Cum se secvenționează activitățile dintr-un proiect

Toată lumea creează subconștient activități secvențe în viața lor de zi cu zi. Planificăm excursii săptămânale la magazin, ne curățăm și facem ordine în case, facem comisioane — lista poate continua. În acest fel, suntem cu toții familiarizați cu abilitățile de bază de management de proiect.

Când putem identifica activități succesive în viața noastră de zi cu zi, este mult mai ușor să le identificăm apoi în contextul unui proiect complex. Deci, haideți să definim activitățile secvențiale în ceea ce privește ceva ce facem cu toții și să învățăm cum le putem lega de managementul de proiect.

Ce sunt activitățile secvențiale?

Activitățile secvențiale sunt sarcini sau sarcini care trebuie îndeplinite, sau cel puțin începute, în ordine. De exemplu, dacă faci spaghete, trebuie mai întâi să umpli o oală cu apă, apoi să fierbi apa și apoi să adaugi pastele. Aceste trei activități sunt direct legate și trebuie să se întâmple în această secvență exactă pentru a avea ca rezultat paste gătite.

Care este scopul activităților de secvențiere?

Fie că pregătiți o cină ipotetică cu spaghete sau planificați construcția unei noi clădiri, va trebui să finalizați activități pentru a ajunge la obiectiv.

Întrebarea este: chiar contează în ce ordine au loc aceste activități dacă rezultatul final este același? Răspunsul este un da răsunător! Chiar dacă două activități pot fi începute în același timp, o secvență este mult mai logică și mai eficientă decât cealaltă.

Un exemplu de secvență de activități

Înapoi la analogia spaghetelor. În acest scenariu, ar trebui să puneți apa la fiert înainte de a începe să tăiați usturoiul. Sigur, nu ar strica masa să toci usturoiul înainte de a fierbe apa, dar astfel profiti la maximum de timp și energie.

Să ducem această analogie mai departe și să o aplicăm modului în care un bucătar conduce o bucătărie. În acest caz, fiecare fel de mâncare este o sarcină alcătuită din activități. Când cineva comandă un anumit fel de mâncare, activitățile trebuie executate pentru a finaliza sarcina.

Partea dificilă este că există mai multe sarcini diferite care sunt îndeplinite simultan, ceea ce înseamnă și mai multe activități care au loc în același timp. Dacă nu ești atent, activitățile necesare pentru o sarcină le pot împiedica pe cele pentru alta.

Când aplicați acest concept la un proiect la scară mai mare, cu mai multe resurse și constrângeri, secvențierea activităților trece de la avantajoasă la absolut crucială. Deci, cum te descurci exact cu secvențierea activităților?

Cum se secvenționează activitățile pentru un proiect

Pentru a ordona activitățile, trebuie să definiți relația dintre acele activități. Există multe moduri diferite de a face acest lucru, dar astăzi vom acoperi metoda de diagramare a precedenței:

Metoda de Diagramare a Precedentelor folosește un tip de diagramă de rețea pentru a arăta activitățile care trebuie finalizate, cum sunt conectate și ce secvență trebuie să urmeze munca. Această metodă ilustrează aceste lucruri prin reprezentarea activităților cu casete (sau noduri) și a dependențelor cu săgeți care le conectează.

Etape de secvențiere a activității

Metoda de Diagramare a Precedentelor poate părea complexă la prima vedere, dar într-adevăr poate fi împărțită în câțiva pași simpli. Să presupunem că aveți deja o listă de activități și să mergeți de acolo.

1. 1. Definiți atributele activității: atunci când ordonați activități, trebuie să aveți toate detaliile despre fiecare activitate. Trebuie să vă organizați și să urmăriți aceste detalii. Definirea atributelor activității implică denumirea fiecărei activități, atribuirea unui număr, scrierea unei scurte descriere etc. Fiecare activitate trebuie să aibă toate aceleași atribute definite și notate pentru a le ordona cu acuratețe. Acest lucru cu picioarele face toată diferența.
   2. Determinați constrângeri: orice sarcină va veni cu constrângeri - lucruri care o limitează. Aceste lucruri pot fi bani, forță de muncă, timp și o serie de alte lucruri. Ca și în cazul definirii atributelor activității, cunoașterea este putere, iar determinarea oricărei constrângeri posibile este singura modalitate de a secvența activitățile în așa fel încât să nu se încalce aceste constrângeri.
   3. Identificarea dependențelor: Pentru a secvenționa cu exactitate activitățile, identificarea corectă a dependențelor este, probabil, cea mai importantă parte a procesului. Fără a ști exact cum sunt legate sarcinile, nu există nicio modalitate de a le ordona în mod corespunzător. De fapt, fără cunoștințele dependențelor sarcinilor, este prea ușor să programați sarcinile incorect și să setați întregul proiect pentru eșec.

