Cum se creează o carte de echipă (exemplu inclus)

Așa cum un proiect are o carte pentru a-și defini domeniul de aplicare, la fel și echipa ta trebuie să aibă o carte pentru a-și pune munca în context. Echipele trebuie să știe cine, ce, de ce, când și cum din proiect, iar o carte de echipă este modalitatea perfectă de a le furniza aceste informații.

Odată ce ați primit acceptarea din partea echipei și ei știu unde se află și cum să manevreze proiectul, sunteți pe drumul spre succes. Să explorăm cum să punem laolaltă o carte de echipă.

Ce este o carte de echipă?

O carte de echipă este un document care subliniază de ce echipa a fost adusă în proiect, ceea ce echipa este însărcinată să realizeze și resursele și constrângerile în care echipa va lucra.

Carta echipei este adesea creată într-un cadru de grup, ceea ce oferă echipei direcție și limite într-un mediu transparent. Această dezvoltare colectivă primește acceptarea echipei și se asigură că toată lumea își înțelege rolul în proiect.

De ce este importantă o carte de echipă?

Există două motive principale pentru statutul echipei. În primul rând, subliniază în mod clar obiectivele proiectului și modul în care echipa este responsabilă pentru sarcinile care duc la livrabilul final. În al doilea rând, informează membrii externi ai proiectului despre ce este și pentru ce nu este responsabilă echipa.

Un alt beneficiu al utilizării unei carte de echipă este că creează transparență în echipă, ceea ce duce la mai multă responsabilitate. Oferă echipei structura pentru a construi un acord asupra modului în care doresc să opereze în cadrul proiectului și asupra modului în care iau decizii. Acest lucru se realizează prin definirea frecvenței întâlnirilor și a altor logistice.

Evident, carta de echipă elimină blocajele și stabilește un curs pentru ca echipa să lucreze împreună mai eficient, rămânând în același timp aliniată cu obiectivele generale ale proiectului. O modalitate de a face acest lucru este prin definirea clară a rolului și responsabilităților fiecărui membru al echipei în proiect și a nivelului lor de autoritate în orice aspect particular al proiectului. De asemenea, stabilește ce resurse pot solicita.

Care sunt elementele unei carte de echipă?

O carte de echipă este alcătuită din mai multe secțiuni care au legătură directă cu implicarea echipei în proiect. În timp ce chartele echipelor se pot schimba în funcție de proiect, toate tind să împărtășească elementele prezentate mai jos.

1. Fundal

Primul lucru de făcut este să puneți bazele proiectului. Adică, rezumați despre ce este vorba și de ce este inițiat. Acest lucru permite echipei să vadă cum se potrivesc în proiectul general, precum și să identifice părțile interesate care sunt investite în succesul proiectului.

2. Misiune și obiective

Declarația de misiune definește în continuare secțiunea de fundal, definind cum arată succesul în proiect, astfel încât echipa să știe spre ce urmărește de fiecare dată când își asumă o nouă sarcină. Expandând din nou la imaginea de ansamblu, sunt explicate beneficiile și afacerile care conduc proiectul.

3. Buget și Resurse

Finanțarea proiectului este definită în această secțiune, inclusiv ce resurse sunt alocate. Membrii echipei pot fi curioși dacă există vreo instruire oferită, așa că liderul echipei va spune dacă este inclusă antrenamentul. În cele din urmă, din punct de vedere financiar, este identificat conducerea care sprijină echipa, astfel încât să poată fi contactați cu orice întrebări legate de costuri.

4. Roluri și responsabilități

Toată lumea din echipă trebuie să-și cunoască rolul și responsabilitatea pentru a nu se pune în calea celuilalt. Aici, enumerați seturile de abilități și expertiza lor, precum și cine are autoritate asupra cui.

5. Operațiuni în echipă

Pentru ca o echipă să lucreze eficient, structura operațională a acesteia trebuie să fie conturată. De asemenea, dacă un nou membru al echipei intră în proiect, trebuie definit calea lor, precum și o strategie de ieșire pentru cei care ar putea părăsi echipa. Toate regulile de funcționare, relațiile etc. sunt explorate și clarificate.

6. Domeniul de aplicare

Sfera proiectului este subliniată în această parte a chartei echipei, precum și modul în care membrii echipei vor participa la sfera proiectului.

7. Evaluarea performanței

Pe parcursul proiectului, membrii echipei vor fi evaluați în funcție de performanța și progresul lor. Acest lucru trebuie explicat din timp, inclusiv cum vor fi măsurate aceste valori, cine le va evalua și când.

8. Activități și repere

Aici sunt enumerate sarcinile care compun proiectul, împreună cu reperele. Cu acestea, echipa are o mai bună înțelegere a muncii pe care o are în față.

9. Ghid de comunicare

Comunicarea în echipă, atât între ei, cât și cu managerul sau liderul de echipă, este prezentată în această secțiune. Se va decide modalitatea de comunicare, cât și cât de des se vor întâlni echipele și frecvența rapoartelor lor de stare.

