Cum să desfășurați întâlniri de echipă: sfaturi și cele mai bune practici

Ce este o întâlnire de echipă?

O întâlnire de echipă este un eveniment programat în care persoanele implicate într-un proiect se vor reuni și vor avea o conversație despre subiecte legate de respectiva activitate. Întâlnirile vin sub mai multe forme, dar cele mai eficiente au o agendă creată de liderul echipei care conturează ceea ce urmează să fie discutat. Un secretar înregistrează procesele-verbale ale ședinței, care sunt un rezumat al discuției. Pot exista și elemente de acțiune, care sunt sarcini care ar trebui finalizate înainte de următoarea întâlnire.

După întâlnire, începe munca adevărată. ProjectManager este un software de management de proiect premiat care vă ajută să planificați, să gestionați și să urmăriți activitatea în timp real. Diagramele noastre robuste Gantt vă organizează elementele de acțiune în sarcini cu date de început și de sfârșit, leagă toate cele patru tipuri de dependențe de sarcini pentru a evita întârzierile și stabilesc o linie de referință astfel încât să puteți urmări progresul în timp real. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Întâlniri informale ale echipei

O întâlnire informală de echipă este pur și simplu o întâlnire obișnuită în care membrii echipei pot face schimb de idei. Deși ar trebui să existe în continuare o agendă pentru a evita deviația, acea agendă este mai rară și probabil că nu există prezentări sau alte puncte care necesită mai multă pregătire.

Întâlniri formale ale echipei

La celălalt capăt al spectrului sunt întâlnirile oficiale. Din nou, o agendă este recomandată pentru toate întâlnirile, dar într-o întâlnire oficială, este o structură mai cercetată și mai compusă. Întâlnirile formale, cum ar fi întâlnirile de proiect, vor avea de obicei prezentări și chiar vorbitori care să se adreseze grupului. Ei pot avea, de asemenea, linii directoare mai stricte cu privire la cine poate vorbi și când, spre deosebire de întâlnirile informale, care sunt mai laxe din punct de vedere al decorului.

De ce sunt importante întâlnirile de echipă?

Există multe motive pentru a avea întâlniri de echipă. Deși pot fi abuzați și au o reputație proastă pentru pierderea timpului, atunci când sunt conduși cu o agendă și se concentrează pe furnizarea de informații sau pe generarea de feedback, ele pot fi extrem de utile.

Întâlnirile de echipă, în primul rând, sunt canale de comunicare prin care informații precum un plan de acțiune sunt diseminate unui grup mare de oameni. Tinde să fie mai eficient decât o notă, pe care oamenii s-ar putea să nu-l citească sau să-l răsfoiască și oferă un forum pentru întrebări pentru a se asigura că toată lumea are clar ceea ce se discută.

Ele reprezintă o modalitate excelentă de a reuni o echipă prin întrebări și activități spărgătoare de gheață care îi ajută pe toți să se cunoască și să construiască genul de legături care favorizează colaborarea și, la rândul lor, productivitatea. Întâlnirile echipei ajută, de asemenea, la definirea rolurilor și responsabilităților fiecărui membru al echipei, astfel încât să știe ce ar trebui să facă și cui raportează sau întreabă dacă au întrebări.

Sfaturi pentru desfășurarea întâlnirilor de echipă

După cum sa menționat deja mai sus, întâlnirile pot fi problematice. Ei atrage oamenii de la munca lor, pot face echipa să simtă că pierd timpul care ar putea fi mai bine folosit pentru a-și îndeplini sarcinile și, de multe ori, oamenilor le place să se audă vorbind. Însă întâlnirile de echipă sunt prea importante pentru a fi ignorate doar pentru că pot fi dezactivate. Urmați aceste sfaturi și veți avea întâlniri de echipă rapide și productive de care vor beneficia toată lumea.

Definiți scopul întâlnirii echipei dvs

Înainte de a vă întâlni, asigurați-vă că motivul întâlnirii este clar. Dacă nu puteți rezuma scopul întâlnirii într-o propoziție sau două, atunci s-ar putea să nu existe niciun motiv de întâlnire. Cel mai probabil, există un motiv pentru întâlnire și, în calitate de lider de echipă, este treaba ta să definești clar acest lucru.

