Cum să știți dacă angajații dvs. de la distanță lucrează

Angajații tăi se uită la Netflix în loc să răspundă la e-mailuri? Pierd oportunități cruciale de vânzări pentru că au dormit prea târziu?

Se pretind că munca lor durează o zi întreagă, când o pot face într-adevăr într-o oră?

În acest articol, vă voi spune cum să știți dacă angajații dvs. de la distanță lucrează și ce să faceți dacă nu lucrează.

Să începem!

Beneficiile muncii de la distanță

Este greu de argumentat împotriva beneficiilor lucrului de la distanță.

Angajații de la distanță tind să fie mai productivi, mai eficienți și mai fericiți – cu vânzări mai mari și rate de reținere a angajaților pentru organizațiile care îi angajează.

În plus, sunt banii pe care îi economisiți dacă nu plătiți pentru întreținerea tradițională a biroului.

Cu toate acestea, nu se garantează că angajații tăi vor fi productivi doar pentru că lucrează de acasă.

De fapt, de la rularea unei operațiuni complet la distanță în ultimul deceniu, vă pot spune că mulți oameni pur și simplu nu sunt cablați pentru a fi lucrători la distanță. Fără responsabilitate, se vor slăbi.

Mi s-a întâmplat de mai multe ori decât aș vrea să recunosc – și de aceea am creat EmailAnalytics.

Concluzie: depinde de tine să-ți dai seama cum se comportă angajații tăi de la distanță.

Redefinirea productivității într-un mediu de lucru la distanță

Productivitatea într-un mediu de lucru la distanță poate și ar trebui să fie cuantificată diferit de productivitatea într-un mediu de birou tradițional.

Într-un birou tradițional, putem evalua în mod vag productivitatea după câte ore petrece o persoană la birou și cât de ocupată arată.

Privind retrospectiv, această abordare este puțin stupidă; doar a fi la birou nu te face productiv, iar lucrătorii se pot preface cu ușurință că sunt ocupați făcând clic și tastând aleatoriu. Există, de asemenea, abordarea George Costanza de a simula productivitatea, acționând stresat și enervat pentru a părea suprasolicitat atunci când are de fapt foarte puțin de făcut. Sunt și lăudăroși ocupați.

Deci, să ne imaginăm un scenariu ipotetic. Întors la birou, un angajat a făcut 10 sarcini într-o perioadă de 8 ore. Acasă, fac 11 sarcini în 2 ore – apoi își iau următoarele 6 ore de la serviciu. Este acest angajat mai mult sau mai puțin productiv decât era înainte?

Totul depinde de modul în care definiți „productivitate”.

Este vorba despre orele lucrate? Sau sarcini finalizate?

Evident, productivitatea nu este întotdeauna atât de simplu de măsurat. Dar este important să luați în considerare modul în care doriți să o măsurați - și cum doriți să definiți munca pentru forța dvs. de muncă - înainte de a începe să decideți cine „se slăbește” în timp ce lucrați de la distanță.

5 moduri de a măsura productivitatea angajaților de la distanță (+ cele mai bune instrumente de utilizat)

Există mai multe modalități bune de a măsura productivitatea angajaților de la distanță, cum ar fi:

1. Ore lucrate.

Câte ore lucrează angajații tăi? Aceasta a fost o modalitate excelentă de a măsura productivitatea, dar în prezent, este de obicei depășită. Pentru a măsura orele lucrate, utilizați una dintre cele mai bune aplicații de urmărire a timpului.

2. Sarcini finalizate.

Câte sarcini închid angajații tăi? Dacă vă bazați în mare măsură pe platforme de management al proiectelor bazate pe sarcini, acest lucru este foarte convenabil și ușor de cuantificat – dar nu toate sarcinile au o dificultate egală. Consultați această listă a instrumentelor noastre de management de echipă de top.

3. E-mailuri trimise și primite.

Una dintre cele mai surprinzător de fiabile moduri de a măsura productivitatea este măsurarea e-mailurilor trimise și primite. Deoarece multe aspecte ale muncii sunt legate de e-mail într-un fel sau altul, este o modalitate ușoară de a determina volumul de muncă al fiecărui angajat – și dacă unii oameni fac mai puțin decât alții.

Și datorită EmailAnalytics (hei, noi suntem!), este ușor să măsurați aceste statistici.

4. Timp activ.

De asemenea, puteți observa timpul în care un angajat este „activ”, folosind diverse instrumente. De exemplu, este posibil să vedeți durata în care sunt „online” într-o aplicație de mesaje instantanee sau într-o platformă de management de proiect. Consultați aici lista noastră cu cele mai bune aplicații software de urmărire a productivității angajaților.

