Cum să planificați un eveniment: pași de planificare a evenimentului, sfaturi și listă de verificare

Vrei să știi cum să planifici un eveniment? Dacă planificați un eveniment mare, cum ar fi o conferință, vă putem ajuta să vă creați, să structurați și să vă prezentați cu succes planul de eveniment. Acest blog va prezenta tot ce trebuie să țineți cont atunci când planificați un eveniment, inclusiv pașii de planificare a evenimentului, sfaturi și o listă de verificare ușor de utilizat.

Ce este un plan de eveniment?

Un plan de eveniment definește modul în care va fi executat un eveniment. Se adresează tuturor componentelor unui eveniment, cum ar fi datele de începere și de încheiere, buget, locație, marketing, participanți și multe altele.

Sfera și complexitatea planului evenimentului pot varia în funcție de dimensiunea evenimentului, dar provocările fundamentale rămân aceleași. Cei mai mulți dintre noi au ceva experiență în planificarea unui eveniment, fie el acasă, la serviciu sau în comunitatea lor. Pentru acest articol, să ne concentrăm asupra evenimentelor mari.

Planificarea unui eveniment

Cei mai mulți dintre noi au ceva experiență în planificarea unui eveniment, fie el acasă, la serviciu sau în comunitatea lor. Pentru acest articol, să ne concentrăm asupra evenimentelor mari.

O conferință este un tip obișnuit de eveniment mare, așa că, în scopurile noastre de gestionare a evenimentelor, să vorbim despre o conferință TEDx în care am fost implicați pentru a ilustra cum să planificăm un eveniment. Acest exemplu este un scenariu bun pentru a explica structura și provocările planificării unui eveniment mare, împreună cu beneficiile planificării unui eveniment cu software.

Elemente cheie ale planificarii evenimentelor

Primul lucru de luat în considerare atunci când planificați un eveniment este data. Aceasta este o ancoră care nu se poate schimba. De asemenea, veți dori să estimați numărul de participanți. Acestea vor fi două elemente critice care vor ajuta la informarea celorlalte aspecte ale planificării evenimentului dumneavoastră.

Să defalcăm celelalte componente pentru a stabili un eveniment. Ele sunt rezumate mai jos:

• Eveniment: În primul rând, trebuie să aveți un eveniment de planificat, desigur. Acest eveniment va necesita o serie de responsabilități, care se învârte în jurul operațiunilor sale, îndatoririlor legale și contabile.
• Buget: estimați toate costurile evenimentului și creați un buget. Bugetul dvs. disponibil va influența multe decizii de gestionare a evenimentelor, cum ar fi locația dvs., metodele de marketing și publicitate etc.
• Locul de desfășurare: Evenimentul trebuie să aibă loc undeva, iar asta implică managementul logisticii, mâncarea și băuturile, precum și decorul.
• Marketing: Odată ce ați selectat un loc, trebuie să începeți să atrageți oameni către el printr-un program de marketing care poate include un site web, o campanie socială, e-mail și lucrări de tipărire.
• Publicitate: mâna în mănușă cu marketingul este reclamă. Acestea pot include reclame la radio, TV, ziare și reviste.
• Voluntari: Un eveniment mare are nevoie de un echipaj mare de oameni care să-l dea de la sol și să se desfășoare fără probleme. Asta înseamnă voluntari, ceea ce înseamnă scrierea contractelor, definirea rolurilor acestora, stabilirea de întâlniri și stabilirea programelor.
• Vorbitori: trebuie să aveți un vorbitor principal sau un grup de vorbitori pentru a atrage un public. Aceasta va implica contracte, curatori care să selecteze talentul, un program, biografii și repetiții.
• Sponsori: Toate acestea costă bani, iar bugetul unui eveniment mare este asigurat de sponsorii săi. Aceasta va implica din nou contracte, marketing și logistică.
• Producție: Producția va implica crearea de contracte în timp ce lucrați la crearea unei înregistrări audio-vizuale a procedurilor, precum și a unei difuzări audio și video în timpul evenimentului.
• Scenă: Evenimentul are loc într-un anumit loc și pe acel loc este o scenă pe care va fi prezentat evenimentul propriu-zis. De obicei, acesta va include un proiector, ecran, microfoane, conexiune la internet, baterii, cabluri și multe altele.
• Participanți: Nu uitați de oamenii care vin la eveniment! Veți avea nevoie de comunicări pentru a le informa despre informațiile despre eveniment, procesele de plată pentru a colecta taxe, e-mailuri pentru a rămâne în contact, indicații de orientare, insigne și puncte de acces.

