Cum să creați rapoarte de progres pentru proiecte și afaceri

Părțile interesate sunt preocupate de progresul proiectului, deoarece au un interes personal în succesul acestuia. Ei doresc să rămână în comunicare consecventă cu dvs. și să obțină rapoarte despre modul în care proiectul progresează pe perioade regulate de timp.

Modul în care un manager de proiect poate menține părțile interesate la curent este prin raportare, în special cu un raport de progres. Un raport de progres al proiectului sună simplu – este un raport despre progresul proiectului. Dar modul în care este structurat face sau distruge un raport de progres.

Ce este un raport de progres?

Un raport de progres comunică părților interesate ceea ce s-a întâmplat în proiect, într-o anumită perioadă de timp. Arată dacă proiectul este conform programului, iar dacă nu, raportul este utilizat pentru a începe o discuție despre cum să ajustați bugetul și resursele proiectului pentru a-l readuce pe drumul cel bun.

Prin urmare, puteți spune că scopul unui raport de progres este de a convinge părțile interesate că proiectul este solid și merge mai departe conform așteptărilor. Face acest lucru arătând lucrările în desfășurare, ceea ce oferă părților interesate posibilitatea de a face orice solicitare de modificare.

Aceste sugestii pot fi apoi gestionate și elaborate pentru a preveni orice impact negativ asupra domeniului de aplicare al proiectului. Managerii de proiect pot folosi, de asemenea, rapoarte de progres ca mijloc de a aborda problemele pe care le au și, în acest fel, pot stabili așteptări mai realiste pentru părțile interesate.

Raport de progres vs. Raport de stare

Care este diferența dintre un raport de progres și un raport de stare, având în vedere că ambele sunt instrumente de comunicare și oferă părților interesate informații vitale despre proiect? Atât rapoartele de progres, cât și rapoartele de stare rezumă unde se află proiectul în termeni de progres, costuri, probleme și orice altă informație care este utilă părților interesate.

Există însă o diferență cheie. Un raport de progres este o imagine a proiectului pe o anumită perioadă de timp, în timp ce un raport de stare surprinde doar momentul în care a fost inițiat. Raportul de progres oferă o cantitate mai mare de date, în timp ce raportul de stare arată date dintr-un moment în timp fără un context mai larg.

Înrudit: Șabloane gratuite de rapoarte de proiect

Ce ar trebui să fie inclus într-un raport de progres al proiectului?

Un raport de progres poate avea o pagină sau mai multe, în funcție de profunzimea detaliilor pe care doriți să le transmiteți. Acestea pot fi transmise sub formă de memoriu, sub formă de scrisoare sau ca raport oficial atunci când sunt prezentate părților interesate.

Indiferent de ce alegeți, părțile interesate vor dori să vadă unde este proiectul și unde se duce. Prin urmare, ar trebui să includeți o listă de sarcini, etape și orice progres a fost realizat. Acest lucru duce la obiectivele mai mari ale proiectului și la ceea ce a fost realizat în ceea ce privește obiectivele sale.

Acesta este de obicei structurat pe subiect. Adică, de obicei, există mai întâi un rezumat, care oferă o imagine de ansamblu asupra progresului proiectului în ceea ce privește domeniul de aplicare, sarcinile etc. Acesta ar trebui să includă și elemente precum:

• Data începerii proiectului, când este programată să se termine și perioada pe care o acoperă proiectul
• O listă cu membrii echipei și alți membri ai proiectului, plus oricine a întocmit raportul
• O listă a părților interesate, care sunt destinatarii raportului
• O prezentare generală a conținutului raportului

În continuare, vă veți concentra asupra stadiului proiectului. Aici veți vedea ce lucrare a fost făcută, care este încă în desfășurare și ce rămâne de făcut. Ar trebui să fie împărțit în sarcină și ar putea include următoarele:

• O listă de repere și livrabile legate de proiect
• O cronologie a lucrărilor rămase și când va fi finalizată
• Orice probleme sau probleme care au apărut și pot afecta proiectul

De asemenea, ar trebui să se menționeze bugetul, cât a fost cheltuit în perioada raportată și cât a mai rămas în bugetul general. Notați orice cheltuieli neașteptate și alte anomalii.

Cum creezi un raport de progres?

Dacă derulați un proiect, va trebui să produceți periodic un raport de progres pe parcursul ciclului său de viață. Pentru a economisi timp, este bine să utilizați un șablon de raport de progres. ProjectManager are zeci de șabloane gratuite legate de managementul proiectelor pe site-ul nostru, inclusiv un șablon gratuit de raport de progres.