5. Monitorizare de la distanță.

Dacă doriți să duceți lucrurile la următorul nivel, puteți investi și în instrumente complete de monitorizare a angajaților. Aceste instrumente vă pot permite să măsurați statistici detaliate de productivitate, să observați activitatea de navigare pe web și chiar să urmăriți lucruri precum mouse-ul și tastatura.

6 semne că angajații tăi de la distanță nu lucrează de fapt

Ar trebui să concediezi un angajat care a lucrat 39 de ore în loc de 40? Sau dați un avertisment pentru ratarea unui singur termen limită?

Probabil ca nu. Dar de unde știi unde să tragi linia?

Cu toții suntem vinovați că ne slăbim, într-un fel sau altul, cel puțin o parte din timp. Dar acestea sunt situațiile în care trebuie să vă manifestați îngrijorarea:

1. Muncă de proastă calitate sau incompletă.

Angajatul tău predă brusc o muncă de proastă calitate sau incompletă? De exemplu, închid sarcini fără să le facă efectiv?

Sau trimit documente cu greșeli de ortografie și de tipar?

Dincolo de statisticile la nivel de suprafață, cum ar fi timpul activ sau orele lucrate, dacă angajatul tău face un pas și face o treabă nesatisfăcătoare, va trebui să intervii.

2. Scădere semnificativă a performanței sau a productivității.

De asemenea, ar trebui să vă îngrijorați dacă există o scădere bruscă a performanței sau a productivității, oricum alegeți să o măsurați – mai ales dacă nu există o cauză explicabilă.

De exemplu, dacă angajatul dvs. trimite de obicei 100 de e-mailuri pe zi, dar acest număr scade la 40, ar putea fi un semn că ceva îi împiedică productivitatea.

Dacă numărul de e-mailuri primite rămâne același, ar putea fi un semn de slăbire (și dacă numărul de e-mailuri primite scade proporțional, ar putea fi justificat).

3. Învățare, creștere sau îmbunătățire stagnate.

Acesta este mai mult un factor subiectiv și va trebui să îl observați pe parcursul săptămânilor sau lunilor. Acest angajat stagnează în ceea ce privește învățarea, creșterea sau îmbunătățirea?

Când angajați un nou angajat, sunteți de obicei pregătit pentru ca acesta să facă greșeli și să se lupte cu anumite concepte. Dar te aștepți ca ei să devină treptat mai buni și mai consecvenți cu experiența.

Dacă nu s-au îmbunătățit prea mult după câteva luni la locul de muncă, ar putea fi un semn că nu încearcă în mod activ să avanseze.

4. Probleme de atitudine sau de personalitate.

Primești multe discuții în spate, plângeri sau negativitate de la un angajat? Sau colegii lor îi descriu ca fiind dificil de lucrat?

Acesta nu este întotdeauna un semn de slăbire, dar este cu siguranță o problemă de productivitate. Nu numai că probabil că nu reușesc să-și atingă obiectivele personale de productivitate, dar ar putea să tragă în jos întreaga echipă.

Dacă observați probleme de atitudine sau de personalitate, poate fi un moment bun pentru a interveni – mai ales dacă observați și o scădere a performanței sau a productivității.

5. Nu par să fie niciodată disponibile atunci când ai nevoie de ele.

Cu toții luăm pauze (cum ar trebui).

Este bine să te îndepărtezi de computer pentru a folosi baia, a lua puțin aer proaspăt sau a pregăti o gustare.

Dar dacă șeful tău te sună de 6 ori pe zi și tu nu ridici telefonul în niciuna dintre acele ori, este o problemă. Angajații care sunt indisponibili în mod cronic și constant, probabil, nu fac ceea ce se așteaptă de la ei.

Chiar dacă restul productivității lor este la punct, merită să ai o conversație despre asta.

6. Încălcarea responsabilităților și îndatoririlor.

Responsabilitățile și îndatoririle angajaților variază atât la nivel individual, cât și la nivel organizațional, așa că este greu să faci o evaluare obiectivă și cuantificabilă aici.

Dar dacă vreunul dintre angajații dvs. nu reușește să îndeplinească așteptările sau dacă își esudă responsabilitățile într-un mod semnificativ, este important să luați măsuri și să faceți eforturi pentru îmbunătățiri.

Ce să faci dacă angajații tăi de la distanță nu lucrează

Așa că să presupunem că aveți un angajat sau doi care slăbesc.

Ei nu fac la fel de mult ca înainte sau nu-și pun greutatea pentru organizație – în orice fel definiți aceste lucruri.

Cum te descurci?

1. Aveți o conversație.

Recomand să începeți cu o conversație simplă. S-ar putea să fie mai mult în poveste decât îți dai seama. De exemplu, angajatul poate face o muncă suplimentară care nu este urmărită sau poate exista o problemă personală temporară care îl împiedică să facă tot posibilul.

În orice caz, veți aborda problema direct și veți coopera pentru a îmbunătăți situația.

