Cum se scrie o propunere de proiect (pași și șablon sunt incluse)

Ce este o propunere de proiect?

O propunere de proiect este un document de management de proiect care este utilizat pentru a defini obiectivele și cerințele unui proiect. Ajută organizațiile și părțile interesate externe ale proiectului să cadă de acord asupra unui cadru inițial de planificare a proiectului.

Scopul principal al unei propuneri de proiect este de a obține acceptarea de la factorii de decizie. De aceea, o propunere de proiect conturează propunerea de valoare de bază a proiectului dumneavoastră. Vinde valoare atât părților interesate interne cât și externe ale proiectului. Intenția propunerii este de a atrage atenția părților interesate și a sponsorului de proiect. Odată ce ați atras atenția oamenilor, următorul pas este să-i entuziasmați de rezumatul proiectului.

A intra în capul publicului pentru care scrieți propunerea de proiect este vital: trebuie să gândiți ca părțile interesate ale proiectului pentru a livra o propunere care să le satisfacă nevoile.

Am creat un șablon gratuit de propunere de proiect pentru Word pentru a ajuta la structurarea documentelor, astfel încât să nu trebuie să vă amintiți procesul de fiecare dată.

Tipuri de propuneri de proiecte

În ceea ce privește tipurile de propuneri de proiecte, puteți avea una care este solicitată formal sau informal sau o continuare. Pot exista și propuneri de reînnoire și suplimentare. Iată o scurtă descriere a fiecăruia dintre ele.

• Propunere de proiect solicitată: O propunere de proiect solicitată este trimisă ca răspuns la o cerere de propunere (RFP). Aici va trebui să respectați instrucțiunile RFP ale proprietarului proiectului.
• Propunere de proiect nesolicitată: puteți trimite propuneri de proiect fără a primi o cerere de propunere. Acest lucru se poate întâmpla în licitațiile deschise pentru proiecte de construcție, în care un proprietar de proiect primește propuneri de proiecte nesolicitate de la mulți antreprenori.
• Propunere informală de proiect: Acest tip de propunere de proiect este creat atunci când un client solicită o propunere informală, fără o cerere de propuneri.
• Propunere de proiect de reînnoire: puteți utiliza o propunere de proiect de reînnoire atunci când contactați clienții anteriori. Avantajul este că puteți evidenția rezultatele pozitive din trecut și beneficiile viitoare.
• Propunerea de continuare a proiectului: Trimisă investitorilor și părților interesate pentru a comunica progresul proiectului.
• Propunere suplimentară de proiect: Această propunere este trimisă investitorilor pentru a solicita resurse suplimentare în faza de execuție a proiectului.

Cum se scrie o propunere de proiect

Există mai multe întrebări operaționale și strategice cheie de luat în considerare, inclusiv:

1. Triplă constrângere: Cum putem aborda tripla constrângere a domeniului, programului și costului proiectului?
2. Problemă de bază: Care este problema principală pe care încercăm să o rezolvăm?
3. Resurse: Ce resurse vor fi disponibile?
4. Cronologie: în ce cronologie de proiect lucrăm?
5. Buget: cu ce buget de proiect trebuie să lucrăm? Cum ne afectează acest lucru stabilirea obiectivelor?
6. Obiective strategice: Care sunt obiectivele strategice ale clientului nostru și cum se aliniază propunerea noastră cu aceste obiective?
7. Părți responsabile: Cine sunt persoanele responsabile pentru proiect? Care sunt scopurile și motivațiile lor?
8. Beneficiul clientului: Cum va beneficia clientul de pe urma finalizării proiectului nostru? Care este scopul lor principal?
9. Rezultatele proiectului și succesul: Cum va fi măsurat succesul proiectului? Ce rezultate se așteaptă să vadă părțile interesate la închidere?

După ce ați răspuns la aceste întrebări, puteți scrie o propunere de proiect. Toate propunerile de proiecte au șase elemente care construiesc fundația propunerii. Să aruncăm o privire la un exemplu de propunere de proiect.

Exemplu de schiță a propunerii de proiect

Aceste șase elemente sunt fundamentul unei schițe de propunere de proiect bine construită:

Rezumat

Rezumatul oferă o imagine de ansamblu rapidă a principalelor elemente ale propunerii dumneavoastră de proiect, cum ar fi antecedentele proiectului, obiectivele proiectului, livrabilele proiectului, printre altele. Scopul este de a capta atenția publicului și de a-i face entuziasmați de proiectul pe care îl propuneți. Este, în esență, „pitch-ul liftului” pentru ciclul de viață al proiectului. Ar trebui să fie scurt și la obiect.

Rezumatul executiv ar trebui să fie descriptiv și să dea o imagine a cum arată succesul proiectului pentru client. Cel mai important, ar trebui să motiveze clientul proiectului; la urma urmei, scopul este să-i facă să semneze pe linia punctată pentru a pune proiectul în mișcare!

