Ghidul unei echipe de asistență medicală privind conformitatea cu HIPAA pe rețelele sociale

V-ar fi greu să găsiți agenți de marketing în domeniul sănătății care nu înțeleg valoarea rețelelor sociale pentru asistența medicală, potrivit Jill Florence, director de vânzări pentru întreprinderi la Sprout Social.

După cum explică Florence, „Rețelele sociale sunt o parte nenegociabilă a creșterii gradului de conștientizare a mărcii și a construirii de legături cu pacienții, medicii și membrii comunității. Dar poate fi o provocare pentru echipele de marketing din prima linie digitală să depășească preocupările echipelor de securitate și confidențialitate – în special la intersecția dintre HIPAA și rețelele sociale.”

Multe organizații raportează că măsurile de conformitate cu HIPAA le inhibă strategia, deoarece unele dintre cele mai captivante conținuturi de asistență medicală pe care le creează prezintă studii inovatoare, mărturii ale pacienților și descoperiri medicale, care necesită procese de aprobare îndelungate și execuție atentă. În acest ghid, detaliem ceea ce trebuie să știți pentru a rămâne în conformitate cu HIPAA pe rețelele de socializare și împărtășim exemple de mărci de asistență medicală care strălucesc pe rețelele sociale, în ciuda limitărilor de reglementare.

Vă rugăm să rețineți: informațiile furnizate în acest articol nu constituie și nu sunt destinate să constituie consultanță juridică oficială. Vă rugăm să consultați clauza noastră completă de declinare a răspunderii înainte de a citi mai departe.

Impactul HIPAA asupra conținutului dvs. de social media

Legile privind confidențialitatea HIPAA protejează informațiile sensibile ale pacientului împotriva dezvăluirii publice, inclusiv pe rețelele sociale. Regula de confidențialitate HIPAA protejează în mod expres informațiile despre sănătatea pacientului în ceea ce privește modul în care datele sunt partajate, inclusiv în eforturile de marketing și publicitate.

Informațiile sensibile de sănătate protejate (PHI) includ date despre condițiile medicale trecute, prezente sau viitoare ale unui pacient, furnizarea de asistență medicală persoanei și plățile anterioare, prezente sau viitoare de asistență medicală. Având în vedere că platformele de socializare adună informații despre utilizatori, urmăresc comportamentul și au licență pentru a vă folosi activele vizuale, este ușor de înțeles de ce există aceste reglementări.

În era de a împărtăși pacienților fotografii înainte și după, mărturii și alte informații sensibile, furnizorii de asistență medicală ar trebui să fie extrem de precauți atunci când creează conținut pe rețelele sociale. Reglementările HIPAA impun, de asemenea, companiilor de asistență medicală să gestioneze cu atenție interacțiunile clienților pe rețelele sociale, ceea ce include împiedicarea pacienților să partajeze PHI și ștergerea acestora dacă o fac. Nerespectarea reglementărilor HIPAA este costisitoare – atât din punct de vedere financiar, cât și pentru reputația mărcii dumneavoastră.

Cu toate acestea, după cum subliniază Katherine Van Allen, inginer senior de soluții la Sprout, beneficiile sociale depășesc riscurile. „Rețelele sociale ar trebui să facă parte din strategia organizațiilor din domeniul sănătății. Oamenii pe care trebuie să-i ajungeți sunt pe rețelele sociale, fie că este vorba despre potențiali pacienți sau angajați. Fără o prezență socială, nu faci parte din conversațiile vitale care au loc despre sistemul tău. De la discursul despre un membru al echipei sau despre locație, greșeli de birou și acțiuni legale, sau răspândirea rapidă a informațiilor greșite despre o boală sau un plan de tratament. Conectarea la ascultarea rețelelor sociale vă va ajuta să identificați domeniile cheie de oportunitate.”

Cum să creați ghiduri de brand pentru a sprijini HIPAA și rețelele sociale

Deși ar trebui să vă consultați întotdeauna consilierul juridic și echipa de conformitate cu privire la respectarea HIPAA pe rețelele de socializare, iată cele mai bune practici generale de urmat atunci când vă creați liniile directoare ale mărcii.

Creați politici și pregătiți-vă echipa

Începeți prin a vă consulta cu echipele dvs. juridice și de conformitate și faceți-le un partener cheie în validarea legalității strategiei, campaniilor și conținutului dvs. Colaborați cu ei pentru a dezvolta un protocol de conformitate cu rețelele sociale, care ar trebui să includă instrucțiuni pentru corespondența cu oamenii prin intermediul rețelelor sociale.

