Ore necesare pentru CRM: este software-ul CRM un furt de timp sau un economisitor de timp?

Până la 69% din implementarea CRM eșuează, deoarece nu sunt suficiente planificare și efort în proces.

Timpul este o resursă limitată pentru întreprinderile mici, iar utilizarea unui nou CRM poate părea înfricoșătoare.

• Cât timp va dura configurarea noului software CRM?
• CRM-ul va crea mai multă muncă pentru echipele mele odată ce va fi pus în funcțiune?
• Va dura o veșnicie să înveți cum să folosești noul sistem?
• Cât din zi va trebui să-mi petrec gestionarea CRM-ului?

Cine are timp? Poate părea prea copleșitor sau consumator de timp.

Dar fă-o în modul corect prima dată și totul va merita. Veți economisi sute de ore mai târziu.

Dacă nu depuneți timp și efort pentru implementare, software-ul dvs. CRM nu vă va putea economisi timp pe linie.

În acest articol, vom acoperi:

• Cât timp durează configurarea unui CRM
• De ce „CRM ocupă prea mult timp” este un mit
• Cum vă poate economisi un CRM de ore în fiecare săptămână

Ceasul bate — să începem!

Cât durează configurarea unui CRM?

Configurarea CRM poate dura de la o săptămână la un an. Timpul de configurare a CRM depinde de cât de multe date aveți nevoie pentru a migra din CRM existent, cât de mare este echipa dvs., cine are nevoie de acces la CRM și cât de complicată doriți să fie automatizarea dvs. CRM.

Unele platforme CRM, cum ar fi ActiveCampaign, îți vor migra gratuit datele CRM - asta înseamnă o configurare rapidă pentru tine!

Un an pare mult timp. Si e!

Dar dacă tăiați colțurile acum, s-ar putea să ajungeți într-o situație dificilă mai târziu:

• Rapoartele dvs. de vânzări și marketing sunt inexacte
• Plăcile tale cad prin crăpături
• Pierzi timpul căutând informații care ar trebui să fie la îndemână

Deci, cum vă puteți da seama cât timp va dura configurarea unui CRM pentru afacerea dvs.?

Procesul de implementare a CRM are 5 etape:

1. Aflați ce aveți nevoie de la CRM
2. Curățați-vă datele
3. Migrați-vă datele în CRM
4. Configurați automatizări și integrări
5. Antrenează-ți echipa

Cât timp durează fiecare pas depinde de o varietate de factori, printre care:

• Cât de organizate și curățate sunt datele dvs. actuale
• Numărul de părți interesate implicate în implementare
• Dimensiunea companiei și numărul de utilizatori CRM
• Numărul de contacte și automatizări pe care trebuie să le transferați
• Numărul de integrări pe care trebuie să le configurați
• Indiferent dacă aveți sau nu convenții de denumire, taxonomie și procese de date

Să ne aruncăm în fiecare pas în detaliu.

(Notă rapidă: estimările de timp oferite sunt doar atât - estimări. Orice pas care implică datele dvs. poate dura mult mai mult dacă vă confruntați cu probleme de gestionare a datelor sau de calitate.)

Pasul 1: Aflați ce aveți nevoie de la CRM

Ce lacune aveți nevoie pentru a umple software-ul dvs. CRM? Acesta ar putea arăta astfel:

• Echipa ta de marketing nu știe ce tipuri de perspective să țintească
• Echipa dvs. de vânzări nu are informațiile și instrumentele de care au nevoie pentru a converti clienții potențiali din marketing
• Închiderea clienților potențiali durează pentru totdeauna – sau blochează întotdeauna în același loc în ciclul dvs. de vânzări
• Clienții cedează după doar câteva luni
• Marketingul, vânzările și asistența pentru clienți funcționează în siloz, fără o comunicare clară

Având în vedere aceste lacune, puteți crea o listă de dorințe cu funcții și vă puteți stabili obiectivele CRM.

Dacă nu știți de ce aveți nevoie de la CRM, aduceți-vă părțile interesate într-o cameră.