Contextul proiectului

Fundalul proiectului este o secțiune de o pagină a propunerii dvs. de proiect care explică problema pe care proiectul dumneavoastră o va rezolva. Ar trebui să explicați când a început această problemă, starea ei actuală și cum proiectul dvs. va fi soluția ideală.

• Istoric: secțiunea de istorie prezintă proiectele de succes anterior. De asemenea, le subliniază pe cele care ar fi putut să funcționeze mai bine. Procedând astfel, această secțiune stabilește precedente. Și anume, modul în care următorul proiect poate fi mai eficient folosind informațiile din proiectele anterioare.
• Soluție: Secțiunea de soluții abordează modul în care proiectul dumneavoastră va rezolva problema clientului. În consecință, această secțiune include orice tehnici, abilități și proceduri de management de proiect pe care echipa ta le va folosi pentru a lucra eficient.

Abordarea proiectului

Abordarea dvs. de proiect definește metodologia de management de proiect, instrumentele și guvernanța pentru proiectul dvs. În termeni simpli, permite managerilor de proiect să explice părților interesate cum va fi planificat, executat și controlat cu succes proiectul.

• Cerințe: Cerințele sunt articolele, materialele și resursele necesare pentru proiect. Această secțiune ar trebui să acopere atât nevoile interne, cât și cele externe.
• Autorizare: Această secțiune acoperă cine sunt factorii de decizie din echipa de proiect. De asemenea, acoperă părțile interesate care au autoritate de semnare din partea clientului.
• Sfera proiectului: Sfera proiectului se referă la toate lucrările care vor fi executate. Acesta definește elementele de lucru, pachetele de lucru și livrabilele care vor fi livrate în timpul fazei de execuție a ciclului de viață al proiectului. Este important să utilizați o structură de defalcare a muncii (WBS) pentru a vă defini sarcinile, subsarcinile și pentru a le prioritiza.
• Resurse ale proiectului: resursele sunt esențiale pentru execuția proiectului dumneavoastră. Propunerea de proiect descrie pe scurt ce resurse sunt necesare și cum vor fi ele utilizate. Mai târziu, în timpul fazei de planificare, va trebui să creați un plan de management al resurselor care va fi un element important al planului de proiect.
• Cronologia proiectului: Odată ce ați definit domeniul de aplicare al proiectului, va trebui să estimați durata fiecărei sarcini pentru a crea o cronologie a proiectului. Mai târziu, în timpul fazei de planificare a proiectului, va trebui să creați un program de referință, care estimează durata totală a proiectului. Odată ce proiectul începe, veți compara programul real al proiectului cu programul de referință pentru a monitoriza progresul.
• Bugetul proiectului: Toate resursele de care veți avea nevoie pentru proiectul dvs. vor avea un preț. De aceea trebuie să estimați aceste costuri și să creați un buget de proiect. Bugetul proiectului va trebui să acopere toate cheltuielile proiectului și, în calitate de manager de proiect, va trebui să vă asigurați că îl respectați.
• Declarații financiare: dacă doriți să convingeți părțile interesate interne și investitorii externi, va trebui să le arătați care sunt beneficiile financiare pe care proiectul dumneavoastră le-ar putea aduce organizației lor. Puteți utiliza o analiză cost-beneficiu și situații financiare proiectate pentru a demonstra de ce proiectul dvs. este profitabil.
• Anexă: Informațiile care nu sunt incluse în propunerea de proiect fac parte din anexă. Acolo se află multe dintre cele mai interesante detalii ale unui proiect. De asemenea, este locul în care membrii echipei și părțile interesate pot face o scufundare profundă pentru a afla mai multe.

Șablon gratuit de propunere de proiect

Deși un șablon de propunere de proiect are limitări, este un loc bun pentru a începe să scrieți propunerea de proiect. Încercați șablonul nostru gratuit de propunere de proiect pentru Word.

Sfaturi pentru propuneri de proiect

Indiferent de propunerea de proiect la care lucrați, există câteva sfaturi care se aplică ca cele mai bune practici pentru toți. În timp ce mai sus am sugerat un șablon de propunere de proiect care ar avea un cuprins, ceea ce înseamnă că ar avea multe pagini, cel mai bun scenariu este menținerea propunerii la maximum una sau două pagini. Amintiți-vă, încercați să câștigați părțile interesate, nu să-i plictisești.

Vorbind despre părțile interesate ale proiectului, faceți cercetarea. Vrei să te adresezi celor potrivite. Nu are rost să faci toată munca necesară pentru a scrie o propunere grozavă doar pentru a o direcționa către publicul țintă greșit. Oricine o va citi, totuși, ar trebui să poată înțelege propunerea. Păstrați limbajul simplu și direct.

