Cum să faci o diagramă RACI pentru un proiect (cu exemplu)

Cu cât membrii echipei își cunosc mai bine rolurile și responsabilitățile, cu atât mai bine se va derula un proiect. Prin urmare, comunicarea distincțiilor de rol la începutul proiectului este crucială. Dar cum poate un manager de proiect să facă aceste definiții clare și evidente pentru echipă?

Pentru a face acest lucru, managerii de proiect folosesc o matrice de atribuire a responsabilităților. Acest instrument de management de proiect este cunoscut sub mai multe denumiri, cum ar fi diagrama RACI, matricea RACI sau șablonul RACI. Este o modalitate eficientă de a vă asigura că toată lumea este pe aceeași pagină și înțelege ce trebuie să facă. Ultimul lucru pe care îl doriți atunci când executați un proiect este confuzia.

Dar înainte de a explora ce este o matrice RACI și cum să creăm una, să vedem ce înseamnă acronimul RACI.

Ce reprezintă RACI?

RACI înseamnă responsabil, responsabil, consultat și informat. Fiecare literă este o categorie care este utilizată în matricea RACI pentru a defini rolurile membrilor echipei într-un proiect.

Ce este o diagramă RACI?

După cum sa explicat mai sus, o diagramă RACI este o diagramă de management de proiect care este utilizată pentru a atribui diferite niveluri de responsabilitate și roluri membrilor echipei care lucrează la sarcini individuale și sunt implicați în crearea de livrabile într-un proiect.

Matricea RACI este un instrument vizual simplu care preia fiecare sarcină dintr-un proiect și atribuie rolurile și responsabilitățile atașate acestuia. Acest lucru face clar cine face ce în proiect și evită orice confuzie, care poate încetini producția și poate duce la costuri.

Înrudit : șablon gratuit RACI Matrix pentru Excel

Să aruncăm o privire mai atentă la ceea ce reprezintă RACI pentru semnificația fiecăreia dintre aceste categorii în matricea de atribuire a responsabilităților.

Responsabil

Fiecare sarcină trebuie să aibă cel puțin un membru al echipei responsabil care este cel care face munca pentru a finaliza sarcina. În matricea RACI pot fi, totuși, mai multe părți responsabile desemnate.

responsabil

Acest membru al echipei este responsabil de delegarea muncii și este cel care aprobă livrabile înainte ca acestea să poată fi considerate complete. Uneori, membrul responsabil al echipei este și cel responsabil pe graficul RACI. Dar fiecare sarcină trebuie să aibă o persoană responsabilă atașată la ea și nu este întotdeauna managerul de proiect.

Consultat

Acest membru al echipei va revizui un livrabil, oferind feedback care plasează livrabilul în contextul întregului proiect sau doar în cadrul propriilor așteptări.

Informat

Aceștia sunt membrii echipei care trebuie să știe ce se întâmplă cu executarea sarcinilor, dar nu sunt căsătoriți cu ei cu același nivel de responsabilitate ca cei enumerați mai sus. Li se poate oferi un raport general despre progres, mai degrabă decât să fie nevoiți să se cufunde cu ei în buruieni.

Software-ul de management al proiectelor cu instrumente de raportare facilitează informarea părților interesate. ProjectManager, de exemplu, are un tablou de bord în timp real care vă oferă o privire la nivel înalt asupra progresului proiectului și sarcinii dvs. Este perfect pentru rapoarte rapide și precise. Încercați-l gratuit astăzi.

Exemplu de diagramă RACI

Acum că am aflat despre rolurile responsabile, responsabile, consultate și informate și despre responsabilitățile acestora, să ne uităm la un exemplu de matrice RACI.

Șablonul RACI de mai jos a fost creat pentru un proiect de construcție de renovare a casei. Afișează sarcinile proiectului în coloana din stânga, în timp ce membrii echipei sunt afișați pe rândul de sus. Putem observa că modelul RACI permite atribuirea fiecărei persoane un rol diferit pentru fiecare sarcină.

Să ne concentrăm pe rolurile și responsabilitățile proprietarilor de case. Putem vedea că el este responsabil de revizuirea planurilor și de a face o revizuire finală, responsabil pentru estimarea bugetului și informat despre autorizații, pregătirea șantierului și lucrările exterioare și interioare.

Acum suntem gata să învățăm cum să creăm o matrice RACI.

Cum se creează o diagramă RACI

Toate proiectele pot beneficia de așteptările clare oferite prin utilizarea unei diagrame RACI. Dar este foarte util atunci când gestionați mai multe resurse sau aveți dependențe de sarcini.

Pentru a dezvolta pe deplin procesul de realizare a unei diagrame RACI, să creăm un proiect. Vom folosi același scenariu de proiect pe care l-am folosit pentru exemplul nostru de matrice RACI. Să presupunem că construiți un plus pentru casa dvs., acești trei pași vor sublinia modul în care creați o matrice RACI.

Pasul unu: Identificați rolurile

În partea de sus a șablonului de diagramă RACI, enumerați toți oamenii implicați în proiect. Aceasta ar include clientul sau proprietarul casei care face construcția. Apoi este arhitectul, care este responsabil de întocmirea planurilor. Managerul de proiect supraveghează întregul proiect de la început până la sfârșit. Există un antreprenor care, împreună cu echipa sa, este responsabil pentru construcția propriu-zisă. Probabil că vor fi mult mai mulți subcontractanți, cum ar fi electricieni, acoperișori etc., dar vom păstra modelul nostru RACI simplu.