Aceste relații pot fi numite și dependențe, dintre care există patru tipuri diferite.

1. 1. 1. • Finish-to-Start (FS): Într-o dependență Finish-to-Start, Sarcina A trebuie finalizată înainte ca Sarcina B să poată începe.
         • Finish-to-Finish (FF): Într-o dependență Finish-to-Finish, Sarcina A trebuie finalizată înainte ca Sarcina B să poată fi finalizată.
         • De la început la sfârșit (SF): Într-o dependență de la început la sfârșit, sarcina B nu poate fi finalizată înainte ca sarcina A să fi început.
         • Start-to-Start (SS): Într-o dependență Start-to-Start, Sarcina B nu poate începe înainte ca sarcina B să fi început.

Cele mai bune practici la secvențierea activităților

Deși crearea unei secvențe de activități poate părea destul de intuitivă, există anumite bune practici care ar trebui urmate:

Creați o listă completă de activități înainte de a secvența activitățile

Când lucrați la un proiect, pe parcurs vor apărea în mod natural sarcini noi, neașteptate. Dar, cel mai bun mod de a începe activitățile de secvențiere este să lucrezi cu toate informațiile pe care le deții la momentul respectiv. Chiar dacă știți că o sarcină va produce probabil mai multe sarcini pe parcurs, nu ezitați să o includeți în lista de sarcini. Activitățile de secvențiere încep ca cea mai bună broșă posibilă și sunt curățate pe parcurs.

Luați în considerare volumul de muncă al echipei dvs

Trebuie să identificați constrângerile în timpul succesiunii activităților. O constrângere adesea trecută cu vederea este volumul de muncă și timpul individual al unui membru al echipei. Există doar atâtea ore în zi și doar atâtea o persoană poate avea în farfurie la un moment dat. Neglijarea de a ține cont de acest lucru poate duce la eșecuri, epuizare și activități care durează mult mai mult decât se aștepta.

Cunoașteți diferența dintre constrângerile obligatorii și cele discreționare

Pentru a ordona cu exactitate activitățile, trebuie să rețineți că nu există un singur fel. Constrângerile obligatorii și constrângerile discreționare sunt foarte diferite și ambele trebuie identificate. Constrângerile obligatorii sunt concrete și nu pot fi rezolvate. Constrângerile discreționare, pe de altă parte, sunt flexibile și membrii echipei pot decide asupra lor în timp ce programează proiectul.

Nu neglijați constrângerile sarcinilor

După cum vă puteți imagina, neglijarea constrângerilor de sarcină este una dintre cele mai dăunătoare greșeli pe care le puteți face atunci când ordonați activități. Dar, este la fel de important să luăm în considerare triunghiul managementului de proiect. Acest triunghi constă din cele trei constrângeri cu cel mai mare impact: domeniul de aplicare, timp și cost.

Secvențierea activităților este un proces foarte implicat și nu este greu să uităm de constrângerile mai largi ale întregului proiect. Menținerea acestor lucruri în primul rând poate face diferența între succesul și eșecul proiectului.

Cum ajută ProjectManager la secvențele de activități

Pentru a vă asigura că toate sarcinile dvs. sunt ordonate corect, cu dependențe adecvate, vă recomandăm să utilizați software-ul de management al proiectelor. ProjectManager este un software de management de proiect premiat care vă permite să creați, să detaliați și să ordonați activități și să vizualizați aceste activități în modul care se potrivește cel mai bine proiectului dvs.

Cu diagramele noastre Gantt online, puteți profita din plin de funcțiile puternice de secvențiere a proiectelor. Tot ce trebuie să faceți este să vă încărcați sarcinile, apoi să programați sarcinile în ordinea corespunzătoare cu diagrame Gantt și cronologie. Vizualizați dependențele sarcinilor, detalii despre cesionar, stările sarcinilor și multe altele, toate dintr-un singur hub. Și, în cazul în care trebuie să schimbați secvența activităților, pur și simplu trageți și plasați.

Raportarea proiectului dvs. pentru părțile interesate este, de asemenea, simplificată cu instrumente puternice de raportare cu un singur clic, care pot genera un raport de proiect aprofundat în câteva secunde. În plus, dacă aveți nevoie de o vedere rapidă, puteți utiliza tabloul de bord pentru a vedea datele proiectului sub formă de diagrame clare și colorate.

ProjectManager este un software de management al proiectelor bazat pe cloud, care oferă managerilor de proiect instrumentele pentru a controla sarcinile secvențiale, a lega dependențele sarcinilor și a urmări progresul cu raportare integrată. Membrii echipei beneficiază de o platformă de colaborare pentru a lucra mai productiv. Vedeți cum vă putem ajuta să vă gestionați următorul proiect profitând de perioada de încercare gratuită de 30 de zile.