Începeți cu informațiile de identificare

Indiferent dacă utilizați șablonul nostru sau creați unul de la zero, raportul dvs. de progres ar trebui să înceapă cu informațiile de bază ale proiectului. De acolo, trece într-un rezumat al proiectului. Șablonul nostru împarte aceste subiecte de nivel înalt în cinci: stare, domeniu de aplicare, program, cost și risc.

Rezumați datele

Rezumatul este locul în care puteți compara starea raportului de progres anterior cu cel actual. Acest lucru oferă o indicație clară că proiectul merge mai departe conform planificării. Dincolo de asta, există loc pentru un rezumat pentru a explora subiectul mai detaliat.

Scufundați-vă în detalii mai fine

Odată ce ați identificat proiectul și ați rezumat starea lui generală, puteți intra în mai multe detalii despre fiecare subiect. De exemplu, enumerați sarcinile și progresul acestora, analizând orice probleme care ar fi putut apărea și analizați alocarea bugetului dvs.

Enumerați-vă realizările

Pe șablonul nostru gratuit de raport de progres, încheiem cu o casetă de realizări pentru a captura toate cele care nu au fost colectate mai sus. În cele din urmă, există o casetă de realizare așteptată, care este o modalitate de a stabili așteptările pentru următorul raport de progres.

Cele mai bune practici atunci când faceți un raport de progres

Când scrieți raportul de progres, o modalitate de a vă asigura că este eficient este să vă gândiți la perspectivele părților interesate în timp ce îl scrieți. Doriți să transmiteți ce sa întâmplat în perioada acoperită dacă ceva a blocat acel progres și ce urmează.

Nu fii generic

Părțile interesate doresc detalii. Ei nu vor să intri în detalii despre cum ai realizat ceva, dar vor să știe ce a fost realizat. Ei vor metrici, nu narațiuni. Răspunsurile tale ar trebui să fie semnificative și să evite detaliile inutile.

Cunoașteți frecvența

Adică, dacă lucrați la un proiect foarte lung, părțile interesate ar putea dori să le fie livrat un raport de progres săptămânal sau chiar zilnic. Aflați mai întâi acest lucru și transmiteți rapoartele dvs. de progres atunci când părțile interesate le așteaptă.

Rupe-o

Este o idee bună să împărțiți raportul de progres în secțiuni. Acest lucru face raportul mai lizibil. A avea un titlu de secțiune informează cititorul la ce să se aștepte și îl ajută să-l ghideze prin document.

Scrie bine

Folosiți un limbaj clar și simplu; evita jargonul care poate deruta cititorul. Vrei ca ei să știe ce spui imediat și să nu fie nevoiți să se chinuie prin asta (sau, mai rău, să înțeleagă greșit) ceea ce încerci să transmiți.

Utilizați software

Deținerea unui software de management de proiect poate facilita procesul de raportare. În funcție de instrumentul pe care îl utilizați, puteți obține date în timp real și livrare ușoară către părțile interesate. Acest lucru economisește timp și prezintă date mai bune.

Cum vă permite ProjectManager să creați rapoarte de progres

ProjectManager este un software de management de proiect premiat care vă organizează sarcinile, echipele și proiectele. Caracteristicile noastre vă ajută să planificați, să monitorizați și să raportați fiecare aspect al proiectului. Instrumentul nostru bazat pe cloud înseamnă că obțineți date în timp real pentru a crea rapoarte mai precise și mai oportune.

Părțile interesate doresc să vadă imaginea de ansamblu, iar instrumentele noastre de raportare cu un singur clic le facilitează obținerea doar a datelor pe care doresc să le vadă. Funcția noastră de raportare vă permite să faceți rapoarte instantanee despre sarcină, timp, costuri, foi de pontaj, variație de proiect și multe altele. În plus, împărtășirea acestuia cu părțile interesate este ușor!

Pentru a obține un raport instantaneu de stare, utilizați funcția de tablou de bord. Tabloul de bord în timp real colectează în mod constant date de la echipa ta și le calculează automat pentru a fi afișate în valori de proiect ușor de citit, care arată procentul de finalizare a sarcinilor, cât timp a mai rămas, volumul de lucru al echipei și multe altele.

ProjectManager este un instrument bazat pe cloud care furnizează date în timp real pentru a vă ajuta să luați decizii mai bune. Managerii de proiect obțin transparență în fiecare aspect al ciclului de viață al proiectului, iar echipele sunt plasate pe o platformă de colaborare care încurajează o muncă mai bună. Vedeți de ce organizațiile de la NASA până la Nestle folosesc instrumentul nostru și luați această probă gratuită de 30 de zile astăzi.