Cum să angajezi un asistent virtual pentru afacerea ta

Când începeți cu afacerea dvs., faceți totul: onorați comenzile, răspundeți clienților, gestionați rețelele sociale și multe altele.

Dar, deși urmărim antreprenoriatul din multe motive, a avea mai puțin timp în viața noastră nu este unul dintre ele.

De aceea, primul „angajat” pe care mulți antreprenori de comerț electronic îl angajează este un asistent virtual : cineva care poate prelua sarcinile și procesele zilnice care sunt importante pentru conducerea afacerii tale, dar nu neapărat concentrat pe dezvoltarea acesteia.

Un asistent virtual este ca și cum ai avea o pereche de mâini în plus fără a angaja un angajat real. Dacă vă confruntați cu stres și alte „probleme bune” care vin odată cu succesul, ar putea fi timpul să vă gândiți să vă angajați propriul asistent virtual și să vă recuperați câteva dintre acele ore din zi.

Ce este un asistent virtual (VA)?

Un asistent virtual (VA) este orice formă de ajutor de la distanță pe care o contractați pentru a vă transfera volumul de muncă. Ei pot opera oriunde în lume, pot avea mai mulți clienți și pot fi angajați pentru a-ți îndeplini o varietate de sarcini zilnice.

Un asistent virtual este o „prima angajare” obișnuită pentru mulți antreprenori, în special în rândul afacerilor online, care nu au bugetul pentru un angajat cu normă întreagă sau timp pentru a continua să facă totul ei înșiși.

Diferența dintre un VA și un freelancer sau un angajat tradițional este că VA sunt generaliști ingenioși (uneori competenți în domenii precum comunicarea de marketing sau design) care îndeplinesc sarcini sau rutine, mai degrabă decât să dețină o întreagă funcție a afacerii tale.

Și, deși nu sunt angajați permanenți, ei oferă o modalitate accesibilă de a obține ajutor continuu pentru conducerea afacerii dvs. fără nicio cheltuială suplimentară a angajării unei persoane cu normă întreagă (plus serviciile lor ca antreprenor sunt adesea deductibile fiscal).

Un asistent virtual nu vă va construi întregul site, dar vă poate ajuta să gestionați părți din magazin. Probabil că nu vă vor scrie și gestiona tot conținutul, dar vă pot ajuta cu cercetarea. Ei nu ar trebui să preia o întreagă funcție a afacerii dvs., ci mai degrabă să dețină un anumit proces sau o parte a întregii mașini.

Renunțarea la control poate fi dificil pentru antreprenori, așa că asumarea unui VA este modalitatea perfectă de a exersa abilitățile soft de gestionare, delegare și angajare la o scară mai mică - toate acestea sunt esențiale pentru a fi un bun lider.

Ce poți externaliza unui asistent virtual?

În timp ce asistenții virtuali îndeplinesc adesea o mulțime de sarcini administrative, îi puteți angaja și pentru a îndeplini roluri, de la vânzări la managementul rețelelor sociale (dacă le oferiți îndrumări și instrucțiuni clare).

Dacă este o rutină repetitivă, probabil că o puteți preda unui VA. Dacă puteți nota un proces obositor pe hârtie, probabil că vă puteți învăța VA cum să o facă pentru dvs.

Atâta timp cât sarcinile sau procesele sunt ceva pe care o persoană rezonabil de inteligentă și plină de resurse poate realiza atunci când i se oferă instrucțiuni clare, probabil că puteți obține un asistent virtual care să le asume.

