Cum să faci un plan de management al schimbărilor (șabloane incluse)

Un plan de management al schimbării este o parte critică a oricărui plan de proiect poate fi diferența dintre succesul și eșecul proiectului. Să dezvăluim cum să creați unul, astfel încât să puteți gestiona mai bine schimbarea proiectului, indiferent de locul în care apare în ciclul de viață al proiectului.

Ce este un plan de management al schimbării?

Un plan de management al schimbării este un proces care implementează o schimbare sau schimbări într-un proiect sau într-o organizație. Vă puteți gândi la un plan de management al schimbării ca la o foaie de parcurs care arată toți pașii pe care trebuie să-i faceți de la identificarea schimbării până la realizarea acesteia. Acest plan nu stabilește doar cursul prin care puteți executa schimbarea, dar vă întreabă cum va afecta proiectul sau organizația, cum vor fi afectate fluxurile de lucru și dacă vă va modifica relația cu clienții sau echipele dvs.

Gestionați schimbarea, profitați de beneficii

Folosind un plan eficient de management al schimbării, puteți gestiona procesul și, prin urmare, puteți fi mai productiv în execuția acestuia. Vă ajută să controlați bugetul, programul, domeniul și resursele. Îți afectează chiar și procesul de comunicare. De fapt, planul de management al schimbării este sistemic, atingând toate aspectele managementului de proiect. Când este făcut corect, va minimiza impactul asupra proiectului sau organizației dumneavoastră.

Software-ul de management de proiect vă poate ajuta să vă executați planul. ProjectManager are o diagramă Gantt premiată, care poate fi folosită pentru a vă crea planul de management al schimbărilor: organizați sarcini, legați dependențele, setați etape și chiar filtrați pentru calea critică. Planul poate fi partajat echipei dvs., care poate folosi vizualizările noastre multiple ale proiectului pentru a colabora mai bine. Nu veți găsi un software de gestionare a schimbărilor mai ușor de utilizat sau mai puternic. Începeți acum cu ProjectManager gratuit!

Elemente ale unui plan de management al schimbării

Definiți următoarele elemente de mai jos pentru a crea un plan eficient de management al schimbărilor pentru proiectul dvs.

• Roluri de management al schimbării: În primul rând, cine va face ce anume în planul tău de management al schimbării? Cine are autoritatea de a trimite o cerere de modificare, cine le examinează și cine le autorizează? Va trebui să definiți roluri și responsabilități pentru un control eficient al schimbărilor
• Consiliul de control al schimbărilor: personalizează-ți tabloul de control al schimbărilor cu persoane care vor primi cererile de modificare și au autoritatea de a le aproba sau de a le respinge.
• Dezvoltați un proces: aveți nevoie de un proces pentru a transmite, evalua, autoriza și gestiona și controla în mod eficient cererile de modificare. Fără un proces, managementul schimbării este imposibil de gestionat.
• Formular de solicitare de modificare: totuși, nu puteți avea un proces dacă nu creați mai întâi un formular de solicitare de modificare pentru a captura datele. Este important ca informațiile pe care le colectați să fie consecvente pe tot parcursul proiectului.
• Jurnalul modificărilor: în principiu, acesta este un loc pentru a colecta și apoi a urmări toate comenzile de modificare. Fără o locație centrală unde modificările pot fi identificate, cererile aprobate și sarcinile documentate, nu există nicio modalitate de a ști dacă a existat vreun progres.
• Utilizați un instrument: un software de planificare a proiectelor vă poate ajuta să urmăriți modificările în fiecare fază a proiectului, până când acesta este în sfârșit rezolvat.

Cum să faci un plan de management al schimbării

Jennifer Bridges, PMP, dezvăluie cum să creați un plan de management al schimbărilor în următorul videoclip. Ea explică modul în care schimbarea este măsurată în raport cu linia de bază a proiectului, care este descrierea detaliată a timpului, costului, domeniului și calității proiectului pe care le-ați determinat la planificare. Prin urmare, un plan de management al schimbării va lua acea linie de bază și va întreba cum, ce, când unde, de ce și cum să descoperiți schimbarea și cum să o gestionăm.

După ce vizionați videoclipul, asigurați-vă că încercați câteva dintre șabloanele noastre gratuite de mai jos pentru a vă ajuta să gestionați schimbarea și proiectul dvs.

