Cum se creează un buget pentru eveniment

Producerea unui eveniment, fie virtual, în persoană sau hibrid, este destul de dificilă. Trebuie să faceți un buget pentru eveniment adaugă un alt strat de stres. Dar nu trebuie să fie un coșmar dacă urmați câțiva pași simpli pentru a crea un buget pentru eveniment.

Evenimentele de succes ar trebui să fie distractive și informative. Dacă vă confruntați cu bugetul evenimentului, acesta poate avea un impact negativ asupra întregului eveniment. Dacă bugetul evenimentului tău este greșit, este și mai rău; este posibil să nu puteți plăti vânzătorilor sau difuzoarelor. Vă vom ajuta să evitați aceste capcane.

Ce este un buget pentru eveniment?

Un buget de eveniment reprezintă costurile estimate asociate cu organizarea unui eveniment. Se bazează pe o serie de variabile din cercetare, îndrumarea experților și planificarea evenimentului. Toate evenimentele, mari și mici, au nevoie de un buget pentru a acoperi cheltuielile.

Bugetul evenimentului trebuie să prognozeze toate costurile, cum ar fi închirierea site-ului, orice echipament necesar, cum ar fi scaune, mese etc., și asigurarea vorbitorilor sau a participanților la o discuție. Există mai multe costuri, desigur, dar depind de tipul de eveniment produs.

Planificarea și bugetarea unui eveniment este primul pas în realizarea unui eveniment de succes. Chiar dacă ați produs zeci de evenimente înainte de cel pe care îl bugetați acum, vor exista întotdeauna diferențe. Prețurile pentru lucruri se schimbă și există un risc inerent în organizarea unui eveniment care vă poate afecta bugetul.

Crearea și gestionarea unui buget este una dintre cele mai importante părți ale furnizării unui eveniment de succes. ProjectManager este un software online care vă ajută să urmăriți resursele și costurile în timp real. Planificați-vă bugetul pe diagrama noastră Gantt, inclusiv toate resursele și costurile dvs. și setați o linie de referință pentru a captura bugetul respectiv. Acum puteți compara costurile planificate cu costurile reale în timp real. Monitorizarea costurilor în timp real vă ajută să respectați bugetul. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Tipuri de evenimente

Există multe tipuri diferite de evenimente. De la o petrecere de vacanță la o conferință de afaceri, aceștia parcurg o gamă de la intim la mare. Toate evenimentele pot fi împărțite în patru subseturi majore. Fiecare are cerințe bugetare similare, deși vor exista și diferențe ușoare până la majore între ele.

Privat

Un eveniment privat ar putea fi unul pe care îl organizați pentru ziua de naștere a partenerului dvs. sau o aniversare. Dar ar putea fi, de asemenea, un eveniment corporativ sau o altă funcție de afaceri. Aceste evenimente diverse sunt de obicei pe bază de invitație, ceea ce înseamnă că doar cei invitați pot participa.

Corporativ

Evenimentele corporative sunt cele pe care o companie le sponsorizează. Aceștia tind să se concentreze pe angajații companiei sau pe clienții acesteia. Evenimentele corporative pot fi folosite pentru a instrui personalul sau pentru a educa publicul cu privire la marcă sau un produs, să sărbătorească etapele de referință ale companiei, să introducă schimbări în companie și să ofere oportunități de creare de rețele sau exerciții de team-building.

În persoană

Un eveniment în persoană este unul în care participanții și personalul evenimentului sunt prezenți fizic în același spațiu. Așa s-au petrecut aproape toate evenimentele până de curând. Dar chiar și cu ani în urmă, evenimentele puteau fi desfășurate prin telefon, cum ar fi un apel pentru veniturile corporative pentru investitori și reporteri.

Pe net

Un eveniment online, denumit și eveniment virtual, este unul care are loc pe internet. Poate fi transmis în direct sau înregistrat, dar singura dorință de a participa este accesarea online. Tehnologia s-a îmbunătățit și este posibil ca participanții, producătorii și furnizorii de evenimente să interacționeze în timp real. Acest tip de eveniment a devenit atât de popular pentru că poate atrage un public mai larg. De asemenea, devine obișnuit să găsim evenimente hibride care oferă un site fizic și o platformă virtuală.

