Cum să faceți colectarea feedback-ului la campanie mai puțin dureroasă

„Poți să revizuiești acest e-mail pentru mine? Vă trimit un test rapid!”

„Hei, ai putea să verifici e-mailul pe care ți l-am trimis zilele trecute? Mulțumiri!"

„Stai, unde sunt comentariile lui Tom?”

Dacă ați folosit oricare dintre aceste expresii în ultima lună, probabil că aveți e-mailul de revizuire blues. Simptomele includ feedback împrăștiat, comentarii contradictorii, ore de trecere între comentarii și editare și o creștere a durerilor de cap.

Din păcate, este o tendință pe care comunitatea noastră o experimentează din ce în ce mai mult. În ultimii câțiva ani, raportul nostru privind starea fluxurilor de lucru prin e-mail a scos la iveală un procent din ce în ce mai mic de agenți de marketing care consideră că procesul lor de examinare a e-mailului este corect.

Pentru unii, procesul de aprobare prin e-mail este prea împovărător. În medie, agenții de marketing petrec 4,2 ore culegând recenzii și aprobări pentru un singur e-mail, ceea ce este de obicei mai lung decât a fost nevoie pentru a-l codifica. Alții se pot lupta cu un flux de lucru de revizuire a e-mailurilor care este prea lax, ceea ce duce la trecerea erorilor prin fisuri.

Chiar trebuie să fie așa? Să explorăm.

Ce poate strica recenziile și aprobările prin e-mail

În teorie, ar trebui să puteți primi cu brațele deschise procesul de revizuire a e-mailurilor. Oricine a avut vreodată un membru al echipei care a subliniat un defect evident pe care l-ai trecut cu vederea complet înțelege cât de frumos este să ai o pereche nouă de ochi asupra muncii tale.

Deci, care este cauza acestei epidemii groaznice de recenzii? Există trei vinovați principali.

Problema #1: Feedback împrăștiat

Imaginează-ți că vrei să-ți faci un sandviș pentru prânz, dar pâinea este în baie, legumele sunt în garaj și brânza în dulapul tău. Plimbarea pentru a aduna ingredientele și a ne întâlni înapoi în bucătărie ar fi consumatoare de timp și enervant.

Pare un scenariu ridicol, dar cu asta trebuie să se confrunte agenții de marketing prin e-mail atunci când trebuie să obțină feedback de la diferiți acționari. Am întrebat comunitatea noastră cum primește feedback prin e-mail și mulți specialiști în marketing au indicat că folosesc mai multe canale pentru a colecta feedback pe un singur e-mail .

Cel mai comun mod de a primi feedback a fost prin e-mail, 75% dintre oameni spunând că folosesc această metodă. Oh, minunat. Mai multe lucruri în căsuța dvs. de e-mail! De înțeles, acesta pare un loc natural pentru a trimite comentarii ca răspuns la e-mailurile de testare, dar informațiile importante se pot pierde în fir. 25% dintre persoanele care folosesc Slack pentru feedback se pot confrunta cu probleme similare de a căuta prin conversații pentru a găsi un anumit comentariu.

O altă metodă populară pentru a colecta recenzii prin e-mail este verbală, cu 28% gestionând recenziile în acest fel. În timp ce vorbirea față în față cu cineva minimizează șansa de a avea o înțelegere greșită a intenției, nu lasă nicio „urmă de hârtie”. Cu orice altceva în farfurie, poți uita cu ușurință detaliile unei conversații.

21% dintre agenții de marketing colaborează prin Google Docs sau alte documente partajate. Vestea bună este că această metodă consolidează notele puțin mai bine decât un fir de conversație în e-mail. Există totuși pasul suplimentar de a traduce comentariile de pe un document în e-mailul real într-un alt program.

Lista metodelor utilizate pentru colectarea aprobărilor de e-mail continuă și continuă. Problema nu este atât de mult despre canalul pe care îl folosiți. Durerile de cap chiar încep să apară atunci când diferiți membri ai echipei trimit comentarii prin diferite metode. Apoi, liderul de proiect este lăsat să reconcilieze toate informațiile și să le traducă în modificări reale.

Problema #2: Flux de lucru nu este stabilit

O altă problemă care duce la trecerea recenziilor prin e-mail este lipsa unui flux de lucru stabilit. Mai simplu spus, dacă nu există așteptări, nimeni nu le poate îndeplini. Este util să elaborezi detalii precum:

• Cât de repede se așteaptă ca oamenii să transmită comentarii?
• Ce tip de feedback căutați?
• Cine are ultimul cuvânt despre deciziile individuale?
• Cum te descurci cu opiniile contradictorii?