Când vine vorba de scris, apelează la un profesionist. Chiar și un document de afaceri, cum ar fi o propunere de proiect, un caz de afaceri sau un rezumat executiv, va avea de suferit dacă este prost construit sau are greșeli de scriere. Dacă nu doriți să angajați un scriitor profesionist de afaceri, asigurați-vă că solicitați pe cineva din echipa de proiect să copieze, să editeze și să verifice documentul. Cu cât sunt mai mulți ochi pe el, cu atât mai puține greșeli vor ajunge la ediția finală.
În timp ce doriți să păstrați propunerea scurtă și dulce, vă ajută să îndulciți oala prin adăugarea de mărturii ale clienților în atașamente. Nimic nu vinde un plan de proiect mai bine decât o bază de clienți care își caută produsul sau serviciul.

Utilizarea panourilor Kanban pentru a planifica o propunere de proiect

ProjectManager vă permite să planificați propuneri în cadrul software-ului nostru. Puteți actualiza sarcinile pentru propunerea de proiect pentru a indica unde stau lucrurile și ce mai rămâne de făcut. Coloanele vă permit să vă organizați propunerea pe secțiuni, creând o structură de defalcare a lucrărilor (WBS).

Urmăriți acest videoclip pentru a parcurge metodic toți pașii propunerii dvs., asigurându-vă că fiecare detaliu este acoperit. După vizionare, citiți mai departe pentru a revizui aspectele cheie.

Când construiți o propunere de proiect, este vital să vă amintiți publicul țintă. Publicul dvs. include cei care sunt entuziasmați de proiect și văd finalizarea ca pe un câștig pentru organizația lor. Dimpotrivă, alții din audiența dvs. vor vedea proiectul ca pe o durere și ceva la care nu așteaptă cu nerăbdare. Pentru a menține ambele părți mulțumite, este esențial să păstrați limbajul concret și concis.

Panourile noastre kanban vă ajută să vă gândiți la limbajul respectiv și să colaborați la el în mod eficient cu alți membri ai echipei, dacă este necesar. Fiecare card arată procentul de finalizat, astfel încât toată lumea din echipa de management al proiectului să fie conștientă de munca depusă și de ceea ce mai rămâne de făcut.

După cum puteți vedea din panoul kanban de mai sus, au început lucrările la Rezumatul executiv. Secțiunile Introducere, Cuprins și Rolul companiei sunt finalizate și există un început bun pentru sarcina Explicați problema și recomandați o soluție.

Un PDF este apoi atașat cardului și toți cei adăugați la sarcină primesc un e-mail care îi anunță despre modificare. Același proces poate fi utilizat pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului pentru a menține echipa actualizată, pentru a colabora și pentru a produce o propunere de proiect de primă clasă.

Dezvoltarea obiectivelor SMART pentru propunerea dvs. de proiect

Cel mai bun mod de gândire atunci când dezvoltați scopuri și obiective pentru propunerea dvs. de proiect este să utilizați sistemul SMART:

• Specific – Asigurați-vă că scopurile și obiectivele dvs. sunt clare, concise și specifice sarcinii în cauză.
• Măsurabil – Asigurați-vă că obiectivele și obiectivele dvs. sunt măsurabile, astfel încât să vedeți când lucrurile sunt pe drumul cel bun și merg bine și, dimpotrivă, când lucrurile sunt neregulate și problemele trebuie abordate. Obiectivele măsurabile facilitează dezvoltarea etapelor pe care le veți folosi pentru a urmări progresul proiectului și pentru a identifica o dată rezonabilă pentru finalizare și/sau închidere.
• Atins – Este important ca fiecare proiect să aibă un obiectiv „atins”. Atingerea acestui obiectiv ar însemna un proiect remarcabil, care depășește cu mult așteptările. Cu toate acestea, este important ca obiectivul de bază al proiectului să fie atins, astfel încât moralul să rămână ridicat și treaba se face cu timp și resurse disponibile.
• Relevant – Asigurați-vă că toate obiectivele dvs. sunt direct relevante pentru proiect și abordează domeniul în care lucrați.
• Bazat pe timp – Cronologia și datele specifice ar trebui să fie în centrul tuturor scopurilor și obiectivelor. Acest lucru ajută la menținerea proiectului pe drumul cel bun și asigură că toți membrii echipei de proiect pot gestiona munca care le are în față.

Construirea unei propuneri de proiect necesită timp și o analiză atentă.

Timpul petrecut merită, totuși, când câștigi următorul mare proiect!

Propunerile de proiecte sunt doar primul pas în procesul de planificare a proiectului. Odată ce proiectul dvs. este aprobat, va trebui să solidificați planul, să alocați și să gestionați resursele, să monitorizați proiectul și, în final, să vă predați livrabilele. Acest proces necesită un pachet software de management de proiect flexibil, dinamic și robust. ProjectManager este un software de management de proiect bazat pe cloud, care ajută toți membrii echipei să colaboreze și să gestioneze acest proces în timp real. Încercați software-ul nostru premiat cu această încercare gratuită de 30 de zile.