Iată doar câteva dintre lucrurile pe care le puteți angaja un asistent virtual pe care să le facă pentru dvs.:

• Serviciu Clienți : Răspunsul la e-mailuri și apeluri telefonice de la clienți.
• Gestionarea rețelelor sociale : gestionarea conținutului, răspunsul la comentarii și alte sarcini de gestionare a comunității.
• Cercetare : Căutați o listă de bloggeri/influenți la care să vă adresați sau să vă pregătiți statistici sau exemple pe care le puteți utiliza într-o bucată de conținut.
• Gestionarea magazinului : onorarea comenzilor, gestionarea inventarului, derularea vânzărilor pentru dvs. (puteți găsi VA care au experiență cu Shopify, în special).
• Introducerea datelor : contabilitate sau introducerea datelor din diferite surse într-o foaie de calcul.
• Cold Calling : Efectuarea de apeluri la rece (de obicei furnizate cu un scenariu și răspunsuri predefinite la întrebările obișnuite) și programarea de întâlniri între dvs. și potențiali.
• Comisii personale : Primirea florilor cumpărate și livrate mamei tale de Ziua Mamei.

Din cazurile de utilizare de mai sus, puteți vedea deja cât de mult timp vă poate economisi un VA dacă ar fi să includeți unul în ziua dvs.

Când ar trebui să angajezi un asistent virtual?

În general, veți dori să vă murdăriți mai întâi mâinile înainte de a preda ceva unui asistent virtual. În acest fel, vei ști cum să-i înveți despre procesul, ce linii directoare trebuie să stabilești și cum arată munca bună.

Acestea fiind spuse, iată câteva dintre condițiile în care angajarea unui VA ar fi ideală, chiar și pentru o afacere relativ tânără:

• Sunteți foarte familiarizat cu un proces din afacerea dvs. și simțiți că îl puteți preda cu ușurință altcuiva.
• Te trezești să te gândești: „Aș putea face lucruri mai mari și mai importante dacă aș avea timp”.
• Aveți venitul sau venitul disponibil pentru a vă răscumpăra timpul.
• Există o sarcină pe care o găsești cu adevărat obositoare, cum ar fi serviciul pentru clienți, care nu vine de la sine pentru cineva ca tine (de exemplu, ești introvertit și te simți epuizat după ce ai răspuns la câteva e-mailuri).
• Este posibil să nu aveți nevoie de ajutor cu normă întreagă, ci doar câteva ore în fiecare zi.
• Ați explorat deja IFTTT, Zapier, Kit (chatbot-ul de marketing gratuit al Shopify) și App Store pentru modalități de a simplifica un proces și ați descoperit că ar fi mai ușor dacă o altă persoană tocmai l-ar fi deținut.
• Vă simțiți copleșit de noul succes pe care îl întâmpinați cu afacerea dvs. sau lucrați între 9 și 5 și vă construiți afacerea în paralel.

În calitate de proprietar de magazin de comerț electronic, serviciul pentru clienți este probabil primul lucru pe care veți dori să-l externalizați atunci când începeți să faceți vânzări într-un ritm constant. Relatarea cu clienții este una dintre cele mai stresante și consumatoare de timp provocări pentru mulți. Și cu cât vinzi mai mult, cu atât va consuma mai mult timp.

Gândiți-vă la costul de oportunitate al continuării îndeplinirii unei sarcini în mod regulat . Cât valorează timpul tău? Dacă petreci o oră pe zi răspunzând la întrebările clienților, ce ai putea face cu acel timp, energie și atenție?

Puteți renunța la aceste sarcini și vă puteți folosi orele noi pentru a urmări profituri mai mari și alte activități, la un preț accesibil.

Cât costă un asistent virtual?

Prețurile pentru asistenții virtuali variază și, de obicei, asistenții virtuali din America costă mai mult decât cei de peste mări. Mulți se încarcă la oră. Câteva taxe pe sarcină sau proiect. Iar unii vor accepta o rată fixă ​​pentru o anumită perioadă de timp.

Orar este de obicei cea mai bună rută în cele mai multe cazuri, în special pentru sarcinile zilnice, și vă puteți monitoriza facturile pentru a vă asigura că există o producție constantă pe oră.