Familiarizați-vă echipa cu acest protocol creând împreună programe de instruire pentru conformitate cu HIPAA, care includ educație pe rețelele sociale. În cursul dvs. de formare, evidențiați utilizarea corectă a datelor clienților pe rețelele sociale și încălcările obișnuite ale HIPAA.

Urmați cele mai bune practici de deidentificare

Când creați conținut nou pe rețelele sociale, eliminați toate PHI din postările dvs. PHI include informații de sănătate utilizate alături de următorii identificatori:

• Nume (primul, mijlocul și prenumele)
• Indicatori geografici mai mici decât un stat
• Toate elementele unei date (cu excepția anului)
• Numere de telefon și fax
• Adrese de email
• Numere de securitate socială
• Fișa medicală, beneficiarul planului de sănătate și numerele de cont
• Numere de certificat sau licență
• Identificatori de vehicule
• Atributele dispozitivului
• URL-uri și adrese IP asociate pacienților
• Identificatori biometrici
• Fotografii cu fețe întregi și alți identificatori fizici unici
• Orice alte numere sau coduri care ar putea identifica o persoană

Pentru mai mult context, în timp ce numele unui pacient asociat cu semnele vitale este considerat PHI, doar semnele vitale nu sunt.

Monitorizați încălcările HIPAA

Chiar dacă luați toate măsurile de precauție pentru a limita utilizarea PHI în conținutul dvs., pacienții vă pot pune în pericol conformitatea prin partajarea ei înșiși a informațiilor personale. Preveniți acest lucru adăugând declinări de răspundere la interacțiunile cu mesajele directe și la profilurile mărcii. Cereți pacienților să se abțină de la a împărtăși orice PHI și informați-i unde ar trebui să direcționeze întrebările.

Dacă un pacient ar trebui să vă menționeze sau să vă trimită DM și să compromită PHI, ștergeți imediat mesajul și direcționați-l către un canal mai adecvat. Florence ne sfătuiește: „Chiar dacă adăugați o clauză de declinare a răspunderii la profilul dvs. sau la mesajele dumneavoastră telefonice, unii pacienți vor solicita în continuare sfatul medicului. Pentru a combate acest lucru, unele organizații folosesc chatbot și instrumente de triaj pentru a le alerta automat despre potențialele PHI și pentru a răspunde sau șterge conținut sensibil.”

Folosind un instrument precum Răspunsurile salvate de la Sprout Social , puteți folosi răspunsuri pre-scrise pentru a răspunde rapid clienților și a redirecționa conversația către un canal securizat. De asemenea, puteți utiliza generatorul de chatbot de la Sprout pentru a redirecționa automat utilizatorii de rețele sociale către o adresă de e-mail sau alt canal securizat pentru conversații legate de asistență medicală.

Cu Smart Inbox de la Sprout, puteți utiliza etichetarea și filtrarea pentru a semnala mesajele care conțin PHI și pentru a crea fluxuri de lucru care șterg mesajele respective.

Creați un proces pentru aprobările pacienților

Ar putea exista unele cazuri în care pacienții (sau familiile lor) sunt interesați să-și împărtășească poveștile cu publicul dvs., cum ar fi acest adorabil Halloween TikTok de la NICU a Cleveland Clinic.

Aveți un proces simplificat și clar documentat pentru obținerea consimțământului scris și a autorizației HIPAA de a dezvălui PHI de la un pacient înainte de a partaja acele povești, fotografii și/sau videoclipuri.

Fiți la curent cu modificările legislative

Faceți o practică obișnuită să rămâneți la curent cu modificările legislative la nivel federal și de stat. Examinați în mod regulat resurse precum site-ul web al Departamentului de Sănătate și Servicii Umane al SUA (HHS). De asemenea, puteți urmări HHS și National Law Review privind rețelele sociale pentru actualizări în timp real, inclusiv hotărâri privind cazurile privind încălcările datelor HIPAA.

Cauți mai multe resurse? Am creat o conformitate cu HIPAA pe foaia de cheat social care vă poate ajuta să rămâneți conform, în timp ce executați o strategie socială eficientă și creativă.

Încălcări comune HIPAA și rolul rețelelor sociale

În timp ce respectarea HIPAA în domeniul social este complexă, riscurile monetare, reputaționale și, cel mai important, pentru bunăstarea pacienților sunt prea mari pentru a înțelege greșit. Iată cele mai frecvente încălcări ale HIPAA pe care ar trebui să le evitați.

Ascunderea detaliilor pacientului la vedere

Chiar dacă nu includeți în mod explicit chipuri, nume, date sau alți identificatori evidenti, unele detalii situaționale pot dezvălui informațiile personale ale unui pacient. Atât Florence, cât și Van Allen sfătuiesc o analiză atentă a fotografiilor și videoclipurilor înainte de a posta. Asigurați-vă că nu există informații protejate în fundalul media dvs.

