Cum să rămâneți productiv: 6 sfaturi pentru a lucra eficient

Indiferent dacă lucrezi de acasă sau te întorci la birou, a rămâne productiv poate fi o provocare.

Și nu numai din cauza nenumăratelor distrageri pe care le întâlnim zilnic sau a intervalului de atenție din ce în ce mai scurt al persoanei moderne. Lucrul eficient necesită abilități organizatorice, disciplină și motivația potrivită.

În plus, fiecare persoană este unică. Unii dintre noi sunt mai activi dimineața, alții sunt bufnițe de noapte; unii au nevoie de inspirație, alții doar se pun la treabă și continuă; unii sunt proactivi și automotivați, iar alții au nevoie de ajutor extern pentru a-și organiza procesul.

Pur și simplu, nu există o rețetă universală pentru o muncă productivă.

Cu toate acestea, există diverse tehnici pe care le puteți încerca pentru a vă îmbunătăți productivitatea și pentru a vă găsi propriul echilibru.

În acest articol, vă oferim 6 sfaturi de eficiență a muncii încercate și testate pe care să le implementați în rutina dumneavoastră zilnică. Le puteți combina și potrivi pentru a găsi ceea ce oferă cele mai bune rezultate pentru dvs., astfel încât să găsiți ecuația finală a productivității la locul de muncă.

1. Nu exagera cu modificările

În primul rând, nu te grăbi să încerci toate ideile noi deodată. Uneori, chiar și o mică schimbare poate avea un impact mare. În caz contrar, te poți copleși și risca să ajungi și mai puțin productiv decât înainte.

Ia-o încet.

Încercați tehnicile care par cele mai apropiate de procesul, organizarea și/sau personalitatea dvs. curentă de zi cu zi.

De exemplu, poate poți elimina un obicei mic, dar persistent, care îți distrage atenția și te împiedică să-ți închei ziua de muncă.

De asemenea, acordați modificărilor cu ceva timp înainte de a decide dacă sunt eficiente sau nu. Aproximativ două-trei luni sunt de obicei suficiente pentru a depăși stresul inițial și pentru a vedea dacă noua abordare dă rezultate. Acest lucru poate suna ca o perioadă lungă de timp, dar amintiți-vă - obiceiurile sunt dificil de format și de rupere.

Indiferent dacă schimbarea funcționează pentru tine sau nu, odată ce perioada de testare a trecut, poți, dacă vrei, să încerci o altă abordare.

Cu toate acestea, rețineți că atunci când vine vorba de eficiența muncii, chiar și cea mai mică schimbare poate, potențial, să vă deranjeze rutina. Până nu te obișnuiești cu el și vezi dacă într-adevăr oferă rezultate, productivitatea ta poate avea de suferit.

Pentru a evita orice probleme și neînțelegeri, cel mai bine este să vă informați managerul direct despre intențiile dvs. Este important să vă aliniați acțiunile cu procesul general de lucru.

2. Stabiliți obiective realiste

Deși acesta pare un fel de evident, uneori, cu toții avem tendința de a ne împinge puțin prea departe în speranța că putem lucra dincolo de limitele noastre și vom atinge obiective de neatins.

Desigur, nu este nimic în neregulă în a stabili ștacheta puțin mai sus decât zona ta de confort și a-ți oferi o provocare. Acest lucru vă poate inspira, într-adevăr, să realizați mai mult și să vă arate că sunteți capabil de mai mult decât credeați.

Cu toate acestea, stabilirea regulată a obiectivelor nerealiste vă poate afecta grav productivitatea.

Dacă nu reușiți să vă completați lista de lucruri de făcut zilnic, săptămânal și/sau lunar, la un moment dat, probabil că veți începe să vă simțiți ca un neperformant.

Ca rezultat, în loc să lucrezi mai eficient și să fii mai productiv, îți poți răni încrederea, îți slăbești zelul și îți poți pierde motivația. S-ar putea chiar să ajungi să-ți dai sindromul impostorului și să suferi de epuizare.

