Cum să utilizați Slack pentru a vă menține echipa de la distanță productivă și implicată

Încercați să vă dați seama cum să utilizați Slack?

Bun. Merită din plin.

Cu peste 10 milioane de utilizatori activi zilnic , popularitatea Slack vorbește de la sine. De fapt, platforma este acum un element de bază al lucrului de la distanță, deoarece tot mai multe echipe se bazează pe Slack ca hub de comunicații all-in-one.

Și în timp ce Slack ar putea părea doar o aplicație de chat la suprafață, platforma se mândrește cu o mulțime de funcții care economisesc timp pentru a menține echipele productive și implicate.

În acest ghid, vom detalia cum să folosiți Slack pentru afaceri.

Ce este Slack, oricum?

Să începem cu elementele de bază.

Slack este un instrument de colaborare în echipă și management de proiect. Platforma poate fi utilizată în browser sau ca aplicație nativă proprie pe desktop și mobil.

Utilizatorii comunică pe canalele notate cu anumite hashtag-uri. De exemplu, o echipă de marketing poate avea canale separate pentru #content-writers, #SEO și #design.

În cadrul fiecărui canal, utilizatorii se pot eticheta reciproc în funcție de @handlele lor. Apoi începe distracția.

În ceea ce privește modul de utilizare a Slack pentru a comunica, opțiunile tale sunt aproape nelimitate. De exemplu, Slack este o alternativă excelentă la e-mailuri sau bilete de proiect. Având astfel de mesaje orientate înainte, creează un sentiment de responsabilitate și transparență, deoarece echipele își pot urmări comunicarea de la Punctul A la Punctul B până când o problemă este rezolvată.

Slack poate fi folosit și pentru comunicare informală. Sărbătorești un nou contract sau ziua de naștere? Vrei să arunci niște meme-uri sau .GIF-uri? Du-te.

Utilizatorii își pot schimba starea de disponibilitate pe tot parcursul zilei pentru a le semnala colegilor când sunt pregătiți să vorbească, comparativ cu atunci când lucrează profund.

Pe scurt, Slack servește ca un loc pentru care colegii să fie mereu „activați”. Acest lucru oferă o alternativă mai oportună la comunicarea exclusiv prin e-mail, recreând, de asemenea, răcitorul de apă de la biroul vechi.

De ce este Slack atât de popular în rândul echipelor aflate la distanță?

Slack ar putea să nu pară atât de special dintr-o privire.

La urma urmei, există o mulțime de aplicații de chat acolo (gândiți-vă: Teams, Google Meet) care servesc unui scop similar.

Popularitatea lui Slack se poate reduce la utilizarea pe scară largă în rândul startup-urilor și la un aflux de milioane de noi utilizatori în timpul COVID-19. La începutul pandemiei, companiile au recurs la o mână de aplicații pentru a se adapta la noul „normal” de lucru de la distanță.

Și pentru chat-ul în echipă, Slack a fost câștigătorul. Aplicația a cunoscut o creștere a numărului de noi utilizatori în mijlocul COVID-19 și de atunci mulți au decis să rămână cu platforma pe termen lung.

Poate cel mai mare punct de vânzare al Slack este integrările sale terță parte. Dacă există o aplicație sau un instrument de afaceri pe care te bazezi, există șanse mari să aibă o integrare Slack.

Trello. Google Drive. Outlook. Numiți, Slack se integrează cu el.

O altă distincție cheie a Slack față de alte aplicații de chat este varietatea de roboți a platformei, dintre care mulți sunt concentrați pe productivitate și îmbunătățirea culturii companiei. De exemplu, popularul bot Donut este conceput pentru a optimiza integrarea noilor angajați și pentru a ajuta angajații să construiască relații într-un cadru de la distanță.

Un obiectiv general al utilizării unei platforme precum Slack este înlocuirea e-mailului complet (sau cel puțin reducerea dependenței echipelor de e-mail).

De ce să folosiți Slack în loc de e-mail, totuși? Timp.

Este bine documentat că mulți lucrători pierd ore pe zi în căsuțele lor de e-mail. Platforma reduce din nou și înapoi inutil, consolidând notificările prin e-mail într-o căsuță de e-mail în timp real, alături de chat-ul echipei. De exemplu, puteți programa și partaja un ID de întâlnire Zoom direct în Slack, fără a reveni între linkurile din căsuța de e-mail și invitații.

Cum folosesc majoritatea companiilor de la distanță Slack?

Nu există două echipe care să folosească Slack la fel, dar scopul final este același: să ofere echipelor un loc unde să rămână conectate fără să piardă timpul în căsuțele de e-mail sau să jongleze cu o grămadă de aplicații.

Mai jos sunt trei obiective specifice pentru companiile de la distanță care încearcă să-și dea seama cum să folosească Slack:

1. Eficientizați sarcinile și documentați comunicarea internă între lucrători
2. Încurajează comunicarea deschisă, oportună și o cultură de companie colaborativă
3. Mențineți angajații productivi prin aplicații și integrări

Platforma este un loc privilegiat pentru ca echipele să facă brainstorming idei și să țină un puls asupra stării oricărui proiect dat. De exemplu, echipele creative de la distanță ar putea cere feedback sau finaliza un conținut. Iată un exemplu despre cum să utilizați Slack pentru managementul proiectelor (cu Trello) pentru a face exact asta:

Între timp, creșterea angajamentului angajaților este una dintre cele mai mari provocări ale gestionării unei echipe la distanță. Slack poate ajuta în acest departament datorită varietății sale de roboti de implicare și instrumente de sondaj pentru a alege creierul lucrătorilor.