Înrudit: șablon gratuit de plan de evenimente

Etapele de planificare a evenimentelor

Ei bine, tocmai am trecut prin multe despre planificarea evenimentelor, așa că haideți să împărțim aceste sfaturi în pași concreti. Acești pași de planificare a evenimentelor te vor ghida către succes. Să continuăm cu exemplul nostru de conferință.

• Pasul 1. Stabiliți-vă scopurile și obiectivele evenimentului
• Pasul 2. Adună-ți echipa
• Pasul 3. Stabiliți un buget pentru eveniment
• Pasul 4. Alegeți data și locul
• Pasul 5. Selectați difuzoarele
• Pasul 6. Marketing și publicitate pentru evenimente
• Pasul 7. Execută-ți evenimentul

Când vă descompuneți planul de eveniment în pași gestionați, întregul proces pare mult mai puțin descurajantă. Cu toate acestea, mai sunt câteva lucruri de care trebuie să țineți cont atunci când vă faceți planul evenimentului.

Sfaturi de planificare a evenimentelor

Din păcate, vor exista întotdeauna variabile care nu țin de controlul tău, cum ar fi vremea, întârzierile de livrare, dificultățile tehnice și alte potențiale confuzii. După cum am menționat mai devreme, nu puteți schimba data evenimentului dvs., așa că veți dori să fiți cât mai pregătit posibil pentru orice riscuri sau probleme care pot apărea în ziua evenimentului.

Lista de verificare pentru planificarea evenimentelor

Sunt multe de gestionat atunci când planificați un eveniment, așa că este important să aveți o listă cu tot ce trebuie să includeți în planul dvs. de management al evenimentului. Următoarea este o listă de verificare generală pentru planificarea evenimentului, pentru a vă ajuta să începeți. Cu cât pui mai multe întrebări, cu atât lista de verificare a evenimentului este mai bună. Simțiți-vă liber să adăugați propriile responsabilități și sarcini unice.

Teluri si obiective

• Care este motivul existenței evenimentului tău?
• Care sunt obiectivele pe care se așteaptă să le atingă acest eveniment?
• Care sunt obiectivele de venituri?
• Care este publicul tău țintă?
• Câte persoane vor participa?
• Există un cost asociat cu biletele și ce este acesta?
• Unde are loc evenimentul?
• Creați un program de evenimente.

Bugetul evenimentului

• Aflați care vor fi costurile.
• Dacă ați organizat evenimente similare, utilizați și ajustați un buget vechi pentru o valoare de referință.
• Ce software de ticketing și înregistrare va fi folosit?
• Finalizați contribuțiile sponsorului.
• Setați prețul biletului.

Data și locul

• Când va avea loc evenimentul?
• Aveți o dată de rezervă în cazul în care apar probleme.
• Există cea mai bună locație pentru eveniment?
• Este locul potrivit pentru numărul estimat de participanți?
• Decideți infrastructura necesară: wifi, capacitate, băi, lângă magazine și restaurante etc.
• Angajeaza catering.
• Asigurați-vă ce echipament aveți nevoie.
• Care sunt nevoile tale de securitate?
• Ai nevoie de permise, licențe sau asigurare?
• Creați semnalizare eveniment și plan de comunicare pentru participanți.

Difuzoare

• Cercetați potențialii vorbitori.
• Creați o listă de vorbitori relevanți.
• Creați un pitch pentru difuzoare.
• Pitch difuzoare.
• Finalizați selecția difuzorului, obțineți biografii și fotografii, aranjați călătoria și cazarea.

Sponsori

• Elaborați o listă de sponsori și ce le puteți oferi.
• Vedeți dacă există sponsori care au colaborat cu evenimente similare.
• Luați legătura cu potențialii sponsori.

Site-ul web

• Aprobarea designului.
• Actualizați site-ul sau construiți unul unic.
• Asigurați-vă că site-ul poate gestiona traficul așteptat.
• Aveți un site prietenos cu dispozitivele mobile.

Marketing și publicitate pentru evenimente

• Care este mesajul tău?
• Coordonați cu instrumente digitale și platforme sociale.
• Adăugați evenimentul în calendarele online.
• Eveniment de piață cu postări pe blog și alte promoții, cum ar fi reclame video și online.
• Trimiteți mementouri tuturor părților cu o lună sau două înainte de data evenimentului.