Sfat pro: Există diferite tipuri de management al schimbării, iar cea mai bună modalitate de a obține o înțelegere holistică a acestuia este prin tripla constrângere. Există procese stabilite pentru a ajuta procesul de management al schimbării și este esențial să le cunoaștem. De asemenea, rețineți că procedurile de gestionare a schimbărilor variază în funcție de industria în care vă aflați. De exemplu, formularele de comandă de modificare sunt utilizate în principal în construcții pentru a schimba domeniul de aplicare al proiectelor.

Du-l mai departe: uneori, când au loc schimbări grele în mijlocul execuției, datoria tehnică poate fi acumulată. Aflați totul despre el și cum să-l minimizați.

Șabloane gratuite de plan de management al schimbărilor

Managementul schimbărilor poate fi planificat, executat și monitorizat cel mai bine cu software-ul de management de proiect, dar dacă nu utilizați acel instrument, vă puteți descurca cu șabloane. ProjectManager are zeci de șabloane gratuite pe site-ul său, care abordează fiecare aspect al unui proiect, inclusiv planul de management al schimbărilor. Mai jos sunt trei șabloane gratuite pentru a începe.

Schimbați șablonul formularului de comandă

Un plan de management al schimbărilor începe cu capturarea oricărei revizuiri care va avea un impact asupra sferei de activitate a proiectului dumneavoastră. Șablonul nostru gratuit de formular de comandă de modificare pentru Excel este doar instrumentul pentru a începe cu piciorul potrivit. Vă ajută să înțelegeți schimbarea, de la oportunitatea pe care o oferă și motivul schimbării până la cât timp va dura, cine a solicitat-o ​​și cine o va autoriza sau refuza.

Schimbarea șablonului de jurnal

Șablonul nostru gratuit de jurnal de modificări pentru Excel face parte din orice plan amănunțit de gestionare a modificărilor. Este următorul pas odată ce o modificare a fost propusă și autorizată de managerul de proiect. Acest șablon gratuit are spațiu pentru a scrie tipul cererii de modificare, data la care a fost identificată, o scurtă descriere, prioritatea și starea acesteia.

Șablon de plan de acțiune

Obțineți acel plan de management al schimbărilor executat corespunzător cu șablonul nostru gratuit de plan de acțiune pentru Excel. Aici puteți organiza toate sarcinile necesare pentru implementarea schimbării. Puteți observa ce pași de acțiune au loc în fiecare fază a proiectului și apoi îi puteți atribui echipei dvs. Ei vor vedea data de începere și data scadenței, precum și orele planificate pe care le așteptați pentru durata fiecărei sarcini. Există chiar loc pentru resurse și costuri legate de muncă.

Treceți dincolo de șabloanele de planificare cu ProjectManager

ProjectManager este un software de management de lucru și proiect bazat pe cloud, care conectează echipe hibride pentru a ajuta la implementarea schimbărilor într-o organizație sau proiect. Datele în timp real fac ca acestea să fie colaborative până la nucleu, iar vizualizările multiple ale proiectului înseamnă că oricine din orice departament, indiferent cum, când sau unde lucrează, le poate folosi așa cum dorește, fie într-o listă de activități, într-o tablă Gantt sau kanban.

Ați văzut cum o diagramă Gantt poate organiza planul de management al schimbării, dar atunci când acel plan este atribuit echipelor care poate lucrează într-un mediu mai agil, atunci au nevoie de un alt instrument. Panourile Kanban vizualizează fluxul de lucru, iar fluxurile de lucru pot fi personalizate pentru a automatiza aprobările sarcinilor, de exemplu. Managerii au control și transparență, în timp ce membrii echipei își pot gestiona restanța și pot colabora atunci când planifică sprinturile.

Urmăriți modificarea pe tabloul de bord

Monitorizarea schimbării este modul în care vă asigurați că progresul dvs. real este aliniat cu planul dvs. de management al schimbărilor. Tabloul nostru de bord în timp real primește date în timp real și analizează cifrele pentru a afișa valorile la timp, costuri și multe altele în grafice și diagrame ușor de citit. Este un raport de stare ori de câte ori aveți nevoie de unul, astfel încât să puteți detecta problemele și să le rezolvați înainte ca acestea să provoace probleme.

ProjectManager este un software premiat de management de lucru și de proiect care conectează echipe hibride pentru o productivitate mai mare. Gestionați schimbarea fără a vă afecta programul sau bugetul. Începeți cu ProjectManager gratuit astăzi!