Cum să creați o diagramă a fluxului de lucru pentru proiectul dvs. (instrumente gratuite incluse)

O diagramă de flux de lucru vă permite să vizualizați întregul proiect într-o singură diagramă. Toate sarcinile dvs. și modul în care acestea se deplasează de la una la alta sunt prezentate în planul proiectului, desigur, dar a avea o imagine vizuală este o metodă rapidă și ușoară de a vedea imaginea de ansamblu.

Fiecare instrument care ajută la definirea proiectului și îl face mai ușor de gestionat este valoros.

Ce este o diagramă de flux de lucru?

O diagramă a fluxului de lucru este un tip de diagramă de management de proiect care afișează fiecare sarcină dintr-un proiect sau un proces de afaceri, inclusiv sarcinile dependente. Acestea pot fi desenate manual și sunt adesea folosite pentru a prezenta rapid un proiect prin ilustrarea fluxului de lucru. Diagramele fluxului de lucru au fost introduse în industria de producție la sfârșitul anilor 1880 pentru a ajuta la îmbunătățirea procesului de producție. Cu toate acestea, ele sunt acum utilizate în diverse industrii, inclusiv în finanțe, guvern și comerț.

O diagramă a fluxului de lucru este ca o hartă. Are un punct de plecare și o cale care duce la livrabilul final al proiectului. Urmând o diagramă a fluxului de lucru, nu faceți ocoliri inutile și vă finalizați munca mai rapid. De aceea, diagramele de flux de lucru sunt utilizate în mod obișnuit pentru îmbunătățirea proceselor, maparea proceselor de afaceri și analiza proceselor de afaceri.

Nu puteți crea o diagramă a fluxului de lucru până când nu aveți un plan de proiect clar, un proces de afaceri sau, cel puțin, o analiză a fluxului de lucru. Acest lucru vă permite să definiți munca, precum și să standardizați și să identificați punctele cheie de decizie în proces.

Utilizarea unei diagrame a fluxului de lucru cu software-ul de gestionare a fluxului de lucru vă va eficientiza procesul de afaceri. ProjectManager este un software de gestionare a muncii bazat pe cloud, care vă permite să creați fluxuri de lucru automate pentru a elimina munca aglomerată și pentru a accelera productivitatea echipei dvs. În plus, puteți construi planuri de proiect complete pe diagrame Gantt, panouri kanban, liste de sarcini și multe altele. Încercați ProjectManager astăzi gratuit.

Cum ajută diagramele fluxului de lucru la managementul proiectelor?

Maparea procesului o diagramă a fluxului de lucru este benefică pentru managementul de proiect, deoarece ajută echipele rolul lor în succesiunea de lucru. Acest lucru creează o comunicare mai bună între departamente și oferă echipelor o înțelegere fermă a ceea ce au de făcut.

Diagramele fluxului de lucru vă ajută, de asemenea, să descoperiți blocuri în programarea proiectului înainte de a-l executa. Prin urmare, o diagramă a fluxului de lucru identifică zonele care vă pot arunca proiectul din urmă. Acest lucru vă oferă timp să gândiți împreună cu echipa soluțiile de îmbunătățire a proceselor și de modelare a proceselor înainte ca un blocaj să vă afecteze negativ programul și/sau bugetul.

O diagramă de flux poate ajuta și în cadrul echipelor. Este un instrument de colaborare excelent pe care toată lumea îl poate folosi pentru a înțelege munca pe care o desfășurați. Aceste cunoștințe fac comunicarea mai clară. De asemenea, atunci când o persoană nouă este încorporată, deținerea unui instrument de mapare a proceselor de afaceri, cum ar fi diagrama fluxului de lucru, accelerează timpul necesar pentru ca noul angajat să se aclimatizeze cu proiectul.

Formele pentru noduri pot juca, de asemenea, un rol important în definirea diagramei fluxului de lucru. De exemplu, un oval indică punctul de început sau de sfârșit al unui proces. Dreptunghiurile sunt instrucțiuni sau acțiuni. Forma de romb identifică o decizie da sau nu care va conduce fluxul de lucru pe una dintre cele două căi separate. Un cerc înseamnă când ceva se mișcă dintr-o secțiune în alta. Săgețile indică direcția pasului următor.

Componentele unei diagrame de flux de lucru

Diagrama de flux de lucru este alcătuită din șase componente:

• Participanți: Aceștia sunt oamenii care se află în orice proces este diagramat. Aceasta include și rolul lor în proces.
• Activități: Aceasta este munca ta. De exemplu, activitățile ar putea fi comandă, facturare, servicii financiare sau producție. Fiecare sarcină este detaliată.
• Ordine: Aceasta prezintă ceea ce se întâmplă înainte și după activitate și dacă oricare dintre aceste sarcini depinde de altele pentru a începe sau a opri.
• Intrare: Aceasta este ceea ce este necesar pentru a realiza activitatea, cum ar fi materiale sau date.
• Rezultat: acesta este rezultatul final al acelei activități, cum ar fi datele sau documentul sau orice altceva va fi transmis la următoarea activitate.
• Standardizare: De obicei, pașii sunt reprezentați prin noduri. Aceste noduri sunt legate printr-o linie care arată direcția în care se mișcă lucrarea. Prin urmare, mai multe noduri pot fi stivuite unul peste altul dacă executați o lucrare în același timp.

