Cum să maximizați adoptarea software-ului de către utilizatori la compania dvs

Software-ul este un instrument care vă ajută să rezolvați o problemă, nu o soluție în sine. Deci, când ajungeți să cumpărați un nou instrument software, abia ați început călătoria dvs. software.
Să știi cu ce instrument să mergi atunci când te afli în faza de luare a deciziilor poate fi cea mai critică parte a acestei călătorii. Desigur, este important să obțineți produsul potrivit, dar dacă nu puteți promova adoptarea pe scară largă a utilizatorilor în rândul angajaților dvs., nu contează cu adevărat cât de perfect se potrivește software-ul pe care l-ați achiziționat.
Din când în când, veți auzi povești despre oameni care regretă o decizie de software, deoarece nu a făcut cu adevărat ceea ce și-au dorit să facă. Uneori, de fapt, acesta este cazul, dar de cele mai multe ori, atunci când oamenii sunt nemulțumiți de decizia lor software, este pentru că nu au implementat corect instrumentul și, ca urmare, au avut o rată scăzută de adoptare a utilizatorilor în rândul angajaților lor.
Când forța de muncă nu adoptă un software nou achiziționat, așa arată ciclul de viață al software-ului:

1. Cumpărați software nou
2. Implementați incorect software-ul nou
3. Nu vedeți rezultate sau modificări în proces
4. Uită-te la ceas și numără secundele până la expirarea contractului
5. Repeta

Dacă nu scapi de noul instrument la expirarea contractului de vânzare, de obicei ajungi să ții instrumentul în preajmă, să îl folosești cu moderație și să-ți spui că își face treaba, evitând cu orice preț orice încercare de a calcula rentabilitatea. pe investitie.

Ce este adoptarea utilizatorilor?

Când vorbim despre adoptarea de către utilizatori pentru un software, ne referim la implementarea instrumentului în procesele tale de afaceri, astfel încât toți angajații care au un motiv să-l folosească să îl folosească.
Adoptarea utilizatorilor este de obicei denumită o rată sau un procent. Nu puteți obține întotdeauna adoptarea de 100% de către utilizatori, dar dacă aveți doar 30% de adoptare de utilizatori pentru un produs, aveți o problemă.
Această rată se aplică numai angajaților care au un motiv să folosească instrumentul. Cineva din resurse umane probabil nu are niciun motiv să folosească instrumentul dvs. de analiză a vânzărilor, așa că faptul că nu îl folosește nu ar trebui să conteze împotriva adoptării dvs. de către utilizatori.

De ce este atât de importantă adoptarea utilizatorilor?

