Cum să gestionați așteptările părților interesate

Părțile interesate sunt persoane cu un interes personal în proiect. Ei vor dori să știe cum progresează proiectul și dacă este programat să se livreze la timp și în limita bugetului său. Managerii de proiect trebuie să își gestioneze așteptările părților interesate.

Care sunt așteptările părților interesate?

Așteptările părților interesate sunt criteriile prin care un stakeholder va considera proiectul un succes. Acestea sunt de obicei o combinație de lucruri, de la livrarea produsului sau serviciului final, care îndeplinește așteptările de calitate stabilite de părțile interesate, până la finalizarea proiectului la timp și în limita bugetului.

Părțile interesate vor dori actualizări regulate, iar managerii de proiect pot folosi aceste prezentări ale părților interesate pentru a-și gestiona așteptările. ProjectManager este un software de management de proiect premiat, care are caracteristici de raportare personalizabile care pot fi partajate cu ușurință într-o varietate de formate pentru a menține părțile interesate la curent. Este ușor să generați rapoarte de stare și de portofoliu, precum și rapoarte despre variație care pot fi filtrate pentru a afișa numai datele care ar fi de interes pentru părțile interesate. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

De ce este important să gestionăm așteptările părților interesate?

Ultimul lucru pe care un manager de proiect își dorește este ca părțile interesate să-și întrerupă operațiunile de zi cu zi, gestionând un proiect cu întrebări despre progres și cheltuieli. Acestea sunt întrebări legitime, dar dacă un manager de proiect nu deține această conversație, acesta îi va îndepărta de munca esențială a proiectului și ar putea chiar pune în pericol planul proiectului.

Desigur, nu toate părțile interesate sunt clienți. Oricine are un interes personal în proiect este o parte interesată. Membrii echipei sunt părți interesate. Gestionarea așteptărilor lor va crea încredere și va dezvolta relații mai mari cu echipa. Acest lucru crește moralul și productivitatea. Gestionarea așteptărilor părților interesate este atât de importantă, deoarece duce la un proiect fără probleme.

Cum să gestionați așteptările părților interesate în 6 pași

Poate fi o provocare să gestionezi așteptările părților interesate, dar este o parte importantă a managementului de proiect. Iată câțiva pași pe care îi puteți lua pentru a gestiona acest proces.

1. Identificați-vă părțile interesate

Înainte de a putea gestiona așteptările părților interesate, trebuie să știți cine sunt aceștia. Identificați toți părțile interesate de proiect și interesele acestora în proiect, astfel încât să puteți înțelege modul în care se leagă de proiect.

2. Hartați-vă părțile interesate

Odată ce ați identificat părțile interesate, utilizați o hartă pentru a vizualiza relația acestora cu proiectul. O hartă a părților interesate are patru cadrane, menține-te mulțumit, gestionează îndeaproape, monitorizează și menține-te informat. Veți plasa fiecare parte interesată în cadranul corespunzător pentru a înțelege mai bine cum să le faceți față.

3. Adunați așteptările părților interesate

Înțelegerea așteptărilor intervievându-i și obținându-le punctul de vedere, cum ar fi criteriile pe care le-ar lua în considerare pentru un proiect de succes. Aceste informații vă vor ajuta să gestionați așteptările lor pe parcursul ciclului de viață al proiectului.

4. Creați un document privind scopul proiectului și solicitați-l să fie aprobat de părțile interesate

Un document de aplicare explică limitele proiectului. Acesta va stabili responsabilitățile echipei și va stabili proceduri pentru verificarea și aprobarea lucrărilor finalizate. Permiteți părților interesate să revizuiască acest document și să-l aprobe înainte de a-l implementa, astfel încât să înțeleagă cum va merge mai departe proiectul.

5. Creați un plan de management al părților interesate

Un plan de management al părților interesate este utilizat pentru a defini și documenta abordarea și acțiunea pentru a crește sprijinul părților interesate și a reduce orice impact negativ pe care l-ar putea avea asupra proiectului. Aceasta implică identificarea părților interesate și definirea nivelului de putere și influență pe care aceștia îl au asupra proiectului.

6. Comunicați cu părțile interesate pe parcursul execuției proiectului

Odată ce aveți un plan, trebuie să informați părțile interesate. Aflați cum dorește fiecare parte interesată să fie actualizat și frecvența acestor actualizări. Apoi, veți putea oferi fiecărei părți interesate prezentări după cum este necesar pentru a le ține la zi, fie în persoană, prin e-mail etc.

Video: Sfaturi pentru gestionarea așteptărilor părților interesate

Managerii de proiect trebuie, uneori, să răspundă așteptărilor divergente ale mai multor părți interesate. În acest videoclip cu propria noastră Jennifer Bridges, PMP, aflați cum să gestionați așteptările părților interesate și să vă asigurați că acestea sunt aliniate cu proiectul dvs.