Dacă sunteți sârguincios și doriți să căutați la nivel internațional, este posibil să obțineți un asistent virtual grozav la un preț de între 3 și 10 USD pe oră pentru un rol precum serviciul pentru clienți. Depinde și de munca pe care doriți să le externalizați. Rețineți că, în general, obțineți ceea ce plătiți și ar trebui întotdeauna să verificați în mod corespunzător eventualele angajări.

Dacă sunteți un antreprenor ocupat, care este dispus să plătească o rată mai mare, puteți, de asemenea, să angajați un „asistent executiv” de la distanță, care vă poate acționa ca mâna dreaptă și poate face o gamă largă de sarcini de afaceri și personale în numele dvs.

Platforma pe care o utilizați pentru a vă angaja asistentul virtual va afecta, de asemenea, timpul pe care îl petreceți gestionând acea relație, care ar trebui luat în considerare alături de preț.

Cum să angajezi primul tău asistent virtual

Nu toate VA sunt la fel. Ca orice alt angajat, va trebui să-i examinați cu atenție și asta începe cu prezentarea nevoilor și condițiilor dvs. într-o fișă a postului .

Dar înainte de a scrie asta, asigurați-vă că înregistrați procesul pe care doriți să îl predați.

1. Documentați-vă procesul înainte de a-l externaliza

Lucrul cu un VA nu este la fel de simplu ca să explici ceea ce vrei prin telefon și să speri că o vor face corect. Vă puteți asigura mai puține erori și că lucrarea se face așa cum doriți, dacă documentați mai întâi întregul proces și creați linii directoare pe care să le respecte.

Dacă implică o rutină de bază, cum ar fi gestionarea aspectelor magazinului dvs., vă puteți înregistra ecranul și fiecare clic pe care îl faceți în timp ce o faceți singur, folosind Quick Time sau orice aplicație de înregistrare a ecranului.

Această înregistrare nu numai că face mai ușoară integrarea pe altcineva la acest proces, dar te face și să treci în mod conștient prin fiecare pas pe care va trebui să-l comunici în cele din urmă cu asistentul tău virtual.

Pentru serviciul pentru clienți, gestionarea rețelelor sociale și alte sarcini în care VA va avea de-a face direct cu clienții, partenerii sau furnizorii, parcurgeți răspunsurile dvs. anterioare și creați scripturi sau „răspunsuri predefinite” pentru fiecare scenariu obișnuit, cum ar fi atunci când un client întreabă despre starea comenzii lor sau dorește o rambursare.

Una dintre cheile unei delegări eficiente este anticiparea obstacolelor comune și oferirea de sfaturi cu privire la cel mai bun curs de acțiune de luat. Scrieți-le ca reguli condiționale: „DACĂ se întâmplă X, atunci faceți Y”.

Luați în considerare, de asemenea, instrumentele și platformele pe care le utilizați pe parcursul procesului, deoarece este mult mai ușor să găsiți un VA cu experiență în utilizarea anumitor aplicații (de exemplu, Zendesk, Hootsuite, Facebook) decât să învățați pe cineva de la zero.

Amintiți-vă: scopul dvs. cu externalizarea de orice fel este să vă creați mai puțină muncă, nu mai mult.

2. Scrieți o fișă a postului pentru a atrage asistentul virtual potrivit

Pentru a găsi VA potrivit, va trebui să scrieți o fișă a postului care poate atrage pe cineva cu abilitățile și calitățile de care aveți nevoie. Acesta va fi primul tău filtru pentru a găsi persoana potrivită.

Asigurați-vă că includeți:

• Amploarea afacerii tale (de exemplu, câte bilete de vânzări/asistență primești de obicei pe zi).
• Aplicațiile/instrumentele pe care le vor folosi.
• Experiențele trecute care îi vor face să aibă succes.
• Cerințe de limbă (de exemplu, „Excelentă engleză vorbită/scrisă” dacă vor comunica cu clienții din SUA).
• O listă specifică a sarcinilor pe care le vor îndeplini pentru dvs.
• Cuvintele cheie pe care le-ar putea căuta potențialii angajați, cum ar fi „gestionarea rețelelor sociale”.

