Cum să faci un calendar de proiect pentru managementul proiectelor

Ce este un calendar de proiect?

Un calendar de management de proiect este unul dintre multele formate de afișare a unui program de proiect. În acest caz, formatul este unul cu care suntem cu toții foarte familiarizați - indiferent de experiența noastră în managementul proiectelor, toți am văzut un calendar. Din acest motiv, calendarele de proiect sunt o modalitate excelentă de a împărtăși informații despre cronologia proiectului cu toată lumea din echipă.

Având în vedere asta, calendarele de planificare a proiectelor sunt puțin mai complexe decât cel pe care îl folosiți în viața de zi cu zi. Deși formatul lor este familiar, ele includ o gamă mai largă de informații.

De ce sunt importante calendarele de management de proiect?

Există un motiv pentru care ne bazăm încă pe un calendar tradițional. Sunt instrumente excelente pentru a vizualiza trecerea timpului și pentru a crea un program. Managerii de proiect se bazează pe vizualizările calendarului pentru a ilustra programele într-un stil ușor de digerat, adesea împreună cu o diagramă Gantt, pentru a afișa informațiile cât mai complet posibil. Acestea fiind spuse, un calendar de planificare a unui proiect este un prim pas excelent de făcut înainte de a crea o cronologie.

Calendarele de proiect pun toate informațiile de care echipele au nevoie despre cronologia planului de proiect într-un format ușor de înțeles. Este nevoie de un ochi antrenat pentru a discerne tot ceea ce arată o diagramă Gantt și, pentru mulți, formate ca acestea sunt puțin copleșitoare. Un calendar de proiect, pe de altă parte, este extrem de simplu. Toată lumea dintr-o echipă este diferită, iar un calendar de proiect la îndemână ajută la adaptarea diferitelor preferințe.

Ce este pe un calendar de proiect?

Calendarele proiectului trebuie să arate mai mult decât date de scadență importante. Acestea sunt doar o parte a puzzle-ului. Dacă un calendar de proiect arată doar acest element al programului de proiect, membrii echipei vor fi obligați să facă referire la alte documente, ceea ce poate duce la confuzii și greșeli.

În schimb, creați un calendar de proiect care pune toate informațiile de programare a proiectului într-un singur loc. Aceste informații includ sarcini, resurse, linii de bază, date limită și multe altele.

Cum se creează un calendar de proiect în ProjectManager

Regulile pentru crearea unui calendar de proiect nu sunt stabilite în piatră. Modul în care abordezi un calendar depinde de proiect, de echipă și de preferințele personale. Având în vedere acest lucru, există câțiva pași pe care va trebui să îi urmați pentru orice calendar de management de proiect.

1. Creați sarcini: crearea de sarcini este o parte critică a oricărui program de proiect și, dacă creați un calendar de proiect, este posibil să aveți deja o listă de sarcini. Acum este timpul să transferăm aceste sarcini din listă în calendarul de management al proiectelor. Când faceți acest lucru, este important să „efectați” sarcinile și să oferiți cât mai multe detalii posibil. Aceasta include toți cesionații, linkurile, imaginile, mesajele etc. Cele mai bune calendare de proiect păstrează toate aceste informații într-un singur loc.
2. Stabiliți priorități: a fi pregătit să amestecați sarcinile este un element foarte important al creării unui calendar de proiect. Chiar și cu cea mai bună planificare a proiectelor , lucrurile nu merg întotdeauna așa cum credem noi. Acesta nu este neapărat un lucru rău, înseamnă doar că trebuie să fim pregătiți pentru rezultate diferite. O modalitate de a face acest lucru este stabilirea priorităților pentru fiecare sarcină. Dacă stabiliți o prioritate mare, medie sau scăzută, puteți muta sarcinile fără a compromite livrabile importante.
3. Examinați cu diferite filtre: înainte de a vă bloca calendarul de planificare a proiectului, veți dori să îl revizuiți din unghiuri diferite. Acest lucru se face prin utilizarea filtrelor pentru a vedea doar anumite aspecte ale calendarului. De exemplu, încercați să vă filtrați calendarul în funcție de membrul echipei pentru a examina sarcinile de lucru. Apoi, filtrați după prioritatea sarcinii pentru a vedea ce elemente cu prioritate ridicată sunt cele mai apropiate. Toate aceste informații informează deciziile cu privire la modificarea calendarului pentru rezultate mai bune.

Cum să urmăriți proiectele cu un calendar de proiecte

O modalitate de a urmări proiectele cu un calendar de proiect este prin compararea termenelor de scadență a sarcinilor cu progresul și estimarea dacă sarcinile sunt sau nu pe cale să fie finalizate la timp. O altă modalitate de a face acest lucru este utilizarea unui calendar pentru a afișa resurse, precum și datele importante.