Iată câteva dintre sfaturile pe care orice manager de proiect ar trebui să le urmeze atunci când gestionează așteptările părților interesate.

• Documentați părțile interesate: nu toată lumea este parte interesată.De multe ori, atunci când un proiect este inițiat, există diferiți oameni în cadrul organizației, membri clienți, membri ai echipei și parteneri furnizori care încearcă să ofere impact și feedback și să solicite modificări ale planului de proiect și trebuie să ne amintim că nu sunt neapărat. părțile interesate. De obicei, toate organizațiile care sunt afectate de proiect au părți interesate care sunt reprezentate în proiect și membri ai consiliului de control al schimbării. Dar au un reprezentant la care se adresează, căruia îi răspund pentru organizație, așa că nu toată lumea este parte interesată.
• Implementați procesul: este important ca manager de proiect să mențineți procesele aliniate, astfel încât alte persoane din organizație, poate fie un manager de proiect, fie membrii echipei dvs. și să le anunțați că există un proces, un proces de management al schimbării.Deci, dacă feedback-ul trebuie să vină prin proiect sau trebuie luate decizii, trebuie să treacă prin procesul formal de management al schimbării. Din nou, știind că, deși aplicați un proces, uneori trebuie să vă modificați procesul, așa că păstrați-l la zi și menținând pe toți cei din cadrul proiectului și din afara acestuia pe drumul cel bun.
• Furnizați rapoarte frecvente și regulate de stare: părțile interesate au, de obicei, mai multe proiecte în desfășurare, așa că participă la un milion de întâlniri, au un milion de sarcini de care sunt responsabili și se uită la o mulțime de rapoarte de proiect încercând să ia decizii.Așa că se bazează pe tine, managerul de proiect, pentru a păstra lucrurile documentate, gestionate și livrate. De aceea, este important să furnizați rapoarte de stare frecvente, regulate, actualizate și în formatul adecvat pentru părțile interesate. Amintiți-vă că directorii necesită un alt nivel de statut decât membrii echipei. Membrii echipei pot avea nevoie de mai multe detalii despre sarcina lor, directorii ar putea avea nevoie de mai multe detalii despre starea generală a proiectului și starea de sănătate a proiectului.
• Puneți întrebări: apoi atingeți baza în mod regulat și adresați întrebări părților interesate.Contactați-i din nou, mențineți contactul constant și atingeți baza și spuneți: „Cum merge, ce părere aveți despre proiect?” „Îți satisface așteptările?” Așadar, punând întrebări, puteți vedea ce preocupări au ei în loc să participați la o întâlnire executivă și sunteți ultimul care știe că veți fi lovit de ceva pe care echipa dvs. a ratat-o ​​sau voi, în calitate de manager de proiect, ați ratat.
• Risipește miturile: Deoarece părțile interesate au mai multe proiecte, atât de multe lucruri se întâmplă, este greu pentru ei să țină evidența, există oameni diferiți în cadrul proiectului, în afara proiectului, care oferă informații și de aici apar miturile.În cazul în care oamenii fac presupuneri și declarări greșite despre lucruri, așa că este important să risipiți în mod constant acele mituri pe parcurs și să îi faceți pe oameni să spună adevărul despre ceea ce se întâmplă de fapt în proiect.

Așa că simțim că aceasta este uncia de prevenire care vă va economisi o jumătate de kilogram de leac pentru a vă menține așteptările părților interesate aliniate și pe drumul cel bun. Urmați acest sfat simplu și vă veți gestiona așteptările părților interesate. Mai bine, veți fi fixat acele așteptări într-un program care este aliniat cu proiectul dvs. Multumesc pentru vizionare!

Șabloane gratuite pentru managementul părților interesate

Pentru a ajuta la gestionarea părților interesate, ProjectManager are șabloane gratuite de gestionare a părților interesate. ProjectManager este centrul online pentru toate aspectele legate de managementul proiectelor, inclusiv bloguri săptămânale, videoclipuri tutoriale și șabloane gratuite de management de proiect pentru Excel și Word. Iată câteva care pot ajuta la managementul părților interesate.

Șablon de analiză a părților interesate

Utilizați șablonul nostru gratuit de analiză a părților interesate pentru Excel pentru a identifica și gestiona părțile interesate. Șablonul gratuit surprinde nume, titluri și detalii de contact, precum și nivelul influenței acestora și multe altele.

Șablon de hartă a părților interesate

O hartă a părților interesate vizualizează modul în care veți gestiona fiecare parte interesată. Prin plasarea părților interesate pe șablonul nostru gratuit de hartă a părților interesate pentru Excel, puteți reprezenta nivelul de interes și influență al fiecăruia.

Dacă sunteți în căutarea unui instrument care vă poate ajuta să vă mențineți așteptările părților interesate pe drumul cel bun și în aliniere, atunci înscrieți-vă pentru software-ul nostru acum la ProjectManager.