Pentru a evita acest lucru, atunci când vă planificați activitățile, luați în considerare utilizarea cadrului de obiective SMART.
SMART înseamnă Specific, Measurable, Attainable, Realist și Time-bound.

Este un instrument simplu care vă permite să vă stabiliți prioritățile și să vă luați în considerare resursele și să stabiliți un curs de acțiune productiv.

Cel mai bun lucru despre această abordare este că poate fi la fel de eficientă nu numai în organizațiile cu sarcini la scară mică. O poți aplica și în planificarea pe termen lung și strategia de afaceri, indiferent de nivelul tău de responsabilitate și rolul tău în companie.

3. Reconsiderați Multitasking

Ultimele decenii au glorificat multitasking-ul și l-au făcut să pară un obiectiv de viață pentru profesioniștii ocupați.

Cu toate acestea, adevărul este că există foarte puțini – dacă nu există – oameni care pot face multitasking eficient.

Cu toate acestea, cei mai mulți dintre noi încearcă să depășească și să jongleze cu câteva sarcini până când fie le eșuăm pe toate, fie obținem rezultate mediocre. În cele din urmă, putem ajunge epuizați, stresați și dezamăgiți. Nu vrem ca productivitatea noastră să fie cu puțin mai bună decât ar fi fost dacă am aborda fiecare sarcină individual, nu-i așa?

Luând sarcini pe rând, vă puteți concentra mai bine, le puteți acorda atenția cuvenită și vă asigurați că obțineți cele mai bune rezultate, totul fără a vă stresa.

Drept urmare, la sfârșitul fiecărei sarcini, aveți suficientă energie pentru a vă concentra pe următoarea.

În plus, știm cu toții acel sentiment grozav când poți în sfârșit să bifezi un articol de pe lista ta de făcut, nu-i așa? Răsfățați-vă!

4. Prioritizează-ți lista de sarcini

În loc să încercați să faceți mai multe sarcini, luați în considerare prioritizarea responsabilităților zilnice în fiecare dimineață și începeți cu cea mai importantă. Această sarcină poate fi adesea cel mai dificil, provocator, consumator de timp și/sau presant obiectivul zilei.

Odată ce l-ai scos din drum, nu numai că primești un sentiment instantaneu de împlinire și gratificare. De asemenea, poți să-ți continui ziua cu o inimă mai ușoară, pentru că cel mai rău este în urma ta.

În plus, când știi că ai bifat cel mai important lucru de pe lista ta de activități, totul pare puțin mai ușor.

Desigur, acest lucru nu înseamnă că, atunci când ați finalizat această sarcină, vă puteți bătuți pe spate și vă puteți da o zi.

Continuați cu restul sarcinilor, poate lăsându-le pe cele mai ușoare pentru final, în timp ce lucrați cu toate elementele pe care le-ați planificat. Dacă întâmpinați o problemă și/sau rămâneți blocat, luați în considerare să lăsați sarcina pentru un timp și să reveniți la ea mai târziu.

Această abordare poate funcționa bine nu numai în programul tău zilnic, ci și în planificarea săptămânală și chiar lunară.

5. Permiteți-vă să luați pauze

Pauzele vă permit să vă reporniți creierul, să vă recăpătați motivația și să vă redistribuiți timpul.

Când te concentrezi pe o sarcină prea greu pentru prea mult timp, devii copleșit. În consecință, în loc să progresezi, de cele mai multe ori, te trezești blocat.

Dacă nu-ți stabilești pauze, mai devreme sau mai târziu creierul tău va începe să o facă pentru tine. Drept urmare, productivitatea ta va avea de suferit și mai mult, pentru că vei continua să încerci să împingi înainte doar pentru a rămâne blocat în mijlocul propriei tale suferințe.

Acest lucru duce de obicei la frustrare, la îndoială de sine și/sau chiar la disperare.

O modalitate excelentă de a implementa pauze în rutina ta zilnică este să încerci tehnica Pomodoro. În el, utilizați un cronometru pentru a alterna munca și pauzele la intervale prestabilite. De exemplu, puteți seta 20 până la 45 de minute de lucru, urmate de o pauză de 5 sau 10 minute.