Simțiți-vă liber să adaptați exemplul de descriere a postului de mai jos pentru un serviciu de clienți VA pentru a se potrivi scopurilor dvs.

3. Angajează-ți asistentul virtual

Deși vă puteți posta rolul de asistent virtual pe un forum tradițional de locuri de muncă, un forum sau o rețea socială, de obicei nu merită dacă luați în considerare lipsa controlului calității sau avantajele pe care le obțineți în urma utilizării unei platforme care este construită special pentru acest scop.

Dacă este prima dată când angajezi un asistent virtual, în special pentru magazinul tău Shopify, îți recomandăm să folosești Upwork pentru a găsi ajutor accesibil, cu experiență.

Upwork vă oferă, de asemenea, instrumentele de care aveți nevoie pentru a face gestionarea mai ușoară a asistenților dvs. virtuali, inclusiv:

• Un sistem de revizuire care asigură calitatea pe piață.
• O funcție de urmărire a timpului care face capturi de ecran regulate ale ecranului VA pentru a-i menține responsabili.
• O funcție de chat pentru partajarea fișierelor și feedback.
• Facturare ușoară și plăți globale.
• Un Acord de nedivulgare inclus în Termenii și condițiile acestora
• Plăți prin intermediul unui serviciu escrow, astfel încât să plătiți doar pentru munca efectuată.

După ce ați postat descrierea postului, puteți contacta potențiali sau invita asistenți virtuali să aplice la postarea dvs. de locuri de muncă și așteptați până când începeți să primiți câteva răspunsuri. Asigurați-vă că intervieviți orice potențial angajați prin Skype sau Google Hangouts pentru a vă asigura că se potrivesc bine înainte de a le angaja, căutând referințe de la clienții din trecut și alte semne care atestă performanța lor trecută ca asistent virtual.

Gestionarea asistentului virtual

După ce v-ați angajat asistentul virtual și l-ați actualizat folosind documentația creată de dvs. și ați stabilit un canal de comunicare preferat (Skype, Hangouts, Slack sau e-mail), va trebui să vă asigurați că acordați doar acces limitat la magazinul dvs., conturile sociale sau orice altceva vor folosi pentru a-și îndeplini munca.

Încrederea este o mare parte a relației dintre tine și asistentul tău virtual și ar trebui să-i lași să o câștige prin performanța lor. Așadar, evitați să le oferiți acreditările dvs. de conectare pentru conturile dvs. și optați pentru permisiuni de utilizator restricționate ori de câte ori este posibil.

4. Protejați-vă informațiile și conturile

În magazinul dvs. Shopify, puteți adăuga asistentul dvs. virtual ca Cont de personal cu permisiuni specifice în funcție de sarcinile pe care vor trebui să le execute.

Majoritatea instrumentelor pe care probabil le utilizați oferă o anumită formă de acces limitat pentru alți utilizatori.

În Managerul paginii Facebook, le puteți atribui un anumit rol, astfel încât să poată organiza și posta conținut. În Zendesk sau în orice software de serviciu pentru clienți pe care îl utilizați, îi puteți adăuga ca utilizator nou cu posibilitatea de a răspunde la biletele de asistență. Cu un cont de afaceri Paypal, le puteți acorda permisiuni de utilizator specifice, astfel încât să poată efectua plăți fără a le oferi informațiile despre cardul dvs. de credit. Și în Gmail, puteți configura delegarea e-mailurilor, astfel încât aceștia să poată vedea și să răspundă la e-mailuri în numele dvs.

Dacă faceți dropshipping prin Oberlo și AliExpress, le puteți oferi acces la contul dvs. AliExpress cu opțiunile de plată salvate și gata de funcționare, monitorizându-vă istoricul tranzacțiilor pentru orice comportament pe care trebuie să îl abordați.

