecare eveniment de risc care ar putea apărea într-un proiect, dar, folosind un registru de risc, sunteți pregătit să răspundeți rapid înainte ca riscurile proiectului să devină probleme reale și să deturnați întregul proiect.

Ce este un registru de risc?

Un registru de risc este un instrument în managementul riscului și managementul proiectelor. Este folosit pentru a identifica riscurile potențiale într-un proiect sau într-o organizație, uneori pentru a îndeplini conformitatea cu reglementările, dar mai ales pentru a rămâne la curent cu problemele potențiale care pot deraia rezultatele scontate.

Înrudit: șablon de registru de risc pentru Excel

Deși registrul de risc este utilizat în cea mai mare parte în timpul execuției proiectului, acesta face parte din planul dumneavoastră de management al riscurilor, care trebuie să fie luat în considerare cu seriozitate de către managerii de proiect în timpul fazei de planificare a proiectului. Nu există timp prea devreme pentru a începe să vă gândiți la analiza riscurilor în proiectul dvs. Prin urmare, a avea un registru de risc de proiect la îndemână și pregătit este esențial în gestionarea riscului.

Odată ce aveți registrul de risc pentru a identifica și urmări evenimentele de risc, atunci aveți nevoie de software de management de proiect pentru a lua măsuri. ProjectManager are panouri kanban și diagrame Gantt care vizualizează fluxul de lucru în timp ce echipa ta lucrează pentru a rezolva riscurile. Managerii de proiect obțin transparență în procesul de gestionare a riscurilor, oferind în același timp echipelor autonomie de a-și gestiona backlogul și de a-și planifica sprinturile. Vedeți cum vă poate îmbunătăți gestionarea riscurilor, luând astăzi proba noastră gratuită.

A avea un jurnal de risc pentru a urmări riscurile de proiect, fie printr-o simplă foaie de calcul, fie ca parte a unei soluții software de management de proiect mai robuste, este o idee bună de abordat în orice plan de proiect. Există riscuri inerente în orice, și asta se aplică de două ori pentru gestionarea unui proiect cu o mulțime de părți în mișcare.

De ce aveți nevoie de un registru de risc de proiect?

Dacă știți ce este managementul riscului, atunci veți ști că următorul pas în gestionarea riscului este să lucrați strategic pentru a controla potențialele probleme care sunt cel mai probabil să apară atunci când gestionați un proiect. Prin urmare, ar trebui să aveți un mecanism de analiză a riscurilor în vigoare pentru a colecta riscurile potențiale și apoi să stabiliți o cale de atenuare a riscurilor și de a readuce proiectul pe drumul cel bun, în cazul în care aceste riscuri devin realitate.

Ce este inclus într-un registru de risc?

Registrele de risc pot varia în funcție de organizație și proiect. Cu toate acestea, majoritatea șabloanelor de registru de risc au aceste elemente utilizate în mod obișnuit:

• ID de identificare a riscului: un nume sau un număr de identificare pentru a identifica riscul.
• Descrierea riscului: O scurtă explicație a riscului.
• Structura de defalcare a riscurilor: o structură de defalcare a riscurilor este o diagramă care vă permite să identificați toate riscurile proiectului și să le clasificați.
• Categorii de risc: Există multe categorii de risc care pot afecta un proiect, cum ar fi programul, bugetul, riscurile tehnice și externe.
• Analiza riscului: Scopul analizei riscului este de a determina probabilitatea și impactul unui risc. Puteți face fie o analiză de risc calitativă, fie o analiză de risc cantitativă.
• Probabilitatea riscului: va trebui să estimați probabilitatea fiecărui risc și să atribuiți o valoare calitativă sau cantitativă.
• Prioritatea riscului: Prioritatea riscului este determinată prin atribuirea unui scor de risc fiecărui risc, care se obține prin înmulțirea valorilor impactului riscului și probabilității. Dacă utilizați măsurători calitative, va trebui să prioritizați riscurile cu cel mai mare impact și cea mai mare probabilitate.
• Răspuns la risc: Fiecare risc are nevoie de un răspuns la risc pentru a-și atenua efectul asupra proiectului dumneavoastră. Aceste răspunsuri la risc sunt, de asemenea, documentate într-un plan de răspuns la risc.
• Proprietatea riscului: Fiecare risc trebuie să fie atribuit unui membru al echipei care devine proprietarul riscului. Proprietarul riscului este responsabil pentru implementarea răspunsului adecvat și supravegherea acestuia.