Cum se creează un buget pentru eveniment

După cum am menționat, orice tip de eveniment necesită un buget. Ar putea fi simplu sau complex, în funcție de tipul și dimensiunea evenimentului. Dar a-ți lua timp pentru a prognoza un buget precis este o modalitate de a te asigura că evenimentul va avea loc fără probleme.

Mai jos detaliem pașii de bază pentru crearea unui buget pentru eveniment. Aceasta este o viziune amplă care poate fi aplicată oricărui tip de eveniment. Desigur, vor fi pași suplimentari în funcție de tipul de eveniment pe care îl produceți, dar acest lucru vă oferă esențialul.

1. Creați un plan de eveniment

Primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să vă identificați strategia evenimentului. Asta înseamnă să determinați ce tip de eveniment produceți și o cifră a ceea ce sunteți dispus să plătiți. Acest lucru duce la un plan la nivel înalt în care stabiliți domeniul de aplicare al proiectului. Scopul este obiectivele evenimentului, livrabilele, sarcinile, costurile și termenul limită. Va trebui să determinați locația, difuzoarele, personalul, brandingul, mâncarea, marketingul, echipamentul și multe altele. Odată ce faci asta, asigură-te că părțile interesate sunt de acord.

Înrudit: șablon gratuit pentru domeniul de aplicare al proiectului pentru Word

2. Estimați costurile fixe și variabile

Acum că aveți un plan, următorul pas este să prognozați costurile. Aceasta înseamnă să înțelegeți diferența dintre costurile fixe și variabile și să faceți estimări precise pentru acestea. Costurile fixe sunt numite și costuri indirecte sau cheltuieli generale; cele care nu pot fi schimbate. De exemplu, chiria, facturile de utilități și salariile sunt costuri fixe. Costurile variabile sunt cheltuieli care se modifică de la un eveniment la altul, inclusiv costurile cu forța de muncă, materialele necesare pentru eveniment și facturile de utilități ale evenimentului. Acesta din urmă este și un cost fix, dar factura de utilități poate fi influențată de evenimentul tău, motiv pentru care trăiește în ambele categorii. Cunoașterea acestor costuri vă ajută să găsiți un buget mai precis pentru eveniment.

3. Creați un buget pentru eveniment

Acum că aveți detaliile, puteți începe să asamblați un buget pentru eveniment. Trebuie să știți ce furnizori veți folosi, locul evenimentului și alți furnizori de servicii pentru a vă asambla bugetul evenimentului. Crearea bugetului evenimentului vă ajută să urmăriți aceste costuri și să vă asigurați că rămâneți în verde. Pentru a face acest lucru, trebuie să monitorizați costurile reale și să le comparați cu costurile planificate pentru eveniment. Este mai probabil ca evenimentul dvs. să rămână la buget dacă puteți aduna date în timp real.

Ce costuri ar trebui să includeți într-un buget pentru eveniment?

Am atins deja câteva costuri de inclus în bugetul evenimentului dvs. Mai jos este o listă cu cele comune, dar nu este exhaustivă. Când faceți un buget pentru eveniment, încercați să includeți totul. Cu cât poți acoperi mai multe costuri, cu atât bugetul evenimentului tău va fi mai precis.

Marketing de evenimente

Pentru ca evenimentul să fie un succes, publicul tău trebuie să știe ce, unde și când este. Aceste lucruri și multe altele sunt acoperite de costurile dvs. de marketing, care pot fi trimiterea unui e-mail personalului dvs., crearea unui site web sau publicitatea online. Indiferent dacă faceți publicitate tradițională sau digitală, aceste costuri trebuie definite.

Costurile de personal

Va trebui să recrutați și să angajați personal pentru eveniment. În loc să treci prin zeci de interviuri de angajare, poți face contract cu o agenție de personal temporar care furnizează personal și alte servicii conexe, cum ar fi catering.