Aceste părți interesate ar trebui să includă management de la:

• Vânzări
• Marketing
• Relații Clienți

Cu ce ​​probleme se confruntă fiecare echipă? Până la sfârșitul întâlnirii, ar trebui să aveți o listă cu lucruri cu care doriți să vă ajute CRM.

Acum sunteți gata să găsiți software CRM cu funcții care rezolvă aceste probleme.

Timp estimat pentru analiza nevoilor dvs. CRM: două până la patru săptămâni.

Pasul 2: Curățați-vă datele

Departamentele de vânzări și marketing pierd aproximativ 550 de ore pe an din cauza datelor proaste.

Nu lăsați să vi se întâmple asta - curățați-vă datele înainte ca acestea să intre în CRM!

Oricât de tehnic ar putea suna „curățarea datelor”, înseamnă de fapt:

• Asigurați-vă că datele dvs. sunt corecte și organizate acum
• Nu trebuie să se ocupe mai târziu de date inexacte sau lipsă

Dacă sunteți o afacere nouă, acest lucru nu va dura deloc mult. Deoarece nu aveți multe date de curățat, aflați ce fel de date doriți să colectați prin CRM. Ce vrei să știi despre contactele tale și despre interacțiunile acestora cu compania ta?

Dacă aveți o mulțime de date de curățat, este timpul să faceți un bilanț al:

• Unde stocați datele
• Cum intră datele în sistemul dvs
• Cât de exacte sunt datele dvs

Iată cum să vă auditați datele:

• Găsiți și adunați toate informațiile despre clienți
• Organizați informațiile în funcție de nevoile dvs
• Prioritizează informațiile despre clienți în funcție de valoarea afacerii tale
• Eliminați orice informații duplicate și incorecte
• Adăugați orice informație care lipsește
• Creați un sistem uniform pentru introducerea datelor
• Repetați procesul de audit cel puțin o dată pe an

Timp estimat pentru curățarea datelor: de la o săptămână la un an — cu cât aveți mai multe date, cu atât va dura mai mult pentru curățare.

Migrarea datelor curate în noul dvs. sistem CRM vă poate economisi sute de ore de tratare a datelor dezordonate (inexacte) mai târziu.

Știați că OutKast cântă despre curățarea datelor în acest cântec? Atât de proaspăt și atât de curat, curat. (prin Tenor)

Pasul 3: Migrați-vă datele în CRM

Unii furnizori de CRM vă ajută să vă migrați datele – sau chiar să o faceți pentru dvs. ActiveCampaign oferă servicii de migrare pentru a vă ajuta să obțineți tot ce aveți nevoie în noul dvs. CRM:

• Liste de abonați
• Informații de contact
• Etichete
• Câmpuri customizate
• Automatizări de marketing
• Campanii prin e-mail
• Șabloane de e-mail
• Formulare de înscriere
• Fluxuri de lucru de automatizare

Apropo de câmpuri personalizate, folosește-le! Îți păstrează datele organizate și accesibile în noul tău CRM. Rămâneți organizat face ca lucrurile să se miște rapid (o temă pe care probabil ați observat-o până acum).

Câmpurile personalizate facilitează (și mai rapid) echipele dvs. de vânzări și marketing să se adapteze la noul software CRM. Folosind aceleași convenții de denumire și nume de câmpuri cu care echipa dvs. este folosită pentru o tranziție mai ușoară, indiferent dacă sunteți nou la CRM sau migrați de pe o platformă învechită.

Timp estimat pentru migrarea datelor: o migrare manuală poate dura între una și trei luni. Serviciile de migrare pot dura până la o lună. Cu cât aveți mai multe date, cu atât durează mai mult.

Pasul 4: Configurați automatizări și integrări

Fiecare sistem CRM are capacități de integrare diferite. Pentru cea mai lină tranziție posibilă, asigurați-vă că noul dvs. software CRM funcționează cu celelalte instrumente de vânzări și marketing. Adesea, aceasta implică integrarea fiecărui instrument cu CRM.

Cât durează fiecare dintre aceste integrări depinde de tipul de integrare de care aveți nevoie: directă/nativă, terță parte sau personalizată.