Finalizare, ultimii pași

• Programa
• catering
• Vorbitori și scenarii
• Locul de desfășurare
• Echipamente
• Decoratiuni
• Contracte

Sfat pro: Este mult de coordonat și planificat, motiv pentru care există o nevoie reală de software de management de proiect care să aibă caracteristicile potrivite pentru managementul evenimentelor. Acesta oferă un portal comun, unde puteți urmări costurile și sarcinile cu alerte automate. De asemenea, oferă atât o platformă de comunicare, cât și o platformă de colaborare care reduce nevoia de e-mailuri inutile. Software-ul vă colectează toate fișierele într-un singur loc și simplifică raportarea echipei, adăugând eficiență și reducând stresul.

Cum ajută ProjectManager la planificarea evenimentelor

ProjectManager este un software bazat pe cloud, care este ideal pentru planificarea evenimentelor. Avem instrumentele pentru a menține toate părțile evenimentelor dvs., de la gestionarea furnizorilor până la promoții, organizate.

Software-ul nostru de planificare vă ajută să urmăriți toate elementele care compun planul dvs. de eveniment. V-am arătat deja diagrama Gantt online, dar vă oferim, de asemenea, liste de sarcini și panouri kanban pentru executarea planului dvs. de eveniment. Mutați sarcinile de la o coloană la alta pe măsură ce colaborați la lucru cu echipa. Este ușor să descoperi blocajele și să treci totul peste linie la timp pentru eveniment.

În plus, foile de pontaj facilitează facturarea pentru toate evenimentele dvs. Ele pot fi trimise și aprobate printr-o apăsare de tastă. Software-ul nostru oferă, de asemenea, o varietate de vizualizări, de la o listă la un calendar și chiar un panou kanban care vă ajută să vizualizați fluxul de lucru pentru a vă menține în sarcină.

Luați o încercare gratuită de 30 de zile a ProjectManager și vedeți cum poate lega toate sforile evenimentului dvs. într-o fundă frumoasă.

Mai multe despre planificarea unui eveniment

Planificarea evenimentelor poate fi complexă. Sunt multe mingi de ținut în aer. Dacă cele de mai sus sunt prea multe pentru a fi digerate imediat, puteți începe cu șablonul nostru de plan de evenimente și puteți urmări unul dintre experții noștri în planificare. Jennifer Bridges, PMP, are ani de experiență și o folosește pentru a vă învăța elementele fundamentale ale planificării evenimentelor în acest scurt videoclip.

Iată o captură de ecran pentru referință.

Multumesc pentru vizionare!

Transcriere:

Astăzi, vorbim despre cum să planificați un eveniment. Ei bine, cei mai mulți dintre noi se implică într-un fel în planificarea unui eveniment, fie că este acasă, la serviciu sau în comunitate.

Dar astăzi vreau să mă concentrez pe evenimente mai mari. Așa că gândește-te la conferințe. Deci exemplul pe care îl voi împărtăși astăzi este unul dintre cele mai distractive în care am fost implicat, o conferință TEDx.

Așa că vreau să vorbesc despre structură și aspect. Vreau să vorbesc despre unele provocări pe care le puteți găsi comune în evenimente, despre unele lucruri pe care le-am făcut pentru a le rezolva și despre modul în care software-ul ne-a ajutat cu adevărat.

Deci, în primul rând, în amenajarea unui eveniment, există mai multe componente ale evenimentelor. Așa că voi lua asta la un nivel înalt. Deci, la nivel înalt, avem evenimentul. Deci este vorba despre despre ce este emisiunea, orice fel de operațiuni, juridice și contabile.

Apoi vorbim despre locație. Așa că trebuie să planificăm totul în ceea ce privește locația, logistica locației respective, mâncarea și băutura și decorațiunile de acolo.

Apoi vorbim despre marketing. Deci avem un site web și avem social media, email marketing, orice tip de print. Și apoi avem și reclamă. Am folosit radio și TV, ziare și reviste.

Și apoi a trebuit să planificăm voluntarii, ceea ce a fost și multă muncă. Deci aveam contracte și trebuia să stabilim rolurile și responsabilitățile, și trebuia să ne planificăm întâlnirile și să programăm munca și orice fel de informații de contact.

Apoi am avut vorbitorii pentru evenimentul TEDx. Așa că a trebuit să venim cu contracte pentru asta. A trebuit să trecem prin curatorie și să căutăm vorbitori, să-i verificăm și să lucrăm cu ei pentru a-și prezenta programul, a le obține biografia și a avea o exersare.