Tipuri de diagrame de flux de lucru

Puteți ilustra o diagramă a fluxului de lucru în mai multe moduri:

• Diagrama ANSI: Diagrama ANSI, folosește simboluri de la Institutul Național de Standarde American (de unde și acronimul). Este varianta cea mai des folosită.
• Activitate UML: UML, sau limbajul unificat de modelare, arată grafic ordinea pașilor dintr-un proces. De asemenea, reprezintă fluxul de control.
• Notația de modelare a afacerilor: Notația de modelare a proceselor de afaceri (BPMN) este similară cu UML, dar este mai probabil utilizată de oamenii tehnici și de afaceri care se concentrează pe procesele și informațiile de afaceri, mai degrabă decât pe rezultate.
• Swimlane: Swimlane este o diagramă care separă diferitele părți ale unei organizații pentru a evidenția interacțiunea dintre aceste unități. Oferă utilizatorilor o vedere la nivel înalt care expune potențialele ineficiențe.
• SIPOC: furnizorul, intrarea, procesul, ieșirea, clientul sau SIPOC arată cine a creat și primit datele. De asemenea, evidențiază procesele la nivel înalt implicate.

Înrudit: Diagrame cu săgeți pentru proiecte: Activitate pe nod și Activitate pe săgeată

Cum se creează o diagramă a fluxului de lucru

După cum sa menționat mai sus, o diagramă a fluxului de lucru nu apare doar magic pe pagină. Trebuie să faci treaba, care implică analiză. Urmați acești șase pași pentru a vă crea propria diagramă a fluxului de lucru:

1. Identificați procesele pe care le urmăriți: decideți ce procese de proiect doriți să urmăriți vă va ajuta să determinați tipul de diagramă pe care îl utilizați. Rețineți cine va folosi diagrama fluxului de lucru, tehnică sau non-tehnică, deoarece aceasta va informa și diagrama utilizată.
2. Definiți punctele de început și de sfârșit: diagrama fluxului de lucru are nevoie de un punct de pornire pentru a începe procesul și de un obiectiv final în care procesul este finalizat. Nu ilustrează un proces continuu, ci, ca orice proiect, unul cu un început și un sfârșit.
3. Obțineți informațiile dvs. împreună: descrieți activitățile implicate în fiecare pas al procesului și cine este factorul de decizie pentru fiecare dintre acești pași. De asemenea, veți dori să cunoașteți cronologia procesului, orice abateri, posibile blocaje și modalități de îmbunătățire a procesului. Aceste informații ar trebui adunate discutând cu echipele din fiecare departament implicat în fluxul de lucru.
4. Găsiți și eliminați ineficiențele: definiți-vă sarcinile pentru a vă simplifica procesul. Decideți dacă fiecare sarcină este obligatorie, utilă, plăcută sau nu este necesară. Asigurați-vă că aceste distincții se aliniază cu obiectivul dvs. general și cu gestionarea generală a fluxului de lucru.
5. Creați fluxul de lucru: Aici luați toate datele pe care le-ați compilat și le transformați într-o hartă vizuală a procesului fluxului de lucru. Acest lucru se poate face manual sau cu un instrument de diagramare. Diagrama finală a fluxului de lucru ar trebui să fie ușor de înțeles, editat și partajat.
6. Revizuire și rafinare: diagrama fluxului de lucru nu este un document static. Ar trebui să fie revizuit și rafinat în mod continuu pe măsură ce apar blocaje, unele procese durează prea mult, costurile cresc etc. Există întotdeauna o cale către o eficiență mai mare și tu și echipa ta ar trebui să fii deschiși.

Exemplu de diagramă de flux de lucru

Pentru a ilustra mai bine cum să creați o diagramă a fluxului de lucru, vedeți imaginea de mai jos a unui flux de lucru simplu de publicare a unei postări de blog pentru a genera trafic către un site web. După cum este ilustrat mai jos, proiectul începe cu căutarea cuvintelor cheie potrivite. Aceștia sunt termeni de căutare pe care clienții potențiali îi folosesc și sperăm că vor aduce postarea dvs. de blog în partea de sus a unei interogări.

Odată ce decideți asupra unui subiect și alegeți cuvintele cheie, le atribuiți unui redactor, care trimite prima schiță editorului său, care editează schița. Acesta este reprezentat ca un triunghi, mai degrabă decât un dreptunghi ca și celelalte activități. Asta pentru că este o decizie da sau nu.