Integrarea directă/nativă durează cel mai puțin. Aceste conexiuni au fost prefabricate de compania care a creat CRM-ul dvs. sau alte instrumente. Puteți utiliza aceste integrări din CRM-ul dvs., adesea doar prin conectarea conturilor.

Biblioteca de aplicații ActiveCampaign conține peste 250 de aplicații, ceea ce facilitează utilizarea instrumentelor pe care le iubiți alături de Deals CRM.

Integrările de la terți conectează două instrumente prin intermediul middleware-ului.

Integrările de la terțe părți, cum ar fi Zapier, fac o punte între două aplicații care altfel nu ar putea comunica.

Acestea necesită puțin mai mult timp decât integrările directe - trebuie să spuneți middleware-ului ce să facă cu informațiile pe care le primește de la fiecare platformă - dar o mare parte din munca de backend este deja făcută pentru dvs.

Integrarea API personalizată durează cel mai mult. Trebuie să aveți pe cineva care să poată construi această integrare de la zero, pe baza cunoștințelor sale tehnice atât despre software-ul dvs. CRM, cât și despre instrumentul cu care doriți să vă integrați.

Pe lângă configurarea integrărilor, fă-ți timp acum pentru a automatiza modul în care CRM-ul tău partajează și primește datele. Dacă faceți acest lucru în avans, vă puteți economisi până la 23% din ziua dvs. mai târziu.

Prin automatizarea modului în care CRM înregistrează și partajează datele, puteți vedea cum persoanele dvs. de contact:

• Implicați-vă cu marketingul dvs
• Treceți prin ciclul de vânzări
• Transformați (sau nu) în clienți
• Interacționați cu echipa dvs. de asistență pentru clienți
• Mult mai mult!

Timp estimat pentru integrări native sau terțe: o oră până la câteva zile. Cu cât aveți nevoie de mai multe integrări, cu atât va dura mai mult.

Timp estimat pentru integrări personalizate: de la o săptămână la câteva luni , în funcție de cât de complexă este integrarea.

Pasul 5: Antrenează-ți echipa

55% dintre reprezentanții de vânzări cred că ușurința de utilizare este cea mai importantă caracteristică CRM. Și dacă nu le găsesc ușor de utilizat, pur și simplu nu le vor folosi: 79% din datele legate de oportunități colectate de reprezentanții de vânzări nu sunt niciodată introduse în software-ul lor CRM.

De ce? Sunt CRM-urile într-adevăr atât de greu de folosit? Ei bine, unii dintre ei sunt. Dar ceea ce face o diferență și mai mare este formarea CRM. Oferiți echipelor dvs. de vânzări și marketing suficient timp și resurse pentru a se familiariza cu modul în care vor folosi noul software specific rolurilor lor.

Predarea celor mai bune practici în avans înmoaie curba de învățare și economisește timp pentru echipele de vânzări și marketing care vor folosi sistemul CRM în fiecare zi.

Înainte de a începe să utilizați noul CRM, înțelegeți cum vă veți descurca cu:

• Convențiile de denumire
• Taxonomie
• Date duplicate
• Date lipsa
• Scenarii de date necunoscute

Creați documentație și ghiduri de utilizare pentru noul dvs. software. Dacă software-ul dvs. CRM oferă cursuri individuale sau ore de birou, profitați de aceste resurse.

Timp estimat pentru a vă instrui echipa: o jumătate de zi până la o zi per angajat.

Mit: Utilizarea software-ului CRM necesită prea mult timp

Puteți alege cel mai bun și mai eficient software CRM din lume – dar dacă echipa dvs. nu îl va folosi, înseamnă timp și bani irositi.

Cea mai mare plângere a echipelor de vânzări împotriva CRM? Introducerea datelor necesită prea mult timp.