Folosind un calendar de resurse ca acesta, este ușor să comparați planul cu realitatea. Pur și simplu comparați unde au fost planificate să fie resursele cu starea actuală a acestor resurse.

Cele mai bune practici pentru realizarea unui calendar de management de proiect

Calendarele de proiect sunt unice pentru fiecare echipă. De fapt, o parte din frumusețea unui calendar de planificare a unui proiect este potențialul de personalizare. Acestea fiind spuse, există câteva reguli importante de urmat pentru a evita căderea în capcanele calendarului proiectului:

Codul culorii

Deoarece calendarele de proiect au fost folosite atâta timp cât au fost, oamenii au apucat câteva trucuri pentru a le valorifica la maximum. Una dintre acestea este codificarea culorilor. Codificarea culorilor nu este doar despre estetică. Este vorba despre a face calendarele de proiect ușor de înțeles, dintr-o privire rapidă.

Când sunteți familiarizat cu ce culori reprezintă ceea ce în calendarul dvs. de management de proiect , nu este nevoie să citiți detaliile de fiecare dată când aveți nevoie de informații. Acest lucru îmbunătățește foarte mult eficiența. Și, pentru studenții și lucrătorii vizuali, codificarea culorilor înseamnă că calendarele au și mai mult sens.

Luați în considerare sarcinile de lucru

Calendarele de proiect oferă o modalitate excelentă de a verifica sarcinile individuale de lucru și de a face ajustări, oferindu-vă opțiunea de a vă filtra calendarul în funcție de persoana desemnată înainte de a atribui orice muncă nouă. Acest lucru vă permite să vedeți cât de încărcat sau deschis ar putea fi programul cuiva. Desigur, puteți verifica și volumul de lucru în alte moduri, dar dacă îl aveți în calendarul proiectului eficientizează procesul. Unii manageri de proiect chiar aleg să-și codifice calendarele de către membrii echipei.

Indiferent de modul în care alegeți să reprezentați sarcinile de lucru, nu doriți ca niciun membru al echipei să ocupe „prea mult spațiu” în calendar. Acest lucru indică faptul că cineva se îneacă mai mult ca sigur în sarcini, iar acest lucru poate afecta calitatea muncii sau chiar calendarul proiectului . Din fericire, calendarele sunt o modalitate excelentă de a verifica aceste detalii în câteva secunde.

Creați contingente

Este foarte util să stabiliți priorități pentru sarcini. Pe lângă faptul că vă protejează împotriva depășirii termenelor critice, aceste priorități creează și o foaie de parcurs pentru planurile de urgență. Mai mult ca sigur, lucrurile nu vor merge exact așa cum sunt marcate în cronologia planului proiectului . De aceea, cei mai buni manageri de proiect au planuri în vigoare pentru adaptarea întregului calendar al proiectului la fiecare potențial eșec.

Nu este suficient să fii pregătit doar pentru un singur scenariu. În schimb, managerii de proiect trebuie să se „joace” cu calendare pentru a mapa diferite rute către aceeași destinație (acea destinație fiind proiectul finalizat). Vestea bună este că calendarele online de gestionare a proiectelor facilitează acest proces de experimentare și permit utilizatorilor să încerce câte planuri de urgență se pot gândi fără a-și pierde munca inițială.

ProjectManager are cele mai bune calendare de proiect

Vizualizarea Calendar a ProjectManager oferă utilizatorilor acces la cel mai bun calendar de proiecte online din joc și puterea de a-l face 100% unic pentru tine. A începe este simplu. Doar creați sarcini așa cum doriți, fie prin diagrame Gantt, carduri kanban, liste de sarcini sau în vizualizarea calendarului în sine.

Trebuie să puneți o întrebare unui membru al echipei despre o anumită sarcină? Nu este nevoie să săriți la adresa dvs. de e-mail. Pur și simplu deschideți sarcina și etichetați persoana într-un comentariu.

Diagramele Gantt

Pe lângă vizualizarea calendarului proiectului, ProjectManager oferă diagrame Gantt, panouri Kanban și liste de sarcini pentru a vă oferi cele mai bune instrumente de management de proiect pentru a vă planifica și executa proiectele. O diagramă Gantt vă permite să vă mențineți programul de proiect sub control, să atribuiți sarcini membrilor echipei, să definiți reperele și să colaborați cu echipa în timp real.

Vizualizarea calendarului ProjectManager vă permite să vă aranjați munca pe un calendar tradițional, oferind întregii dvs. echipe un punct de acces pentru a vedea programul de lucru. Porniți ProjectManager gratuit timp de 30 de zile și vedeți cum accesul la instrumentele noastre de gestionare a muncii vă va ajuta să aduceți succes următorului dvs. proiect.