Fără o procedură de operare standard, reinventați procesul de aprobare a e-mailului de fiecare dată.

Problema #3: Prea multe opinii

În cele din urmă, recenziile prin e-mail devin copleșitoare dacă sunt prea mulți bucătari în bucătărie. Chiar și un singur canal de feedback se va simți copleșitor dacă există prea mulți oameni care intervin. Poate fi tentant să credem că mai multe feedback-uri echivalează cu perfecțiunea e-mailului, dar există o limită a cât de utile sunt mai multe comentarii.

A avea o mulțime de membri ai echipei implicați în revizuirea e-mailurilor nu este rău doar pentru agenții de marketing prin e-mail. Fiecare departament sau manager suplimentar pe care îl aduceți trebuie să-și ia timp din ziua lor pentru a adăuga comentarii. În timp ce unele dintre aceste feedback-uri sunt importante, altele pot servi mai bine companiei păstrându-și talentele în altă parte.

Cum să creați fluxul de lucru pentru revizuirea e-mailurilor visurilor dvs

Evaluările prin e-mail reprezintă un blocaj pentru multe echipe de e-mail, ceea ce înseamnă pur și simplu că este un domeniu principal de îmbunătățire. Există două pârghii pe care le puteți folosi pentru a revizui fluxul de lucru pentru aprobarea e - mailului : cine și cum.

Limitați numărul de examinatori de e-mail la 2 sau trei membri ai echipei

Îmbunătățirea procesului de examinare a e-mailului începe cu o privire atentă la cine este implicat în fluxul de lucru.

Punctul favorabil al colaborării este ca 2-3 persoane să contribuie la recenziile prin e-mail. În acest fel, puteți obține câteva opinii fără a fi nevoie să răspundeți preferințelor tuturor. Acești câțiva oameni ar putea face parte din echipa ta de e-mail sau se pot extinde la departamente precum cele juridice. Dacă nu sunteți sigur pe cine să eliminați din revizuirea zilnică a e-mailurilor, începeți de sus. Adică echipa executivă.

27% dintre specialiști în marketing primesc feedback de la echipa executivă sau de operațiuni – iar acele echipe sunt mai probabil să-și evalueze procesele de aprobare ca fiind prea împovărătoare. Dacă acesta este încă un proces de revizuire valoros pentru dvs., atunci, prin toate mijloacele, păstrați-l. Pentru majoritatea organizațiilor, totuși, conducerea executivă ar fi mai bine deservită de consultanță privind strategia la nivel înalt, spre deosebire de e-mailurile individuale.

Acordați termenele și structura procesului de revizuire

După ce ați decis pe cine este esențial să aveți în procesul de revizuire, gândiți-vă la modul în care ar trebui să fie structurat. Care sunt intervalele de timp realiste pentru colectarea și implementarea feedback-ului? Toată lumea este rugată să examineze un e-mail deodată sau trece prin diferite niveluri de „filtru” de revizuire? Comunicarea contribuie în mare măsură la asigurarea faptului că toată lumea este la bord cu aceleași așteptări.

Alegeți un singur instrument pentru a centraliza toate feedback-urile

După ce v-ați sortat echipa de examinare a e-mailurilor și cronologia, este timpul să vă puneți în ordine instrumentele. Cea mai importantă parte a „cum” a procesului de examinare a e-mailului este că toată lumea folosește o singură metodă pentru a partaja comentarii. Chiar și un singur fir de e-mail foarte lung este mai bun decât un e-mail, un Slack, un comentariu Google Drive și un Post-It de la șeful tău.

Reduceți timpii de examinare a e-mailurilor la jumătate cu Litmus Proof

Dacă doriți să vă faceți viața și mai ușoară, luați în considerare utilizarea Litmus Proof . Această funcție de colaborare consolidează feedback-ul tuturor, alături de codul de e-mail și testele. Vă puteți invita echipa principală să revizuiască, iar ea poate lăsa comentarii în anumite locuri în e-mail.

Veți renunța să mai urmăriți comentariile, iar echipa dvs. va putea vedea notele celorlalți, evitând duplicatele. Pe lângă partajarea dovezilor în contul tău Litmus, poți, de asemenea, să partajezi link-uri către dovezi prin e-mail printr-un link public pentru a le atașa la instrumentele de management de proiect.

Curios? Aflați mai multe despre Litmus Proof .