Dar dacă vă configurați CRM-ul în mod corect, folosirea acestuia este ușoară:

• Când aveți date curate și procese clare pentru formatarea datelor și menținerea informațiilor de contact, totul rămâne organizat și ușor de găsit în orice moment
• Când vă instruiți echipa de vânzări și le oferiți resursele de care au nevoie pentru a utiliza eficient software-ul CRM, obțineți acceptul lor și se simt încrezători folosind instrumentul
• Când faceți CRM parte din rutina zilnică integrându-l în fiecare proces de vânzări și marketing, folosirea lui devine a doua natură

Test pop: care opțiune necesită mai puțin timp?

R: Introducerea manuală a informațiilor despre clienți într-o foaie de calcul
B: CRM-ul dvs. îl trage automat în informațiile despre tranzacție

R: Scrierea unei liste de lucruri de făcut
B: Primirea sarcinilor automate

R: Trimiterea manuală a fiecărui contact prin e-mail
B: Trimiterea de urmăriri automate și campanii de nutrire

R: Estimarea dacă un client potențial este calificat
B: Folosind un sistem automat de punctare a clienților potențiali care elimină presupunerile

R: Mâzgălirea notelor de la fiecare apel de vânzări pentru ca echipa de asistență pentru clienți să le descifreze mai târziu
B: Introducerea notelor într-o bază de date centrală, disponibilă tuturor

Dacă ai răspuns B la toate cele de mai sus, ai dreptate! Nu este o coincidență că puteți utiliza sistemul dvs. CRM pentru fiecare dintre aceste economii de timp.

Aplicațiile CRM pot crește productivitatea vânzărilor cu până la 34%. Curba de învățare poate fi abruptă – deși un proces de implementare strategică o atenuează – dar rezultatele merită mai mult decât atât și vă pot economisi echipa de vânzări o mulțime de timp.

Luați în considerare acest mit CRM distrus! (prin GIPHY)

Cum vă poate economisi CRM-ul de ore în fiecare săptămână

Iată 5 moduri în care CRM-ul tău vă poate economisi ore în fiecare săptămână, făcând timpul petrecut pentru implementare mai mult decât merită.

Asigurați-vă că toată lumea are informațiile de care au nevoie

Un CRM urmărește toate informațiile de contact și interacțiunile din cadrul fiecărei tranzacții - nu mai rulați înainte de un apel de vânzări încercând să descopere cine știe ce despre fiecare client potențial.

Punerea în aplicare a standardelor universale pentru introducerea datelor CRM ajută la îmbunătățirea proceselor și în cadrul echipelor. Adoptarea CRM crește calitatea comunicării dintre reprezentanții de vânzări și manageri cu 56,9% - ceea ce înseamnă mai puțin timp petrecut cu neînțelegeri și mai mult timp petrecut în vânzare.

Luați munca ocupată din farfurie

Cu sistemul CRM potrivit, managerii de vânzări nu vor fi nevoiți să atribuie manual sarcini echipelor lor (sau să le sâcâie pentru a le îndeplini). Configurați automatizări de vânzări care atribuie automat sarcini pentru a urmări un contact sau muta un client potențial într-o nouă etapă.

Când valoarea tranzacției unui client potențial depășește 500 USD, această automatizare atribuie proprietarului tranzacției o sarcină de a apela clientul - nu este nevoie de intervenția managerului.

Puteți declanșa atribuirea sarcinilor pe baza:

• Comportamentul de contact
• Scorul de plumb
• Valoarea ofertei

De asemenea, CRM-ul dvs. poate economisi echipelor dvs. de vânzări o mulțime de timp prin automatizarea distribuției de clienți potențiali. Nu vă mai certați pentru clienți potențiali sau să vă certați despre cine urmează în foaia de calcul round robin. Atribuiți automat clienți potențiali diferiților agenți de vânzări pe baza:

• Teritoriu
• Scorul de plumb
• Valoarea ofertei
• Industrie
• Și altele!

Acest videoclip este „Automatizați asta!” un segment din „Growth Decoded”, o emisiune care investighează relația dintre experiența clienților și creșterea afacerii – câte un subiect. Înregistrează-te aici și nu pierde niciodată niciun episod!

Fii „blocat” conduce pentru a continua să te miști

Un CRM urmărește întregul proces de vânzare într-un singur loc. Acest lucru vă oferă o imagine de ansamblu asupra ciclului dvs. de vânzări, permițându-vă să identificați cu exactitate zonele care au nevoie de ajutor.