10. Semnături

În cele din urmă, odată ce carta echipei a fost discutată pe deplin și toți membrii echipei sunt la bord, fiecare va semna și data documentul. Acest lucru arată că ei își înțeleg rolul, responsabilitatea, domeniul de aplicare al proiectului și modul în care sunt implicați.

Un exemplu de carte de echipă

Carta echipei este dezvoltată împreună cu echipa pe măsură ce se formează. Pentru a vă asigura că ați acoperit toate bazele, nu este o idee rea să utilizați un șablon de carte de echipă. ProjectManager.com are zeci de șabloane gratuite de management de proiect, inclusiv carta echipei, prezentată mai jos.

După cum puteți vedea, fiecare secțiune este așezată într-o cutie personalizabilă care vă oferă posibilitatea de a vă extinde. Desigur, documentația justificativă poate fi întotdeauna atașată, dar șablonul în sine va avea o privire de ansamblu, lovind toate punctele principale și se termină cu o pagină de semnătură.

Șablonul nostru de carta de echipă are toate câmpurile pe care le-am subliniat mai sus. Fiecare membru al echipei nu numai că ar fi trebuit să fi participat la elaborarea și discutarea chartei echipei, dar să aibă o copie pentru ei înșiși, pe care să o facă referire ori de câte ori a fost nevoie.

Cele mai bune practici pentru realizarea unei carte de echipă

Cel mai bun mod de a face o carte de echipă este cu echipa. Ei trebuie să cunoască dezavantajele proiectului și, prin urmare, ar trebui să facă parte din dezvoltarea chartei echipei. Chiar dacă nu vor ști detalii, contribuția lor este esențială.

Deși nu doriți să vă pierdeți în buruieni, carta echipei trebuie să fie amănunțită și să explice pe deplin scopul echipei, obiectivele măsurabile de care vor fi evaluate și liniile directoare de operare pentru echipă în timpul execuției proiectului.

Acestea fiind spuse, documentul ar trebui să fie digerabil, cu obiective specifice și măsurabile cu care să poată trăi toată lumea din echipă. Ar trebui să fie realizabil și să aibă ca rezultat succesul proiectului conform planificării. S-ar putea să doriți să includeți un cod de conduită și un plan pentru rezolvarea oricăror conflicte, care creează un mediu de lucru în care toată lumea se simte în siguranță și apreciată, deoarece acest lucru duce de obicei la un moral și o productivitate mai mari.

Când să actualizați o carte de echipă

Carta echipei ar trebui actualizată ori de câte ori planul de proiect s-a modificat într-un mod care va avea un impact asupra liniilor directoare originale. De exemplu, dacă domeniul de aplicare al proiectului se modifică din cauza unei cereri de modificare, informațiile respective vor trebui să fie corelate.

Un alt motiv pentru a vă actualiza statutul echipei este dacă un nou membru al echipei este adus la bord. În acest moment, detaliile chartei echipei ar putea rămâne practic aceleași, dar procesul de dezvoltare a acesteia cu noul membru al echipei ar necesita revizuirea lui cu ei. Acest lucru este valabil și atunci când un membru al echipei iese din echipă. Carta echipei trebuie revizuită și revizuită pentru a se nota contribuția acelui membru al echipei. Chiar dacă părăsesc organizația, statutul echipei poate fi modificat pentru a face această tranziție mai ușoară.

Cum ajută ProjectManager la managementul echipei

ProjectManager.com este un software de management de proiect premiat care organizează echipe și promovează munca colaborativă. Instrumentul nostru nu numai că dă putere echipelor să lucreze mai bine împreună, ci oferă managerilor transparență în acest proces pentru a le sprijini printr-o planificare, programare și alocare mai bune a resurselor.

Nu toată lumea lucrează la fel, așa că oferim echipelor mai multe vizualizări ale proiectelor, astfel încât să poată lucra așa cum doresc. Există liste de sarcini dinamice, o vizualizare a calendarului și panouri kanban pentru a vizualiza fluxul de lucru și a permite echipelor să-și gestioneze întârzierile și să planifice sprinturile împreună.

Planificați cu diagrame Gantt

Managerii au funcții pentru a monitoriza munca echipei lor și pentru a programa sarcini și resurse. Vizualizarea diagramă Gantt permite managerilor să conecteze dependențele sarcinilor pentru a evita blocajele care scad productivitatea echipei. Aceștia pot stabili etape și pot edita Gantt-ul prin tragerea și plasarea sarcinilor la noul termen limită.

Echilibrați resursele cu calendarele de sarcină de lucru

Menținerea echipelor să lucreze la capacitate maximă fără a le epuiza este esențială dacă doriți ca acestea să fie fericite. Funcțiile de gestionare a resurselor le permit managerilor să urmărească orele echipei lor, disponibilitatea și costurile aferente. Folosiți pagina echipei pentru a obține o imagine de ansamblu asupra muncii lor și pagina volumului de lucru pentru a menține volumul de lucru echilibrat.

ProjectManager.com este un software bazat pe cloud cu date în timp real care permite echipelor să lucreze împreună oriunde s-ar afla. Managerii obțin informații mai precise și mai oportune care le informează în luarea deciziilor pe măsură ce planifică, monitorizează și raportează asupra proiectului. Încercați-l astăzi luând această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.