Van Allen avertizează: „Ceva care pare la fel de inofensiv ca fotografia unei camere de personal poate fi o încălcare. Cineva ar putea mări diagrama unui pacient care stă pe masă și ar putea să-și identifice numele sau alte PHI.”

Validarea informațiilor de sănătate

„Mulți pacienți le transmit mărcilor de asistență medicală crezând că mesajul lor va ajunge la medicii lor, ceea ce înseamnă că includ PHI sensibile în activitățile lor de informare”, spune Florence. După cum am menționat în secțiunea anterioară, este esențial să ștergeți orice PHI, chiar și atunci când pacientul îl furnizează fără solicitare.

Dar o nuanță critică pe care multe organizații o scapă este că ar trebui să vă abțineți și de la validarea PHI. De exemplu, dacă un pacient comentează postarea dvs. și dezvăluie că are o boală, nu trebuie să recunoașteți acea boală în răspunsul dvs. Ar putea fi o încălcare a HIPAA. Iată câteva exemple de scenarii:

Exemplu de mesaj pentru pacient: @Hospital, am fost recent diagnosticat cu diabet și mă întrebam care dintre medicii tăi este specializat în îngrijirea diabetului?

Nu este conform HIPAA: @Pacient, știm că navigarea unui nou diagnostic de diabet poate fi o provocare și suntem aici pentru a vă ajuta. Sunați direct biroul Dr. Smith pentru a programa o consultație.

Conform HIPAA: @Patient, am șters comentariul dvs. pentru a vă proteja confidențialitatea. Vă rugăm să sunați sau să contactați echipa noastră prin e-mail pentru ajutor.

Limitarea instruirii la canalele corporative și personalul plătit

Limitând formarea la canalele corporative și la personalul plătit, organizațiile din domeniul sănătății creează lacune de cunoștințe care pot cauza pierderi majore. De exemplu, un stagiar entuziasmat ar putea posta un selfie cu un pacient. Sau un student la rezidențiat ar putea dezvălui accidental PHI într-un TikTok amuzant.

Organizațiile din domeniul sănătății ar trebui să rețină că HIPAA se aplică tuturor persoanelor aflate sub controlul unei entități acoperite, inclusiv voluntarilor, studenților și personalului neremunerat. De asemenea, încapsulează profiluri sociale dincolo de contul corporativ, inclusiv conturile personale ale membrilor personalului.

Ce înseamnă HIPAA pentru furnizorii tăi de rețele sociale

Conformitatea și securitatea HIPAA ar trebui să fie de primă importanță atunci când selectați furnizorii de software și instrumente. În timpul evaluărilor platformei, așteptați-vă ca echipele dvs. de securitate și confidențialitate să fie vigilente cu privire la modul în care sunt utilizate datele atunci când sunt integrate în stack-uri mai mari de tehnologie.

Găsiți o soluție de management cu niveluri de permisiune și funcționalitate de aprobare a mesajelor pentru a vă asigura că numai părțile responsabile pot posta. Asigurați-vă că există măsuri de securitate cibernetică pentru a proteja PHI pe dispozitive electronice, cum ar fi criptarea sau firewall-urile.

Faceți un pas mai departe și găsiți o soluție de gestionare a rețelelor sociale care este dispusă să semneze un acord de asociere de afaceri (BAA) – un contract obligatoriu din punct de vedere juridic care specifică responsabilitățile fiecărei părți atunci când vine vorba de conformitatea cu PHI și HIPAA. După cum detaliază Florence, „Ar trebui să lucrați cu un partener precum Sprout Social care poate semna un BAA și să vă asumați riscurile și responsabilitățile împreună cu dumneavoastră.”

Branduri de asistență medicală de la care să înveți

Aceste patru organizații de asistență medicală demonstrează că a avea o prezență activă în rețelele sociale este încă posibilă și importantă, chiar și în industriile reglementate.

Clinica Mayo

Clinica Mayo, cel mai bine clasat spital din țară, folosește rețelele sociale pentru a-și construi marca de angajator. Ca atunci când au redistribuit o postare de la un Scaun de Transplant care a sărbătorit o lună de succes. Observați cum postarea nu dezvăluie informații sensibile despre pacient, ci se concentrează în schimb pe realizările și calibru înalt al echipei de transplant.

Clinica Mayo împărtășește și profiluri ale voluntarilor, medicilor și altor membri ai personalului lor pentru a-și umaniza și mai mult compania, cum ar fi acest videoclip plin de căldură despre un supraviețuitor al Holocaustului devenit voluntar.