Creați o agendă a întâlnirii

Odată ce aveți un scop pentru întâlnire, atunci puteți începe să creați agenda. O ordine de zi este o listă de puncte care trebuie discutate în timpul ședinței. Nu ar trebui să fie prea lung. O întâlnire are cel mai mult succes atunci când este concentrată pe unul sau, cel mult, câteva puncte conexe.

Folosiți Activități de spărgător de gheață

Pentru ca întâlnirile să aibă succes, toată lumea ar trebui să participe. Folosirea unui spărgător de gheață pentru a implica oamenii de la început cu o întrebare sau o activitate distractivă va da roade atunci când ajungeți la miezul întâlnirii, plus că este o modalitate excelentă de a facilita o mai bună muncă în echipă.

Redactarea procesului-verbal al ședinței

După cum s-a menționat mai sus, un secretar are sarcina de a păstra procesul-verbal al ședinței. Aceasta poate fi o funcție atribuită sau o responsabilitate rotativă, dar este o parte crucială a succesului unei întâlniri. Procesul-verbal de întâlnire surprinde ceea ce s-a discutat în timpul întâlnirii, dar numai informațiile critice. Procesele verbale ale ședințelor nu sunt detaliate, ci sunt o propoziție sau două.

Definiți elementele de acțiune după întâlnirea echipei dvs

Procesul-verbal de întâlnire ar trebui să se încheie cu elemente de acțiune, care, după cum sa discutat mai devreme, sunt sarcini pe care echipa este desemnată să le termine înainte de a se aduna pentru următoarea întâlnire. Aceste acțiuni ar trebui să fie înțelese clar de toți înainte de pauzele întâlnirii.

Șabloane gratuite pentru a vă ajuta să conduceți întâlnirile echipei

Pentru a vă ajuta cu următoarea întâlnire, ProjectManager oferă câteva șabloane gratuite pe care le puteți descărca acum. Site-ul nostru este un hub online pentru toate aspectele legate de managementul proiectelor, cu bloguri, videoclipuri tutoriale și, desigur, șabloane gratuite de management de proiect pentru Excel și Word. Iată câteva pentru a vă ajuta să conduceți următoarea întâlnire a echipei.

Șablon de proces-verbal de ședință

Șablonul nostru gratuit de minute ale întâlnirilor pentru Word facilitează configurarea și desfășurarea întâlnirilor dvs. Acesta colectează toate datele de care aveți nevoie pentru a avea o întâlnire de succes, de la cine este prezent, până la pachete și când este următoarea întâlnire.

Șablon de plan de acțiune

Când părăsiți întâlnirea, asigurați-vă că ați completat mai întâi șablonul nostru gratuit de plan de acțiune pentru Excel. Enumeră toate acțiunile asupra cărora s-au decis în timpul întâlnirii, cu prioritate, cine este desemnat să facă munca, un calendar și multe altele.

Șablon de urmărire a sarcinilor

Pentru a vă asigura că vă finalizați acțiunile la timp, utilizați șablonul nostru gratuit de urmărire a sarcinilor pentru Excel. Acesta enumeră toate sarcinile dvs., chiar și sarcinile dependente, plus vă permite să le prioritizați, să setați durata și apoi să urmăriți starea pentru a vă asigura că vă respectați programul.

Proiectele presupun întâlniri la fiecare pas din ciclul de viață al proiectului. În acest videoclip cu gazda noastră Jennifer Bridges, PMP, veți afla patru sfaturi grozave pentru a vă îmbunătăți întâlnirile echipei de proiect.

Video: Cele mai bune practici pentru întâlnirile de echipă

Proiectele presupun întâlniri la fiecare pas din ciclul de viață al proiectului. În acest videoclip cu gazda noastră Jennifer Bridges, PMP, veți afla patru sfaturi grozave pentru a vă îmbunătăți întâlnirile echipei de proiect.

Sperăm că ți-a plăcut să auzi aceste sfaturi pentru întâlniri mai eficiente ale echipei de proiect. Multumesc pentru vizionare!

4 pași pentru a conduce o întâlnire grozavă de echipă

Pentru cei dintre voi cărora le place metodologia, luați în considerare aceasta metoda PCFW de a vă desfășura întâlnirea. Ce înseamnă asta? Pregătiți, comunicați, facilitați și, prin toate mijloacele, finalizați. Să vorbim despre fiecare dintre cele patru elemente cheie. Numărul unu, în pregătire există un scop și pregătire pentru scopul întâlnirii. De ce ai această întâlnire, cine trebuie să fie acolo, de ce trebuie să fie acolo, ce trebuia să se pregătească în prealabil, ce trebuie să pregătești în prealabil, ca manager de proiect?