Pentru a reitera ideea: de cele mai multe ori un software nou eșuează, aceasta se datorează lipsei de adoptare de către utilizatori, nu funcționalității instrumentului.
Este posibil ca, atunci când selectați un produs, să fi făcut demonstrații pe mai multe, să fi înțeles caracteristicile de care aveți nevoie și să discutați cu diferiți agenți de vânzări cum le puteți aplica instrumentul în afacerea dvs. Produsul cu care ați ajuns să mergeți este probabil capabil să realizeze ceea ce aveți nevoie.
Deci, dacă instrumentul nu este problema, probabil că implementarea lui este. Motivul pentru care adoptarea de către utilizatori este atât de crucială pentru succesul unui instrument este că de cele mai multe ori este o propunere totul sau nimic.
Dacă jumătate din echipa ta folosește instrumentul în mod corespunzător, dar cealaltă jumătate nu îl folosește sau îl folosește incorect, s-ar putea să ai un dezastru pe mâini.
În urmă cu câțiva ani, am lucrat în departamentul de conținut pentru o companie care crea videoclipuri animate. Aș lucra la scenarii pentru videoclipuri și fiecare scenariu ar fi supus mai multor iterații, ceea ce face important pentru noi să ținem evidența fiecărei versiuni a scenariului, astfel încât să ne putem asigura că animatorii lucrează pe cea potrivită.
După ceva timp am decis să investim într-un sistem de management al activelor digitale (DAM) pentru a păstra toate scripturile într-un singur loc. Deoarece existau uneori zece versiuni ale aceluiași script, a fost esențial să avem o taxonomie consecventă pentru toate scripturile, astfel încât să-l putem găsi cu ușurință pe cel mai recent.
După achiziționarea DAM-ului, șeful nostru de conținut a trimis un e-mail subliniind noile procese care au venit împreună cu software-ul. E-mailul a fost detaliat și conținea toate informațiile de care aveți nevoie pentru a utiliza corect DAM-ul.
Dar a fost o problemă. E-mailul a cerut fiecărei persoane din organizație să citească un e-mail lung de la început până la sfârșit. Ghici ce? Asta nu sa întâmplat.
Curând, DAM-ul a fost plin de scripturi cu trei convenții diferite de denumire. Acest lucru a cauzat destul de multă confuzie, mai ales că cineva care a lucrat la versiunea a treia a unui script ar putea să nu funcționeze la versiunea a patra. Deci, când noua persoană a început să înceapă versiunea a patra, ar putea identifica versiunea a doua ca cea mai recentă din cauza convențiilor de denumire inconsecvente.
În cele din urmă, acest lucru a cauzat mai multe cazuri de lucru repetat și unii clienți supărați nu sunt siguri de ce le trimiteam o versiune nefinalizată a ceva ce văzuseră deja.
Ne-au trebuit doar câteva luni să eliminăm acea unealtă și să trecem la una nouă. Și nu pentru că instrumentul nu a fost capabil să realizeze ceea ce ne-am dorit să realizeze, ci mai degrabă pentru că nu am avut o adoptare consecventă de către utilizatori – astfel încât toate caracteristicile utile au fost făcute inutile.

Cum să evitați adoptarea scăzută a utilizatorilor

„Bine, bine de știut, adoptarea scăzută a utilizatorilor este proastă, dar ce pot face în privința asta?” Tu spui. Am vesti bune pentru tine. Ai venit la locul potrivit.
Deși nu există niciun glonț magic care să asigure o implementare fără probleme a software-ului, cu siguranță există lucruri pe care le puteți face pentru a crește șansele ca lucrurile să meargă fără probleme.

1. Cunoaște-ți organizația

Nu există un instrument unic pentru toate. Produsul care este potrivit pentru dvs. va diferi în funcție de nevoile și competențele angajaților care vor folosi software-ul.
De exemplu, dacă forța dvs. de muncă este una care se luptă cu ceva ca Gmail, veți avea nevoie de o soluție extrem de ușor de utilizat și care are o interfață de utilizator intuitivă. În schimb, dacă aveți o forță de muncă pricepută în tehnologie, veți avea mai multă libertate în alegerea software-ului.
Desigur, capabilitățile tehnologice nu sunt singurul lucru pe care trebuie să-l știi despre angajații tăi. Un factor major în care forța de muncă adoptă un instrument este disciplina. Indiferent cât de priceput ești în tehnologie, învățarea unui nou software nu este ceva ce poate fi făcut într-o clipă.
Probabil că în unele grupuri se poate avea încredere că vor învăța și vor adopta un nou instrument fără o supraveghere puternică. Cu toate acestea, dacă organizația dvs. are o istorie de implementări de software pe jumătate, ar putea fi necesare un program strict și un plan de implementare.