Chiar dacă sarcina la îndemână necesită mai mult timp pentru a fi implementată, ar trebui să vă gândiți să vă respectați programul de pauză de lucru. Acest lucru vă va permite să continuați cu energie proaspătă și o minte limpede după pauză.

De asemenea, în funcție de tipul dvs. de muncă, luați în considerare umplerea pauzelor cu activități care vă îndepărtează de stația de lucru.

De exemplu, dacă lucrezi la un birou, întinde-ți picioarele și fă niște exerciții ușoare. Munca ta implică activitate fizică? Asigurați-vă că vă așezați sau vă întindeți din când în când. Dacă îți petreci ziua în întâlniri, bucură-te de o perioadă de liniște. Dacă lucrezi izolat, sună un prieten pentru a discuta.

Ideea este să vă despărțiți rutina cu o activitate diferită care să vă ia mintea de la muncă. Drept urmare, când te întorci la el, ai o perspectivă proaspătă și o nouă forță.

Sună simplu și, totuși, poate face minuni asupra productivității și eficienței de lucru.

6. Nu elimina distragerile – organizează-le

Eliminarea distragerilor și a obiceiurilor proaste este mai ușor de spus decât de făcut. Uneori, uciderea lor poate crea prea multă frustrare și poate afecta productivitatea în loc să o îmbunătățească.

Cel mai bun mod de a evita acest lucru este să-i plasezi în limitele tale și să-ți stabilești limite.

Luați în considerare alegerea unui interval de timp - de preferință, în partea din zi în care sunteți de obicei cel mai puțin productiv. Apoi, dedică-l doar activităților care te distrag cel mai adesea de la muncă.

De exemplu, să presupunem că ești un dependent de rețelele sociale (ei bine, nu suntem cu toții?)

Dacă îți lipsește disciplina și nu te rețin, poți să-ți pierzi ore întregi din zi verificând telefonul. Acest lucru vă poate întrerupe procesul de lucru și reduce eficiența, deoarece face foarte dificilă concentrarea.

Cu toate acestea, în funcție de ceea ce folosești rețelele sociale, întreruperea completă a acesteia te poate face să te simți singur, dezinformat și în urmă cu actualizările și subiectele care îți pasă.

Pentru a evita acest lucru, puteți desemna pauze pe rețelele de socializare pe parcursul zilei și puteți limita strict timpul petrecut cu acestea la serviciu. În acest fel, veți ști că urmează o remediere și nu veți fi distras de la munca dvs., chiar dacă auziți notificările ping frenetic. Cu toate acestea, desigur, cel mai bine este să le limitați pe cât posibil, nu doriți să vă testați prea tare.

De asemenea, puteți utiliza o aplicație Digital Balance pentru a urmări obiceiurile de utilizare a dispozitivului și pentru a seta utilizarea timpului de utilizare.

Chiar dacă distragerile tale nu sunt digitale, poți folosi această metodă pentru a le reține. Astfel, vă puteți îmbunătăți semnificativ obiceiurile de lucru și concentrarea.

Concluzie

A rămâne productiv și a lucra eficient nu este important doar pentru creșterea și dezvoltarea profesională, ci și pentru sănătatea mintală.

Pe de o parte, dacă ești constant distras, amâni sau doar în afara jocului tău, ai tendința de a-ți pierde încrederea și motivația. Acest lucru poate afecta felul în care vă simțiți despre munca dvs. și despre voi înșivă. Ca să nu mai vorbim că, în cele din urmă, poate chiar să-ți pierzi locul de muncă.

Pe de altă parte, dacă eficiența slabă este rezultatul împingerii prea tare, poate duce la stres, anxietate și chiar epuizare.

Prin optimizarea culturii, rutinei și procesului de lucru, vă puteți asigura că profitați la maximum de ziua dvs. de lucru fără a vă afecta negativ bunăstarea.

Tot ce trebuie să faceți este să găsiți tehnicile potrivite care vă oferă cele mai bune rezultate și să vă obișnuiți cu ele.