Procesul de management al riscului

Primul pas în procesul de management al riscului este identificarea riscului. Proiectele sunt toate diferite, desigur, dar pentru organizațiile care derulează proiecte similare de la an la an, ar putea exista date istorice de revizuit pentru a ajuta la identificarea categoriilor de risc comune pentru aceste tipuri de proiecte.

În plus, puteți anticipa unele riscuri ale proiectului pe baza forțelor pieței (riscurile cererii și ofertei, de exemplu), sau pe baza unor probleme comune de management al proiectelor, sau chiar pe baza vremii.

Colectați riscurile proiectului

Colectarea riscurilor posibile care pot apărea atunci când gestionați un proiect necesită o abordare sistematică pentru a vă asigura că sunteți cât mai minuțios posibil. Registrul de risc al proiectului este un sistem, care poate urmări riscul respectiv dacă acesta apare într-adevăr și apoi poate evalua acțiunile pe care le-ați pus în aplicare pentru a-l rezolva.

Atunci când înregistrați aceste riscuri pe o foaie de calcul de jurnal de risc sau în software-ul dvs. de management al proiectelor, aveți un loc unde să puneți toate aceste date și să urmăriți evenimentul de risc specific pe tot parcursul proiectului, văzând astfel dacă acțiunile de răspuns la risc pe care le-ați pus în aplicare pentru a remedia riscul funcționează. Prin urmare, un document de urmărire a riscurilor ține riscurile de proiect într-o lesă strânsă pentru a le atenua impactul, astfel încât să nu vă strice proiectul.

Documentați riscurile proiectului

Documentarea riscurilor proiectului folosind un registru de risc este vitală pentru succesul oricărui proiect. Vă oferă un singur loc în care să identificați riscul, să notați istoricul acestuia – de la locul în care a apărut pentru prima dată până la locul în care îl rezolvați în cele din urmă – și chiar să etichetați riscul persoanei care l-a identificat și deține managementul acestuia. Pe jurnalul de risc, puteți nota scorul de risc și cât de probabil riscul va afecta proiectul și multe altele.

Monitorizați riscurile proiectului

După cum sa menționat, puteți atribui riscuri membrilor echipei dvs. în registrul de risc al proiectului. Acea persoană este apoi responsabilă de monitorizarea riscului și de conducerea oricăror acțiuni de răspuns la risc necesare pentru a atenua impactul acelui eveniment de risc sau pentru a-l aborda odată ce devine o problemă. Prin documentarea acestui proces într-un registru de risc al proiectului, este mai puțin probabil să pierdeți evidența riscurilor proiectului pe parcursul unui proiect încărcat, ceea ce înseamnă că riscurile nu se transformă în probleme reale care pot avea un impact negativ asupra bugetului sau programului proiectului și compromite succesul proiectului.

Rezolvați riscurile

În cele din urmă, când riscul proiectului este rezolvat, îl puteți închide. Nimic nu este mai bun decât să bifezi acel risc în jurnalul de risc, deoarece nu mai este o problemă în proiect. De asemenea, dacă evenimentul de risc a fost remediat, atunci nu doriți să continuați să puneți resurse împotriva unei probleme care nu mai există. Pur și simplu vă oferă mai mult control asupra planului dvs. de gestionare a riscurilor și promovează o comunicare mai bună cu echipa de proiect și cu părțile interesate.

Cum se creează un registru de risc

Să parcurgem toți pașii pentru a crea un registru de risc, astfel încât să putem profita la maximum de acest instrument de gestionare a riscurilor atunci când îl folosim.

1. Identificarea riscurilor

Reunește echipa de proiect pentru a analiza riscurile potențiale. Fiecare membru al echipei este responsabil pentru diferite domenii ale proiectului, așa că folosiți-i experiența pentru a identifica potențialele riscuri de deraiere a proiectului. De asemenea, veți dori să vorbiți cu părțile interesate pentru a vă asigura că le-ați adus în minte preocupările și că le urmăriți și riscurile. Asigurați-vă că epuizați toate categoriile de risc de impact potențial, de la forțele pieței la resurse și la vreme.

2. Descrieți riscurile proiectului

Următorul lucru pe care doriți să îl faceți este să descrieți riscul proiectului. Încercați să fiți cât mai detaliat posibil, păstrând descrierea la esențial. Având un risc prea vag, va fi o provocare să înțelegeți cu adevărat dacă un risc a devenit o problemă reală sau nu. De exemplu, nu scrie „Vremea”, pentru un risc care depinde de vreme. Mai degrabă, alegeți ceva legat în mod specific de proiectul dvs., cum ar fi „Sezonul musonic în India ar putea cauza întârzieri de expediere a cuprului”.