Pasul doi: enumerați sarcinile și reperele

În continuare, doriți să aveți o listă completă a tuturor sarcinilor, inclusiv a reperelor și a oricărui proces de luare a deciziilor care ar fi necesar pentru a fi listat în coloana din extrema stângă. Aceasta include sarcini precum revizuirea planurilor de către arhitect, estimarea bugetului, obținerea autorizațiilor, pregătirea șantierului și efectuarea oricărei săpături care ar putea fi necesare. S-ar putea să fie nevoie să puneți o fundație, să adăugați grinzi și plăci de soclu, zidărie, pardoseli sau acoperișuri, uși și ferestre, instalații electrice și sanitare, corpuri de iluminat etc.

Pasul trei: atribuiți fiecărei sarcini un rol și responsabilitate

Sub fiecare persoană din echipa de proiect adăugați R (Responsabil), A (Responsabil), C (Consultat) sau I (Informat), în funcție de relația acestora cu sarcinile din coloana din stânga. De exemplu, arhitectul ar fi membrul echipei responsabil pentru livrarea planului de proiect finalizat, în timp ce managerul de proiect ar fi responsabil pentru a se asigura că planul este în conformitate cu orice probleme de reglementare. Clientul sau proprietarul casei ar fi consultat, pentru a se asigura că planurile îndeplinesc specificațiile lor, dar pentru o mare parte a construcției efective ar fi informat doar cu privire la progres.

Șablon matrice RACI

Acum că înțelegeți cum funcționează diagramele RACI și procesul de realizare a acestora, puteți utiliza șablonul nostru de diagrame RACI pentru a vă ajuta să începeți.

Când să utilizați o matrice RACI

Cu cât poți oferi mai multă structură, direcție și definiție clară echipei tale de proiect, cu atât acestea vor fi mai potrivite pentru a-și îndeplini munca la timp și fără a irosi resurse valoroase. Un grafic RACI stabilește așteptări, astfel încât toată lumea să fie conștientă de ceea ce fac ei și restul echipei.

Matricea de atribuire a responsabilităților evită redundanța sau ca membrii echipei să lucreze unul împotriva celuilalt. Sarcinile, rolurile și responsabilitățile sunt clarificate, astfel încât să nu existe neînțelegeri despre cine face ce. Acest lucru va conferi echipei dvs. un simț de responsabilitate pentru munca lor și va ști când este treaba lor sau când trebuie să caute îndrumarea altuia.

Un bonus suplimentar este că aceste definiții elimină multe dintre problemele de personalitate și politicile de birou care împiedică productivitatea. Ai oferit echipei tale un cadru RACI, astfel încât ei să știe unde se află și ceilalți membri ai echipei. Echipele sunt mai fericite astfel și eficientizează comunicațiile. Membrii echipei se pot uita înapoi la diagrama RACI în orice moment în timpul proiectului și pot ști cine este responsabil pentru ce, în loc să fie nevoiți să-i îndepărteze pe toți de ceea ce fac.

Cum ajută ProjectManager la responsabilitate

Practic, o diagramă RACI este un instrument pentru a defini responsabilitatea pentru echipa de proiect. Acesta este un pas cheie în managementul proiectelor. Dar odată ce rolurile și responsabilitățile au fost determinate, doriți să aveți o modalitate de a facilita acele roluri și responsabilități pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului.

ProjectManager este instrumentul de management de proiect de care aveți nevoie pentru a-ți menține la răspundere membrii echipei. În primul rând, facilităm încărcarea listei de sarcini și crearea unui proiect. De acolo, managerul de proiect poate atribui fiecare dintre sarcinile din șablonul de diagramă RACI unui membru al echipei. Fiecare sarcină are o casetă de comentarii în care pot fi adăugate indicații. ProjectManager are stocare nelimitată de fișiere, așa că adăugați cât mai multe documente și imagini relevante.

Membrii echipei pot folosi sarcina și pentru a comunica și a colabora cu alte persoane alocate sarcinii sau @ managerul de proiect, care este apoi notificat prin e-mail și adus în conversație.

Treci dincolo de topurile RACI

Cu ProjectManager puteți obține mult mai mult decât doar folosind diagrame RACI și alte documente statice. Toți membrii echipei își pot urmări propriile sarcini în secțiunea „munca mea”. Sarcinile lor sunt listate și pot fi bifate ca fiind finalizate. Proiectul și data scadenței sunt de asemenea enumerate. Doar faceți clic pe o sarcină individuală și obțineți și mai multe detalii. Membrii echipei își pot adăuga propria listă de sarcini la sarcină pentru a-și gestiona munca și a-i menține pe drumul cel bun.

Managerii de proiect pot ține pasul cu progresul echipei cu ajutorul tabloului de bord în timp real, care urmărește șase valori ale proiectului care sunt actualizate instantaneu atunci când membrii echipei își actualizează munca. Pentru o analiză mai aprofundată, ProjectManager are raportare cu un singur clic care oferă date detaliate despre progresul sarcinii, costuri și volumul de lucru, printre altele.

Există o pagină de volum de lucru care permite managerilor de proiect să se asigure că niciun membru al echipei nu este sub-alocat sau supra-alocat. ProjectManager depășește o matrice de atribuire a responsabilităților și vă ajută să vă gestionați mai bine echipele, să luați decizii bazate pe date și să vă optimizați resursele proiectului în timp real.

ProjectManager este un software de management al proiectelor bazat pe cloud, care preia rolurile și responsabilitățile definite în diagrama RACI și le transformă într-un instrument dinamic pentru a gestiona echipele și volumul de lucru. Managerii de proiect obțin transparență în proiect pentru a monitoriza progresul și a realoca resurse pentru a împiedica blocarea membrilor echipei. Vedeți cum ProjectManager poate menține membrii echipei dumneavoastră responsabili și productivi, luând astăzi această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.