Apoi am avut sponsorii. Deci, din nou, aveam contracte cu ei, orice fel de garanție de marketing de care aveau nevoie de la noi și aveam nevoie de la ei, orice fel de materiale de care aveau nevoie, planificarea logisticii pentru ca ei să sosească și să se instaleze.

Apoi am avut producție. Din nou, mai multe contracte. Și gândirea și planificarea pentru audio și video, și au fost mai multe componente ale acestora.

Apoi a trebuit să amenajăm scena. Deci, pe TEDx, știi că scena este foarte importantă și există tot felul de cerințe pentru acestea. Așa că a trebuit să amenajăm scena conform cerințelor și proiectoarele și ecranele și microfoanele lor și internetul, orice fel de baterii și backup și tot felul de cabluri.

Și apoi au fost participanții. Deci comunicând cu participanții, primind plățile lor, trimițându-le e-mailuri, oferindu-le indicații, insigne și orice fel de acces.

Deci au fost mai multe decât atât, dar acesta este doar un domeniu de aplicare la nivel înalt. Deci, puteți vedea că devine complex cu evenimentul. Toți diferiții oameni implicați, voluntarii, vorbitorii, sponsorii, participanții, părțile interesate și vânzătorii, vă puteți imagina cât de complex devine.

Prin urmare, ne-am confruntat cu mai multe provocări, cum ar fi data evenimentului să nu se schimbe. Deci, dacă ceva se întâmplă sau deraiează sau merge prost, data respectivă nu se poate schimba. Și în majoritatea evenimentelor, deci, dacă faci o conferință, acea dată chiar nu se poate schimba. Deci asta aduce și un nivel de stres.

Și doar numărul mare de oameni cu care ai de-a face. Chiar dacă aveți de-a face cu un eveniment mai mic, există totuși provocări din cauza numărului de persoane. Și apoi sunt variabile care sunt în afara controlului tău. Așa că gândiți-vă la vreme, la diferite tipuri de vreme nefavorabilă, indiferent dacă ninge sau plouă sau orice ar putea afecta acel eveniment.

Și apoi poate exista livrarea de echipamente diferite sau de mâncare sau băutură. Dacă asta nu apare la timp, atunci este o mare problemă. Trebuie să te gândești la tot felul de planuri. Și apoi comandă amestecuri. Așa că gândiți-vă să comandați diferite materiale de marketing sau să comandați mâncare sau lucruri diferite și se vede greșit.

Și apoi există tot felul de comunicare. Vedeți, din nou, gândindu-vă la comunicarea cu toate tipurile diferite de oameni, sunt doar o mulțime de provocări.

Deci, ceea ce am făcut a fost să punem o structură și o fundație, un flux de proces, apoi am implementat și un software de management de proiect, care a fost de mare ajutor, deoarece beneficiile acestuia sunt că ajută la furnizarea unui portal comun pentru toți cei implicați.

Ei trebuie să meargă acolo pentru a primi actualizări în timp real despre ceea ce se întâmplă. De asemenea, permite urmărirea sarcinii și a costurilor. Apoi puteți configura alerte atunci când poate sarcinile sunt finalizate sau când acestea întârzie, apoi când anumite lucruri trebuie plătite sau dacă întârzie.

De asemenea, este foarte valoros să avem comunicări și colaborări. Deci nu este nimic mai rău decât a trebui să treci prin atâtea e-mailuri pentru a căuta și a găsi informații. Deci, dacă cineva ți-a trimis ceva, un fișier sau ceva de genul ăsta prin e-mail, te ajută doar să colaborezi și să comunici prin acest portal comun.

Apoi oferă, de asemenea, un depozit central pentru fișierele dvs. Ar putea fi documente de marketing. Ar putea fi contracte. Ar putea fi facturi. Deci sunt toți acolo.

Și apoi permite, de asemenea, raportarea echipei. Deci, indiferent dacă este vorba de voluntari sau de unii dintre partenerii tăi, atunci le permite oamenilor să raporteze în timp real. Acest lucru permite, de asemenea, eficiență pentru întregul eveniment și pentru toți cei implicați și, în mare măsură, reduce stresul.

Deci, după cum puteți vedea cu structura, cum poate ajuta acest instrument de management de proiect.

Și dacă aveți nevoie de un instrument care vă poate ajuta să vă planificați evenimentul, atunci înscrieți-vă pentru software-ul nostru acum la ProjectManager.com.

(Această postare a fost actualizată în decembrie 2019)