2. Stabiliți așteptări clare.

Apoi, stabiliți așteptări clare. Identificați exact cum și de ce acest angajat nu vă îndeplinește cerințele și explicați cum se pot îmbunătăți. Încercați să fiți cât mai obiectivi aici.

În loc să spuneți „trebuie să fiți mai bun”, încercați să cuantificați cu ceva de genul „trebuie să încheiați 12 sarcini pe zi” sau „Am nevoie să fiți disponibil până la ora 17:00 în fiecare zi”.

3. Luați măsuri corective.

Cu noile valori setate, începeți să evaluați performanța angajaților dvs. Dacă continuă să slăbească sau dacă nu vă îndeplinesc noile așteptări, este timpul să luați măsuri.

Înființarea unui sistem de grevă, retrogradarea angajatului sau concedierea lor ar putea fi toate opțiuni, în funcție de circumstanțe.

5 sfaturi pentru a avea „conversația” cu angajatul tău de la distanță

Aceste sfaturi vă pot ajuta să obțineți rezultate mai bune – și să câștigați mai mult respect din partea angajaților tăi.

1. Concentrează-te pe ceea ce știi.

Nu lăsați suspiciunile sau bănuielile dvs. să domine conversația. În schimb, concentrează-te doar pe ceea ce știi sigur.

În loc să spuneți „se pare că vă uitați la filme în loc să lucrați”, spuneți „rata de încheiere a sarcinii dvs. a scăzut cu 20 la sută”.

În loc să spuneți „nu vă trageți de greutate”, spuneți „timpii de răspuns la e-mailuri sunt cu 40 la sută mai mari decât media echipei”. Fiți gata să vă dovediți afirmațiile.

2. Subliniază soluții, nu probleme.

Pe cât posibil, concentrați-vă pe soluții, mai degrabă decât pe problemele în sine. Este bine să introduceți o problemă, cum ar fi timpul lent de răspuns la e-mail, dar apoi să vă concentrați pe rezolvarea problemei.

În loc să spuneți cât de lent este timpul de răspuns la e-mail sau ramificațiile acestor întârzieri, sugerați posibilități de îmbunătățire.

De exemplu, „Cred că menținerea platformei de e-mail deschisă pe tot parcursul zilei vă poate ajuta să răspundeți mai bine” sau chiar „ce intenționați să faceți pentru a răspunde mai repede?”

3. Fii scurt.

Nu trebuie să-ți programezi o oră pentru a-ți rechimba angajatul pentru că nu lucrează. De cele mai multe ori, vă puteți menține conversațiile și directivele scurte.

Atâta timp cât vă clarificați punctul și deschideți o cale către rezoluție, amândoi puteți merge mai departe cu restul zilei. Niciunul dintre voi nu vrea să aibă această conversație, așa că faceți-o pe scurt.

4. Fii fără ambiguitate.

Prea mulți manageri și supervizori folosesc ambiguitatea ca instrument pentru a evita confruntarea și pentru a păstra relațiile.

Deși acest lucru poate fi util în relațiile personale, duce la neînțelegeri și conflicte suplimentare în relațiile profesionale.

În loc să spuneți ceva de genul „Cred că am fi cu toții mai confortabil dacă ați fi mai disponibil”, spuneți „ne așteptăm să fiți disponibil pe chat de la 12 la 3”.

5. Nu amenința.

Angajații ar trebui să înțeleagă că există consecințe pentru slăbirea sau nerespectarea așteptărilor de productivitate. Dar dacă îi amenințăți în mod deschis, ei vor deveni defensivi – și, eventual, ostili.

Expresii precum „dacă nu te îmbunătățești, va trebui să te concediez”, ar trebui folosite doar ca ultimă soluție.

În schimb, păstrează-ți tonul pozitiv și susținător. De exemplu, puteți spune „trebuie să vă respectați termenele-limită mai consecvent dacă doriți să reușiți în această poziție” și să oferiți instrumente și resurse care îi pot ajuta să o facă.

Aceasta implică necesitatea îmbunătățirilor fără a face o acuzație ostilă sau o amenințare fățișă.

Deci, acum știi cum să știi dacă angajații tăi de la distanță lucrează sau nu.

Indiferent dacă sunt sau nu, treceți înaintea problemei vizualizând activitatea de e-mail a echipei dvs. În calitate de manager, ar trebui să știți câte e-mailuri trimit și primesc. Cât timp petrec pe fire. Cât de repede au tendința de a răspunde noilor clienți potențiali, clienți, furnizori și clienți.

Puteți găsi aceste valori și multe altele cu un singur instrument simplu: EmailAnalytics.

Este o platformă de analiză all-in-one care vă ajută să obțineți o mai mare transparență în organizația dvs. și să creșteți productivitatea în același timp. Înscrieți-vă pentru o încercare gratuită astăzi pentru a vedea cum funcționează!