Deoarece asistenții virtuali lucrează cu mai mulți clienți, uneori cu concurenți din aceeași nișă, este înțelept să îi convingi să semneze un Acord de nedivulgare . La urma urmei, nu vrei să-ți dezvăluie secretele. Unele platforme precum Upwork au acest lucru acoperit în Termenii și condițiile lor, dar asigurați-vă că verificați din nou înainte de a vă oferi VA orice informații care ar putea fi folosite împotriva dvs. sau de către concurenți.

5. Configurați un sistem pentru a-i menține responsabili

Este greu de măsurat ritmul în care ar trebui să funcționeze VA sau cât de multă muncă ar trebui să facă pe oră. De aceea este important să impuneți urmărirea timpului.

Deși există instrumente gratuite precum Toggl, iar unele VA au software care îi ajută să își urmărească propriul timp, Upwork are o funcție robustă de urmărire a timpului care face și capturi de ecran ale ecranului VA la intervale regulate.

Deși în mod ideal doriți ca VA să funcționeze independent, fără prea multă supraveghere, consultați-i din când în când pentru a vedea dacă există modalități prin care puteți eficientiza procesul sau le puteți îmbunătăți munca.

S-ar putea chiar să descoperi că asistentul tău virtual găsește o modalitate mai bună de a face sarcina decât cea prescrisă de tine sau că s-a familiarizat atât de mult cu afacerea ta, încât încep să ofere sugestii noi, așa cum ar face un angajat cu normă întreagă.

Odată ce VA dvs. se simte confortabil cu sarcinile sale, puteți chiar să vă gândiți să-i extindeți rolul și să externalizați mai multe procese sau să angajați un VA suplimentar pentru a gestiona un alt aspect al afacerii dvs.

Alte locuri pentru a angaja un asistent virtual

În timp ce Upwork este o alegere excelentă pentru angajarea unui VA care poate prelua aspecte ale afacerii dvs. de comerț electronic, există o mulțime de alte modalități prin care puteți să angajați un VA care vin cu propriile avantaje și dezavantaje.

Pentru un asistent virtual la cerere la preț accesibil, de care aveți nevoie doar ocazional, puteți utiliza Fancy Hands pentru a accesa un grup de VA care pot îndeplini sarcini unice. Este mai bine să externalizați comisioanele personale (organizarea de întâlniri sau negocierea facturii de telefon pentru dvs.) sau părți ale unui proiect, mai degrabă decât un întreg proces, deoarece nu veți obține același VA de fiecare dată.

Zirtual este o altă opțiune populară pentru un asistent executiv virtual dedicat din SUA, care are experiență și calificare în unul sau mai multe aspecte ale conducerii unei afaceri. Vor costa mai mult (începând de la 398 USD pe lună), dar se pot ocupa de o combinație de sarcini de afaceri și personale pentru tine pe parcursul fiecărei luni.

Există, de asemenea, agenții și VA independente pe care le puteți angaja în afara tuturor acestor platforme, dar probabil că va trebui să vă ocupați de multe detalii, cum ar fi găsirea unui instrument bun de urmărire a timpului și aplicarea confidențialității.

Învățând să renunți

Într-un mod amuzant, scopul antreprenorialului nu este doar să deții o afacere, ci să renunți cât mai mult la ea, lăsând părți în mâini capabile, astfel încât afacerea ta să poată rămâne pe linia de plutire fără toată atenția ta.

Externalizarea poate fi o practică nefirească pentru mulți antreprenori care apreciază controlul. Dar este un aspect cheie pentru atingerea echilibrului evaziv între muncă și viață, care este și mai greu atunci când faci totul pe cont propriu.

Angajarea unui asistent virtual vă permite să vă concentrați asupra lucrurilor care contează cel mai mult – să vă dezvoltați afacerea, să petreceți timp cu familia sau pur și simplu să vă acordați câteva momente pentru a vă trage sufletul.

Mulțumiri speciale lui Corey Ferreira pentru că ne-a împărtășit sfaturile și procesul de angajare a unui asistent virtual care să-i ajute la conducerea magazinului său de comerț electronic cu 6 cifre.