ActiveCampaign Deals CRM vă permite să vizualizați întregul canal de vânzări, să mutați ofertele de la o etapă la alta, prin e-mail persoane de contact individuale, să urmăriți fiecare interacțiune cu un contact și multe altele.

Rulați rapoarte de performanță a vânzărilor pentru a afla unde se blochează ofertele. Aceste rapoarte ajută la identificarea conductelor, etapelor sau chiar agenților de vânzări care rețin lucrurile. Cu cât vă puteți da seama mai repede ce trebuie reparat, cu atât mai repede îl puteți repara.

Creați campanii care fac fiecare mesaj personal

Un CRM cu automatizare de marketing facilitează personalizarea fiecărei comunicări cu persoanele de contact fără a petrece ore întregi pentru a crea e-mailul perfect. În ActiveCampaign, răspunsurile salvate facilitează crearea și personalizarea diferitelor tipuri de mesaje unu-la-unu pe care le trimiteți cel mai des.

Funcția de răspunsuri salvate a ActiveCampaign vă permite să adăugați note personale la cele mai trimise e-mailuri.

De exemplu, Dawn Manske folosește ActiveCampaign pentru a personaliza canalul de voluntari pentru întreprinderea ei socială, Made for Freedom. Iată cum arată conducta ei:

1. Potențialii voluntari se înscriu pe o pagină de destinație
2. ActiveCampaign trimite automat un e-mail potențialului voluntar cu opțiunile disponibile
3. Dawn urmează folosind răspunsuri salvate personalizate bazate pe interesele voluntarului
4. În funcție de răspunsul voluntarului, Dawn poate continua cu un apel telefonic
5. Dawn introduce toate informațiile relevante în CRM-ul ActiveCampaign pentru a le utiliza mai târziu

Dawn folosește automatizarea ActiveCampaign pentru a-și construi rețeaua de voluntari în întreaga lume. Citiți mai multe despre cum afacerea de comerț electronic a lui Dawn ajută la combaterea traficului de persoane aici.

Prioritizează clienții potențiali mai calificați pentru a încheia tranzacții mai rapid

Software-ul dvs. CRM colectează informații despre clienți care vă ajută să identificați ceea ce face ca un client potențial să se califice.

Folosiți scorul de clienți potențiali și probabilitatea de câștig pentru a afla ce potenți ar trebui să acorde prioritate echipei dvs. de vânzări, pe care să le hrăniți și pe care să lăsați în pace pentru a se autoînchide.

Acest videoclip este „Automatizați asta!” un segment de „Growth Decoded” — o emisiune care investighează relația dintre experiența clienților și creșterea afacerii — câte un subiect. Înregistrează-te aici și nu pierde niciodată niciun episod!

Fotograful Heather Read economisește 10 ore pe săptămână concentrându-se doar pe clienți potențiali calificați, în loc de ceea ce ea numește „clienți zombi”. Ea folosește automatizările ActiveCampaign pentru a aduce clienți potențiali care se înscrie pentru descărcarea de conținut, apoi automatizează e-mailurile ulterioare pentru a economisi și mai mult timp.

Concentrându-se doar pe clienții potențiali calificați, Heather își recuperează timpul petrecut anterior cu clienții potențiali zombi. Citiți mai multe despre modul în care Heather automatizează generarea de clienți potențiali aici.

Fă-ți timp pentru configurarea CRM acum, economisește timp mai târziu

Acum știți cât de mult vă poate economisi timp un CRM și vă poate ușura viața. Dar mai întâi, trebuie să fii dispus să-ți faci timp pentru a-ți configura sistemul CRM.

Dacă afacerea dvs. este nouă, acest lucru nu va dura mai mult de câteva săptămâni. Dacă aveți o mulțime de date, ar putea dura până la un an. În orice caz, se va plăti de zece ori economii de timp pe linie.

Prin minge, ne referim la oferte apropiate. O mulțime de oferte. (prin Tenor)