Cum să creați o diagramă de reper: Diagrama Gantt explicate

Proiectele, fie că sunt mari sau mici, sunt călătorii. Ele încep cu planificarea și inițierea și, în mod ideal, se termină cu realizarea rezultatelor. Dar, acest lucru nu înseamnă neapărat că punctul de plecare și linia de sosire sunt singurele puncte care contează.

De fapt, dacă ne concentrăm doar pe trecerea de la punctul A la punctul B, putem pierde impuls pe parcurs. Stabilirea etapelor de referință ale proiectului pe o diagramă de repere previne această pierdere de impuls.

Ce este o piatră de hotar?

Toate proiectele au date de început și date de încheiere. Dar, pe parcurs, cum verifică echipele pentru a se asigura că sunt pe cale să respecte termenele limită, să termină la timp și să rămână în limita bugetului? Răspunsul: reperele proiectului.

După cum sugerează și numele, reperele sunt repere în programul proiectului care semnifică evenimente sau obiective importante. Pe o diagramă Gantt, acestea sunt numite etape ale diagramei Gantt. Etapele diagramei Gantt sunt o modalitate excelentă de a estima cât timp ar trebui să dureze anumite faze ale unui proiect.

În acest scop, reperele sunt un instrument eficient de management. Prin stabilirea etapelor proiectului, un manager de proiect poate urmări starea diferitelor faze ale proiectului și poate decide dacă ar trebui făcute ajustări pentru a rămâne conform programului. În plus, graficele de reper urmăresc și evidențiază succesele majore. Acest lucru poate îmbunătăți eficacitatea echipei și moralul general al echipei. Rezultatul este membrii echipei mai fericiți, care se simt apreciați și pot vedea rezultatele directe ale eforturilor lor.

Exemple de repere

Etapele vor diferi de la proiect la proiect, în funcție de dimensiunea proiectului, domeniul de aplicare și dimensiunea echipei. Cu toate acestea, cele mai multe repere iau forme similare și sunt folosite pentru a reprezenta evenimente precum:

• Întâlniri
• Aprobari
• Aprobari
• Începutul diferitelor teste
• Finalizări fazei de construcție

După cum puteți vedea, acestea sunt evenimente semnificative din ciclul de viață al unui proiect. Dacă acestea nu se întâmplă, proiectul nu va merge mai departe. Evidențiind-le ca repere, le ilustrezi importanța.

Etapele vin adesea la sfârșitul fazelor de proiect, dar aceasta nu este o regulă strictă și rapidă. Ele pot exista la mijlocul fazei și chiar acționează ca membrii echipei de impuls finale de care au nevoie pentru a finaliza fazele. Etapele de referință sunt printre cele mai utile instrumente de management pe care un manager de proiect le poate implementa pentru a entuziasma membrii echipei și pentru a menține impulsul pentru a conduce un proiect mai departe.

De ce sunt importante reperele?

Dincolo de a reprezenta cele mai importante evenimente dintr-un program de proiect, jaloanele sunt, de asemenea, un mijloc excelent de a sărbători succesul. Fiecare etapă pe care o atinge o echipă înseamnă că sunt pe drumul cel bun și sunt cu un pas mai aproape de finalizarea proiectului. Vederea acestor realizări sub formă de repere mărește moralul echipei.

Etapele pot indica, de asemenea, când plățile sunt datorate contractorilor și altor servicii externe în proiectele de construcții. De exemplu, atunci când o etapă este finalizată, poate fi timpul să plătească constructorului un procent din taxa lor. În acest fel, reperele servesc și unui scop practic. Dacă o etapă nu este finalizată sau atinsă, un proiect nu poate avansa și poate fi timpul să se modifice programul proiectului sau strategia generală.

Ce este o diagramă de reper?

O diagramă de reper este o diagramă de management de proiect care îi ajută pe managerii de proiect să vizualizeze reperele proiectului. O diagramă de reper va arăta de obicei fiecare etapă și când trebuie finalizată, starea jalonului (complet sau incomplet) și, uneori, prioritatea jalonului. Multe diagrame de repere folosesc culori specifice ale simbolurilor pentru a arăta cele mai importante repere.

Există diferite tipuri de diagrame de reper, fiecare dintre ele ilustrând puncte dintr-un program de proiect și spațiul dintre ele. Diferitele echipe pot alege diferite diagrame de reper, în funcție de preferințele lor și de proiectul în sine. Unele echipe, de exemplu, creează diagrame de reper care ilustrează doar reperele în sine și pot fi codificate cu culori pentru a arăta tipul și importanța jalonului.

Aceste tipuri de diagrame de reper sunt folosite în unele situații, chiar dacă nu descriu alte detalii ale programului proiectului. Poate fi util să vedeți aceste repere într-un format simplificat, dar ar trebui să le vizualizați în contextul unui program mai mare. Din acest motiv, o piatră de hotar și o diagramă Gantt ar trebui combinate.