Ca riscul nostru de identificare și descriere, software-ul de management de proiect vă poate ajuta să rămâneți organizat. Utilizarea vizualizării listă a ProjectManager vă permite să aveți un hub central pentru toate riscurile dvs., cu spațiu pentru a le descrie, dar și pentru a le prioritiza, personaliza etichetele și multe altele. Spre deosebire de aplicațiile ușoare de făcut, vă oferim date în timp real, iar vizualizarea noastră listă arată procentul complet pentru fiecare listă. De asemenea, permite echipelor să comenteze pentru a le ajuta să lucreze mai bine împreună, indiferent dacă sunt la birou, pe teren sau acasă.

3. Estimați impactul riscului

Includeți tot ceea ce riscul poate influența, astfel încât să puteți dezvolta o strategie puternică pentru a face față acestuia. De exemplu, dacă s-a zvonit despre disponibilizări în sectorul dvs. de afaceri la nivel regional, identificați impactul real pe care l-ar putea avea asupra programului proiectului dvs., dacă s-ar întâmpla. De exemplu, „Disponibilizările proiectate în producția de sud-est ar putea risca programele de producție în iunie. Acest lucru ar putea întârzia întreaga execuție a proiectului cu trei luni, dacă nu sunt luate în considerare opțiuni alternative de producție. Acest lucru îi spune proprietarului de risc să investigheze potențialele opțiuni pentru unitățile de producție din afara acelei regiuni, astfel încât să existe un plan real de management al riscului.

4. Creați un plan de răspuns la risc

Aceasta este ridicarea grea în registrul de risc al proiectului, așa că acordați-i timpul și efortul necesar pentru a-l finaliza în mod corespunzător. Vrei să fii minuțios, dar nu excesiv. Păstrați planul de răspuns la risc scurt și la obiect. Cercetați-vă, astfel încât, dacă riscul apare în proiect, puteți trece direct la acțiune. Documentați toate planurile de răspuns și strategiile de implementare. Dacă acest lucru necesită un document lung, adăugați un link sau adăugați un atașament la documentul planului de răspuns la risc pentru a indica direct răspunsul planificat.

5. Prioritizează riscurile proiectului

Nu toate riscurile proiectului sunt create în mod egal. Unele dintre ele au un impact mai mare decât altele, așa că trebuie să decideți aici care vor trece în fruntea liniei și care sunt bine să le ignorați dacă nu aveți timp și resurse. Aici vei determina nivelul de risc: ridicat, mediu sau scăzut. În acest fel, vă puteți filtra registrul și apoi prioritizați.

6. Definiți proprietarii de risc

În cele din urmă, atribuiți un proprietar fiecărui risc. Dacă nu aveți un proprietar de risc pentru fiecare risc potențial, atunci s-ar putea să nu știți despre asta până când impactul acelui risc este ireversibil.

7. Note

Există o ultimă coloană în registrul dumneavoastră de risc și acesta este un loc pentru a colecta orice notă care nu se încadrează în categoriile deja discutate. Este important să aveți un loc unde să puneți aceste idei, astfel încât să nu se piardă în agitația nesfârșită a unui proiect.

Utilizarea ProjectManager pentru a urmări riscurile

ProjectManager este un software de management al proiectelor premiat cu funcții integrate de urmărire a riscurilor care vă permit să enumerați, să gestionați și să colaborați cu ușurință. După ce ați selectat un anumit risc, există o modalitate simplă și rapidă de a edita fiecare aspect al riscului, inclusiv numele, descrierea, căruia îi este atribuit și nivelul său de prioritate. Și mai bine, aveți posibilitatea de a adăuga note, fișiere, imagini și alte atașamente la acel risc specific de proiect.

Una dintre cele mai puternice funcții ale noastre de gestionare a riscurilor este tabloul de bord în timp real. Tabloul nostru de bord al proiectului vă oferă o imagine instantanee a stării proiectului dvs. și este ideal pentru a detecta riscurile din timp înainte ca acestea să devină probleme. Această caracteristică unică este apreciată de managerii de proiect din întreaga lume, în companii importante precum Volvo, NASA și Bank of America.

ProjectManager este un software de management al proiectelor bazat pe cloud, care oferă un instrument colaborativ de urmărire a riscurilor care vă oferă toate caracteristicile de care aveți nevoie pentru a identifica, urmări și rezolva riscurile pe măsură ce acestea devin probleme în proiectul dvs. Încercați singur și vedeți cum poate face gestionarea riscului și a întregului proiect mult mai ușoară. Proba noastră gratuită de 30 de zile astăzi!