1. Pregătiți

Scop. Din nou, știind cine ar trebui să fie acolo, de ce sunt acolo, dacă sunt factori de decizie, dacă sunt acolo pentru a oferi informații și de ce aveți nevoie de ei acolo. Și apoi recuzită. Cum veți facilita și conduce întâlnirea dvs.? Aveți nevoie de recuzită, aveți nevoie de un laptop, aveți nevoie de un proiector LCD, aveți nevoie de flip charts, aveți nevoie de plăci, markere, aveți nevoie de pixuri și hârtie? De ce ai nevoie pentru ca oamenii să folosească și pentru ca tu să facilitezi întâlnirea? Te-ai prezentat vreodată pe un site și nu ai avut materialele de care aveai nevoie sau credeai că ar trebui să fie acolo? Tu, ca manager de proiect, poți pregăti asta.

2. Comunicați

Al doilea element cheie, Comunicarea, este comunicarea cu oamenii în prealabil. Invitarea lor la întâlnire, agenda, informarea lor când ar trebui să fie acolo, de ce ar trebui să fie acolo și cu cinci minute înainte. Anunțați oamenii în avans, astfel încât să știe și să se poată pregăti cu privire la programul lor, ținând cont de faptul că și alții au programe, astfel încât să anunțe oamenii în avans, astfel încât să se poată pregăti în prealabil, să adună împreună ceea ce au nevoie pentru a apărea și poate să întrebe. alte intrebari. Poate vă contactați pe dumneavoastră sau pe alți membri ai echipei înainte.

Așa că spune-i ce este pe ordinea de zi. Despre ce vom vorbi? Ar putea dori să invite și alte persoane și să vă ofere ocazia să spuneți: „Da, este grozav, dar nu vrem cu adevărat să fie acolo la această întâlnire”.

3. Facilitați

Facilitarea întâlnirii. Cu toții l-am văzut pe acela în care chestia scăpa de sub control, ar trebui să fie o întâlnire de stare de 20 sau 30 de minute sau un apel scurt sau o întâlnire stand-up, care se transformă într-o ceartă de două ore. Nu vrem asta. Vrem să ne asigurăm că totul este la timp și la subiect.

• La timp: asigurați-vă că echipa dvs. respectă cronologia întâlnirii.Dacă aveți diferite puncte pe ordinea de zi, știind cât timp veți petrece pentru asta și dvs., ca manager de proiect, facilitând de fapt să rămâneți în acel timp. Astfel oamenii vor rămâne implicați cu tine, nu vei pierde credibilitatea și oamenii vor ști când să se aștepte să părăsească întâlnirea. acel articol.
• La subiect: este important să rămâi la subiect atunci când desfășoară întâlniri ale echipei.Există și alți oameni care au alte agende care vor încerca să preia și să deturneze întâlnirea dvs. în propriile lor scopuri, așa că trebuie să facilitați asta și să rămâneți la subiect. Dacă cineva aduce în discuție un subiect care nu este pe agenda ta, poate fi important, dar poate să nu se încadreze în scopul acelei întâlniri. Este important să puneți asta pe o parcare și, la sfârșit, să anunțați oamenii cu ce se va face.

4. Încheiere

Nu în ultimul rând, Wrap Up. Cu toții am fost în acele întâlniri care au durat prea mult, așa că toată lumea se grăbește să iasă de acolo, așa că pleacă nu știe exact ce să facă sau care sunt pașii următori. Elementul important în acest pas este să închei cu elemente de acțiune și pașii următori. Ce elemente trebuie lăsate făcute la sfârșit, cine ar trebui să o facă și când ar trebui să le termine? Apoi, apoi cunoașterea pașilor următori. Anunțați oamenii când vă veți întâlni din nou sau ce decizii vor trebui luate.

Acestea sunt cele patru elemente cheie ale metodei PCFW și cum să vă desfășurați întâlnirile mai eficient, așa că poate nu veți pleca cu dureri de cap și nici membrii echipei nu o vor face.

Sper că le-ați găsit valoroase și, dacă aveți nevoie de sfaturi, instrumente sau tehnici suplimentare în desfășurarea întâlnirilor dvs., veniți și vizitați-ne la ProjectManager.