Locul de desfășurare

Dacă evenimentul tău are loc în persoană sau online, vei avea totuși nevoie de un loc. Locul respectiv depinde dacă evenimentul este fizic sau virtual. De exemplu, un eveniment în persoană are nevoie de un spațiu suficient de mare pentru a găzdui toți participanții, vânzătorii și fie sălile de grup, fie o scenă pentru discuții și vorbitori principali. Un eveniment online are nevoie de un loc fizic din care să înregistrați și să difuzați, ceea ce înseamnă iluminat, cameră, microfoane etc.

Produse alimentare si bauturi

Majoritatea evenimentelor au un anumit tip de răcoare. Locul de desfășurare ar putea oferi acest lucru sau chiar o agenție de angajare temporară sau un catering. Dacă nu, va trebui să vă dați seama ce doriți și costurile asociate cu cumpărarea, depozitarea și livrarea alimentelor și băuturii.

Echipamente

Echipamentul face adesea parte din prețul închirierii locației, dar nu este întotdeauna cazul. Dacă locația nu oferă echipamente sau doar o listă parțială a ceea ce aveți nevoie, va trebui să căutați alte locuri pentru a închiria difuzoare, generatoare, instrumente de transmisie în direct etc.

Călătorii și cazare

În funcție de locul unde se desfășoară evenimentul, vor fi necesare transport și cazare. Asta poate însemna orice, de la o limuzină extensibilă la un taxi. Aceasta este o gamă largă de costuri. Dacă vin oameni din afara orașului, îi zburați sau doar le puneți? Toate variabilele trebuie stabilite în cuie, astfel încât să puteți adăuga costurile corect.

ProjectManager ajută la bugetarea evenimentelor

Sunt o mulțime de lucruri pe care trebuie să le urmăriți, motiv pentru care a fost dezvoltat software de management de proiect. ProjectManager este un software online care vă ajută să vă planificați și să urmăriți bugetul evenimentului în timp real. Planificarea pe diagrame Gantt vă ajută să organizați sarcinile și să legați dependențele pentru a evita întârzierile costisitoare. De asemenea, puteți monitoriza variația în timp real, pentru a vă ajuta să respectați bugetul. Dar acesta este doar începutul modului în care ajutăm cu bugetele pentru evenimente.

Utilizați foile de pontaj online pentru a urmări timpul și costurile

Deoarece software-ul nostru este online, obțineți actualizări de date în timp real pentru a vă ajuta să urmăriți timpul și costurile. Acest lucru vă menține evenimentul în program și vă ajută să evitați cheltuirea excesivă. Un instrument care urmărește timpul și costurile sunt foile noastre de pontaj securizate. Puteți vedea cât timp toată lumea lucrează la sarcinile sale și care sunt costurile legate de acestea, deoarece rata de plată este și în instrument. Nu numai că eficientizăm salarizarea, dar vă ajutăm să vă mențineți evenimentul pe drumul cel bun.

Utilizați calendarele de proiect pentru a programa evenimente

Producerea unui eveniment necesită coordonarea multor oameni diferiți. Software-ul nostru vă oferă instrumente pentru a facilita acest proces, permițând în același timp tuturor să folosească instrumentele cu care se simte confortabil. Planificați un Gantt, dar furnizorul dvs. de catering își poate vedea sarcinile în vizualizarea listă. Calendarul proiectului preia planul de la Gantt și îl transferă automat într-un format de calendar pentru a vedea programul și termenele limită.

Când aveți de-a face cu furnizori și contractori din afara companiei dvs., trebuie să păstrați toată lumea conectată. Platforma noastră de colaborare în timp real permite tuturor să partajeze fișiere, să comenteze sarcini și să eticheteze pe alții pentru a le păstra în buclă. Stocarea noastră nelimitată de fișiere înseamnă că aveți și un hub centralizat pentru toate documentele și planurile dvs. ori de câte ori cineva are nevoie de ele.

ProjectManager este un software de management de proiect premiat care vă ajută să planificați, să programați și să urmăriți evenimente. Software-ul nostru flexibil se poate adapta la modul în care doriți să lucrați, oferindu-vă caracteristicile de care aveți nevoie pentru a gestiona sarcini, riscuri, resurse și multe altele. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.