2. Uită-te la Mai mult decât caracteristici

Oamenii tind să se concentreze pe funcții în timpul etapelor de cercetare și achiziție ale călătoriei lor software. Are și sens. La urma urmei, funcțiile sunt cele pe care echipa ta va folosi.
Rezistați la intuiția că caracteristicile sunt singurul lucru pe care trebuie să vă concentrați.
Faceți câteva cercetări cu privire la calitatea asistenței clienților pe care o oferă produsul de care sunteți interesat. Este aproape garantat că vei avea nevoie de el și vrei să fii sigur că ești pe mâini bune când va veni momentul respectiv.
Pentru a ilustra de ce asistența pentru clienți este atât de crucială, permiteți-mi să vă spun o poveste rapidă despre un instrument de business intelligence pe care l-am folosit la ultima companie la care am lucrat.
Eram o companie de date. Am avut o mulțime de ea și este ceea ce ne-a făcut valoroși pentru clienții noștri. De fapt, am avut atât de multe încât ne-am chinuit să le folosim pe toate. În cele din urmă, am decis că avem nevoie de un instrument care să ne ajute să profităm la maximum de datele noastre.
După ce am făcut cercetările, instrumentul cu care am mers părea să aibă un sens perfect. A făcut tot ce aveam nevoie și ne va permite să ne folosim datele în moduri în care nu am putut anterior.
Implementarea nu a fost rapidă, dar asta era de așteptat. După câteva luni, inginerul nostru de date ne-a dezvăluit instrumentul nouă, cercetătorilor, și la început, a fost promițător.
Cu toate acestea, cu cât îl folosim mai mult, cu atât aveam mai multe întrebări și solicitări. Acestea ar trebui adesea transmise furnizorului de software prin intermediul inginerului de date. Am vrut ca instrumentul să facă lucruri pe care se pare că ar putea cu asistența furnizorului.
Aici lucrurile au mers la vale. Inginerul nostru de date a fost în mod constant frustrat, deoarece furnizorul de software nu a fost nici receptiv, nici de ajutor. Lucrurile de care aveam nevoie pentru a obține cel mai mult (sau chiar orice) din instrument nu se făceau.
Noi cei din echipa de cercetare am încetat treptat să mai folosim instrumentul, iar lucrul devenise mai mult sau mai puțin o relicvă la 8 luni de la cumpărare. S-ar putea să nu vă surprindă să auziți că nu ne-am reînnoit contractul cu instrumentul și, în curând, am investit în altul.
Acesta nu a fost un exemplu de forță de muncă apatică sau o lipsă de înțelegere a problemelor de afaceri. Acest lucru pur și simplu nu a luat în considerare toți factorii care contribuie la o implementare de succes.
Adoptarea de către utilizatori este un lucru dificil de realizat și, dacă speri să-l atingi, va trebui să te uiți la mai mult decât caracteristici atunci când te gândești la produse.

3. Aveți un plan de instruire în vigoare

De cele mai multe ori, atunci când achiziționați o nouă bucată de software, majoritatea oamenilor din organizația dvs. nu vor fi folosit produsul înainte. Așadar, pentru a genera o rată ridicată de adoptare a utilizatorilor, veți avea nevoie de un program de instruire care să ofere tuturor din echipa dumneavoastră oportunitatea de a învăța cum să folosească instrumentul.
Pentru a vă asigura că pregătirea pentru produse este optimizată, este o idee bună să aveți o persoană să conducă formarea. Acesta va fi probabil administratorul principal al produsului și unul dintre puținii oameni care au petrecut cel mai mult timp vorbind cu furnizorul de software în timpul procesului de achiziție. Deoarece această persoană a fost alături de toată călătoria, va avea deja cunoștințe mai bune despre produs și, în mod ideal, o relație bună cu furnizorul.
Odată ce sesiunile de formare au început, responsabilitatea este cheia. Nimeni nu vrea să petreacă o oră învățând cum să folosească un produs. Toți au o muncă care trebuie făcută, iar valoarea noului produs ar putea să nu fie clară imediat.
Nu contează. Dacă doriți o adoptare ridicată a utilizatorilor, veți avea nevoie de toată lumea la bord. Faceți din acest antrenament o cerință, nu o alegere.

Implementarea este un ciclu fără sfârșit

V-ați achiziționat produsul, v-ați pregătit forța de muncă și acum aveți întreaga echipă să folosească instrumentul. Lucru bine făcut... Ei bine, cam. Cea mai mare parte a muncii este făcută, dar unele părți ale implementării unui nou instrument nu se termină niciodată.
Afacerea dvs. este în continuă evoluție, așa că utilizarea software-ului dvs. trebuie să evolueze odată cu aceasta. Când procesele interne se schimbă, la fel s-ar putea întâmpla și utilizările dvs. pentru un anumit instrument software. Continuați să evaluați modul în care echipa dvs. folosește un instrument și dacă acesta este încă eficient și necesar.
Dacă reușiți să faceți toate cele de mai sus cu succes, veți avea rate mari de adoptare a utilizatorilor în stiva dvs. de software și, probabil, o rentabilitate bună a investiției.