Sistemul spitalicesc completează aceste postări cu sfaturi generale de sănătate și stil de viață pentru a-și inspira adepții și pentru a promova bunăstarea, ca în acest carusel despre beneficiile mișcării zilnice.

Clinica Cleveland

Cleveland Clinic, un centru medical academic de frunte, rămâne la curent cu conversațiile în tendințe în domeniul sănătății și își folosește expertiza pentru a-și ține comunitatea informată cu privire la noile rapoarte de sănătate publică.

Ca și în acest Reel, în care ei investighează beneficiile celei mai recente nebunii în domeniul sănătății din rețelele de socializare, plonjare rece sau duș rece. Postarea prezintă cum să culegeți roadele tendinței, rămânând în siguranță și sănătos.

Centrul medical împărtășește, de asemenea, rapoarte de sănătate publică de top, produse de organizația lor. De obicei, ele rezumă pe scurt principalele constatări ale raportului, incluzând în același timp linkul pentru ca oamenii să poată citi mai multe, așa cum au făcut în această postare.

Spitalul de Copii din Boston

Spitalul de Copii din Boston găzduiește cel mai mare program de cercetare pediatrică din lume. Organizația își folosește canalele sociale pentru a evidenția cercetările inovatoare (și cercetătorii din spatele acesteia) așa cum au făcut-o în această postare despre un genetician clinic de top care promovează rezultatele sănătății copiilor.

Acestea prezintă și pacienții care beneficiază de tratamentele lor de ultimă generație intervievându-le familiile, ca în această funcție de pe Facebook despre puterea testării genetice pentru copiii cu epilepsie.

Anthem Blue Cross Blue Shield

Anthem Blue Cross Blue Shield este un furnizor de încredere de asigurări de sănătate. Pe rețelele sociale, ei împărtășesc statistici semnificative despre valoarea pe care o oferă membrilor lor, inclusiv această postare despre rentabilitatea investiției pe care angajatorii le obțin din investițiile în recuperarea dependenței la locul de muncă și sprijin.

De asemenea, împărtășesc premii și acreditări care demonstrează angajamentul lor față de grija și excelența membrilor, cum ar fi această postare despre recunoașterea lor de către NCQA.

În calitate de furnizor popular de planuri de asigurare, aceștia primesc o mulțime de întrebări despre detaliile politicii membrilor pe rețelele sociale. Echipa lor de îngrijire ilustrează cum să direcționeze conversațiile de pe forumuri publice către canale private mai adecvate și mai sigure, cum ar fi acest răspuns în care îi solicită unui membru să-și trimită un e-mail la centrul de ajutor.

Navigați HIPAA și rețelele sociale cu încredere

Respectarea HIPAA pe rețelele sociale este un proces continuu, în mai mulți pași, care implică alinierea strânsă cu echipele dvs. juridice și de securitate și dezvoltarea educației interdepartamentale. Urmând cele mai bune practici cheie care protejează datele pacienților și sănătatea mărcii organizației dvs., veți fi echipat pentru a naviga în protocoale HIPAA complexe și a vă dezvolta prezența socială cu încredere.

Următorii pași: acum că ați citit acest articol, puneți în calendar o întâlnire cu echipele legale și de securitate pentru a începe să vă planificați eforturile de educație la nivelul întregii organizații și perfecționați punctele de referință ale rețelelor sociale de asistență medicală pentru a înțelege mai bine rolul social în comunitatea dvs. trusa de instrumente de implicare.

Disclaimer

Informațiile furnizate în acest articol nu constituie și nu sunt destinate să constituie consultanță juridică formală; toate informațiile, conținutul, punctele și materialele au scop informativ general. Este posibil ca informațiile de pe acest site web să nu constituie cele mai actualizate informații legale sau de altă natură. Încorporarea oricăror linii directoare prevăzute în acest articol nu garantează că riscul dumneavoastră legal este redus. Cititorii acestui articol trebuie să contacteze echipa lor juridică sau avocatul pentru a obține sfaturi cu privire la orice problemă juridică specială și ar trebui să se abțină de la a acționa pe baza informațiilor din acest articol fără a solicita mai întâi consiliere juridică independentă. Utilizarea și accesul la acest articol sau la oricare dintre legăturile sau resursele conținute în site nu creează o relație avocat-client între cititor, utilizator sau browser și orice colaborator sau firme de avocatură care contribuie. Părerile exprimate de orice colaborator la acest articol sunt proprii și nu reflectă opiniile Sprout Social. Toată răspunderea cu privire la acțiunile întreprinse sau neîntreprinse pe baza conținutului acestui articol este declinată în mod expres prin prezenta.