Puterea reperelor diagramei Gantt

Folosind o diagramă de reper cu o diagramă Gantt, combinați efectiv două dintre cele mai eficiente instrumente vizuale de management de proiect disponibile pentru a crea programul final. Diagramele Gantt vă permit să vedeți o imagine a întregului program al proiectului, precum și sarcinile, asignatorii, dependențele de sarcini și multe altele. Adăugarea unei diagrame de reper la această ecuație înseamnă că puteți vedea punctele de control pe care trebuie să fiți sigur că le ajungeți.

Diagramele Gantt arată o gamă largă de date într-un format simplificat. Acest lucru le face perfecte pentru referință rapidă, dar înseamnă și că sunt pline de informații. Când acesta este cazul, aveți nevoie de ceva care să descompună informațiile și să „evidențieze” punctele focale. Etapele fac exact asta.

Prin stabilirea jalonelor pe măsură ce creați un program, configurați un sistem pentru verificarea stării proiectului dvs. în viitor. Să presupunem că lucrați la un proiect la scară largă cu multe sarcini dependente care se lucrează simultan. Acestea pot fi o mulțime de informații de privit și poate fi dificil să găsești esențialul a ceea ce trebuie să știi. Etapele ies în evidență din detalii și simplifică găsirea informațiilor pe care le cauți.

Cum se creează o diagramă de reper cu o diagramă Gantt

1. Creați o listă de activități

Indiferent de instrumentul de programare pe care îl alegeți, trebuie să creați o listă completă de sarcini. Sarcini noi vor apărea în mod natural pe parcursul ciclului de viață al proiectului, dar lista de sarcini inițială ar trebui să fie cât mai exhaustivă posibil. Lista detaliată a sarcinilor simplifică procesul de identificare a sarcinilor primare și secundare și de a evidenția cea mai bună locație pentru un reper.

2. Programați sarcini pe o diagramă Gantt

Odată ce ați creat o listă de activități și documentați toate detaliile necesare - numele sarcinii, persoana desemnată, data de începere, data de încheiere etc. - acum aveți toate informațiile de care aveți nevoie pentru a programa aceste sarcini pe o diagramă Gantt. Introduceți informațiile pe care le-ați adunat deja și vizualizați programul în câteva secunde. De aici, faceți modificări și ajustări trăgând și plasând barele de activități.

3. Determinați fazele proiectului

Utilizarea unei diagrame Gantt pentru a programa proiecte înseamnă că sunteți aproape automat capabil să vă vizualizați proiectul în faze, analizând și clasificând sarcinile. Fiecare bară reprezintă o sarcină diferită și culori diferite pot reprezenta diferite faze ale proiectului. Când puteți vedea aceste faze, plasarea reperelor este aproape fără efort. Odată ce decideți unde să le puneți, este doar o chestiune de câteva clicuri.

4. Plasați reperele

Instrumentele moderne de management de proiect facilitează stabilirea jalonelor. După ce v-ați creat programul și ați hotărât ce finalizări ale sarcinii sunt calificate ca etape, introduceți detaliile jalonului și partajați informațiile echipei dvs., astfel încât toată lumea să poată vedea. Când ți-ai plasat reperele, aceste realizări pot fi reprezentate de ceva la fel de curat ca un mic simbol de diamant, care nu va aglomera programul.

ProjectManager simplifică diagramele de reper

Când vă gestionați programele cu un instrument de management al proiectelor online premiat, cum ar fi ProjectManager (vă puteți înscrie pentru o încercare gratuită aici), reperele sunt reprezentate pe diagramele Gantt cu un mic diamant în program în legătură cu sarcini. Pentru a crea repere, alegeți sarcina importantă din program și schimbați proprietatea într-o etapă. Trecând cu mouse-ul peste pictograma jalonului, îi puteți vedea numele.

Acest lucru elimină necesitatea de a face referire la diferite diagrame simultan și riscă confuzii pe parcurs. Cea mai bună parte? Este ușor să faceți modificări de oriunde lucrați, trăgând și plasând pictogramele diamant.

Colaborați în timp real

Diagrama noastră Gantt oferă echipei dvs. o platformă interactivă la care să poată colabora. Ei pot vedea progresul membrului echipei lor la sarcină și pot partaja comentarii și fișiere la nivel de sarcină. Puteți chiar să configurați alerte automate pentru a vă asigura că sunt îndeplinite reperele!

Când trebuie să raportați progresul în atingerea reperelor către părțile interesate, ProjectManager are atât un tablou de bord pentru a urmări progresul în timp real, cât și raportare cu un singur clic pentru a genera rapoarte care pot fi partajate oricui are nevoie de el. Etapele de referință nu au fost niciodată mai ușor de utilizat!

Etapele de referință sunt doar una dintre suita vastă de instrumente de management de proiect pe care le obțineți atunci când vă înscrieți la ProjectManager. Software-ul nostru de management al proiectelor bazat pe cloud vă oferă diagrame Gantt online robuste, cu repere, date în timp real și o platformă de colaborare pentru a vă face echipa mai eficientă și mai productivă. Vedeți singuri, luând astăzi o probă gratuită de 30 de zile!