Odată aprobată, copia se mută în departamentul de artă și activele vizuale sunt create pentru a însoți piesa atunci când este publicată. Copia și activele sunt apoi încărcate într-un sistem de management al conținutului (CMS), cum ar fi WordPress. Acum, se face o modificare finală, din nou cu o decizie da sau nu cu privire la necesitatea unor revizuiri.

Dacă totul arată bine, blogul este publicat. Acesta este apoi distribuit pe diverse platforme de social media pentru a ajuta la atragerea de trafic către site-ul web. Acest proces este finalizat. Desigur, există și alte procese ulterior, cum ar fi analiza traficului, dar asta este pentru o altă diagramă de flux.

Instrumente gratuite pentru realizarea unei diagrame de flux de lucru

Desenarea manuală a unei diagrame de rețea este bună pentru a vă exprima punctul de vedere, dar în ceea ce privește utilizarea uneia pentru un proiect, aveți nevoie de ceva clar și ușor de citit dintr-o privire. Cu excepția cazului în care aveți o facilitate cu desen și caligrafie bună, probabil că este mai bine să utilizați un instrument de diagramare. De asemenea, sunt mai ușor de partajat și editat. Următoarele sunt câteva gratuite pentru a vă ajuta să începeți.

• edraw by wondershare: Această soluție de diagramă gratuită realizează diagrame de flux de lucru, dar și hărți medii și alte instrumente vizuale. Excelent pentru colaborare.
• draw.io: Acest creator de diagrame gratuit funcționează cu Google Drive, OneDrive, Dropbox, GitHub și multe altele. Realizează diagrame de flux, diagrame de proces, diagrame de rețea și multe altele.
• SmartDraw: Acest program de desen gratuit are multe șabloane pentru a vă ajuta să începeți, de la diagrame de flux la planuri de etaj. De asemenea, se integrează cu Google Workspace, Microsoft Office, Atlassian's Confluence și Jira.

Cum ajută ProjectManager la fluxurile de lucru

Cunoașterea procesului și maparea unei diagrame de flux de lucru este doar începutul. Trebuie să implementați acel plan și să-l executați la timp și în bugetul convenit. Acest lucru necesită vizibilitate asupra instrumentelor de gestionare a proceselor și a resurselor pentru a vă menține echipa să lucreze la capacitate maximă. ProjectManager este un software bazat pe cloud care furnizează date în timp real pentru a lua decizii mai perspicace pentru a vă controla fluxul de lucru.

Creați fluxuri de lucru pe panouri Kanban

Transformarea unei diagrame a fluxului de lucru într-un instrument care oferă echipelor sarcinilor și managerilor transparență în munca lor necesită panouri kanban. Panourile Kanban ajută la vizualizarea fluxurilor de lucru agile, permițând echipelor să-și gestioneze întârzierile și să lucreze în colaborare pentru a planifica sprinturile. Managerii pot vizualiza panoul și pot prinde blocajele înainte de a bloca echipa și de a realoca resurse pentru a le menține în funcțiune. Chiar dacă managerul lucrează la una dintre celelalte vizualizări ale proiectului, cum ar fi diagrama interactivă Gantt, toate datele sunt actualizate simultan în fluxul de lucru kanban.

Gestionați și urmăriți resursele

Diagramele fluxului de lucru arată calea de urmat pentru echipe, dar instrumentele de gestionare a resurselor le fac să funcționeze productiv. Un lucru de gestionat este câte sarcini i-ați atribuit fiecărui membru al echipei. Diagrama noastră de volum de lucru codată în culori face rapid și ușor să vedeți cine este supraalocat și cine are prea puține sarcini. Apoi, puteți realoca resurse chiar din graficul volumului de lucru și puteți echilibra sarcinile echipei dvs. pentru a le menține să funcționeze cât mai bine.

Raport despre progresul din mers

Părțile interesate vor dori să vă vadă diagrama fluxului de lucru, dar pe măsură ce proiectul continuă, vor dori și date despre progresul acestuia. Rapoartele cu un singur clic despre sarcini, timp, buget și altele pot fi filtrate pentru a afișa doar informațiile pe care le doresc și pot fi partajate cu ușurință ca atașament PDF sau chiar tipărite dacă așa preferă să obțină actualizările de stare.

Nu baza succesul proiectului tău doar pe diagramele fluxului de lucru. Aveți acum harta de care aveți nevoie pentru a ajunge acolo cu instrumente de management de proiect care ajută echipele să colaboreze, să automatizeze fluxurile de lucru și să vă ajute să monitorizați, să urmăriți și să raportați performanța. ProjectManager este un software premiat care organizează munca pentru a vă ajuta să vă atingeți obiectivele. Instrumentul nostru de management al muncii este conceput pentru a lucra cu echipe hibride, indiferent unde se află, cum le place să lucreze sau nivelul lor de calificare. Transformă-ți diagrama fluxului de lucru într-un instrument interactiv de management al proiectelor. Încercați ProjectManager astăzi gratuit.