Iată un exemplu folosind Polly, care oferă lucrătorilor un loc anonim pentru a oferi feedback și a răspunde la întrebările managerilor.

Și din nou, obiectivul Slack este să se asigure că angajații rămân productivi. Aceasta este încă o provocare a echipelor de la distanță în care lucrătorii sunt independenți și ținerea evidenței sarcinilor individuale poate fi o bătaie de cap.

Iată un exemplu despre modul în care un instrument de urmărire a timpului, cum ar fi Timebot.chat, care oferă lucrătorilor unde să-și urmărească sarcinile de zi cu zi, blochează timpul și evidențiază la ce au lucrat.

Acesta este doar un instantaneu despre cum să utilizați Slack ca echipă la distanță. Aplicațiile și fluxurile de lucru preferate pot fi diferite, dar puteți utiliza platforma la fel.

Cum să utilizați Slack: sfaturi și bune practici

Deși Slack în sine este destul de intuitiv, utilizarea platformei la maximul său potențial înseamnă înțelegerea celor mai bune practici. Iată câteva sfaturi rapide pentru a vă asigura că echipa dvs. folosește Slack într-un mod semnificativ.

Alegeți-vă canalele

Slack-ul companiei tale nu ar trebui să fie gratuit pentru toate canalele aleatorii. În schimb, discuțiile ar trebui să se limiteze la canale în funcție de obiectivele companiei tale pentru platformă.

De exemplu, fiecare echipă are unde să meargă înainte și înapoi? Există undeva unde să-și exprime preocupările la nivel de companie? Doriți să limitați meme-urile și afacerile amuzante la un singur canal?

Nu există o modalitate „corectă” de a vă configura canalele Slack. Desigur, această libertate poate fi puțin descurajantă. Pentru a începe, iată câteva exemple de canale recomandate evidențiate de Slack însuși.

• #Anunțuri
• #Aleatoriu
• #AMA (întreaba-mă orice)
• #Cultura companiei
• #Cutie de sugestii

Schițați așteptările

Spre deosebire de rețelele sociale, unii critici consideră Slack ca o potențială pierdere de timp pentru angajați, care poate duce de fapt la o productivitate mai mică .

În plus, fenomenul de „oboseală de slăbire” și stresul de la utilizatorii îndrăzneți de pe platformă pot contribui la epuizarea la locul de muncă.

Este important să evidențiați așteptările cu privire la modul de utilizare a Slack în cadrul echipei dvs. Acest lucru poate evita pierderea de timp și, de asemenea, poate asigura că discuțiile sunt semnificative și productive.

Pe scurt, echipele nu ar trebui să-l vadă doar ca pe un loc pentru a discuta. Vă recomandăm propriul ghid Slack pentru integrarea companiei dvs. pentru a vă asigura că echipa dvs. este pe drumul cel bun de la cuvântul „mergi”.

Profitați din plin de integrări

Dacă utilizați Slack pentru afaceri , aveți răsfățat de alegere în ceea ce privește integrările pe care le puteți utiliza. Aceasta include:

• Instrumente de management de proiect (Trello, Asana, Jira)
• Instrumente pentru întâlniri video (Zoom, RingCentral)
• Aplicații Calendar (Google Calendar, Outlook)
• Software de colaborare (Google Drive, Box)
• Instrumente de implicare a angajaților (OfficeVibe, TINYpulse)

De exemplu, uitați-vă la Slack G-Suite pentru Slack. Cu o singură integrare, vă puteți gestiona întâlnirile...

…și încărcați fișiere pentru a le partaja cu restul echipei dvs.

Dar din nou: scopul Slack este să economisească timp. Ar putea fi tentant să înghesuiți cât mai multe aplicații și integrări în platformă, dar încercați să rămâneți mai întâi la cele mai utilizate.

Promovați pozitivitatea

Acest lucru poate suna ciudat, dar merită menționat.

Colegii tăi nu ar trebui să se teamă să deschidă un anumit canal Slack. Fie că este vorba de feedback sau de solicitări, subliniați importanța menținerii unei comunicări pozitive și constructive.

Nu există nicio îndoială că a fi conectat non-stop cu echipa ta poate fi potențial stresant. Pentru a combate acest lucru, încurajează-ți membrii echipei să-și arate tonul și, de asemenea, să nu-ți fie frică să-și lase personalitățile să strălucească. Slack este un instrument genial de creare de echipe și de colaborare, cu condiția ca echipele să înțeleagă cum să-l abordeze.

Și cu asta, încheiem ghidul nostru despre cum să folosiți Slack!

Sunteți gata să începeți cu Slack?

În timp ce conceptul de a învăța orice platformă nouă ar putea fi o durere de cap, începerea utilizării Slack este mai ușor decât ați crede.

Indiferent de tipul de afacere pe care o conduceți, Slack vă poate aduce echipa mai aproape împreună, sprijinindu-vă și obiectivele de afaceri mai mari. Îl recomandăm aproape tuturor celor care doresc să lucreze mai mult, în special agenților de marketing social.

Și la fel cum să descoperi cum să folosești Slack în mod eficient împuternicește echipa ta să fie productivă, reține că Sprout Social te poate ajuta să faci același lucru.